校園一卡通資金的財(cái)務(wù)核算與核對(duì)問(wèn)題研究

龔林紅

(武漢理工大學(xué)計(jì)劃財(cái)務(wù)處，湖北武漢 430070)

近年來(lái)，校園一卡通系統(tǒng)作為“數(shù)字校園”的重要形象和標(biāo)志，已成為各個(gè)高校積極開(kāi)發(fā)的項(xiàng)目?！耙豢ㄔ谑?，走遍校園”則真實(shí)地反映了校園卡在現(xiàn)代校園生活中的重要地位，一卡通系統(tǒng)不僅是數(shù)字化校園系統(tǒng)重要的組成部分，也是教育信息化建設(shè)的基礎(chǔ)支撐點(diǎn)之一。該系統(tǒng)是以學(xué)校校園網(wǎng)為載體，集身份識(shí)別、校內(nèi)消費(fèi)、校務(wù)管理、金融服務(wù)為一體的多功能系統(tǒng)平臺(tái)，可以應(yīng)用于需要確認(rèn)身份及付費(fèi)的各種場(chǎng)合［1-3］。在校園一卡通工程建設(shè)和管理中，數(shù)據(jù)中心、卡務(wù)中心、結(jié)算中心是3個(gè)最主要的機(jī)構(gòu)［4-5］，而結(jié)算中心則是校園一卡通系統(tǒng)中賬務(wù)處理的核心環(huán)節(jié)，其主體單位是銀行或者學(xué)校財(cái)務(wù)主管部門(mén)(資金結(jié)算中心)，基本職能是建立校園卡資金專(zhuān)戶，核算校園卡系統(tǒng)資金增減、結(jié)存，并負(fù)責(zé)校園卡系統(tǒng)中各商戶的資金清算［6］。由于一卡通系統(tǒng)是以卡戶、商戶和銀行為主要數(shù)據(jù)處理對(duì)象，而會(huì)計(jì)核算卻以會(huì)計(jì)科目為處理對(duì)象，因此，必須將一卡通系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)。通常數(shù)據(jù)傳遞通過(guò)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)［7］，但是由于存在消費(fèi)記錄延時(shí)上傳和消費(fèi)記錄丟失等情況，使得系統(tǒng)資金與賬戶資金出現(xiàn)不平衡現(xiàn)象，因此，必須對(duì)一卡通資金進(jìn)行財(cái)務(wù)核算與核對(duì)，及時(shí)清算，保證系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。筆者旨在通過(guò)校園卡系統(tǒng)資金的平衡及流轉(zhuǎn)分析，探討結(jié)算中心對(duì)校園卡專(zhuān)戶資金進(jìn)行財(cái)務(wù)核算的方法，研究如何利用校園卡系統(tǒng)提供的報(bào)表及查詢(xún)功能發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、處理錯(cuò)賬，進(jìn)行校園卡專(zhuān)戶資金與系統(tǒng)資金的核對(duì)。

1 校園一卡通系統(tǒng)資金平衡及流轉(zhuǎn)分析

1.1 校園一卡通系統(tǒng)的資金平衡

校園一卡通系統(tǒng)的資金平衡是指流入一卡通系統(tǒng)的資金等于流出的資金與滯留系統(tǒng)內(nèi)的資金之和［8］。如果用MI來(lái)代表流入一卡通的資金，用Mo來(lái)代表流出的資金，用Ms來(lái)代表滯留的資金，一卡通系統(tǒng)的資金平衡可表示為MI=Mo+Ms，其中，流入資金流MI包括:圈存充值總金額、現(xiàn)金充值總金額和已領(lǐng)取的補(bǔ)助總金額。當(dāng)系統(tǒng)資金不平衡時(shí)，通常以系統(tǒng)資金差異表示，用MD代表系統(tǒng)資金差異，則MD=ABS(MI-Mo-Ms)，即流入系統(tǒng)的資金總額與流出系統(tǒng)的資金總額的差額再減去滯留在系統(tǒng)內(nèi)的資金總額的差額的絕對(duì)值［9］。

正常情況下，卡的流入資金是所有持卡人的校園卡增值類(lèi)交易之和，流出資金是所有持卡人的校園卡減值類(lèi)交易之和，一卡通系統(tǒng)內(nèi)的滯留資金是在賬務(wù)日終結(jié)轉(zhuǎn)后所有持卡人的校園卡余額之和，系統(tǒng)資金差異應(yīng)該為零。

1.2 校園一卡通系統(tǒng)資金流轉(zhuǎn)分析

圖1 校園一卡通系統(tǒng)整體資金流轉(zhuǎn)圖

圖1為校園一卡通系統(tǒng)整體資金流轉(zhuǎn)圖，每張校園卡與銀行卡之間為唯一的對(duì)應(yīng)關(guān)系;每個(gè)商戶在一卡通系統(tǒng)中只有一個(gè)獨(dú)立賬號(hào);學(xué)校在銀行設(shè)有一卡通獨(dú)立賬號(hào)［10］。從圖1可以看出，校園一卡通系統(tǒng)的資金流動(dòng)主要沿兩條線，一條是以校園卡為物理載體的虛擬電子貨幣的流轉(zhuǎn)，如圖1中虛線所示;另一條是以校園卡專(zhuān)戶資金為會(huì)計(jì)核算對(duì)象的實(shí)際貨幣的流轉(zhuǎn)，如圖1中實(shí)線所示。

資金具體流轉(zhuǎn)過(guò)程如下:持卡人通過(guò)校園各區(qū)域的人工服務(wù)點(diǎn)向校園卡內(nèi)現(xiàn)金充值，或者在圈存機(jī)上轉(zhuǎn)賬，將銀行卡上資金向校園卡賬戶劃轉(zhuǎn)，資金開(kāi)始流入一卡通系統(tǒng);結(jié)算中心根據(jù)各人工服務(wù)點(diǎn)現(xiàn)金充值的存款單和銀行的轉(zhuǎn)賬憑證核算校園卡專(zhuān)戶資金的增加［11］。持卡人通過(guò)刷卡消費(fèi)，資金從持卡人賬戶流向系統(tǒng)中的商戶賬戶;結(jié)算中心以一卡通系統(tǒng)提供的清算報(bào)表為依據(jù)，將資金定期劃撥給商戶，一卡通專(zhuān)戶資金減少。一卡通系統(tǒng)資金按日清算并生成各種清算報(bào)表，而結(jié)算中心對(duì)商戶的清算是定期清算，清算日校園卡專(zhuān)戶資金的結(jié)存為持卡人的校園卡賬戶余額之和。

綜上所述，校園一卡通系統(tǒng)和結(jié)算中心會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)都以持卡人的校園卡賬戶為會(huì)計(jì)核算的主體，兩者的資金流程反映的是同一個(gè)問(wèn)題的虛實(shí)兩個(gè)方面。

2 系統(tǒng)資金的財(cái)務(wù)核算與核對(duì)

一卡通系統(tǒng)以卡戶、商戶和銀行為主要數(shù)據(jù)處理對(duì)象，對(duì)當(dāng)天的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、核對(duì)，相符后再將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)傳遞到系統(tǒng)中作為正式檔案歸檔;對(duì)各實(shí)體之間的往來(lái)關(guān)系，系統(tǒng)經(jīng)過(guò)自動(dòng)采集、處理、嚴(yán)格審核后形成正式記錄，最后形成各種業(yè)務(wù)報(bào)表如清算報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等。一卡通系統(tǒng)數(shù)據(jù)記錄是結(jié)算中心對(duì)校園一卡通系統(tǒng)資金進(jìn)行財(cái)務(wù)核算與核對(duì)的依據(jù)。

2.1 現(xiàn)金充值業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)核算與核對(duì)

現(xiàn)金充值業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)核算與核對(duì)是以現(xiàn)金充值匯總及明細(xì)表為依據(jù)，對(duì)各人工服務(wù)點(diǎn)現(xiàn)金充值的存款單進(jìn)行核對(duì)，相符后記錄會(huì)計(jì)憑證，借方為銀行存款，貸方為校園卡專(zhuān)戶資金;若借貸不相符，就會(huì)出現(xiàn)現(xiàn)金長(zhǎng)短款，當(dāng)出現(xiàn)該情況時(shí)應(yīng)仔細(xì)分析原因并及時(shí)處理問(wèn)題。

一卡通系統(tǒng)中任何一筆充值和交易都包括寫(xiě)卡和寫(xiě)庫(kù)兩個(gè)過(guò)程?，F(xiàn)金充值匯總及明細(xì)表是根據(jù)各充值員現(xiàn)金充值業(yè)務(wù)的寫(xiě)庫(kù)流水編制的，各充值員每天收款結(jié)賬以存款機(jī)上打印出的數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，該數(shù)據(jù)為各充值員現(xiàn)金充值業(yè)務(wù)的寫(xiě)卡流水的匯總。一般情況下寫(xiě)庫(kù)與寫(xiě)卡一致，現(xiàn)金充值表和存款機(jī)結(jié)賬數(shù)據(jù)兩者也一致。當(dāng)兩者不一致時(shí)，很容易讓充值員和對(duì)賬人員誤認(rèn)為長(zhǎng)短款，此時(shí)需要仔細(xì)分析才能發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤。例如:現(xiàn)金充值表顯示某日某充值員現(xiàn)金充值額為18650元，而充值員當(dāng)日的現(xiàn)金存款為18600元，少50元，并且充值員當(dāng)日的現(xiàn)金存款卻與存款機(jī)結(jié)賬數(shù)據(jù)相符。查詢(xún)?cè)摮渲祮T當(dāng)天的交易流水發(fā)現(xiàn)某同學(xué)在同一時(shí)間先后充入兩個(gè)50元，因此該同學(xué)則是需要查詢(xún)的主要對(duì)象，通過(guò)查詢(xún)發(fā)現(xiàn)該賬戶由于卡庫(kù)余額不一致已經(jīng)被系統(tǒng)凍結(jié)。一卡通系統(tǒng)具有卡庫(kù)對(duì)賬功能，超過(guò)警戒額度時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)對(duì)該賬戶作凍結(jié)處理。據(jù)了解充值員在為該同學(xué)充值時(shí)，突然斷電，寫(xiě)庫(kù)50元，寫(xiě)卡沒(méi)成功，充值員認(rèn)為沒(méi)充上，又操作一次，于是就出現(xiàn)了上面的情況。查明了原因，以庫(kù)為基準(zhǔn)做卡片校正后再取款50元使問(wèn)題得以解決。

2.2 銀行圈存業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)核算與核對(duì)

圈存系統(tǒng)是第三代校園一卡通的主要子系統(tǒng)之一，其功能為與銀行合作，共同完成由銀行卡向校園卡轉(zhuǎn)賬的操作，結(jié)算中心根據(jù)銀行的轉(zhuǎn)賬憑單進(jìn)行財(cái)務(wù)核算。由于系統(tǒng)涉及兩個(gè)網(wǎng)絡(luò)，即校園網(wǎng)和Internet網(wǎng)絡(luò)之間的通信，當(dāng)網(wǎng)絡(luò)通信出現(xiàn)故障時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)轉(zhuǎn)賬不成功的記錄(持卡人銀行卡的錢(qián)已下賬，而校園卡未上賬)。一卡通系統(tǒng)雖然提供了銀行卡轉(zhuǎn)賬的流水與校園卡存款的流水自動(dòng)對(duì)賬功能，并能夠在生成的銀行轉(zhuǎn)賬匯總表和對(duì)賬清單中提供轉(zhuǎn)賬不成功的金額、筆數(shù)及每筆的詳細(xì)信息，但是根據(jù)實(shí)際操作過(guò)程可以發(fā)現(xiàn)，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)賬功能提供的信息未必完全正確:有時(shí)提供了個(gè)別轉(zhuǎn)賬已成功的記錄;有時(shí)將個(gè)別轉(zhuǎn)賬未成功的記錄遺漏。工作人員以?xún)杀硖峁┑男畔⑦M(jìn)行銀行圈存業(yè)務(wù)核對(duì)時(shí)，應(yīng)特別注意以上兩種情況。應(yīng)以日?qǐng)?bào)表數(shù)據(jù)為標(biāo)準(zhǔn)，將日?qǐng)?bào)表中銀行存款借方發(fā)生額與銀行轉(zhuǎn)賬匯總表中本地發(fā)生額相核對(duì)，如果相符，可斷定兩表提供的信息正確;如果不相符，若日?qǐng)?bào)表中銀行存款借方發(fā)生額小于銀行轉(zhuǎn)賬匯總表中本地發(fā)生額，可斷定兩表提供的信息中包含個(gè)別轉(zhuǎn)賬已成功的記錄，工作人員還應(yīng)進(jìn)一步根據(jù)對(duì)賬清單提供的詳細(xì)信息，將持卡人的銀行交易流水與校園卡流水相核對(duì)，確認(rèn)轉(zhuǎn)賬不成功記錄，剔除轉(zhuǎn)賬成功記錄;若日?qǐng)?bào)表中銀行存款借方發(fā)生額大于銀行轉(zhuǎn)賬匯總表中本地發(fā)生額，可斷定兩表將個(gè)別轉(zhuǎn)賬未成功的記錄遺漏，工作人員應(yīng)查詢(xún)銀行轉(zhuǎn)賬流水、一卡通轉(zhuǎn)賬流水等信息，進(jìn)一步發(fā)現(xiàn)未被提供的轉(zhuǎn)賬不成功的信息。通過(guò)以上核對(duì)，確認(rèn)轉(zhuǎn)賬不成功的信息后，工作人員以向持卡人校園卡充值的方式補(bǔ)上未轉(zhuǎn)上的資金。這樣在該環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的錯(cuò)誤就可以被發(fā)現(xiàn)并更正，從而保證了持卡人的資金數(shù)額正確。

2.3 商戶清算業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)核算與核對(duì)

結(jié)算中心以系統(tǒng)提供的清算匯總表為依據(jù)，定期將校園卡專(zhuān)戶資金支付(劃撥)給各商戶。借方為校園卡專(zhuān)戶資金，貸方為銀行存款(商戶賬戶)。結(jié)算中心的主體單位可以是銀行、校內(nèi)銀行(資金結(jié)算中心)或財(cái)務(wù)處。當(dāng)結(jié)算主體是銀行或校內(nèi)銀行時(shí)，各商戶在所屬銀行或校內(nèi)銀行開(kāi)戶的，可定期劃撥到商戶開(kāi)戶賬戶。

持卡人消費(fèi)時(shí)，一卡通系統(tǒng)中持卡人賬戶資金減少，同時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將記錄上傳到商戶，商戶資金增加。由于各種原因，比如在脫機(jī)消費(fèi)的情況下，有可能造成數(shù)據(jù)不能上傳到商戶，因此一卡通系統(tǒng)中設(shè)置了平賬賬戶，系統(tǒng)根據(jù)平賬處理的原則，將丟失的數(shù)據(jù)計(jì)入平賬賬戶。正常情況下平賬賬戶的發(fā)生額極少，不會(huì)影響商戶的收入狀況;如果平賬賬戶發(fā)生金額較大，一定有異常情況。處理異常情況的程序一般如下:無(wú)論商戶、結(jié)算中心或卡務(wù)中心，誰(shuí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題都應(yīng)該及時(shí)向卡務(wù)中心反映情況，卡務(wù)中心排查造成異常情況的原因，處理問(wèn)題。同時(shí)分析交易流水，向結(jié)算中心提出調(diào)賬處理的書(shū)面報(bào)告，由結(jié)算中心工作人員通過(guò)一卡通系統(tǒng)調(diào)賬功能，調(diào)整系統(tǒng)賬，借方為平賬賬戶，貸方為＊＊商戶。這樣就將商戶丟失的流水從平賬賬戶還給了商戶，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行和商戶資金的安全。

3 資金余額調(diào)節(jié)表的編制

通過(guò)分析校園卡系統(tǒng)資金的流轉(zhuǎn)，可知校園一卡通系統(tǒng)和結(jié)算中心會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)都以持卡人的校園卡賬戶為會(huì)計(jì)核算的主體，兩者的資金流程反映的是同一個(gè)問(wèn)題的虛實(shí)兩個(gè)方面。清算日兩者結(jié)存資金均為持卡人校園卡賬戶余額。由于一卡通系統(tǒng)交易存在脫機(jī)消費(fèi)等原因的特殊性，平賬賬戶也滯留了部分資金。一卡通系統(tǒng)中的日?qǐng)?bào)表是各種報(bào)表的核心，也是系統(tǒng)對(duì)賬、發(fā)現(xiàn)錯(cuò)賬、編制調(diào)節(jié)表的主要依據(jù)。因此結(jié)算日，日?qǐng)?bào)表中持卡人校園卡賬戶余額+平賬賬戶余額=結(jié)算中心校園卡存款余額。與編制銀行調(diào)節(jié)表類(lèi)似，可編制一卡通系統(tǒng)與結(jié)算中心專(zhuān)戶資金余額調(diào)節(jié)表。通過(guò)余額調(diào)節(jié)表可以調(diào)整兩者由于處理錯(cuò)賬、清算時(shí)間差造成的余額不等，檢查一卡通系統(tǒng)資金的安全性和結(jié)算中心會(huì)計(jì)核算的正確性。余額調(diào)節(jié)表如圖2所示。

圖2 校園一卡通與資金結(jié)算中心賬務(wù)核對(duì)調(diào)節(jié)平衡表

圖2中，結(jié)算中心已收，一卡通未收的主要情況為:圈存中的錯(cuò)賬(轉(zhuǎn)賬出現(xiàn)的銀行卡已下，校園卡未上)未及時(shí)處理等;一卡通已付，結(jié)算中心未付的主要情況為:結(jié)算日＊＊商戶的資金未及時(shí)清算，暫存在結(jié)算中心等;而結(jié)算中心已付，一卡通未付的情況很少。一卡通已收，結(jié)算中心未收的主要情況為:現(xiàn)金充值款未及時(shí)存入銀行等。通過(guò)以上調(diào)整，若左右兩邊的試算平衡數(shù)相等，則表明結(jié)算中心財(cái)務(wù)核算的一卡通資金完全正確，與一卡通系統(tǒng)中資金相符;若左右兩邊的試算平衡數(shù)不相等，則應(yīng)該繼續(xù)查找核對(duì)，直到相等為止。

4 結(jié)論

通過(guò)對(duì)一卡通資金進(jìn)行財(cái)務(wù)核算與核對(duì)，可以加強(qiáng)一卡通資金的管理，監(jiān)督各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作，同時(shí)確保一卡通資金在綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的安全運(yùn)行。

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