推進(jìn)工程建設(shè)行業(yè)管理信息化的深化應(yīng)用（之一）
——企業(yè)管理的信息化建設(shè)

◎同望V3企業(yè)架構(gòu)平臺(tái)總架構(gòu)師 項(xiàng)目管理咨詢顧問(wèn) 李鴻君

近年來(lái)，工程建設(shè)行業(yè)在利用信息化進(jìn)行企業(yè)管理方面取得了一些可喜的成果，成功實(shí)現(xiàn)部分信息的電子化溝通并提升了企業(yè)的工作效率。

初步的嘗試使企業(yè)對(duì)信息化有了一定的認(rèn)識(shí)，當(dāng)大張旗鼓的“過(guò)特活動(dòng)”即將告一段落之際，經(jīng)過(guò)了前一階段實(shí)施信息化的成功與失敗，軟件商與企業(yè)雙方都在思考：

■企業(yè)管理信息化到底能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)什么？

■企業(yè)管理信息化的下一步向哪里發(fā)展？

圖1 信息化的新方向

■企業(yè)管理信息化下一步需要做什么？

筆者認(rèn)為企業(yè)管理信息化下一步的發(fā)展方向應(yīng)該是從“溝通·效率”轉(zhuǎn)向“管理·效益”，也就是向信息化的深化應(yīng)用方向發(fā)展。

溝通 · 效率

■ 溝通：通過(guò)各類軟件，建立了人與人，部門與部門、企業(yè)與企業(yè)、內(nèi)部與外部的溝通體系。

■ 效率：由于有了溝通手段、做到了即填即讀，極大地提高了在信息傳遞方面的工作效率。

管理 · 效益

■ 管理：通過(guò)企業(yè)架構(gòu)、業(yè)務(wù)梳理、流程監(jiān)控等，做到對(duì)業(yè)務(wù)處理的過(guò)程管理。

圖2 怎么做？

■ 效益：由于建立了管理機(jī)制，能夠做到精細(xì)化控制，最終能夠提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

要達(dá)成讓信息化為企業(yè)“管理· 效益”提供直接支持的目的，就要著重解決管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)中的三個(gè)的關(guān)鍵點(diǎn)：

1.強(qiáng)化管理系統(tǒng)中的過(guò)程管理

關(guān)鍵點(diǎn)：“過(guò)程”與“管理”

2.加強(qiáng)研究信息化環(huán)境下管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方法

關(guān)鍵點(diǎn)：“信息化環(huán)境”

本篇主要從業(yè)務(wù)的視角，就這三個(gè)管理產(chǎn)品設(shè)計(jì)的關(guān)鍵點(diǎn)展開(kāi)討論。企業(yè)信息化建設(shè)中沒(méi)有過(guò)程管理，數(shù)據(jù)的全面性、及時(shí)性、正確性就無(wú)從體現(xiàn)，數(shù)據(jù)缺少可信性，同時(shí)，不符合信息化環(huán)境的設(shè)計(jì)，使管理系統(tǒng)不能真正發(fā)揮它的實(shí)用價(jià)值。

一、對(duì)管理“過(guò)程”重要性的認(rèn)識(shí)

1.管理軟件的現(xiàn)狀

管理軟件包含的產(chǎn)品種類很多，比如ERP、CRM、HR、PM、OA等，現(xiàn)在市場(chǎng)上常見(jiàn)的管理軟件多數(shù)可以歸類為“填報(bào)類”軟件，這類軟件的主要功能是將業(yè)務(wù)處理過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)的執(zhí)行結(jié)果數(shù)據(jù)借助“填”的窗口記錄到系統(tǒng)中，然后對(duì)所填入的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、加工（計(jì)算等），形成各類表單“報(bào)”給各層管理者參考。也就是說(shuō)，管理軟件的主要作用放在了對(duì)業(yè)務(wù)處理數(shù)據(jù)的記錄、采集、加工、呈現(xiàn)等方面，尚未大范圍地被應(yīng)用于對(duì)過(guò)程的管理。

這里所說(shuō)的“過(guò)程”指的是對(duì)“業(yè)務(wù)本身的處理過(guò)程（對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)流程）”的管理，不是對(duì)“領(lǐng)導(dǎo)的審批過(guò)程（對(duì)應(yīng)審批流程）”的管理。

從管理產(chǎn)品對(duì)企業(yè)各相關(guān)人業(yè)務(wù)的覆蓋面來(lái)看（圖3）

■決策層：對(duì)這部分的需求覆蓋比較到位，主要集中在決策層所需要的各類報(bào)表資料提供，這部分的系統(tǒng)大都采用了綜合型大軟件企業(yè)的產(chǎn)品。成功解決了決策層想看什么的問(wèn)題，加快了信息的傳遞速度。

■管理層：是企業(yè)承上（決策層）啟下（執(zhí)行層）的中樞，決策層的戰(zhàn)略決定要通過(guò)管理層建立的機(jī)制（規(guī)章、流程等）來(lái)落實(shí)到執(zhí)行層。信息化對(duì)管理層的對(duì)應(yīng)較為薄弱，原因是還沒(méi)有找出信息化系統(tǒng)對(duì)支持企業(yè)戰(zhàn)略落地、過(guò)程監(jiān)控等的有效方法，因此，由執(zhí)行層填報(bào)給決策層的數(shù)據(jù)（信息）是否可信就成了目前管理系統(tǒng)共同的軟肋。

■執(zhí)行層：支持執(zhí)行層相關(guān)人員需求的軟件最為豐富，軟件的水平最高也最為成熟，執(zhí)行層的需求主要集中在處理日常業(yè)務(wù)的工具型軟件方面，比如：財(cái)務(wù)軟件、造價(jià)軟件、進(jìn)度軟件、人資管理軟件等。這部分的軟件大都采用了專業(yè)軟件企業(yè)的產(chǎn)品，成功解決了執(zhí)行層的工具問(wèn)題，大大提高了工作效率。

2.管理層在過(guò)程管理中的重要性（圖4）

強(qiáng)化管理系統(tǒng)的“過(guò)程管理”，主要體現(xiàn)在對(duì)企業(yè)管理層需求的實(shí)現(xiàn)，也就是說(shuō)企業(yè)管理層的需求是下一步進(jìn)行管理系統(tǒng)架構(gòu)的最重要參考依據(jù)。

圖3 項(xiàng)目管理產(chǎn)品的對(duì)客戶業(yè)務(wù)的覆蓋

圖4 信息化管理的循環(huán)

在信息化管理系統(tǒng)中，各個(gè)層級(jí)對(duì)“過(guò)程”管理的關(guān)注點(diǎn)不相同。

■決策層：

①（循環(huán)的起點(diǎn)）公司的戰(zhàn)略是否可以在系統(tǒng)中得到落實(shí)？

⑤ 通過(guò)過(guò)程管理的數(shù)據(jù)是否可信？目標(biāo)是否達(dá)成？

⑥（循環(huán)的終點(diǎn)、下一個(gè)循環(huán)的開(kāi)始）參考?xì)v史數(shù)據(jù)，制定新的戰(zhàn)略。

■管理層：

② 采用何種方式將公司的戰(zhàn)略落實(shí)到信息系統(tǒng)中？

公司的決策是否可以轉(zhuǎn)為量化的目標(biāo)？

采用什么指標(biāo)對(duì)目標(biāo)進(jìn)行管控等？

④ 過(guò)程是否按照企業(yè)管理規(guī)則被執(zhí)行？

執(zhí)行的結(jié)果是否滿足數(shù)據(jù)的完整性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性？

■執(zhí)行層：

③ 系統(tǒng)是否容易操作？系統(tǒng)是否簡(jiǎn)化了工作程序？

理解管理系統(tǒng)在實(shí)現(xiàn)中對(duì)各層需求的不同對(duì)應(yīng)：

■決策層：制定的企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)是一個(gè)“點(diǎn)”，是過(guò)程追求的目標(biāo)。

■執(zhí)行層：是過(guò)程中的多個(gè)“點(diǎn)”，最終目標(biāo)是由多個(gè)點(diǎn)工作的累加達(dá)成的。

■管理層：是連接“目標(biāo)”與 “點(diǎn)”的依據(jù)，并利用管理手段保證這些“點(diǎn)”的工作能夠達(dá)成最終的“目標(biāo)”。

二、對(duì)系統(tǒng)“管理”重要性的認(rèn)識(shí)

為什么要強(qiáng)調(diào)管理產(chǎn)品的“管理”呢？首先可以從字面來(lái)看什么是“管”和“理”，管，即為管束、管治、管轄等；理，即為理順、整理、條理等。

如何認(rèn)識(shí)管理產(chǎn)品

1.目前的“管理”產(chǎn)品

■管：現(xiàn)在的產(chǎn)品在“管”字上做的功夫不足，雖有一些控制點(diǎn)，但對(duì)系統(tǒng)整體來(lái)說(shuō)尚缺乏一套“管”的體系，“管”的體系要包括從一個(gè)實(shí)體的處理到項(xiàng)目的完成，比如：實(shí)體的處理，可以開(kāi)始處理的規(guī)則、處理中的規(guī)則、實(shí)體完成的規(guī)則等；業(yè)務(wù)流程的處理，流程可以啟動(dòng)的規(guī)則、流程流轉(zhuǎn)的規(guī)則、流程結(jié)束的規(guī)則等。

■理：對(duì)“理”的理解，可以按照產(chǎn)品的設(shè)計(jì)關(guān)注點(diǎn)分為兩層意思。

a.業(yè)務(wù)結(jié)果的理清：對(duì)業(yè)務(wù)的處理結(jié)果進(jìn)行整理，歸類，并用單據(jù)報(bào)表等表現(xiàn)，這一部分現(xiàn)在的軟件都做到了，也做的較好。

b.業(yè)務(wù)流程的理順：對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行分層，分區(qū)，分段梳理，清晰地展現(xiàn)業(yè)務(wù)的流程，流程上各個(gè)環(huán)節(jié)的處理方法等，這個(gè)方面做得還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足企業(yè)的需求。

2.理想的“管理產(chǎn)品”

a.一定要充分地滿足“管”與“理”兩方面的要求。

b.產(chǎn)品可以將“管”與“理”有機(jī)地融合在一起，比如：“管”的功夫多用在完成業(yè)務(wù)處理的規(guī)則、流程等的機(jī)制約束上；“理”的功夫多用在業(yè)務(wù)處理合理、清晰、簡(jiǎn)潔上。

完成管理產(chǎn)品要有三個(gè)步驟，第一步“結(jié)果理清”，很多企業(yè)已經(jīng)基本上做到這一點(diǎn)，第二步“架構(gòu)理順”和第三步“系統(tǒng)管控”在不同企業(yè)中都有不同程度的涉及。這三步的關(guān)系是從下到上，前一步是實(shí)現(xiàn)下一步的基礎(chǔ)。

圖5 構(gòu)建管理產(chǎn)品的三個(gè)步驟

第一步“結(jié)果理順”，這在很多企業(yè) 中比較容易實(shí)現(xiàn)；第二步“架構(gòu)理順”與第三步“系統(tǒng)管控”在設(shè)計(jì)上比較復(fù)雜。很多的管理產(chǎn)品（或定制系統(tǒng)）都是按照用戶需求直接轉(zhuǎn)化為功能實(shí)現(xiàn)的，中間缺乏“業(yè)務(wù)的架構(gòu)&管控的設(shè)計(jì)”環(huán)節(jié)。

圖6 管理模型

架構(gòu)理順，理順企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)行的機(jī)理是系統(tǒng)設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)，理順是用架構(gòu)的方法，架構(gòu)的結(jié)果是用業(yè)務(wù)模型來(lái)表現(xiàn)，通過(guò)架構(gòu)得到的業(yè)務(wù)模型就是第三步要施加“系統(tǒng)管控”措施的載體。

所以，沒(méi)有一個(gè)符合業(yè)務(wù)事理、清晰簡(jiǎn)潔并具有應(yīng)變和擴(kuò)展能力的業(yè)務(wù)架構(gòu)作載體，就無(wú)法對(duì)其進(jìn)行第三步“系統(tǒng)管控”的工作 。

系統(tǒng)管控中“管”是對(duì)企業(yè)管理的梳理、發(fā)揮信息化價(jià)值的關(guān)鍵手段，是關(guān)乎管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)成敗的最重要環(huán)節(jié)，“管”的核心模型是：

■ 以業(yè)務(wù)模型為載體

■ 以信息化的管理理論為指導(dǎo)

■ 將企業(yè)的管理規(guī)則通過(guò)系統(tǒng)的控制手段與業(yè)務(wù)模型相結(jié)合

三、加強(qiáng)研究信息化環(huán)境下的管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)方法

充分理解“信息化環(huán)境下”的管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)手段是非常重要的，在開(kāi)發(fā)以填報(bào)形式為主的軟件時(shí)這個(gè)要素的影響不太大，因?yàn)槭恰包c(diǎn)對(duì)點(diǎn)”，沒(méi)有過(guò)程和管理，所以只要將所需要的數(shù)據(jù)輸入到系統(tǒng)中就可以了。但是對(duì)強(qiáng)調(diào)“過(guò)程管理”系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，研究信息化環(huán)境下 “過(guò)程”和“管理”的表現(xiàn)方式就變得非常重要了，這是因?yàn)橛檬裁葱问胶头椒ㄔ谙到y(tǒng)中表現(xiàn)“業(yè)務(wù)流程、企業(yè)管理規(guī)則”等，極大地影響了完成后的軟件是否在實(shí)際應(yīng)用中具有實(shí)用價(jià)值。

因?yàn)槿菀讓?shí)現(xiàn)，所以用軟件的功能直接模擬客戶現(xiàn)場(chǎng)工作方式的做法很普遍，特別是在工程建設(shè)行業(yè)，導(dǎo)致了這類軟件實(shí)施之后企業(yè)管理水平?jīng)]有明顯的提升，增加了新的工作量（計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)和手工編制的數(shù)據(jù)并行），卻沒(méi)有帶來(lái)預(yù)期的效果和價(jià)值，從而使得用戶對(duì)信息化是否能給企業(yè)帶來(lái)直接的價(jià)值產(chǎn)生了疑問(wèn)。

圖7 人機(jī)關(guān)系

產(chǎn)生這樣問(wèn)題的原因就在于：現(xiàn)實(shí)工作中“人 → 人”之間的業(yè)務(wù)/管理關(guān)系的處理方式，與借助計(jì)算機(jī)作為中間溝通手段進(jìn)行的“人 → 機(jī) → 人”之間的業(yè)務(wù)/管理關(guān)系是不同的，研究“信息化環(huán)境”下的設(shè)計(jì)方法就是要解決這個(gè)問(wèn)題。

比如：設(shè)計(jì)一條帶有管控措施的業(yè)務(wù)流程時(shí)，管理設(shè)計(jì)的過(guò)嚴(yán)，現(xiàn)場(chǎng)無(wú)法應(yīng)用，會(huì)耽誤工作，甚至造成系統(tǒng)最終被放棄不用的結(jié)果；而管理設(shè)計(jì)的過(guò)松，不會(huì)起到管理的作用，不能滿足數(shù)據(jù)的三性，最終使得系統(tǒng)形同虛設(shè)。

那么如何設(shè)計(jì)管理的“寬松度”，并使之既能符合施工現(xiàn)場(chǎng)的現(xiàn)狀又能到達(dá)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要求呢？這些疑問(wèn)將是軟件供應(yīng)商下一步工作的核心問(wèn)題之一。很顯然，如果不能很好地解決信息化環(huán)境下的管理設(shè)計(jì)方法，管理信息化在推廣、運(yùn)行并最終為企業(yè)帶來(lái)效益的目標(biāo)是不可能達(dá)成的，很多企業(yè)放棄了已經(jīng)上線的管理系統(tǒng)的原因也就在于此。

結(jié)論

為了達(dá)成企業(yè)管理信息化的新目標(biāo)“管理·效益”，開(kāi)展研究“信息化環(huán)境下的過(guò)程管理”是非常有意義的，也是必須要做的。