淺談如何提高醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)

張媛

摘要：隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)規(guī)模的迅速發(fā)展，文書檔案作為醫(yī)院的歷史憑證記載和臨床科研的必要基礎(chǔ)條件，其重要性和關(guān)鍵性是不言而喻的。而許多醫(yī)院由于人員編制和機構(gòu)設(shè)置的局限，文書檔案大多數(shù)是由文秘人員兼職的。為確保文秘人員能有質(zhì)、有量、有效地做好文書檔案工作，適應(yīng)當前醫(yī)院檔案工作的要求。故必須提高檔案管理人員素質(zhì)，才能完成院領(lǐng)導(dǎo)賦予的重任。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；人員素質(zhì)

中圖分類號：F241文獻標志碼：A文章編號：1673-291X（2012）21-0142-02

醫(yī)院檔案是由醫(yī)院文件轉(zhuǎn)化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是醫(yī)院各項工作的真實記錄，是各項業(yè)務(wù)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導(dǎo)現(xiàn)實工作又能為查考歷史提供重要的憑據(jù)。許多醫(yī)院由于人員編制和機構(gòu)設(shè)置的局限，文書檔案大多數(shù)是由文秘人員兼職的。文書檔案的價值，關(guān)鍵在于檔案的質(zhì)量，而檔案資料的質(zhì)量，又取決于文秘人員的自身素質(zhì)。文秘人員素質(zhì)的高低，直接影響著文書檔案工作的效率、水平和質(zhì)量，對文書檔案工和整體效能的發(fā)揮有著無法替代的保障作用。目前，一些文秘人員素質(zhì)不高，極大地制約了文書檔案工作的創(chuàng)新，甚至影響到本單位的正常運行和業(yè)務(wù)的發(fā)展。因此，如何提高醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)，有力促進醫(yī)院檔案管理工作，使之適應(yīng)新形勢、新發(fā)展的要求，已成為醫(yī)院行政管理中亟待解決的現(xiàn)實課題。

一、充分認識提高醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)的重要性

1.醫(yī)院的發(fā)展需要高素質(zhì)的管理人員。近幾年來，各級政府都高度重視醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，對醫(yī)院不斷加大人、財、物的投入，使衛(wèi)生事業(yè)蒸蒸日上，呈現(xiàn)嶄新活力。如深圳市第六人民醫(yī)院（南山醫(yī)院）狠抓醫(yī)療質(zhì)量，力創(chuàng)醫(yī)院品牌，醫(yī)院硬件設(shè)施不斷完善，醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量顯著提升，重點?？坪吞厣珜？拼罅Πl(fā)展。經(jīng)過不懈努力，該醫(yī)院以過硬的綜合實力高分晉級全省首家區(qū)級三級甲等醫(yī)院。醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，必然要求配備高素質(zhì)的檔案管理人員，否則，將會影響醫(yī)療事業(yè)的健康發(fā)展。

2.醫(yī)院的專業(yè)性需要高素質(zhì)的管理人員。醫(yī)院管理工作日趨規(guī)范化，導(dǎo)致了大量文件的產(chǎn)生。計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了越來越多的電子文件。醫(yī)療保險制度改革的實施和醫(yī)保專門檔案的數(shù)量日益增多，導(dǎo)致醫(yī)院檔案內(nèi)容不斷更新、數(shù)量日增多。由此可見，與黨政機關(guān)和其他事業(yè)單位相比較，醫(yī)院具有相當強的專業(yè)性。因此，醫(yī)院檔案管理人員不僅要掌握一般檔案管理的專業(yè)知識，還要具有一定醫(yī)學(xué)專業(yè)知識，以增強對其信息的認識程度，提高辨別水平和處理水平，增強開發(fā)醫(yī)學(xué)信息資源的意識，為檔案提供良好的利用條件和優(yōu)質(zhì)服務(wù)，滿足醫(yī)院各項工作對檔案利用的需要。

3.醫(yī)院的特殊性需要高素質(zhì)的管理人員。隨著醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)不斷發(fā)展，醫(yī)院作為和人民群眾的切身利益息息相關(guān)的特殊行業(yè)，依法行醫(yī)、依法管理已將成為該行業(yè)的準則。無論從醫(yī)學(xué)方面的學(xué)術(shù)研究、科技交流，還是到醫(yī)院的行政管理、醫(yī)療糾紛，都必須高度重視醫(yī)院檔案管理工作。實踐表明，檔案工作做好了，就會有利于醫(yī)院的管理和發(fā)展；實踐也充分表明，沒有高素質(zhì)的檔案管理人員，醫(yī)院檔案管理工作必然受到影響。因此，檔案管理人員要適應(yīng)衛(wèi)生體制改革的發(fā)展，醫(yī)院檔案部門在認真執(zhí)行國家檔案局、衛(wèi)生部《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》、《醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)檔案管理辦法》的前提下，聯(lián)系衛(wèi)生改革實施制定本單位的規(guī)章制度，將檔案工作諸環(huán)節(jié)通過科學(xué)的規(guī)章制度，使醫(yī)院各類檔案管理工作有法可依，有章可循。

二、目前醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)存在的問題

1.檔案管理員專業(yè)知識較為貧乏。檔案管理工作人員多數(shù)是由辦公室文秘人員兼職的，學(xué)歷普遍不高，專業(yè)知識較為缺乏，且一些人員半路出家，沒有檔案管理工作的相應(yīng)閱歷。這就造成檔案管理人員在工作中時常出現(xiàn)不順手和有勁使不上的情形。這與時代的發(fā)展要求不相適應(yīng)，難以適應(yīng)新形勢檔案事業(yè)的新要求。

2.檔案管理人員業(yè)務(wù)水平較低。檔案整理不規(guī)范 檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一般重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質(zhì)提高普遍沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進修學(xué)習(xí)的機會不夠，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，許多檔案管理人員的管理水平停留在經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力。

3.職業(yè)事業(yè)心、進取心不太強。目前，醫(yī)院很多醫(yī)護人員對檔案管理工作的重要性認識不足，包括一些領(lǐng)導(dǎo)都認為檔案工作的好壞對醫(yī)院的發(fā)展影響不大，因而沒有從思想上真正認識到檔案及其工作的重要性。甚至連一些檔案員自身對檔案工作存在不理解，他們認為檔案工作枯燥、煩瑣、沒人重視、地位低、沒干頭，認為檔案管理就是簡單的接收、裝訂、保管好就行了。因此，對檔案管理工作積極性不高，業(yè)務(wù)上不精益求精得過且過，職業(yè)感情淡薄，奉獻意識和奉獻精神還不夠。

三、提高醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)的具體舉措

1.源頭治理，嚴把進人關(guān)。鑒于文書檔案工作對服務(wù)對象的重要性以及其較強的專業(yè)性，決定了文書檔案工作者必須具備專業(yè)知識，擁有較強的檔案管理技能。為加強醫(yī)院檔案管理工作，確保管理者能勝任此項工作的需要，醫(yī)院要源頭治理，嚴把進入關(guān)?？赏ㄟ^公開招聘的方式，在社會上招聘檔案專業(yè)人員，或者在本院中選拔業(yè)務(wù)技術(shù)強、政治思想好、綜合素質(zhì)好、工作細心、責任心強的黨員同志負責檔案管理工作。

2.加大培訓(xùn)力度，努力提高人員素質(zhì)。要高度重視醫(yī)院檔案管理人員的培訓(xùn)工作，把這項培訓(xùn)工作納入醫(yī)院的年度工作計劃，見之于日常管理當中。要多管齊下，采取“走出去”或“請進來”相結(jié)合的方式開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。一方面，醫(yī)院要克服人員緊缺的實際困難，大力支持檔案管理人員參加上級部門舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并促使橫向溝通交流；另一方面，醫(yī)院可定期或不定期舉辦檔案知識講座，邀請專家為包括檔案管理人員在內(nèi)的行政管理人員講課。通過堅持不懈的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員素質(zhì)，提高專、兼職檔案人員的業(yè)務(wù)水平。

3.強化考核，建立獎懲機制。要加強對檔案管理人員的管理，把檔案管理工作納入醫(yī)院一項重要的行政管理考核內(nèi)容，并建立與之相配套的獎懲機制，將考核結(jié)果與晉升、獎金掛鉤，對不能勝任檔案管理崗位的人員進行崗位調(diào)整，讓那些具有較高素質(zhì)的人員來勝任此項工作，以增強檔案管理人員的危機意識，迫使其不斷提高自身素質(zhì)。