多角度談標(biāo)書編制理念和方法

楊耀福

(中鐵十二局集團(tuán)有限公司經(jīng)營計(jì)劃部，山西太原 030024)

投標(biāo)書指招標(biāo)人與投標(biāo)人之間進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的一種格式文件，不同部門和行業(yè)具體要求不盡相同。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)法制建設(shè)不斷健全完善，市場(chǎng)運(yùn)作規(guī)則將會(huì)更加透明與規(guī)范，真正意義上的公開、公平、公正、擇優(yōu)、誠實(shí)守信的招標(biāo)評(píng)標(biāo)機(jī)制會(huì)更加凜然固守陣地，如何發(fā)揮投標(biāo)書更大的功用，作者認(rèn)為必須多角度審視，樹立宏大編標(biāo)理念，采取行之有效的編標(biāo)方法。

1 強(qiáng)本固基，周密籌劃

編標(biāo)是系統(tǒng)工作，牽涉因素多、涉及專業(yè)廣，往往處在時(shí)間緊迫狀態(tài)下進(jìn)行。必須科學(xué)部署資源，夯實(shí)基礎(chǔ)工作，搭建設(shè)施完善、功能齊備、高效運(yùn)作的編標(biāo)平臺(tái)。

1.1 人力資源

資源配置的關(guān)鍵和核心是人員，事關(guān)編標(biāo)工作成敗。1)人員數(shù)量根據(jù)編標(biāo)任務(wù)量大小、時(shí)間要求和難易程度進(jìn)行配置;2)依據(jù)項(xiàng)目工程類別配齊專業(yè)人員，把控好個(gè)人專業(yè)優(yōu)勢(shì)和團(tuán)隊(duì)積聚效應(yīng);3)從理論和實(shí)踐兼顧配備人員，不可偏廢;4)配備后勤人員，搞好后勤服務(wù);5)著意培養(yǎng)編標(biāo)梯隊(duì)，營造合理格局，永葆編標(biāo)隊(duì)伍的生機(jī)與活力。

1.2 設(shè)備配置

高效的編標(biāo)工作離不開性能先進(jìn)、數(shù)量齊全的工作設(shè)備。應(yīng)本著以下原則:1)數(shù)量和質(zhì)量與編標(biāo)規(guī)模相適應(yīng);2)設(shè)備性能穩(wěn)定可靠;3)視工作緊急重要程度，關(guān)鍵設(shè)備留有一定余量;4)有應(yīng)急保障機(jī)制，確保在應(yīng)急或意外情況突發(fā)時(shí)，仍能保證編標(biāo)工作進(jìn)行。

1.3 保障完備

編標(biāo)需要相應(yīng)后勤保障，如辦公環(huán)境、住宿環(huán)境、飲食環(huán)境、通訊環(huán)境、交通環(huán)境、安全環(huán)境、保密條件及文體娛樂條件等。服務(wù)設(shè)施和后勤保障愈完善，對(duì)編標(biāo)工作的促進(jìn)就愈明顯、愈給力。

1.4 聚合優(yōu)勢(shì)

組建內(nèi)外順暢、責(zé)任明晰、一專多能和精干高效的編標(biāo)組織，全力打造擁有凝聚力、執(zhí)行力和戰(zhàn)斗力團(tuán)隊(duì)。

2 標(biāo)本兼顧，相得益彰

標(biāo)書內(nèi)容和格式是標(biāo)書的靈魂和形象。標(biāo)書內(nèi)容和格式嚴(yán)格按照招標(biāo)文件明確要求進(jìn)行編制，但通?？筛鶕?jù)投標(biāo)人的興趣愛好有所變化而不致影響實(shí)質(zhì)要求。內(nèi)容是標(biāo)書的精髓和靈魂。標(biāo)書內(nèi)容借助一定的格式或方式來顯現(xiàn)，雖然格式或方式從屬于內(nèi)容，但在一定的條件下會(huì)對(duì)內(nèi)容的表達(dá)效果帶來較大影響，在可能的情況下，對(duì)表達(dá)格式或方式賦予新意、創(chuàng)意，提升標(biāo)書的整體表達(dá)效果;將恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)格式或表現(xiàn)方式融入標(biāo)書不僅渲染表現(xiàn)力，而且能給招標(biāo)人帶來深刻美好印象。

3 拓寬思路，與時(shí)俱進(jìn)

3.1 標(biāo)書的廣告效應(yīng)

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)從廣度、深度上日趨激烈，企業(yè)間已逐步從簡(jiǎn)單的經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)上升到內(nèi)涵豐富、奇招智謀、延伸性與持久性強(qiáng)的綜合實(shí)力競(jìng)爭(zhēng)，其中企業(yè)文化理念競(jìng)爭(zhēng)表現(xiàn)尤其活躍。文化理念競(jìng)爭(zhēng)是更高層次上的競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)圍繞文化理念越來越注重企業(yè)形象包裝，且達(dá)到了無處不用、無孔不入的地步。投標(biāo)書也不例外，同樣是展現(xiàn)企業(yè)文化、形象和實(shí)力的重要窗口，同樣可以散發(fā)出企業(yè)文化的濃濃馨香。標(biāo)書雖然不是廣告，然而已具有了廣告書的部分實(shí)質(zhì)作用，且有愈演愈烈之勢(shì)。1)企業(yè)名稱是企業(yè)最大且最有價(jià)值的廣告詞。一些標(biāo)書千方百計(jì)突顯單位名稱，如在每一頁的頁眉或頁腳位置上書寫單位名稱，顯示單位的形象標(biāo)志等。切不能小視這一做法，事實(shí)上它就是潛在的廣告。視覺上醒目碰撞，感官上反復(fù)沖擊，會(huì)自覺不自覺在感性和理性認(rèn)識(shí)上得到強(qiáng)化，起到了宣傳企業(yè)認(rèn)知度的作用。2)高質(zhì)量的標(biāo)書可成為宣傳企業(yè)的載體。中標(biāo)就意味著招標(biāo)人或業(yè)主對(duì)投標(biāo)人標(biāo)書予以接納和肯定，因?yàn)槭窃诒姸嗤稑?biāo)人中經(jīng)過篩選比較，優(yōu)中選優(yōu)決定的結(jié)果，當(dāng)然是對(duì)企業(yè)信譽(yù)的肯定。3)標(biāo)書體現(xiàn)企業(yè)綜合實(shí)力與素質(zhì)。企業(yè)實(shí)力與素質(zhì)是全方位體現(xiàn)的，有硬件有軟件。投標(biāo)書包含財(cái)務(wù)狀況、技術(shù)水平、技術(shù)能力、設(shè)備狀況、人力資源和素質(zhì)、業(yè)績(jī)和信譽(yù)、任務(wù)儲(chǔ)備等方面，所有這些都是體現(xiàn)企業(yè)綜合實(shí)力的信息窗口。4)標(biāo)書反映企業(yè)文化。企業(yè)文化體現(xiàn)企業(yè)精神、理念、價(jià)值和目標(biāo)，并深深根植于企業(yè)的言行之中。投標(biāo)書侵滲了企業(yè)文化和企業(yè)經(jīng)營理念，如投標(biāo)承諾、文明施工、安全生產(chǎn)、環(huán)境保護(hù)、勞動(dòng)保護(hù)及各種目標(biāo)措施等，都直接或間接地顯現(xiàn)出企業(yè)文化理念。5)標(biāo)書是企業(yè)獲取經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益的敲門磚。企業(yè)通過中標(biāo)項(xiàng)目獲取應(yīng)得的經(jīng)濟(jì)利益，也將通過對(duì)項(xiàng)目精心施工、科學(xué)管理、和諧運(yùn)作，獲取更為廣闊厚重的社會(huì)效益。6)技術(shù)暗標(biāo)規(guī)定非?？量虈?yán)格，評(píng)標(biāo)前尚不知哪個(gè)單位，但終究會(huì)知道的，不影響對(duì)以上的理解，不影響對(duì)中標(biāo)企業(yè)所具獨(dú)特魅力和形象的深刻記憶。

3.2 標(biāo)書的美學(xué)藝術(shù)效應(yīng)

只要用心研究就不難發(fā)現(xiàn)標(biāo)書和美學(xué)藝術(shù)存在聯(lián)系。標(biāo)書內(nèi)外裝幀設(shè)計(jì)已上升到相當(dāng)高的層次，一改過去只重內(nèi)容表述，而忽略表達(dá)形式美和表達(dá)藝術(shù)美。1)從標(biāo)書內(nèi)部打印方式、紙張使用、排版布局、字形字號(hào)、字距行距、頁眉頁腳的設(shè)置，到插圖插表、顏色搭配、版面美化等都能在滿足招標(biāo)文件要求的前提下，絞盡腦汁地用美學(xué)藝術(shù)審視角度去規(guī)范和運(yùn)作;2)標(biāo)書外裝幀設(shè)計(jì)形式各異，多姿多彩，由簡(jiǎn)裝到精裝提升了很高的水準(zhǔn);3)標(biāo)書包封。以往因認(rèn)識(shí)不全，時(shí)間急迫，往往草草包封了事，只要符合要求就足夠了，很少有人問津標(biāo)書包封的好不好、美不美，有沒有自己特色，能不能借機(jī)展露企業(yè)形象，而給評(píng)委和業(yè)主留下哪怕是一丁點(diǎn)好印象?，F(xiàn)在卻完全不同，將包裝標(biāo)書當(dāng)成一件嚴(yán)肅認(rèn)真的事對(duì)待。提前準(zhǔn)備，精心籌劃，不厭其煩，精細(xì)包裝。連一個(gè)章，一條密封帶都不會(huì)隨意蓋貼。包封后的標(biāo)書像一個(gè)規(guī)整、精美的藝術(shù)品;4)標(biāo)書市場(chǎng)氛圍變化。過去投標(biāo)基本是在國內(nèi)進(jìn)行交流和競(jìng)爭(zhēng)，現(xiàn)在隨著經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展，市場(chǎng)領(lǐng)域從國內(nèi)走向國際市場(chǎng)，標(biāo)書所涉入的領(lǐng)域也必然走向國際競(jìng)爭(zhēng)舞臺(tái)，標(biāo)書不僅代表企業(yè)形象，在一定意義上也代表了一個(gè)國家的企業(yè)形象。因此，全面提高認(rèn)識(shí)，全方位把控標(biāo)書質(zhì)量，把宣傳和廣告的功能與標(biāo)書有機(jī)聯(lián)系，將美學(xué)和藝術(shù)的涵養(yǎng)與標(biāo)書和諧融匯，當(dāng)是標(biāo)書發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要和趨勢(shì)。

4 提高標(biāo)書質(zhì)量不可或缺的幾個(gè)方面

1)思想認(rèn)識(shí)。有什么樣的思想就會(huì)有與之相應(yīng)的行動(dòng)，思想認(rèn)識(shí)愈明確行動(dòng)就愈堅(jiān)決。統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)不是可有可無之事，而是磨刀不誤砍柴功、事半功倍之要事。在全面展開編標(biāo)工作之前進(jìn)行思想工作動(dòng)員會(huì)，讓編標(biāo)人員清楚了解項(xiàng)目情況、明確重難點(diǎn)和注意事項(xiàng)非常迫切必要。2)方案優(yōu)先。編寫前，首先研究制定可行合理總體方案，具體明確組織機(jī)構(gòu)、關(guān)鍵設(shè)備、專業(yè)隊(duì)伍與勞動(dòng)力部署、進(jìn)度安排與節(jié)點(diǎn)控制、總體目標(biāo)和關(guān)鍵措施，并傳達(dá)到位，使之有章可依，在統(tǒng)一的方案思路下協(xié)調(diào)運(yùn)作。3)專家論證。對(duì)編標(biāo)方案必須進(jìn)行專家論證，只有經(jīng)過專家論證通過的編標(biāo)方案方能付諸實(shí)施;從具有豐富現(xiàn)場(chǎng)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)同時(shí)又熟悉編標(biāo)投標(biāo)工作的人員中挑選專家。4)準(zhǔn)備工作。應(yīng)內(nèi)容全面、目標(biāo)具體、超前運(yùn)作、貫穿全程。從時(shí)間上掌握好前、中、后;準(zhǔn)備工作從屬、服務(wù)和促進(jìn)主體工作。準(zhǔn)備越充分及時(shí)，對(duì)主體工作實(shí)施越有利越有效。5)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查?，F(xiàn)場(chǎng)調(diào)查為編標(biāo)提供第一手資料。a.事前通讀招標(biāo)文件，領(lǐng)會(huì)全面實(shí)質(zhì)性要求;b.將重難點(diǎn)問題進(jìn)行摘錄，帶著問題進(jìn)現(xiàn)場(chǎng);c.請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)院或地方國土部門熟悉現(xiàn)場(chǎng)的同志帶隊(duì)進(jìn)現(xiàn)場(chǎng);d.將要調(diào)查的內(nèi)容與事項(xiàng)列表備查，一一核對(duì)，摸清重點(diǎn);e.編寫現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查報(bào)告，提出合理化建議。6)編標(biāo)組織。編標(biāo)組織是編標(biāo)實(shí)施運(yùn)作的鏈條和框架，沒有一個(gè)得力的編標(biāo)組織架構(gòu)就無法順利完成任務(wù)。明確責(zé)任單位、責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任人、施組負(fù)責(zé)人、報(bào)價(jià)負(fù)責(zé)人、商務(wù)負(fù)責(zé)人、內(nèi)外協(xié)調(diào)人、后勤保障負(fù)責(zé)人等等。組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)像項(xiàng)目管理一樣，政令暢通，運(yùn)作順暢。7)履歷經(jīng)驗(yàn)。編標(biāo)具有創(chuàng)新性、理論和經(jīng)驗(yàn)性相結(jié)合的特點(diǎn)。選派一定數(shù)量有工作經(jīng)驗(yàn)人員投入編標(biāo)，會(huì)起到事半功倍效果。8)強(qiáng)化審核。標(biāo)書質(zhì)量的取決因素很多，主要在編寫當(dāng)中形成基礎(chǔ)，在修改中得到鞏固和完善。標(biāo)書質(zhì)量很多時(shí)候是在精心復(fù)核和反復(fù)修改當(dāng)中得以保證的。標(biāo)書的審核實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)制、專業(yè)責(zé)任制。只要時(shí)間允許就不斷審核，直到萬無一失。9)激勵(lì)機(jī)制。建立編標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制有利于激發(fā)編標(biāo)人員的工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，有利于編標(biāo)隊(duì)伍的發(fā)展壯大，有利于標(biāo)書質(zhì)量的不斷提高。10)信息反饋。創(chuàng)建及時(shí)、準(zhǔn)確、順暢、快捷的信息聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)，形成良性穩(wěn)定的信息反饋機(jī)制，跟蹤收集內(nèi)外信息，及時(shí)篩選、歸納、總結(jié)，為編標(biāo)獲取有價(jià)值的信息資源，進(jìn)一步充實(shí)編標(biāo)思路與改進(jìn)編標(biāo)方法。

5 擯棄誤念，樹立正確編標(biāo)觀念

1)標(biāo)書僅僅是陪襯。把能否中標(biāo)過多寄托或片面強(qiáng)調(diào)在公共關(guān)系上，而輕視了編標(biāo)工作，把標(biāo)書看成是陪襯或附屬物。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和法律法規(guī)建設(shè)不很完善的條件下，招投標(biāo)運(yùn)作過程中存在各種問題，把運(yùn)作關(guān)系當(dāng)成一件至高無上的制勝法寶，一度導(dǎo)致了關(guān)系至關(guān)重要而編標(biāo)無關(guān)緊要的認(rèn)識(shí)。編標(biāo)工作是相對(duì)獨(dú)立的、不可取代的重要工作，缺失了這一環(huán)就不可能中標(biāo)。高質(zhì)量標(biāo)書會(huì)促進(jìn)和鞏固公共關(guān)系并成為公共關(guān)系內(nèi)涵的有機(jī)組成部分。2)活兒沒干過，怎么會(huì)編標(biāo)。土建工程專業(yè)之間既有區(qū)別又有聯(lián)系，而且有的聯(lián)系非常緊密，可以達(dá)到舉一反三、觸類旁通。不能因某項(xiàng)沒親自干過，就一切給予否定。配備有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的人員為編標(biāo)奠定了基礎(chǔ)，可不能完全認(rèn)為只要有操作經(jīng)驗(yàn)的人就一定能夠編好標(biāo)書;編標(biāo)經(jīng)驗(yàn)豐富的人能夠正確把握標(biāo)書的整體內(nèi)容結(jié)構(gòu)，把形式和內(nèi)容有機(jī)結(jié)合、優(yōu)化整合，更重要的是可憑借自身長(zhǎng)期積累的經(jīng)驗(yàn)較貼切地迎合招標(biāo)人的評(píng)標(biāo)要求。編標(biāo)實(shí)踐中因出現(xiàn)過分強(qiáng)調(diào)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富或過分強(qiáng)調(diào)編標(biāo)業(yè)務(wù)強(qiáng)的人員單一運(yùn)作而導(dǎo)致標(biāo)書質(zhì)量低劣的不良后果。因此，強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)合作、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、相互依存，依據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)積極發(fā)揮有編標(biāo)經(jīng)驗(yàn)人員的優(yōu)勢(shì)。3)編標(biāo)是二流活兒。這個(gè)問題的實(shí)質(zhì)同第一個(gè)問題一樣。工作固然有輕有重、有簡(jiǎn)有繁、有易有難，但不能完全對(duì)立，需要辯證對(duì)待，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)處理。而且重要與次要在一定的條件下是可以轉(zhuǎn)化的。每一項(xiàng)工作都是整體中不可缺失的一部分，都需要每個(gè)人在自己的崗位上盡職盡責(zé)，負(fù)責(zé)完成。

6 對(duì)標(biāo)書發(fā)展趨勢(shì)的展望與預(yù)期

標(biāo)書伴隨經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷深入發(fā)展而發(fā)展。一向站在改革開放、先行先試前沿的廣東省，尤其是深圳地區(qū)已經(jīng)發(fā)生了很大變化。投標(biāo)時(shí)不僅要按照招標(biāo)文件編制文字投標(biāo)書，同時(shí)要編制一套集商務(wù)、報(bào)價(jià)、施組等于一體的投標(biāo)書宣傳片，將投標(biāo)書率先推向了有聲有色、有景有情，讓人如臨其境、耳目一新的視頻新格局;評(píng)標(biāo)時(shí)評(píng)委首先和主要觀看的就是投標(biāo)書宣傳片，其次是面對(duì)面答辯效果，除有疑義外一般很少顧及文字投標(biāo)書。2012年4月～5月中國鐵建股份有限公司組織有史以來最大規(guī)模的投標(biāo)活動(dòng)——深圳地鐵7，9號(hào)線，作者全過程負(fù)責(zé)編制和錄制了深圳地鐵7，9號(hào)線高清版投標(biāo)宣傳片，該片獲得了股份公司領(lǐng)導(dǎo)和評(píng)委的一致好評(píng)。

隨著網(wǎng)絡(luò)和軟件技術(shù)的發(fā)展，電子標(biāo)書將廣泛運(yùn)用。標(biāo)書也將向速度快捷、內(nèi)容生動(dòng)、形象藝術(shù)、資源集約和務(wù)實(shí)求真方向邁進(jìn)。

總之，只要秉承科學(xué)理念，高瞻遠(yuǎn)矚，敢為人先，就一定能在投標(biāo)編標(biāo)工作中采擷到累累碩果。

[1] 韓惠芳.如何編好投標(biāo)文件[J].山西建筑，2010，36(1):274-275.