試論高校學(xué)生檔案管理與學(xué)生就業(yè)工作

葉景青

(賀州學(xué)院 檔案室，廣西 賀州 542899)

試論高校學(xué)生檔案管理與學(xué)生就業(yè)工作

葉景青

(賀州學(xué)院 檔案室，廣西 賀州 542899)

當(dāng)前大學(xué)生就業(yè)形勢越來越嚴峻和多樣化，作為反映大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會活動的檔案材料，在就業(yè)過程中發(fā)揮重要的憑證和依據(jù)作用。高校檔案工作者應(yīng)順應(yīng)當(dāng)前形勢，加強高校學(xué)生檔案管理工作，強化學(xué)生檔案的就業(yè)服務(wù)功能，有效促進大學(xué)生就業(yè)。

高校;學(xué)生檔案;管理;就業(yè);作用

目前，我國的高等教育已經(jīng)進入了大眾普及階段，全國高校畢業(yè)生人數(shù)每年呈大幅上升的趨勢，大學(xué)生的就業(yè)問題越來越突出，成為學(xué)校、社會共同關(guān)注的焦點。建立完整規(guī)范的學(xué)生檔案，加強高校學(xué)生檔案管理，適應(yīng)嚴峻的就業(yè)形勢，促進大學(xué)生就業(yè)，把人才輸送到最需要的崗位，是一項十分重要而又具有現(xiàn)實意義的工作。

一、學(xué)生檔案在就業(yè)工作中的作用

高校學(xué)生檔案是國家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及今后選拔、任用、考核的主要依據(jù)［1］39－41。因此，高校學(xué)生檔案在就業(yè)工作中具有極為重要的依據(jù)和憑證作用。

(一)學(xué)生檔案是用人單位了解和考察學(xué)生的重要依據(jù)

學(xué)生檔案中的各種檔案材料可反映出學(xué)生的政治思想素質(zhì)、知識素質(zhì)、智力素質(zhì)、心理素質(zhì)、身體素質(zhì)，這些各項素質(zhì)的好壞，成為用人單位對學(xué)生進行全面了解分析的基礎(chǔ)，通過分析來判斷該學(xué)生是否是本單位所需的人才或是本單位可培養(yǎng)的人才，如果條件符合，這些學(xué)生會被用人單位錄用，學(xué)生檔案也會相應(yīng)轉(zhuǎn)入用人單位并繼續(xù)為其今后的分析提供依據(jù)。2011年上半年，賀州學(xué)院各系有部分畢業(yè)生競聘部隊的相應(yīng)崗位，九名學(xué)生進入復(fù)試，最后政審階段，用人單位就親自到學(xué)院親自核查學(xué)生檔案，作為是否錄用學(xué)生的依據(jù)。

(二)學(xué)生檔案是學(xué)生求職過程中全面評價和展現(xiàn)自我的重要憑證

當(dāng)今，有少數(shù)人為達到個人目的使用假學(xué)歷、假檔案材料來包裝自己。致使用人單位在招聘畢業(yè)生時，對畢業(yè)生檔案材料的真實性尤為重視，綜合分析是否錄用和政審考察時都要求查看學(xué)生檔案［2］151－152。他們通過各種方式查詢畢業(yè)生的檔案，考證畢業(yè)生的綜合素質(zhì)，以此作為選人用人的參考。學(xué)生在擇業(yè)過程中除了給用人單位提供推薦信、畢業(yè)證等材料外，如果學(xué)生檔案齊全完整，則可成為全面評價和展現(xiàn)自我的重要憑證，為自己的擇業(yè)、就業(yè)“添磚”、“添翼”。

二、影響學(xué)生檔案就業(yè)作用發(fā)揮的因素

近年來，高校檔案管理工作逐步進入規(guī)范化管理的軌道。但從整體情況看，存在一些共性問題，如部分領(lǐng)導(dǎo)檔案意識不強，檔案工作的重視程度不夠，檔案管理制度不健全等。其中，高校學(xué)生檔案管理還存在著以下幾方面的問題，影響著學(xué)生檔案就業(yè)作用的充分發(fā)揮。

(一)管理體制不夠規(guī)范

盡管2008年教育部、國家檔案局等七部委頒布的27號令規(guī)定高?！皩W(xué)生類”及其各類檔案高校檔案部門統(tǒng)一管理，把學(xué)生類檔案從教學(xué)類等檔案中分離出來，作為獨立的一大門類。但由于各高校行政管理體制不一，各校學(xué)生檔案的管理還存在各行其事的現(xiàn)象。有的把學(xué)生檔案交由檔案館或綜合檔案室管理，有的則由人事部門或?qū)W工部門管理，還有的放在各院系實行分散管理［3］100－101。在實際工作中，學(xué)生檔案管理部門與學(xué)生檔案形成部門之間的銜接工作不夠科學(xué)、合理，影響學(xué)生檔案內(nèi)容的完整性和管理的規(guī)范性。

(二)師生員工檔案意識不強

師生檔案意識薄弱是影響學(xué)生檔案就業(yè)作用發(fā)揮的重要因素。在高校管理中，教師和教育工作者十分重視學(xué)生的教育、管理和培養(yǎng)，卻往往忽視了學(xué)生檔案管理工作，主要原因是領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不足，檔案工作人員檔案意識薄弱，部分高校學(xué)生檔案管理人員未嚴格執(zhí)行規(guī)范的學(xué)生檔案管理的流程和管理環(huán)節(jié)，有的在學(xué)生快要畢業(yè)時才開始集中整理，未執(zhí)行歸檔范圍和歸檔要求，這些都造成了學(xué)生檔案收集不完整、內(nèi)容不齊全、檔案質(zhì)量不高。其次是學(xué)生對自己的檔案不珍惜，在填寫個人材料時不認真、不仔細，有的欄目填寫隨心所欲、不完整。

(三)學(xué)生檔案管理人員隊伍素質(zhì)偏低

檔案人員是檔案管理的主體，在一定程度上決定了檔案管理的質(zhì)量與效率，是學(xué)生檔案能否發(fā)揮作用的重要保障。目前，高校學(xué)生檔案人員隊伍的整體素質(zhì)不高，知識結(jié)構(gòu)較為單一，計算機技術(shù)力量薄弱，且現(xiàn)有的學(xué)生檔案工作者兼職檔案人員多，專職人員少，流動性大，面對技術(shù)含量不斷增大、責(zé)任風(fēng)險同時增大的學(xué)生檔案管理工作，檔案人員整體素質(zhì)明顯不能滿足學(xué)生檔案工作的需求。

(四)提供檔案利用的服務(wù)水平有待提高

目前，學(xué)生檔案管理人員提供檔案利用，為學(xué)生就業(yè)服務(wù)普遍還是那種坐等上門的服務(wù)方式，有時由于學(xué)生檔案管理的各分工部門職責(zé)不清，造成學(xué)生檔案收集不齊、整理不規(guī)范，至使有時學(xué)生或用人單位要調(diào)閱檔案時管理人員半天查找不出，在關(guān)鍵時刻不能提供學(xué)生檔案材料，使查檔用戶失望而歸，涉及到學(xué)生檔案的收集、管理的部門如學(xué)工處、教務(wù)處、系(部)甚至檔案部門有互相推諉的現(xiàn)象。

三、加強高校學(xué)生檔案工作為高校學(xué)生就業(yè)服務(wù)能力的措施

隨著高等教育的發(fā)展，社會競爭日趨激烈，社會對大學(xué)生的素質(zhì)、知識、能力、誠信度等的呼吁越來越強。高校學(xué)生檔案管理者必須與時俱進，創(chuàng)新學(xué)生檔案管理模式，樹立以人為本的思想，從建章立制、增強檔案意識、提高管理人員素質(zhì)、不斷規(guī)范和提高學(xué)生檔案管理水平等方面下功夫，為大學(xué)生的及時就業(yè)、更好地服務(wù)社會作出貢獻。

(一)建章立制，規(guī)范管理

首先根據(jù)2008年新頒布的《高等學(xué)校檔案管理規(guī)范》，結(jié)合新時期對人才的需求，建立健全學(xué)生檔案管理體制，明確職責(zé)和操作程序。成立檔案、招生、就業(yè)、學(xué)工、教務(wù)、各院系等部門參加的學(xué)生檔案管理工作中心，指派專人，落實責(zé)任，認真做好學(xué)生檔案從源頭收集，到日常檔案的補充，以至畢業(yè)后檔案的轉(zhuǎn)遞歸屬情況，對學(xué)生檔案進行動態(tài)管理。明確學(xué)生檔案建檔、交接、審核、歸檔、閱檔、轉(zhuǎn)檔等各環(huán)節(jié)的銜接工作，使學(xué)生檔案管理有章可循。其次是建立激勵機制，建立定期檢查評優(yōu)制度，對學(xué)生檔案管理工作中的先進予以獎勵表彰，及時對存在的不足予以糾正，逐步探索學(xué)生檔案的管理機制。

(二)增強師生的檔案意識

加強學(xué)生檔案重要性的宣傳力度，努力提高師生的檔案意識。比如，檔案部門可以結(jié)合校史展覽對師生員工進行檔案基本知識教育，著力宣傳《檔案法》，提高師生對檔案形成、檔案管理的正確認知，消除思想上對檔案管理上的模糊認識。利用一切機會，如廣播、版報、網(wǎng)站等可能的形式，把學(xué)校的素質(zhì)教育和檔案宣傳以及檔案知識的普及結(jié)合起來。平時加強與學(xué)生管理部門密切配合，共同加強對學(xué)生檔案意識的培養(yǎng)，讓學(xué)生了解檔案的重要性，有條件還可以考慮增設(shè)選修檔案課程，提高學(xué)生對檔案的正確認識，讓他們明白哪些檔案需要歸檔，哪些材料用人單位較為重視。自己該往哪個方向努力，獲取哪些榮譽為檔案增添光彩，從而促進自己的就業(yè)等等。

(三)紙質(zhì)檔案與電子檔案雙套并存

隨著學(xué)生檔案信息化建設(shè)的不斷深入，產(chǎn)生了大量的電子檔案，為適應(yīng)形勢的發(fā)展，我們必須做好電子檔案的歸檔案和管理工作。但作為學(xué)生檔案，它的憑證作用遠大于查考作用，而電子檔案的證據(jù)、憑證作用至今還未實現(xiàn)，這就決定了電子檔案還遠遠不能取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的地位。因此，建好紙質(zhì)學(xué)生檔案仍是學(xué)生檔案管理工作的基礎(chǔ)，而實現(xiàn)學(xué)生檔案的信息化管理則是檔案工作適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，紙質(zhì)學(xué)生檔案和電子學(xué)生檔案的并存是我們基于現(xiàn)實條件的必然選擇。

(四)提高學(xué)生檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)直接影響到學(xué)生檔案管理工作水平的高低，加強高校學(xué)生檔案管理工作必須提高檔案管理人員的素質(zhì)。學(xué)生檔案管理工作既需要專業(yè)知識又應(yīng)具備管理才能，熱愛檔案工作、思想覺悟高、保密意識強、業(yè)務(wù)知識過硬的工作隊伍是檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。檔案工作人員應(yīng)不斷加強培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)理論和管理知識，努力提高自身素質(zhì)。同時還要加強各高校之間的交流，相互研討，取長補短，共同提高管理水平及自身素質(zhì)，建立政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強的專兼職檔案干部隊伍是搞好檔案工作的迫切需要。

(五)提升檔案利用服務(wù)水平

檔案利用是檔案館(室)“收集、保管與服務(wù)”三項職能中的一項最重要的職能，是檔案工作地位、檔案作用、價值的集中體現(xiàn)。要做好學(xué)生檔案的提供利用工作，首先要求檔案管理人員要有高度的政治責(zé)任感，熟悉館(室)藏，充分發(fā)揮主觀能動性，做到熱情、耐心、細致，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。其次，做好學(xué)生檔案用戶需求的調(diào)研，在深入調(diào)查、掌握用人單位和畢業(yè)生利用需求的基礎(chǔ)上，揭示各類用戶的需求特點和規(guī)律，積極挖掘和捕獲未被發(fā)現(xiàn)的潛在需求。如用人單位利用學(xué)生檔案主要是了解學(xué)生的智力水平、道德水平、特長以及身心狀況;學(xué)生利用檔案主要是用來進行畢業(yè)設(shè)計和制定就業(yè)方案。根據(jù)不同利用者的需求側(cè)重點，有針對性地做好檔案利用工作。再次是利用現(xiàn)代技術(shù)，簡化利用手續(xù)，運用新技術(shù)、新設(shè)備，逐步實現(xiàn)學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化，通過網(wǎng)絡(luò)查詢、檢索提供利用服務(wù)，使利用者足不出戶就能查詢到需要的檔案信息，簡化煩瑣的利用手續(xù)，使學(xué)生檔案在就業(yè)工作中發(fā)揮越來越大的作用。應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)是創(chuàng)新高校學(xué)生檔案管理，充分實現(xiàn)高校學(xué)生檔案在畢業(yè)生就業(yè)方面作用的有效途徑［4］62－63。

(六)舉辦講座，檔案部門主動介入學(xué)生管理工作檔案部門可以結(jié)合學(xué)生的入學(xué)教育舉辦檔案知

識的講座，讓學(xué)生解除對檔案及檔案工作的神秘感，讓他們覺得檔案與自己密切相關(guān)，知道檔案的重要性，教育他們在填寫相關(guān)材料如報名表、學(xué)籍表時要持嚴肅的態(tài)度，不可粗心和毛糙給以后就業(yè)造成后患，該交的材料應(yīng)及時交到系部或相關(guān)部門。在實際工作中，筆者曾經(jīng)多次接待這樣的校友，他們因為要評職稱或入編，單位的人事部門才發(fā)現(xiàn)他們檔案的年齡多處填寫不相符而無法辦理相關(guān)手續(xù)，致使他們回到母校，希望能夠證明他們出生年月與身份證相符。經(jīng)查，他們當(dāng)初在學(xué)校填寫的材料出生年月就有出入，我們也無法提供他們所需要的證明。所以，學(xué)生在入學(xué)教育時進行檔案知識的了解和培訓(xùn)是相當(dāng)必要的。在學(xué)生畢業(yè)前，檔案部門也可配合就業(yè)指導(dǎo)舉辦講座或參與上就業(yè)指導(dǎo)課，使學(xué)生能充分利用學(xué)生檔案的潛能，在制定就業(yè)方案、制作就業(yè)推薦表、應(yīng)聘工作時正確利用檔案，從而促進學(xué)生就業(yè)。

畢業(yè)生及時充分就業(yè)是我國現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的現(xiàn)實要求。面對嚴峻的就業(yè)形勢，采取一切可行的措施解決高校畢業(yè)生“就業(yè)難”問題是高校和社會各界應(yīng)盡的義務(wù)。高校檔案工作者應(yīng)充分發(fā)揮學(xué)生檔案的就業(yè)服務(wù)功能，更新觀念，積極配合學(xué)生、學(xué)校及有關(guān)部門，把就業(yè)工作放在顯著位置，有超前的服務(wù)意識，以用人單位和學(xué)生為對象，以自身及館藏檔案為條件，以服務(wù)學(xué)生就業(yè)為目的，與畢業(yè)生、用人單位積極溝通，了解需求，認真做好學(xué)生檔案管理工作，使之更利于大學(xué)生就業(yè)，更好地發(fā)揮高校檔案工作服務(wù)人才、服務(wù)社會的作用。

［1］金鑫.從大學(xué)生就業(yè)談高校學(xué)生檔案管理［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2005(2).

［2］陳青嬌.高校學(xué)生檔案服務(wù)于畢業(yè)生就業(yè)工作的探討［J］.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2009(19).

［3］王莉.強化學(xué)生檔案管理促進大學(xué)生就業(yè)［J］.科技創(chuàng)業(yè)月刊，2009(2).

［4］施丹.關(guān)于高校學(xué)生檔案服務(wù)畢業(yè)生就業(yè)的幾點認識［J］.黑龍江檔案，2010(6).

A Discuss of the Relation between University Students＇Archive Management and Employment

YE Jing－qing
(Archives of Hezhou University，Hezhou Guangxi 542899)

At present，college students’employment is becoming worse and worse，and then，it is diversification.Students＇archive which could reflect states of life and study is an important evidence in employment.According to the situation，workers on university archives should strengthen the management of students＇archive，and use students ＇for employment.

University;students＇archive;management;employment;effect

G647

A

1673－8861(2012)01－0117－03

2011－08－25

葉景青(1973－)，女，廣西賀州市人，賀州學(xué)院副研究館員。主要研究方向:高校檔案管理。