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    COSO報(bào)告在高校固定資產(chǎn)管理中的應(yīng)用

    2012-08-15 00:47:13
    河北職業(yè)教育 2012年8期
    關(guān)鍵詞:國(guó)有資產(chǎn)資產(chǎn)部門

    劉 紅

    (重慶郵電大學(xué),重慶 400065)

    隨著我國(guó)高校規(guī)模迅速發(fā)展,高校資產(chǎn)不斷增長(zhǎng),其資產(chǎn)管理問題也日益引起各界的重視。高校國(guó)有資產(chǎn)中,以固定資產(chǎn)占絕對(duì)多數(shù),但管理環(huán)節(jié)卻存在諸如缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)、部門多頭管理、責(zé)任不明確、管理隊(duì)伍松散、資產(chǎn)重復(fù)購(gòu)置、管理效率低下等問題。本文使用內(nèi)部控制的相關(guān)原理,應(yīng)用COSO報(bào)告為高校固定資產(chǎn)管理提供理論支持和實(shí)踐指導(dǎo),以力求實(shí)現(xiàn)教育資源的優(yōu)化管理,確保國(guó)有資產(chǎn)的保值增值,為高校的建設(shè)發(fā)展乃至高等教育事業(yè)起到推動(dòng)作用。

    美國(guó)COSO委員會(huì)(Committee ofSponsoring Organizations of the Tread-way Commission)提出的內(nèi)部控制整體框架報(bào)告被公認(rèn)為是內(nèi)部控制發(fā)展史上的里程碑,體現(xiàn)了當(dāng)今內(nèi)部控制研究的較高水平;COSO報(bào)告指出:“內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會(huì)、管理層以及其他成員為達(dá)到財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的效率和效果、相關(guān)法律法規(guī)的遵循這三個(gè)目標(biāo)而提供合理保證的過程”;可見,內(nèi)部控制的本質(zhì)是合理保證實(shí)現(xiàn)特定目標(biāo)的過程,它本身不是目的,而是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的手段;為實(shí)現(xiàn)這三個(gè)目標(biāo),內(nèi)部控制由相互關(guān)聯(lián)的五項(xiàng)要素構(gòu)成,即:控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息和溝通、監(jiān)督[1]。

    COSO報(bào)告可以適用于任何公司或其他性質(zhì)的組織,無論其規(guī)模、利潤(rùn)大小,公共或私人性質(zhì),都可以從該報(bào)告所提出的五個(gè)方面加強(qiáng)內(nèi)部控制,提高管理的有效性。我國(guó)建立社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制后,高校成為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)組成體的一個(gè)部分,完全可以學(xué)習(xí)、借鑒相關(guān)概念,以COSO為理論基礎(chǔ),探討如何提高資產(chǎn)管理水平。

    一、完善高校的控制環(huán)境

    (一)組織結(jié)構(gòu)建設(shè)

    組織結(jié)構(gòu)建設(shè)的好壞直接影響到高校資產(chǎn)管理控制的效果。高校固定資產(chǎn)管理基本的管理結(jié)構(gòu)必須包含至少二級(jí)管理體系,即學(xué)校與各院系共同對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行管理,其中代表學(xué)校的可以是幾個(gè)部門組成的委員會(huì)或單獨(dú)成立的統(tǒng)籌管理部門,如資產(chǎn)處。第一級(jí)負(fù)責(zé)擬定資產(chǎn)管理的規(guī)章制度并組織實(shí)施,負(fù)責(zé)資產(chǎn)保值增值的監(jiān)督和管理,建立資產(chǎn)賬面及歸口管理指導(dǎo),第二級(jí)負(fù)責(zé)對(duì)本單位、實(shí)驗(yàn)室的儀器設(shè)備利用率、資產(chǎn)分布情況、每年應(yīng)維修、報(bào)廢的資產(chǎn)及時(shí)統(tǒng)計(jì)掌握,有的放矢地做好資源的配置和共享。

    (二)發(fā)展戰(zhàn)略

    高校應(yīng)設(shè)置由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)單位負(fù)責(zé)人組成的資產(chǎn)管理委員會(huì),根據(jù)學(xué)校的發(fā)展目標(biāo)制定資產(chǎn)管理的戰(zhàn)略規(guī)劃,以力求在戰(zhàn)略規(guī)劃期內(nèi)保持各類資產(chǎn)最優(yōu)配置,防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),確保具有長(zhǎng)期優(yōu)勢(shì)。該委員會(huì)須區(qū)別于資產(chǎn)的日常統(tǒng)籌管理部門,應(yīng)是決策部門,而不應(yīng)糾纏于日常的具體管理實(shí)務(wù),也須區(qū)別于校辦公會(huì)等議事程序,該資產(chǎn)委員會(huì)須由具備一定專業(yè)知識(shí)的人員組成,組成成員除校領(lǐng)導(dǎo)外,還須有財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、審計(jì)、基建等相關(guān)負(fù)責(zé)人,其目的在于能在資產(chǎn)的決策及發(fā)展水平上做到集體決策。

    (三)人力資源政策和務(wù)實(shí)

    人的因素在各項(xiàng)管理工作中都是重要的因素之一,加強(qiáng)國(guó)有資產(chǎn)管理中也不例外。應(yīng)選擇具有強(qiáng)烈責(zé)任心、業(yè)務(wù)素質(zhì)強(qiáng)的人員來擔(dān)任資產(chǎn)管理工作,并注重崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育,制定適合的考核辦法和獎(jiǎng)懲條例,定期進(jìn)行考核、開展評(píng)比活動(dòng)。同時(shí),因固定資產(chǎn)使用年限長(zhǎng)久的因素,專職資產(chǎn)管理員需對(duì)全校資產(chǎn)的來龍去脈有較詳細(xì)的了解,所以管理隊(duì)伍力求相對(duì)穩(wěn)定,并設(shè)立崗位責(zé)任制。形成了領(lǐng)導(dǎo)重視,統(tǒng)籌管理,專人負(fù)責(zé),全員參與的管理體系,為高校資產(chǎn)管理提供人力保障。目前,大部分國(guó)有資產(chǎn)管理人員來自財(cái)務(wù)管理、后勤管理、教學(xué)儀器管理等部門,他們往往在管理上保持原來固有的思想模式,后勤管理和教學(xué)儀器管理人員偏重固定資產(chǎn)的管理,而財(cái)務(wù)部門人員對(duì)國(guó)有資產(chǎn)的管理傾向于流動(dòng)資產(chǎn)的管理,這同樣不能滿足國(guó)有資產(chǎn)管理的要求[2]。在這種情況下,高校需要加建立專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì),使得管理管理人員在實(shí)物形態(tài)和價(jià)值形態(tài)兩個(gè)方面都做到同等重視。管理人員素質(zhì)控制包括在高校在國(guó)有資產(chǎn)管理處和歸口管理部門應(yīng)配備具有專業(yè)知識(shí)的固定資產(chǎn)管理人員,各院部處和實(shí)驗(yàn)室應(yīng)設(shè)置固定資產(chǎn)管理員,近年來,一些高校發(fā)生了一些內(nèi)部控制失敗的案例,究其原因,既有內(nèi)部控制制度不健全的原因,也有高校內(nèi)部管理人員素質(zhì)不高、把關(guān)不嚴(yán)造成的后果。

    隨著高等教育的普及,高校的規(guī)模也在不斷擴(kuò)大,許多學(xué)校大批量購(gòu)買儀器設(shè)備,完善基礎(chǔ)設(shè)施及科研硬件能力。由于缺乏足夠的融資渠道,在國(guó)家教育經(jīng)費(fèi)撥款增速與學(xué)校規(guī)劃建設(shè)速度相差甚遠(yuǎn)情況下,我國(guó)絕大多數(shù)高校的首選均為銀行貸款。貸款規(guī)模達(dá)到一定規(guī)模后,如果沒有其他足夠的增收渠道,靠借新債還舊債,將使高校面臨著巨大的金融風(fēng)險(xiǎn),影響到日常的教育教學(xué)活動(dòng)。因此,高校應(yīng)建立可持續(xù)發(fā)展的科學(xué)發(fā)展觀,注重對(duì)學(xué)校規(guī)模的控制,編制中期和長(zhǎng)期預(yù)算,對(duì)所面臨的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面評(píng)估,采取積極措施,使高校固定資產(chǎn)增加與學(xué)校的發(fā)展相協(xié)調(diào),降低潛在風(fēng)險(xiǎn)。此外,對(duì)流失或變相流失、損毀的固定資產(chǎn),高校應(yīng)進(jìn)行一個(gè)合理的評(píng)估,并采取適當(dāng)?shù)念A(yù)防措施。

    二、采取有效的控制活動(dòng)

    (一)預(yù)算控制

    由于高校目前普遍采用的是基數(shù)加增長(zhǎng)的預(yù)算編制方法,資金預(yù)算沒有落實(shí)項(xiàng)目,容易使預(yù)算目標(biāo)脫離實(shí)際,導(dǎo)致一些大型設(shè)備購(gòu)置缺乏嚴(yán)格的論證程序,購(gòu)置的設(shè)備功能閑置或使用率較低,而且高校預(yù)算管理主要由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé),缺乏使用部門在預(yù)算管理中的基礎(chǔ)作用,同時(shí)也缺乏專門的針對(duì)固定資產(chǎn)購(gòu)置、使用、管理及報(bào)廢等具體環(huán)節(jié)的預(yù)算管理,各業(yè)務(wù)部門忙于追加、爭(zhēng)奪資金,財(cái)務(wù)部門忙于搞資金平衡,出現(xiàn)都門之間資金矛盾加劇、資金利用效率低下等問題[3]。

    因此,預(yù)算控制是高校內(nèi)部控制的一個(gè)重要組成部分。高校應(yīng)基于量入為出、收支平衡的原則,在符合上級(jí)資金指標(biāo)和財(cái)政資源,統(tǒng)籌安排預(yù)算內(nèi)外資金的使用,編制部門預(yù)算。預(yù)算控制不僅要根據(jù)學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和資源的情況做到事先安排,還要注重執(zhí)行過程中的控制,對(duì)預(yù)算的增加和微調(diào)都要經(jīng)過嚴(yán)格的審批,確保預(yù)算的嚴(yán)肅性。在操作中,要明確預(yù)算項(xiàng)目,規(guī)范預(yù)算的編制、審定、下達(dá)和執(zhí)行程序,要及時(shí)分析在預(yù)算執(zhí)行過程中與往年存在的差異,找出原因,采取改正措施。

    (二)采購(gòu)過程控制

    1.崗位分工控制

    在固定資產(chǎn)管理過程中涉及采購(gòu)、驗(yàn)收、付款、入賬后的賬務(wù)管理及報(bào)廢審核。其中,采購(gòu)、驗(yàn)收、付款需由不同崗位職責(zé)的管理部門負(fù)責(zé),采購(gòu)一般由集中采購(gòu)中心負(fù)責(zé),驗(yàn)收由資產(chǎn)管理部門聯(lián)合使用部門負(fù)責(zé),付款由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé),該三個(gè)部門分工明確,不可代替行使職責(zé);賬務(wù)管理和報(bào)廢審核在一般高校往往由同一個(gè)部門或科室負(fù)責(zé),這兩個(gè)崗位也是嚴(yán)格意義上的不相容職務(wù),容易出現(xiàn)不規(guī)范操作導(dǎo)致國(guó)有資產(chǎn)流失的問題,因此一般方法是報(bào)廢集體決策或引入第三方監(jiān)督,如審計(jì)部門。

    2.采購(gòu)過程控制

    采購(gòu)部門應(yīng)該審核采購(gòu)申請(qǐng)計(jì)劃是否在本年的預(yù)算內(nèi),審核授權(quán)批準(zhǔn)的有效性、審核采購(gòu)經(jīng)費(fèi)來源的可靠性和充足性;然后根據(jù)采購(gòu)內(nèi)容的特點(diǎn)、價(jià)值和要求選擇不同形式的采購(gòu)方式,包括公開招標(biāo)采購(gòu)、單一來源采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等;購(gòu)買之前,審計(jì)部門應(yīng)利用資產(chǎn)管理部門所掌握的全校固定資產(chǎn)購(gòu)置情況,針對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)和招標(biāo)文件進(jìn)行事前審計(jì),審計(jì)采購(gòu)申請(qǐng)的可行性、經(jīng)濟(jì)性,審計(jì)招標(biāo)文件的規(guī)范性,對(duì)于不符合規(guī)范采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)予以拒簽,讓學(xué)??梢詮脑搭^上杜絕浪費(fèi)[4]。

    3.固定資產(chǎn)的領(lǐng)用和使用控制

    固定資產(chǎn)的領(lǐng)用應(yīng)確定相對(duì)穩(wěn)定的領(lǐng)用人,對(duì)于行政管理部門(包括學(xué)院的辦公室、教學(xué)部)由設(shè)立的資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)領(lǐng)用,對(duì)本單位資產(chǎn)的數(shù)量、價(jià)值及保管情況負(fù)責(zé);科研場(chǎng)所、實(shí)驗(yàn)室的儀器設(shè)備,多為批量購(gòu)置或?yàn)榇笮唾F重儀器設(shè)備,由單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)領(lǐng)用。使用部門領(lǐng)用設(shè)備后,要明確使用人,定期進(jìn)行固定資產(chǎn)清查,保持與資產(chǎn)管理部門及財(cái)務(wù)部門一致。

    4.固定資產(chǎn)處置控制

    高校國(guó)有資產(chǎn)最終退出使用環(huán)節(jié),不是類似企業(yè)的折舊期滿,而是采取直接報(bào)廢的方式。對(duì)于報(bào)廢年限或能否繼續(xù)使用的界定,各高校沒有統(tǒng)一的原則,在實(shí)際操作中如果制度不嚴(yán),存在較大的疏漏可能性,因此必須加強(qiáng)該環(huán)節(jié)的控制,防止國(guó)有資產(chǎn)流失。有必要建立嚴(yán)格的申請(qǐng)和審批制度,由使用部門、資產(chǎn)管理部門、分管校領(lǐng)導(dǎo)、資產(chǎn)管理委員會(huì)等共同完成資產(chǎn)的報(bào)廢程序。在使用部門提出報(bào)廢申請(qǐng)后,由資產(chǎn)管理部門組織專業(yè)人員進(jìn)行鑒定,達(dá)到報(bào)廢年限或確實(shí)無法維修的,提交校領(lǐng)導(dǎo)審批,對(duì)仍然可以使用的儀器設(shè)備及家具不予報(bào)廢或調(diào)劑給有需要的部門繼續(xù)使用,發(fā)揮效益。報(bào)廢數(shù)量或金額達(dá)到一定金額后,要統(tǒng)一提交資產(chǎn)管理委員會(huì)集體決策通過,該委員會(huì)一般應(yīng)由分管校領(lǐng)導(dǎo)、紀(jì)檢監(jiān)察、審計(jì)、資產(chǎn)管理處、財(cái)務(wù)處組成,尤其是對(duì)固定資產(chǎn)中的房屋建筑物、車輛的報(bào)廢,要尤其慎重,報(bào)廢過程中經(jīng)過外部專業(yè)檢測(cè)部門的檢測(cè),還要提交上級(jí)主管部門審批,學(xué)校不得擅自處理。

    三、建立暢通的信息傳遞和溝通機(jī)制

    內(nèi)部控制是與管理過程融合在一起的,不斷發(fā)現(xiàn)和解決問題的循環(huán)往復(fù)的動(dòng)態(tài)過程。一個(gè)好的信息系統(tǒng)有助于提高內(nèi)部控制的效率和效果[5]。

    溝通的渠道包括傳統(tǒng)模式和網(wǎng)絡(luò)模式。傳統(tǒng)模式既包括部門之間口頭或書面的即時(shí)溝通,又包括由管理委員會(huì)定期召集各部門的專題會(huì)議,討論、協(xié)調(diào)、解決存在的問題,相關(guān)信息能夠通過會(huì)議的渠道得到溝通。網(wǎng)絡(luò)模式是指各部門將固定資產(chǎn)有關(guān)信息按照統(tǒng)一規(guī)定的格式或形式發(fā)布在校園網(wǎng)上并及時(shí)更新,利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息的快速流動(dòng)和溝通,便捷且公開,有利于監(jiān)督部門和個(gè)人職責(zé)的履行情況[6]。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立資產(chǎn)管理信息化平臺(tái),是高校正在普遍采用的一種方式,大大提高了固定資產(chǎn)的管理效率。高校應(yīng)該充分利用現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),服務(wù)器和其他設(shè)備,開展網(wǎng)絡(luò)化管理。高校實(shí)現(xiàn)管理信息化的途徑包括兩種,一種是對(duì)于技術(shù)力量強(qiáng)的高校,可根據(jù)自己的需求及機(jī)構(gòu)設(shè)置,組織計(jì)算機(jī)專家和資產(chǎn)管理人員一道,開發(fā)管理軟件,這種自行開發(fā)的方式,有其明顯的優(yōu)勢(shì),軟件的適應(yīng)性更強(qiáng),資產(chǎn)管理人員的開發(fā)過程中全程參與,對(duì)軟件比較熟悉,后期的人員培訓(xùn)會(huì)相對(duì)容易,高校掌握自行開發(fā)軟件的源代碼,在的維護(hù)及升級(jí)上都能隨時(shí)根據(jù)需要開展,是一個(gè)前期投入大后期維護(hù)成本低的方法;另一種方式就是購(gòu)置現(xiàn)有的固定資產(chǎn)軟件,其購(gòu)置成本相對(duì)自行開發(fā)要低,但是在搭建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中,往往會(huì)與學(xué)?,F(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)不符,后期維護(hù)成本也較高。無論采取何種方式建立資產(chǎn)管理信息化平臺(tái),其目的都是要準(zhǔn)確、完整、及時(shí)地反映固定資產(chǎn)各項(xiàng)信息,通過網(wǎng)絡(luò)清晰記載每筆資產(chǎn)的每個(gè)環(huán)節(jié),如價(jià)值、使用單位、如使用狀況、存放地點(diǎn)、領(lǐng)用人、管理人、審批人等,一旦出了錯(cuò)就能查出癥結(jié)所在;通過網(wǎng)絡(luò),可以實(shí)現(xiàn)便捷的資產(chǎn)調(diào)撥,使用人可以在網(wǎng)上查詢到所需設(shè)備的地點(diǎn)和使用情況,然后由資產(chǎn)管理部門根據(jù)需要調(diào)撥使用,有效打破院系間的資產(chǎn)所有權(quán),提高資產(chǎn)的利用率,緩解學(xué)校緊張的辦學(xué)經(jīng)費(fèi)。

    四、加強(qiáng)高校內(nèi)部監(jiān)督

    內(nèi)部控制是一個(gè)過程,其整個(gè)過程需要進(jìn)行合理監(jiān)督,以確保良好的執(zhí)行。一方面通過內(nèi)部審計(jì),檢查和監(jiān)督固定資產(chǎn)購(gòu)置、使用、報(bào)廢的整個(gè)生命周期,另一方面,在固定資產(chǎn)管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題要及時(shí)反饋和總結(jié),完善內(nèi)部控制。高校的審計(jì)機(jī)構(gòu)承擔(dān)國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)管的主要責(zé)任,不僅包括財(cái)務(wù)收支審計(jì),也要以經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)為中心,以專項(xiàng)審計(jì)清查和審計(jì)調(diào)查為主要方式,以抽查審計(jì)為補(bǔ)充;同時(shí)通過建立順暢的信息渠道,讓廣大教職員工也參與到監(jiān)督管理中,防止國(guó)有資產(chǎn)流失。

    美國(guó)COSO報(bào)告為高校固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制的開展提供了理論依據(jù),給高校資產(chǎn)管理實(shí)踐活動(dòng)以極大啟示。通過完善高校的控制環(huán)境,進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,采取有效的控制活動(dòng),建立暢通的信息傳遞和溝通機(jī)制,加強(qiáng)監(jiān)督,我國(guó)高校資產(chǎn)管理整體水平會(huì)不斷提高。

    [1] 仝永剛.高校固定資產(chǎn)管理:內(nèi)部控制整體框架理論的視角[J].會(huì)計(jì)之友(中旬刊),2008,(9).

    [2] 謝秀俤.高校國(guó)有資產(chǎn)管理體制改革與新型框架的建構(gòu)[D].福建師范大學(xué)碩士論文,2006.

    [3] 趙鑫泉.運(yùn)用內(nèi)部控制整體框架理論構(gòu)建高校校園安全工作體系[J].河南科技學(xué)院學(xué)報(bào),2010,(6).

    [4] 陳曉航.論內(nèi)部控制制度在高校固定資產(chǎn)管理中的應(yīng)用[J].湖北財(cái)經(jīng)高等??茖W(xué)校學(xué)報(bào),2008,(2).

    [5] 張雪梅.對(duì)高校固定資產(chǎn)管理的探討[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2009,(18).

    [6] 楊惠.試論強(qiáng)化高校資產(chǎn)內(nèi)部控制制度的途徑與方法[J].康定民族師范高等??茖W(xué)校學(xué)報(bào),2009,(2).

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