論職務(wù)分析在企業(yè)中的應(yīng)用

□文/侯 培

（鄭煤集團(tuán)張溝煤礦 河南·新鄭）

一、問題的提出

隨著國內(nèi)的經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，知識更新周期逐漸變短，人力需求的加快，大多企業(yè)意識到，缺乏優(yōu)秀的人才，很難創(chuàng)造或維持優(yōu)勢競爭力。但是要雇用到一位優(yōu)秀的員工，除企業(yè)開支會增加外，聘用到的人，其資格條件可能與其擔(dān)任的職務(wù)會有相當(dāng)?shù)牟罹?，這些都是現(xiàn)實的情況。因此，企業(yè)逐漸開始認(rèn)識到職務(wù)分析的重要性，許多企業(yè)都在積極探索找到合適的人才和改善獲得這些所謂人才的有效方法。

所謂職務(wù)分析又叫工作分析。工作分析是指對工作進(jìn)行整體分析，以便確定每一項的 7個 W：用誰做（WHO）、做什么（WHAT）、何時做（WHEN）、在哪里做（WHERE）、如何做（HOW）、為什么做（WHY）、為誰做（WHOM）。分析的結(jié)果或直接成果是形成有關(guān)工作的職務(wù)說明書。職務(wù)說明書又稱工作說明書，是記錄工作分析結(jié)果的文件，它把分析職務(wù)的職責(zé)、權(quán)限、工作內(nèi)容、工作程序、方法、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、任職資格等信息以文字形式記錄下來，以便管理人員使用。工作分析是現(xiàn)代人力資源管理的基礎(chǔ)，只有在客觀、準(zhǔn)確的工作分析基礎(chǔ)上才能進(jìn)一步建立科學(xué)的招聘、培訓(xùn)、考核及薪酬體系。

二、職務(wù)分析在我國企業(yè)中應(yīng)用的意義和其現(xiàn)狀

職務(wù)分析是現(xiàn)代人力資源開發(fā)與管理的基礎(chǔ)，企業(yè)應(yīng)建立起人力資源管理的基礎(chǔ)和核心制度。隨著中國加入世界貿(mào)易組織，我們與全球經(jīng)濟(jì)體系的聯(lián)系日益切合和緊密，從某種意義上講，這標(biāo)志著我國企業(yè)管理新氣象的來臨，我們的企業(yè)也被日益卷進(jìn)了那個碩大而又精力充沛的世界市場中去；另一方面外資企業(yè)開始紛紛進(jìn)入中國市場，憑借著獨特新穎的人力資源管理模式和一日千里的尖端科技，他們在中國市場上的表現(xiàn)令我們耳目一新，同時也給我們提出了更高的人力管理方面的要求。人力資源管理的提出標(biāo)志著管理理念和管理實踐的又一次重大突破，它把人視為諸多生產(chǎn)要素中的一個重要的要素。其基本觀點是：一種有效的管理機(jī)制以最大限度獲取人才、培養(yǎng)人才、挖掘人才的潛質(zhì)。人力資源管理強(qiáng)調(diào)與員工的交流，是公司文化和企業(yè)凝聚力，員工對公司的責(zé)任感和認(rèn)同度。職務(wù)分析是現(xiàn)代人力資源開發(fā)與管理的基礎(chǔ)，只有科學(xué)準(zhǔn)確的職務(wù)分析才能準(zhǔn)確刻畫出工作職務(wù)的內(nèi)容、性質(zhì)等，才能在此基礎(chǔ)上建立起人力資源管理的基礎(chǔ)和核心制度。

職務(wù)分析的結(jié)果對整個企業(yè)的管理將產(chǎn)生重要的影響，對于員工的工作任免、培訓(xùn)開發(fā)、績效評估、薪酬福利、安全衛(wèi)生等方面提供基礎(chǔ)性的數(shù)據(jù)和資料。職務(wù)分析又是指完整確認(rèn)工作的整體，以便為管理活動提供各種有關(guān)工作方面的信息所進(jìn)行的一系列工作信息的收集、分析和綜合的人力資源管理基礎(chǔ)性的活動。職務(wù)分析是現(xiàn)代組織實現(xiàn)管理科學(xué)化、制度化最基礎(chǔ)的工作。通過職務(wù)分析，可以整理出一份完整、詳細(xì)而又系統(tǒng)的工作資料，對于人力資源管理的科學(xué)化、制度化、正規(guī)化具有極其重要的作用。職務(wù)分析的結(jié)果是預(yù)測企業(yè)人力資源需求的基礎(chǔ)，只有具備了較為詳細(xì)的職務(wù)分析結(jié)果，才能科學(xué)地預(yù)測企業(yè)發(fā)展所需人力資源的數(shù)量、質(zhì)量，結(jié)合企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略，制定出適合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的人力資源規(guī)劃。根據(jù)職務(wù)分析的結(jié)果，可以詳細(xì)地確定為了較好地完成某項工作職責(zé)任職者所需具備的基本條件，由此可以制定出有效的甄選錄用標(biāo)準(zhǔn)，招聘到合格的候選人。

職務(wù)分析可以建立起排列有序的職務(wù)體系，為定編定員提供依據(jù)。職務(wù)分析使每個具體的職位都能在體系中找到相應(yīng)的位置，從而確定組織的職位數(shù)量和任職人數(shù)。

三、職務(wù)分析的發(fā)展歷程及在我國企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀

工作分析的思想由來已久，可以追溯到公元前5世紀(jì)的蘇格拉底。他認(rèn)為一個公平的社會應(yīng)當(dāng)承認(rèn)：①工作才能具有個體差異；②不同的工作有其特殊的要求；③讓人們從事其最適合的工作以獲得最高的工作效率是很重要的；④建立一種能將上述三種觀點付諸實踐的學(xué)說的必要性。隨后，18世紀(jì)百科全書編撰者始祖狄德羅與最初的大規(guī)模工作分析、19世紀(jì)的民事服務(wù)改革、泰勒的《管理理論》、穆斯特博格設(shè)計的有關(guān)驗證結(jié)果有效的研究方法等等的發(fā)展。最后，二戰(zhàn)后伴隨著工作分析研究的發(fā)展，西方發(fā)達(dá)國家一些專業(yè)組織和大型管理咨詢公司在工作評價基本傳統(tǒng)方法的基礎(chǔ)上，又創(chuàng)造了一些混合型的工作分析方法，包括定量工作分析方法和定性工作分析方法。如：職務(wù)分析問卷、職能工作分析、關(guān)鍵事件分析技術(shù)、任務(wù)清單分析系統(tǒng)等。

十幾年前，工作分析對于我國學(xué)者來說還是陌生的東西，至今有人把工作分析、工作評價、績效考核混為一談。工作分析并不僅僅是分析工作的一種技術(shù)或人力資源管理的一個環(huán)節(jié)，從實質(zhì)上說工作分析是一個重要的基礎(chǔ)性管理過程。近年來，隨著人力資源管理被企業(yè)和社會的重視，工作分析也開始成為企業(yè)所關(guān)注的問題。但是，人們對工作分析的認(rèn)識卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)不到位，很多管理者把工作分析看作是一種負(fù)擔(dān)，甚至看作是可有可無的。但是它確是最有效保證組織與工作系統(tǒng)效率和員工工作滿意度的基礎(chǔ)性工作。

目前，我國企業(yè)正面臨越來越殘酷的競爭。要在競爭中脫穎而出的唯一途徑則是充分開發(fā)、科學(xué)管理人力資源，這樣才能引導(dǎo)企業(yè)不斷走向成功。企業(yè)都認(rèn)識到能否吸引人才，或通過培訓(xùn)等方式開發(fā)出企業(yè)發(fā)展所需要的人力資源，并且實施有效的制度，充分調(diào)動各類人員的積極性，是企業(yè)是否能生存和發(fā)展的關(guān)鍵條件。而一個企業(yè)要有成效地進(jìn)行人力資源開發(fā)與管理，一個重要的前提就是要了解各種工作的特點以及不能勝任各種工作的人員的特點，這就是工作分析的主要內(nèi)容。如果一個企業(yè)不能進(jìn)行工作分析，或不重視工作分析，那么要有效地進(jìn)行人力資源開發(fā)與管理是不可能的。

四、職務(wù)分析在我國企業(yè)應(yīng)用中遇到的問題

1、管理者對工作變化缺乏深刻認(rèn)識。時代總是向前發(fā)展，人們的認(rèn)識總是在不斷地提高，社會需求同時也在不斷地變化。一個企業(yè)要想在同行業(yè)中贏得競爭優(yōu)勢，都應(yīng)時刻關(guān)注市場需求的變化，及時調(diào)整自己的工作內(nèi)容。企業(yè)管理者如果對工作不斷變化的現(xiàn)狀認(rèn)識不夠，仍然持“工作是靜態(tài)的和穩(wěn)定的”的觀點，不能對工作進(jìn)行及時的分析，以調(diào)整工資說明書，那么，他所設(shè)計出的工作說明書必然是僵化的、過時的，成為“中看不中用的花瓶”。

2、缺乏對知識型工作特點的認(rèn)識。知識經(jīng)濟(jì)已成為21世紀(jì)新的經(jīng)濟(jì)形態(tài)。知識型工作與知識型員工成為企業(yè)價值創(chuàng)造的主體，知識型工作相對于傳統(tǒng)工作而言，在工作內(nèi)容的確定性與重復(fù)性、工作的性質(zhì)和基礎(chǔ)，對技能的要求、職責(zé)邊界、與周邊關(guān)系的協(xié)調(diào)等要點上都發(fā)生了變化，這對工作分析本身及工作分析的方法提出了挑戰(zhàn)。如果企業(yè)仍然采用以前消極的工作分析方法，工作分析則沒有更多的使用價值。

3、忽視能力與工作的匹配。知識型員工以及工作能力強(qiáng)的員工數(shù)量在企業(yè)占有越來越高的比例，他們綜合素質(zhì)和工作能力都較高，能夠較靈活地完成工作任務(wù)，實現(xiàn)組織目標(biāo)。如果企業(yè)管理者不能充分認(rèn)識到員工的能力，仍然將工作和學(xué)歷、文憑相匹配，而不能使其與能力相匹配的話，必將引起學(xué)歷相對低但能力較強(qiáng)的員工的強(qiáng)烈不滿，并導(dǎo)致員工內(nèi)部沖突，最終將影響企業(yè)目標(biāo)的實現(xiàn)。

4、工作分析過程本身的價值被忽視。工作分析的主要任務(wù)是對現(xiàn)有的工作進(jìn)行分析，從而為其他的人力資源管理實踐搜集信息，它是以搜集信息為導(dǎo)向的，這使許多管理者認(rèn)為工作分析比較消極，從而忽視了工作分析過程本身的價值，缺乏對真正有效信息的分析與關(guān)注，導(dǎo)致耗費(fèi)大量資源形成的工作說明書與工作分析報告束之高閣。工作主管以及人力資源管理專家運(yùn)用訪談法進(jìn)行搜集工作分析的信息時，被訪雇員會產(chǎn)生被管理人員重視的心理。管理者與員工良好的溝通，既能使企業(yè)形成一個良好的團(tuán)結(jié)合作的氛圍，同時也能夠使管理人員發(fā)現(xiàn)工作本身的問題，比如：工作流程效率低的問題。只有發(fā)現(xiàn)自己的不足，才能有針對性地進(jìn)行改正，使企業(yè)不斷發(fā)展進(jìn)步。

五、職務(wù)分析在我國企業(yè)應(yīng)用中的解決對策

1、明確職務(wù)分析的意義，并取得廣泛的支持和配合。職務(wù)分析不是只靠人力資源部門單獨就能完成的，要靠企業(yè)內(nèi)所有部門的通力合作。工作分析要對企業(yè)的各個部門、各個崗位進(jìn)行分析、調(diào)查。要和各部門的合作對象建立良好的人際關(guān)系，取得廣泛支持。建立工作分析小組時，小組成員除工作分析專家、崗位在職人員外，最好包括最高領(lǐng)導(dǎo)和各部門領(lǐng)導(dǎo)，這樣有利于得到各部門的充分重視和大力支持，確保工作分析任務(wù)順利完成。另外，要向大家明確工作分析的重要意義，打消其被考核的顧慮。工作分析是對工作的描述，并不是對某個人工作情況的考核。可以采用開座談會等方式向有關(guān)人員宣傳解釋工作分析的意義。

2、建立和完善企業(yè)中有效的職務(wù)分析體系。在當(dāng)今這種產(chǎn)品和市場迅速變化的時代，在組織中出現(xiàn)了一種所謂的“工作廢除”趨勢。這種趨勢的內(nèi)容就是把組織看成是一個需要被人完成的工作領(lǐng)域，而不是由個人所占據(jù)的零零散散的工作集合。比如，在英特爾公司，個人往往是先被安排到一個項目之中去，隨著實踐的變化，項目也發(fā)生相應(yīng)的變化。同時，個人所扮演的角色以及工作對他的要求也在發(fā)生變化，在一個項目完成之前，一個人可能已經(jīng)被安排到另外一個項目或另一些項目之中去了。因此，除了要擔(dān)負(fù)起新職責(zé)之外，這名雇員還被要求在許多不同的領(lǐng)導(dǎo)人手下工作，管理各種不同的目標(biāo)和工作時間表，同時還要在不同的團(tuán)隊位置以及不同團(tuán)隊成員的多種工作時間表之間進(jìn)行協(xié)調(diào)。這就要求企業(yè)取消傳統(tǒng)的層級式結(jié)構(gòu)安排，而代之以便為靈活的組織結(jié)構(gòu)，這樣的組織結(jié)構(gòu)要求企業(yè)通過工作流程分析來對工作得出一種更為寬泛的認(rèn)識。因此，要定時對現(xiàn)有的職務(wù)分析體系進(jìn)行測評，找出不足，進(jìn)而完善企業(yè)中的職務(wù)分析體系，使企業(yè)更健康、有序地發(fā)展。

3、選擇正確的分析方法。工作分析的方法是多種多樣的，一般說來有觀察法、面談法、問卷調(diào)查法（職務(wù)分析問卷和管理人員職務(wù)描述問卷）、工作要素法（JEM）、職能工作分析法（FJA）、關(guān)鍵事件法（CIT）、專家咨詢、調(diào)查法、描述性研究法等方法。

觀察法是指有關(guān)人員親臨工作現(xiàn)場，運(yùn)用感官器官或其他工具，對工作者的工作內(nèi)容、行為、性質(zhì)、內(nèi)容、特點、設(shè)備、環(huán)境等進(jìn)行仔細(xì)觀察，并用文字或圖表形式詳細(xì)記錄下來，而后再做系統(tǒng)分析與歸納總結(jié)的方法。

面談法是指通過與任職者（即員工）進(jìn)行面對面的交談從而收集工作信息的一種方法。運(yùn)用面談法有利于核實在調(diào)查問卷中填寫不清楚的內(nèi)容。

問卷調(diào)查法，一般指以通信的形式，通過任職者填寫與職能工作有關(guān)的點差問卷進(jìn)行職務(wù)分析的方法，是一種普遍使用的收集信息的方法。

關(guān)鍵事件法，是一種由工作分析專家、管理者或工作人員在大量收集與工作相關(guān)信息基礎(chǔ)上詳細(xì)記錄其中關(guān)鍵事件以及具體分析其崗位特征、要求的方法。

專家咨詢就是指通過與專家們的面談、訪談、咨詢等有效形式，深入了解有關(guān)學(xué)者、專家們的研究經(jīng)驗和成果，廣泛征求他們對人力資源管理的意見，力求使指標(biāo)體系的建立和評價方法的選擇科學(xué)、客觀、合理、實用。

目前，企業(yè)中運(yùn)用最多的是面談法和問卷調(diào)查法，通常將二者結(jié)合起來使用。這兩種方法使用面廣，對體力勞動者和腦力勞動者都可以使用，而且實施程序較簡單，能在短時期內(nèi)得到所需要的信息。

4、提高管理人員的管理素質(zhì)。管理人員在組織中的特殊地位使得專門針對管理人員的工作分析系統(tǒng)具有很高的價值。我們知道，管理人員的工作是多變的，并且是相當(dāng)復(fù)雜，而另一方面，成功的管理無疑會大大提高組織的效率和效益。為了確保組織擁有高素質(zhì)的管理人才，這些工作顯得至關(guān)重要：甄選管理者、評價管理者、提拔管理者、向管理者支付合理的薪酬以及正確地界定管理者的工作職責(zé)等。為了做好這些工作，組織需要通過工作分析來明確各類管理人員的工作內(nèi)容以及各類管理工作之間的相同點和不同點，所以要加強(qiáng)管理人員素質(zhì)的提高。

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[2]張紅威.試論人力資源管理中職務(wù)分析的重要性[J].河南科技，2004.4.

[3]何輝.建立有中國特色的職務(wù)分析系統(tǒng)[J].新長征，2000.5.