關(guān)于高校會計檔案管理的思考

田志輝

(邯鄲職業(yè)技術(shù)學(xué)院財務(wù)處，河北 邯鄲 056005)

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。高校會計檔案既是學(xué)校在教學(xué)、科研、行政管理、后勤服務(wù)中經(jīng)濟活動的歷史紀(jì)錄，又是高校檔案的重要組成部分，是一種重要的經(jīng)濟信息資源，會計檔案是否真實、齊全、準(zhǔn)確、完整，將直接影響到高校會計檔案管理的質(zhì)量以及高等教育事業(yè)的健康發(fā)展。會計檔案具體包括:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等會計憑證;總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)賬、輔助賬等會計賬簿;月度、季度、年度財務(wù)報告，會計報表、附表、附注及文字說明等其他財務(wù)報告;還有其他如:銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、實行會計電算化單位的軟件數(shù)據(jù)資料、程序資料及存儲于磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件等，均應(yīng)視同會計檔案統(tǒng)一管理。

一、高校會計檔案管理中存在的問題

1.會計檔案管理沒有做到專人專職負(fù)責(zé)

高校財務(wù)部門普遍存在人員不足，大多數(shù)學(xué)校都是由會計主管人員兼職會計檔案的裝訂及保管工作，沒有專門的人員負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、傳遞、歸檔，就造成了有關(guān)人員手中都有檔案資料各自為政。會計人員保管會計憑證、會計賬簿;負(fù)責(zé)報表編制的人員保管會計報表;負(fù)責(zé)工資的人員保管工資資料;負(fù)責(zé)公積金的人員保管公積金的賬冊、資料;負(fù)責(zé)基本建設(shè)賬務(wù)處理的人員保管基本建設(shè)的相關(guān)賬冊，合同等資料，而文件更是誰負(fù)責(zé)的就在誰的手上。沒有做到統(tǒng)一保管，統(tǒng)一管理，這樣就不能保證會計資料的完整性。

2.會計檔案管理沒有做到設(shè)立專門庫房

現(xiàn)在大部分高校的會計檔案存放在辦公室，在各自經(jīng)辦人員的手中，沒有配備專門的房屋和專用柜，缺乏會計檔案資料存放的安全性。存放在辦公室的會計檔案存在易丟失、潮濕、污損的問題，不符合檔案管理的防盜、防火、防潮、防蟲、防塵、防霉、防光的“七防”要求。而磁性介質(zhì)還要防熱、防凍、防磁，存放在辦公室中，也不符合會計檔案管理的要求。

3.會計檔案管理存在資料收集不齊全

會計檔案包括各種會計憑證、會計賬薄、財務(wù)報告等和其他類材料。部分高校在收集存檔會計檔案資料時，只把會計憑證類、會計賬薄類、財務(wù)報告類整理歸檔，對于許多上級下發(fā)的文件沒有歸檔;基本建設(shè)財務(wù)當(dāng)中的立項文件、合同、協(xié)議、審計報告等資料也沒有歸檔;特別是會計電算化下的財務(wù)系統(tǒng)軟件、電子文件、程序文件、備份文件等磁性介質(zhì)重要資料，沒有按照會計檔案的要求及時備份和歸檔保存。

4.會計檔案管理中存在會計檔案保管不規(guī)范

各高校每年形成的會計檔案，在年度終了后，應(yīng)當(dāng)由財會機構(gòu)暫時保管一年，期滿后填制會計檔案移交清冊，向檔案機構(gòu)辦理移交手續(xù)，由本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。可是，在實際工作中，許多學(xué)校為了自己方便查閱，往往過了保管期限還沒有移交存檔。還有的學(xué)校只是按照規(guī)定的期限移交會計憑證、會計賬簿，而對自己需要經(jīng)常用到的會計報表、工資資料、合同、協(xié)議等會計資料不移交，或者幾年移交一次。

各高校應(yīng)當(dāng)建立會計檔案借閱登記制度，本單位人員調(diào)閱，應(yīng)經(jīng)會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人同意。外單位人員調(diào)閱，應(yīng)經(jīng)校長或主管財務(wù)的副校長審批，方可辦理調(diào)閱手續(xù)?？稍S多學(xué)校沒有建立會計檔案借閱登記清冊，認(rèn)為大部分都是本單位人員查閱，一般沒有問題，而外單位調(diào)閱的時候基本沒有，本著省事的態(tài)度，就沒有建立會計檔案借閱登記清冊。

5.會計檔案的鑒定銷毀工作滯后

會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點，分為永久、定期二類。定期保管期限分為三年、五年、十年、十五年、二十五年五種。各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。對于保管期滿的會計檔案，除了還有繼續(xù)保存價值的應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷外，其余需要銷毀的，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務(wù)會計部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)上級主管單位和單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行銷毀。而在實際工作中，高校對會計檔案的鑒定銷毀工作普遍滯后。財務(wù)部門對鑒定保存到期的會計檔案是否還存在繼續(xù)保存的價值，不敢輕易下結(jié)論，害怕一旦鑒定有誤，銷毀了有價值的檔案，會造成無法挽回的損失，本著謹(jǐn)慎的原則，會計檔案不予鑒定銷毀或被無限期地后延。

二、高校會計檔案管理工作中存在問題的解決辦法

1.會計檔案的歸檔保管要專職專人

高校的會計檔案管理工作應(yīng)當(dāng)指定專門會計人員負(fù)責(zé)全面財務(wù)檔案管理，并保持相對穩(wěn)定。會計檔案管理人員負(fù)責(zé)會計檔案的收集、裝訂、分類、歸檔及保管、銷毀工作。應(yīng)定期從各經(jīng)辦人員手中收集會計檔案，及時裝訂歸檔，編寫存檔目錄和分類卡片。會計檔案管理人員應(yīng)當(dāng)建立健全會計檔案的管理制度，建立會計檔案清冊，將會計檔案的內(nèi)容、保管期限、存放地點等內(nèi)容登記清楚;建立會計檔案借閱登記清冊，做好會計檔案的借閱登記;建立會計檔案移交清冊，及時完整地將會計檔案移交到檔案部門;建立會計檔案銷毀清冊，配合檔案部門完成會計檔案的鑒定銷毀工作。建立健全會計檔案的管理工作，提出合理化建議。

2.做好會計檔案管理工作中的保密工作

做好會計檔案管理工作中的保密工作，重點是會計檔案的庫房管理。會計檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定單獨興建，即使現(xiàn)在大部分學(xué)校不具備這個條件，也應(yīng)做到以下三點:第一，不應(yīng)將庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。第二，庫房建設(shè)要做到“七防”，設(shè)施齊全。第三，應(yīng)盡量做到庫房和閱覽室分開。會計檔案庫房應(yīng)由會計檔案管理人員專人管理，制定庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。

3.會計檔案資料的收集要完整及時

會計檔案包括會計憑證類、會計賬薄類、財務(wù)報告類和其他類。因此會計資料的收集要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表、工資資料、采購合同、各種維修協(xié)議合同、項目立項批文、各種監(jiān)理、檢測等合同和審計報告以及上級下發(fā)的各種文件，還應(yīng)包括電算化會計下的財務(wù)核算系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、電子文件、程序文件、備份文件等磁性介質(zhì)重要資料。會計數(shù)據(jù)的備份應(yīng)規(guī)定間隔一定的時間就備份一次，會計數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲于兩個以上不同的地點。

4.會計檔案的調(diào)閱、移交應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理

各高校應(yīng)當(dāng)建立會計檔案借閱登記制度，本單位人員調(diào)閱，應(yīng)經(jīng)會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人同意。外單位人員調(diào)閱，應(yīng)當(dāng)持本單位介紹信，注明調(diào)閱內(nèi)容，經(jīng)校長或主管財務(wù)的副校長審批，方可辦理調(diào)閱手續(xù)，與介紹信調(diào)閱內(nèi)容無關(guān)的檔案不予提供。調(diào)閱會計檔案，不得拆散原卷冊，不得在案卷中標(biāo)記、涂畫，不得抽換和拆封，不得攜帶出檔案室。需抄錄和復(fù)制的憑證，由會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人簽署意見報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。所有調(diào)閱的會計檔案，均應(yīng)認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，并限期歸還。檔案使用完畢后應(yīng)及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時進行補救。

各高校應(yīng)當(dāng)建立會計檔案移交清冊，會計部門按規(guī)定保管會計檔案一年期滿后，應(yīng)當(dāng)及時編制會計檔案移交清冊，及時完整地將會計檔案移交到本單位檔案部門，由檔案部門統(tǒng)一管理。

5.會計檔案的鑒定銷毀要嚴(yán)密

對保管期限已滿的會計檔案，單位檔案人員要提出銷毀意見和鑒定申請，擬制鑒定計劃，提交給鑒定小組。單位財務(wù)機構(gòu)按分工分別審閱會計檔案的內(nèi)容及特征，進行初步鑒定，嚴(yán)格審查并編制“會計檔案銷毀清冊”，單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，以書面形式報經(jīng)主管部門批準(zhǔn)后銷毀。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的會計檔案中，屬于未了解的債權(quán)債務(wù)原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案機構(gòu)保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止，并在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。項目正在建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案機構(gòu)和財會機構(gòu)共同派員監(jiān)銷，還要有審計部門人員參加監(jiān)督。銷毀前，按會計檔案銷毀清冊所列項目逐一核對。銷毀后，要在銷毀清冊上簽章，歸入檔案。

6.建立會計檔案監(jiān)督管理長效機制

各高校應(yīng)加強對會計檔案管理工作的監(jiān)督管理，可申請由同級或上級審計部門每年對會計檔案管理工作進行例行檢查。檢查財務(wù)部門的會計檔案管理制度是否建立健全，對會計檔案的收集、整理、裝訂、立卷是否完整、規(guī)范，對超過保管期限的材料給出合理化建議，移交會計檔案是否及時、手續(xù)是否齊全、會計資料是否完整。檢查會計檔案鑒定銷毀工作是否按規(guī)定時間進行，并采用抽檢的方式對會計檔案鑒定質(zhì)量進行審查。

總之，會計檔案是高校檔案的一個重要組成部分，會計檔案管理的規(guī)范與否，也反映了一個學(xué)校財務(wù)管理水平的高低。因此既要加強檔案管理人員隊伍的建設(shè)，又要提高會計檔案管理人員素質(zhì)修養(yǎng)，切實增強會計檔案管理人員的法制意識，積極參加會計檔案整理和管理的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷規(guī)范管理會計檔案流程，改善保管條件，確保會計檔案的安全性及完整性，為單位財務(wù)工作、審計工作和制定經(jīng)濟決策提供有力保障。

［1］李萍.高校會計檔案鑒定銷毀滯后原因分析與對策［J］.機電兵船檔案，2006，(5):42～43

［2］楊虹.會計電算化與企業(yè)內(nèi)部控制［J］.中國農(nóng)業(yè)會計，2007，(01)