淺論醫(yī)院檔案管理的幾點(diǎn)思考

趙蘭珍

(唐山市工人醫(yī)院，河北唐山 063000)

淺論醫(yī)院檔案管理的幾點(diǎn)思考

趙蘭珍

(唐山市工人醫(yī)院，河北唐山 063000)

隨著經(jīng)濟(jì)社會快速發(fā)展，檔案管理已成為醫(yī)院管理的重要組成要素，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文結(jié)合工作實(shí)際，總結(jié)了當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中普遍存在的問題，并就實(shí)際工作體會，提出建設(shè)性的解決方案和對策，有助于提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量。

醫(yī)院;檔案管理;創(chuàng)新;思考

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學(xué)、衛(wèi)生行政管理以及其它各項(xiàng)活動中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的真實(shí)記錄，是醫(yī)院工作計(jì)劃和決策的可靠依據(jù)，指導(dǎo)并協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的參考資料。檔案管理是醫(yī)院科學(xué)管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是醫(yī)院科學(xué)管理的基礎(chǔ)性工作，必須引起管理者的重視。在經(jīng)濟(jì)社會快速發(fā)展的今天，隨著醫(yī)療改革日益深化，醫(yī)院管理工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，醫(yī)院檔案工作如何發(fā)展才能更好地為醫(yī)療服務(wù)，是當(dāng)前醫(yī)院管理者亟待解決的問題。

一、造成醫(yī)院檔案管理質(zhì)量不理想的成因

(一)從業(yè)人員素質(zhì)有待提高。目前，醫(yī)院檔案管理人員隊(duì)伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時(shí)代發(fā)展的要求懸殊較大。表現(xiàn)為專業(yè)知識老化，知識面較窄，知識結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷普遍偏低，現(xiàn)代科學(xué)知識貧乏，外語水平不高，高層次的檔案專業(yè)人才較少，這些情況已不適應(yīng)新形式下的檔案事業(yè)發(fā)展。隨著檔案事業(yè)的規(guī)模日益擴(kuò)大，檔案數(shù)量日益增多，檔案內(nèi)容日益豐富，檔案信息載體日益多樣，檔案管理手段日益先進(jìn)，對檔案專業(yè)人才的素質(zhì)建設(shè)提出愈來愈高的要求。檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒有納入計(jì)劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

(二)思想保守，觀念落后，創(chuàng)新意識不強(qiáng)。目前，大多數(shù)檔案從業(yè)人員認(rèn)為檔案工作只不過是管理承辦過的文件而已，對檔案工件的內(nèi)容、性質(zhì)與任務(wù)不能進(jìn)行深入的了解，而對檔案事業(yè)的發(fā)展具有社會化、系統(tǒng)化和專業(yè)化的特點(diǎn)的了解更是一知半解，甚至這樣認(rèn)為：只要立卷、歸檔、鑒定、保管等一系列環(huán)節(jié)完成后，基本上就“萬事俱備，只欠領(lǐng)導(dǎo)閱收的東風(fēng)”了。同時(shí)，在工作中善于“等米下鍋”的服務(wù)方式，不主動出擊，對醫(yī)院檔案管理過程中遇到的新情況、新問題胸中無數(shù)，驚慌失措，還有不善于捕捉檔案管理新信息，難以開創(chuàng)檔案工作的新局面。由此，造成醫(yī)院檔案管理工作效益的滯后性，甚至可以造成不可估量的損失?？梢?，思想保守，觀念落后，創(chuàng)新意識不強(qiáng)，是制約醫(yī)院檔案管理工作健康發(fā)展的“瓶頸”之一。

(三)對網(wǎng)絡(luò)信息在檔案管理中得不到普及。檔案管理的數(shù)字化是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的必然要求。隨著檔案管理的數(shù)字化，電子文檔應(yīng)運(yùn)而生，無論從載體形式、歸檔辦法，還是從本質(zhì)屬性、來源等方面都與傳統(tǒng)管理存在諸多不同。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定，電子文檔能否作為檔案，是否具有法律憑證作用，便成為檔案界一系列的新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。對這些課題，大多數(shù)檔案管理者無力應(yīng)付，無從下手。此外，對于電子文件整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等，缺乏足夠的應(yīng)對能力?？梢姡W(wǎng)絡(luò)信息不成熟嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案的發(fā)展，要想擺脫困境，使檔案管理步入科學(xué)合理的現(xiàn)代化的軌道，就要從檔案管理者的能力入手。

(四)制度不健全，檢查考核不落實(shí)。在醫(yī)院管理中，一般都按照衛(wèi)生部要求制定了適用于本院的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒有相關(guān)的制度和檢查考核措施。在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核。

(五)對檔案內(nèi)容界定不準(zhǔn)，范圍不明確。隨著科技的進(jìn)步，社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外沿都在發(fā)生變化。特別是在醫(yī)院，檔案的范圍由當(dāng)初的文書檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案等發(fā)展到今天的科研檔案、膠片檔案、病理切片檔案、各種設(shè)備檢查的圖文檔案、實(shí)物檔案、印模檔案、聲像檔案、計(jì)算機(jī)磁盤檔案、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)檔案等等。由于對納入檔案管理的內(nèi)容沒有明確的要求，各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐在進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。

(六)檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)劃不同步、發(fā)展不同步。在醫(yī)院近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對醫(yī)院規(guī)模、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)水平、人員結(jié)構(gòu)等都作了比較詳盡的規(guī)則。而對檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展。檔案管理水平的滯后，必將影響醫(yī)院管理水平的提高，影響業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展。

二、提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的對策

(一)健全制度，規(guī)范行為

檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的、原則性強(qiáng)的工作。健全完善規(guī)章制度，可以避免檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的良性循環(huán)。要根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作的每個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束。同時(shí)將醫(yī)院各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價(jià)，同步發(fā)展。

(二)增強(qiáng)創(chuàng)新意識，強(qiáng)化服務(wù)觀念

建立檔案的最終目的是為了有效利用。了解到這一點(diǎn)，那種“等米下鍋”的服務(wù)方式就應(yīng)及早消除了。緊跟經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展步伐，檔案者要建立開發(fā)檔案信息資源的意識，并積極付之行動，要在平時(shí)加強(qiáng)各類檔案的編研工作，對檔案進(jìn)行系統(tǒng)加工整理，形成“檔案博物館”。主動為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為醫(yī)教研服務(wù)，為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)。

(三)掌握信息化技能，建立信息網(wǎng)絡(luò)

當(dāng)前，檔案管理現(xiàn)代化已成為不容置疑的事實(shí)，作為新時(shí)代的檔案管理者，必須具備超前的意識，要熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用的基本知識，要學(xué)會建立各類檔案數(shù)據(jù)庫，提高計(jì)算機(jī)對檔案信息的采集、著錄、檢索、傳輸、服務(wù)的工作力度。將檔案內(nèi)容分門別類輸入計(jì)算機(jī)，既可以節(jié)省場地，還具有檢索快捷、方便、高效等優(yōu)點(diǎn)，使查尋檔案材料費(fèi)時(shí)費(fèi)力的原始勞動變?yōu)樵趲追昼妰?nèi)便可解決的問題，而且還可以有直觀的、多種多樣、真實(shí)感強(qiáng)的立體效果。同時(shí)，借助多媒體電腦技術(shù)等手段，可以使檔案信息在現(xiàn)代化機(jī)器設(shè)備中快捷、準(zhǔn)確、方便地再現(xiàn)，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的效果。檔案管理手段的現(xiàn)代化成為醫(yī)院管理現(xiàn)代化和辦公自動化的有力支柱。

［1］薛四新.電子校務(wù)推動高校檔案管理創(chuàng)新［J］.行業(yè)，2003，(3).

［2］孟世恩.對我國檔案信息化建設(shè)實(shí)施的理論思考［J］.檔案學(xué)通訊，2004，(5)

On the Archives Management of the Hospital

ZHAO Lan－zhen

(Tangshan Gongren Hospital，Tangshan 063000，China)

Along with the rapid development of economic society，archives management has become an important element of hospital management，has great significance.Based on the working practice，the author analyzes the problems existing in the archives management work，and gives the constructive solutions and countermeasures according the actual work experience，which helps to improve the quality of archives management.

hospital;archives management;innovation;thinking

G270 < class="emphasis_bold">文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

A

1671－3974(2012)01－0042－02

2011－11－28

趙蘭珍(1969－)，女，大學(xué)，唐山市工人醫(yī)院人力資源部，會計(jì)師。從事財(cái)務(wù)工作。