工程建設(shè)管理檔案亟待電子化

谷興華

(黑龍江省引嫩工程管理處，黑龍江大慶163000)

0 前言

近些年來，各部門與單位對工程建設(shè)檔案的建設(shè)工作已十分重視，工程建設(shè)檔案已成為檔案門類中與人事、會計等檔案并列的專門檔案之一。一般來說，在較大型工程建設(shè)中，都能夠做到內(nèi)業(yè)與外業(yè)同步進(jìn)行，內(nèi)業(yè)資料齊全，工程驗(yàn)收后，能夠做到內(nèi)業(yè)資料及時交付管理單位存檔。但是目前，工程建設(shè)檔案還基本停留在紙質(zhì)資料階段，工程建設(shè)檔案信息十分龐大，資料的打印、收集整理、裝訂、歸檔等等工作都十分繁瑣，大量耗費(fèi)人財物力，最主要的是檔案的利用效率不高，所以工程建設(shè)管理檔案亟待實(shí)現(xiàn)電子化。

1 省引嫩工程管理處檔案建設(shè)狀況

黑龍江省引嫩工程管理處是省水利廳直屬的處級事業(yè)單位，管轄北部引嫩工程，為大慶油田提供生產(chǎn)和生活用水兼顧工程沿線農(nóng)業(yè)用水。近幾年，隨著尼爾基水利樞紐的建設(shè)運(yùn)行，我省積極建設(shè)配套供水工程，北部引嫩擴(kuò)建工程作為全省千億斤糧食產(chǎn)能的重點(diǎn)工程和全省水利建設(shè)重點(diǎn)工程，已開工建設(shè)兩年，正處于緊張施工中。引嫩工程管理處于2000年建成綜合檔案室，收集歸檔了人事、會計、公文、工程、音像等檔案，設(shè)專職檔案員3人。建成后，被評為國家科技事業(yè)類二級檔案室。

北部引嫩工程是在嫩江中游拉哈鎮(zhèn)無壩引水，經(jīng)243 km渠道進(jìn)入紅旗泡水庫。由于建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)低，在運(yùn)行中不斷進(jìn)行維修改造，經(jīng)歷的較大型改造工程有:烏裕爾河、雙陽河立體交叉水質(zhì)改善工程，紅旗泡水庫消險擴(kuò)建工程，渠首3次較大型整治工程，渠首11 km嫩干堤防加高培厚等。在運(yùn)用中不斷對渠道進(jìn)行護(hù)坡整治，對構(gòu)造物進(jìn)行整修加固。對沿線管理所和管理站進(jìn)行站房改造和維修。這些工程建設(shè)完畢后，工程專業(yè)技術(shù)部門能夠做到內(nèi)業(yè)資料及時歸檔。這些檔案資料包括工程前期會議報告、可研報告、初步設(shè)計和施工圖設(shè)計圖紙、預(yù)算、招投標(biāo)文件、合同、設(shè)計交底記錄、開工報告、施工質(zhì)量記錄、設(shè)計變更記錄、監(jiān)理記錄、竣工圖紙、驗(yàn)收簽證、決算，等等，可以說，這些檔案資料比較齊全，分析、編研和專業(yè)技術(shù)人員利用的價值較高，為今后工程管理工作提供了權(quán)威的必要的參考資料。

2 檔案管理亟待電子化

在檔案管理工作中，不少工程技術(shù)人員向檔案員提出要求，是否在檔案室保存了工程建設(shè)中的電子文件。比如，原設(shè)計圖紙最好有電子版的，他們拿過來就能用，可以在原有圖紙的基礎(chǔ)上進(jìn)行設(shè)計，而現(xiàn)在的紙質(zhì)檔案只能做為參考，還要重新畫圖紙，很浪費(fèi)時間。北部引嫩工程沿線243 km，基層技術(shù)人員上傳和應(yīng)用檔案都十分不便。這一現(xiàn)實(shí)要求提醒我們，檔案的價值在于利用，工程檔案就是為今后的工程改擴(kuò)建提供基礎(chǔ)材料，便于直接運(yùn)用，為工程改擴(kuò)建的設(shè)計節(jié)約時間，提高設(shè)計工作效率。目前工程設(shè)計和建設(shè)管理已普遍應(yīng)用計算機(jī)軟件技術(shù)，其工作效率和質(zhì)量比手繪設(shè)計時代已有很大提高。而目前的紙質(zhì)工程檔案已明顯落后于時代要求，影響了檔案運(yùn)用工作質(zhì)量和效率。所以工程建設(shè)管理檔案實(shí)現(xiàn)電子化是十分必要的，也是十分緊迫的。

當(dāng)前工程設(shè)計和建設(shè)管理的現(xiàn)代化為工程檔案電子化提供了可行性。引嫩管理處的歲修工程設(shè)計和房屋設(shè)計都采用計算機(jī)輔助設(shè)計軟件，如AUTOCAD等軟件，預(yù)算和建設(shè)質(zhì)量管理采用EXCEL電子表格等軟件，即使工程測量也是運(yùn)用全站儀和專門繪圖軟件，從外業(yè)測量到內(nèi)業(yè)處理都應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)。尼爾基水利樞紐配套供水工程一期引嫩擴(kuò)建工程中，其設(shè)計圖紙、建設(shè)管理、施工內(nèi)業(yè)都是應(yīng)用計算機(jī)工作，即使質(zhì)量檢驗(yàn)記錄也將運(yùn)用專門的計算機(jī)軟件實(shí)現(xiàn)。所以，當(dāng)前工程建設(shè)和管理都已全面實(shí)現(xiàn)了電子化，所以，工程檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化已并非難事。

3 做好電子化管理的幾項工作

一是要做好工程電子檔案的收集工作。在工程技術(shù)部門移交工程紙質(zhì)檔案時，要求技術(shù)人員同時上交電子文件，可以通過單位局域網(wǎng)或移動硬盤傳輸?shù)綑n案室電腦資料庫。一般來說，紙質(zhì)檔案已交付印刷廠裝訂成冊，電子原稿也應(yīng)成集，收集比較方便。二是要做好電子檔案鑒定工作，由工程技術(shù)人員與檔案員共同鑒定，比對紙質(zhì)資料，校核電子文件、圖表等的真實(shí)性、完整性。三是要做好登記歸檔工作，利用計算機(jī)編制目錄，機(jī)讀目錄與紙質(zhì)檔案目錄相同，將資料存入檔案數(shù)據(jù)庫。四是做好電子檔案保存工作，應(yīng)將資料刻到只讀光盤上，避免檔案被篡改，建立工程電子檔案專架，將只讀光盤與目錄同時保存，作為電子檔案原始憑證。五是做好電子檔案的應(yīng)用工作?？稍趩挝痪钟蚓W(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)設(shè)置窗口，設(shè)置進(jìn)入門檻，將工程電子檔案與全處工程技術(shù)人員共享，便于電子檔案的利用，充分發(fā)揮檔案運(yùn)用價值，為工程管理和改擴(kuò)建提供更加便利的服務(wù)。

［1］張靖宇，李鈺強(qiáng).淺論工程檔案電子化管理［J］.西北水電，210(4).