加強(qiáng)水利科技檔案管理的思考

□李 暉（河南省水利勘測有限公司）

當(dāng)前，隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，我國水利事業(yè)同樣迎來了前所未有的高速發(fā)展，這就對水利科技檔案工作提出了更新的、更高的要求，加強(qiáng)水利科技檔案工作理念、管理水平和管理機(jī)制，使水利科技檔案逐步走向科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，才能適應(yīng)新形勢對檔案管理工作的要求。水利科技檔案工作是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分，它不僅促進(jìn)了工程建設(shè)管理的規(guī)范化，而且還是衡量工程質(zhì)量的重要依據(jù)，為工程的生產(chǎn)、運(yùn)行、維修、加固、改擴(kuò)、管理提供服務(wù)，更為國家長遠(yuǎn)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和水利事業(yè)的發(fā)展提供多方面的綜合性服務(wù)，具有重要的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值。因此，加強(qiáng)水利檔案管理工作十分重要。

1.轉(zhuǎn)變觀念，科學(xué)管理，加強(qiáng)水利科技檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的管理

水利科技檔案是指在水利的生產(chǎn)、建設(shè)實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各個(gè)建設(shè)階段過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、數(shù)據(jù)、電子文件等不同形式歷史資料的記載。既包括紙質(zhì)檔案，也包括聲像檔案和電子檔案等。它真實(shí)的記錄和反映人們在社會(huì)活動(dòng)中形成的有價(jià)值的水利科技成果，是基本建設(shè)項(xiàng)目管理工作的重要組成部分，也是國家檔案工作的重要組成部分，是一項(xiàng)科學(xué)而有效的管理活動(dòng)。水利科技檔案從它產(chǎn)生到發(fā)展形成了自己特有的客觀規(guī)律，水利科技檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等各個(gè)環(huán)節(jié)缺一不可，共同組成了一個(gè)完整的科學(xué)體系。各個(gè)環(huán)節(jié)是一個(gè)有機(jī)的整體，哪個(gè)環(huán)節(jié)的工作沒有做好都會(huì)影響到全局的工作管理。

1.1 加強(qiáng)水利科技檔案收集整理工作

水利工程一般都是國家重點(diǎn)工程項(xiàng)目，其建設(shè)規(guī)模大、時(shí)間長，要求嚴(yán)，是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，水利科技檔案記載了工程項(xiàng)目活動(dòng)的全過程，是寶貴的信息資源，也是工程建設(shè)工作中進(jìn)行查考、研究、決策的重要依據(jù)。這就要求檔案資料能完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的反映當(dāng)時(shí)的真實(shí)歷史記錄。做好水利檔案管理工作，僅有檔案工作人員埋頭進(jìn)行具體業(yè)務(wù)工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，必須使檔案工作納入到科技生產(chǎn)管理之中，把科技檔案的形成、積累、整理工作形成制度，并與個(gè)人的經(jīng)濟(jì)利益掛鉤，也就是要求工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在資料形成的過程中，對資料的收集和整理負(fù)責(zé)，然后，對檔案進(jìn)行鑒定、整理，并完整地移交檔案室，憑資料移交清單才能報(bào)銷或結(jié)算差旅費(fèi)、出差補(bǔ)貼費(fèi)。檔案工作人員也必須時(shí)時(shí)督促和指導(dǎo)檔案的收集、整理工作，一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)更正。這樣才能使科技資料在產(chǎn)生和形成時(shí)，就有人對它的收集、整理、歸檔以及完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，才能真正保證檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。如不及時(shí)記錄、收集、歸檔，對工程建設(shè)和運(yùn)行管理將會(huì)造成不可彌補(bǔ)的損失。而詳細(xì)、全面地記載施工過程，并及時(shí)收集歸檔，這就需要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，要求工程技術(shù)人員要有強(qiáng)烈的檔案保護(hù)意識(shí)和檔案管理人員的勤奮敬業(yè)及高度的責(zé)任感。

1.2 加強(qiáng)水利科技檔案的整編歸檔

1.2.1 檔案資料的審查與剔除

資料收集齊全后，應(yīng)根據(jù)檔案管理辦法的要求，對科技資料進(jìn)行分類立卷歸檔。保證接收資料既要完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，又不重復(fù)、冗瑣，審查資料是否符合規(guī)范要求，簽字、印章手續(xù)是否完善，是否有保存價(jià)值，資料順序是否符合檔案整理要求、有無重復(fù)歸卷等。

1.2.2 案卷整理歸檔工作

根據(jù)水利科技檔案自身形成規(guī)律和特點(diǎn)，便于檔案的識(shí)別和利用，檔案采用分類式和累積式兼收的編目方法進(jìn)行歸檔，資料歸檔時(shí)應(yīng)按項(xiàng)目、時(shí)間和重要程度進(jìn)行排列，分類歸檔，避免各單位工程之間資料的重復(fù)等。編制檔案目錄時(shí)，檔案目錄順序應(yīng)按年度小類進(jìn)行排列，在每一年度小類中按單位工程代號(hào)進(jìn)行排列，檔案目錄簡明、概括、準(zhǔn)確地編制填寫案卷內(nèi)檔案材料的編制日期、施工制作單位、形成日期或起止日期、保管期限和密級(jí)。編制卷內(nèi)目錄時(shí)，應(yīng)詳細(xì)填寫序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期文號(hào)、頁號(hào)。電子文件的歸檔，按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-1999、GB/T17678.2-1999） 的要求，重要的電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)形成相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔。因此，檔案管理人員應(yīng)全面利用光盤、案卷、實(shí)物等多種形式進(jìn)行歸檔，保證資料的原始性、完整性、真實(shí)性。

1.2.3 案卷統(tǒng)計(jì)與鑒定

結(jié)合單位情況按照檔案的業(yè)務(wù)工作，對科技檔案整理工作、著錄標(biāo)引工作、鑒定工作進(jìn)行統(tǒng)計(jì);按照檔案的利用情況，對利用人次和效率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。按照要求對每個(gè)工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定，并且編制《科技檔案保管期限表》，對經(jīng)過鑒定，確定失去保存價(jià)值的科技檔案進(jìn)行銷毀，銷毀前，必須履行嚴(yán)格手續(xù)，編制銷毀清冊。

2.健全完善檔案管理規(guī)章制度，確保檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

為規(guī)范檔案資料的管理，根據(jù)國家《檔案法》、《保密法》及2010年水利部印發(fā)的《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)文件，制定了《檔案管理制度》、《檔案借閱管理制度》、《測繪成果保密制度》、《庫房安全保護(hù)制度》等規(guī)章制度，對檔案資料的收集、歸檔、管理、利用及安全和保密等方面做了嚴(yán)格規(guī)定。并將檔案工作納入水利工程建設(shè)管理工作中，認(rèn)真落實(shí)水利檔案與工程項(xiàng)目建設(shè)的同步管理要求，實(shí)行“三納入”制度：將檔案工作納入本單位工作計(jì)劃;納入各項(xiàng)管理工作程序;納入領(lǐng)導(dǎo)干部工作責(zé)任制，明確相關(guān)部門人員的崗位職責(zé)，健全制度，推動(dòng)水利科技檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化。

3.加強(qiáng)水利科技檔案的保密管理

水利科技檔案中涉密檔案很重要的部分是地理信息，地理信息是國家重要的基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性信息資源，關(guān)系到國家安全和利益。發(fā)達(dá)國家都將地理信息視為“國之神器，不可予人”，并加大對地理信息安全的保護(hù)力度。隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，國際形勢的復(fù)雜和嚴(yán)峻，加強(qiáng)地理信息保密是非常重要的工作。涉密檔案劃分為“絕密”“機(jī)密”、“秘密”三個(gè)等級(jí)，檔案工作人員要據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施，嚴(yán)格慎重地提供利用檔案。對于密級(jí)文件特別是涉密文件，應(yīng)當(dāng)集中管理，單獨(dú)保管，并要采取雙重加密保險(xiǎn)措施，不要把涉密文件和非密文件混合組卷、混合保管。對于涉密文件的借閱、利用，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的借閱制度，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借，涉密資料使用完畢后，應(yīng)及時(shí)清對、檢查，確保不失密、不泄密以及檔案的完好無損。并且加強(qiáng)涉密從業(yè)人員的保密教育，大力普及保密知識(shí)。

4.加大投入，加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理

檔案管理現(xiàn)代化已成為當(dāng)前檔案管理的發(fā)展方向，先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用為檔案信息管理和利用提供了大量存儲(chǔ)、處理迅速、檢索準(zhǔn)確、傳遞快捷等先進(jìn)的手段，它代替了人工對檔案信息進(jìn)行檢索、統(tǒng)計(jì)，提高檔案工作效率和檔案利用效率，并通過計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)把檔案所記載的信息資源迅速地由靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)，提高檔案的使用效率和信息輸出量。同時(shí)，隨著CAD技術(shù)在工程中的運(yùn)用，檔案管理對象也由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)向多媒體管理。因此，檔案管理現(xiàn)代化不僅是實(shí)現(xiàn)檔案的加工、存貯、檢索計(jì)算機(jī)化，更應(yīng)該是向著數(shù)字化、局域網(wǎng)方向發(fā)展。

5.加強(qiáng)水利科技檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理水平和素質(zhì)

定期組織參加檔案人員繼續(xù)教育培訓(xùn)和本行業(yè)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，不斷更新檔案人員的專業(yè)知識(shí)，掌握扎實(shí)的業(yè)務(wù)技能，使檔案人員具備現(xiàn)代專業(yè)知識(shí)和相應(yīng)的計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，努力把水利科技檔案管理工作提高到一個(gè)新的水平。

水利科技檔案管理工作是一項(xiàng)長期的基礎(chǔ)工作，是一個(gè)系統(tǒng)的工程，檔案管理工作將影響到整個(gè)工程的進(jìn)度、質(zhì)量和國家的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，因此，應(yīng)提高水利科技檔案的管理水平，完善管理體制，使水利科技檔案更加科學(xué)、合理、標(biāo)準(zhǔn)，以維護(hù)國家水利工程的建設(shè)和安全運(yùn)行。