紙質檔案與電子檔案并存的思考

阮 芳

（湖北廣播電視大學，湖北 武漢 430073）

紙質檔案與電子檔案并存的思考

阮 芳

（湖北廣播電視大學，湖北 武漢 430073）

計算機機技術和網(wǎng)絡技術的迅猛發(fā)展和廣泛應用，傳統(tǒng)的檔案管理面臨前所未有的挑戰(zhàn)，如何讓紙質檔案和電子檔案在檔案管理工作中發(fā)揮優(yōu)勢、融通互補滿足檔案管理工作的需求，以實現(xiàn)檔案管理的發(fā)展、利用、共享最大化。

紙質檔案；電子檔案；并存

一、紙質檔案與電子檔案的含義

紙質檔案是以紙張為介質，是長期以來檔案管理中使用最為普遍的檔案形式。它的表現(xiàn)和存儲形式也十分直觀、簡單、明了，記錄材料也很穩(wěn)定、安全，有效地保護了原始數(shù)據(jù)。它存儲的信息量大，具有極其顯著的保存、交流、閱讀、研究的便利性、可靠性。

電子檔案以新型電子載體為介質，在特定的環(huán)境下形成，并借助計算機編目歸檔、存儲、利用，具有對計算機很強的依賴性。因此，其采集、積累、存儲的方法和要求完全不同于紙質檔案。它的顯著優(yōu)勢在于表現(xiàn)形式極其豐富多樣，不僅有文檔、圖片，還有傳統(tǒng)檔案無法存儲的音響、影像；信息傳輸、處理、保存及開發(fā)利用極其高效、快捷、便利，是檔案現(xiàn)代化的標志和檔案管理工作未來發(fā)展方向。

二、電子檔案與紙質檔案優(yōu)缺點之比較

1.紙質檔案的不可替代性。紙質檔案在信息化時代仍然具有不可取代的地位和作用。檔案之所以具有法律效力的憑證，最關鍵的一點就是它具有原始性、合法性、憑證性和完整性等特性。與電子檔案相比較，紙質檔案本身所具有的這些特點就決定了紙質檔案具有不可替代性。

（1）紙質檔案具有唯一性，能夠保證資料的原始性。資料的真實可靠是檔案工作的最基本要求，與電子檔案不同，紙質檔案經(jīng)歷了長時間的發(fā)展，已經(jīng)形成科學有效的機制，能夠保證所保存資料的唯一性和原始性。紙質檔案作為事件記錄的原始載體，具有唯一性，是不可復制、不可涂改的。而這些性質是電子檔案所不具有的，也正是電子檔案的缺陷所在。

（2）紙質檔案儲存形式直接明了、便于查找。紙質檔案以紙張作為資料的載體，而不是以電子數(shù)據(jù)作為載體。電子數(shù)據(jù)畢竟需要通過數(shù)字化設備才能展示出來，而紙質檔案的表現(xiàn)形式直接明了，是能夠為絕大多數(shù)資料的查找人接受的。無論客觀條件如何，都能夠對所藏檔案進行查找、查閱，不會受到客觀條件的影響和限制。

（3）儲存介質的耐久性。與電子檔案的載體都有一定的使用期限和使用次數(shù)限制不同，紙質檔案不存在使用期限和使用次數(shù)的限制。自從有紙以來，紙張一直作為主要的信息載體為人們所使用。有專家對五種常用介質（磁性材料、光盤、電子文檔、紙張、膠片）進行論證，最后得出結論：紙張、膠片最適宜長期保存。紙張的主要制成材料是纖維素，它具有較強的耐久性，盡管在一定條件下會發(fā)生電解和氧化作用，但只要我們注意排除其發(fā)生化學作用的必要條件，就可以使它的壽命延長到上百年，甚至更長時間。

2. 電子檔案的出現(xiàn)是社會科技發(fā)展尤其是信息化時代發(fā)展的必然產(chǎn)物，信息化時代的一個重要標志、電子檔案的存在和發(fā)展是必然的，因為電子檔案本身具有一些紙質檔案所無法比擬的特點。

（1）電子檔案的載體較小、但存儲量豐富。電子檔案將所需要保存的資料轉化為電子數(shù)據(jù)而進行存儲，一改以往檔案儲存必須以紙作為載體的模式。

（2）電子檔案儲存內容的多樣性。信息化時代下的電子化的一個重要特征就是不再單純的以文字作為處理的對象，而可以將文字、圖形、聲音、影像等多媒體信息綜合處理，將這些內容同時同步儲存于一個載體之上。這樣，電子檔案就一改紙質檔案只能儲存文字的局限性，使得所儲存的資料更接近現(xiàn)實。

（3）資料異地利用的迅速準確性以及資源共享的便捷性?，F(xiàn)代社會的資源利用逐漸呈現(xiàn)出地域擴大的現(xiàn)象。電子檔案的特性決定了其可以在實現(xiàn)信息的存儲、傳遞、編輯、加工并轉化為可視、可聽的信息方面具有高效性。同時電子檔案可以不受時空的限制，實現(xiàn)在同一時間、不同地點分享同一信息。

（4）電子檔案具有易更改性。電子數(shù)據(jù)的操作具有便利性，但是也正是這一特點使得電子檔案具有易更改性的自身缺陷。并且電子檔案在修改、復制、刪除以后不會留下明顯的痕跡，這樣就會對檔案的原始性和真實性造成影響。同時，電子檔案在保管利用的過程中不可避免的會出現(xiàn)格式轉化和復制，那么就容易造成新舊文件混淆、難以確認原件的問題。

當然，電子檔案的長期儲存也存在問題。與紙質檔案可以長期保存不同，電子檔案的儲存時間的長短受到儲存載體的影響極大。以軟盤和移動硬盤為例，其使用均有一定的期限和次數(shù)限制，并且可能在使用的過程中受到載體本身質量的影響，如果突然出現(xiàn)問題而并無進行備份，則電子檔案則難以找回。

三、電子檔案與紙質檔案如何相互依存

1.“雙套制”、“雙軌制”相結合原則

雙套制：可以對電子文件制作紙質拷貝；也可以是對紙質文件進行數(shù)字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質版本共同處于存儲和可利用狀態(tài)。雙軌制：在文件生成、運轉過程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務流程運轉。實行雙軌制的機構在文件（包括收文、發(fā)文和內部文件）進入運轉程序時就形成電子和紙質兩種版本，業(yè)務人員要對同樣內容的兩種文件進行重復或部分重復辦理。當然，在辦理結束后，雙軌制大多導致雙套歸檔。因此可以說，雙軌制是比雙套制更全面、深入、進步的管理形式，雙軌制通常包含了雙套制。

2.相互依存、相互影響原則

在電子文件與紙質文件的共存狀態(tài)下，必然要對這兩種文件分別加以管理，這就形成它們既各自獨立，各自發(fā)展，又互相依存，互相影響，隨時調整著各自的角色與特點，承擔著共同的和各自分擔的責任。

檔案資源的社會共享，是一項復雜的系統(tǒng)工程，需要我們檔案管理部門以社會信息化為依托，借鑒紙質檔案利用的需求與電子檔案利用的需求各自優(yōu)勢互補，整合檔案資源創(chuàng)新管理模式，實現(xiàn)電子檔案需求利用質的飛躍，正是我們探索紙質檔案利用需求與電子檔案需求共性與差異的根本所在。

[1] 陳志宏. 電子檔案與紙質檔案并存是必然的[J]. 南平師專學報，2004，4.

[2] 國家檔案局. 電子文件歸檔與電子檔案管理概論[M]. 北京：中國檔案出版社，1999.

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2012-04-13