高校學生檔案管理問題及對策研究

努吉婭

（長治學院 外語系，山西 長治 046011）

高校學生檔案管理問題及對策研究

努吉婭

（長治學院 外語系，山西 長治 046011）

高校學生檔案跟隨大學生的一生，對大學生就業(yè)上崗有著深遠的意義。但是，由于高校本身或學生等各方面的原因導致高校學生檔案在管理和內(nèi)容上存在著很多的問題。文章根據(jù)高校檔案的一些問題提出了相應對策：一、健全學生檔案管理制度；二、豐富和完善學生檔案內(nèi)容；三、確保學生檔案安全。

高校；學生檔案；問題；對策

高校學生檔案對高校本身和學生來說都很重要，不僅是高校人才培養(yǎng)過程的真實記錄，記錄了大學生在校期間的學習、生活、工作及個人身心健康等信息，而且反映了學生德智體美等各方面的重要信息，是大學生就業(yè)、深造、出國留學及今后各級組織選拔、任用、考核的重要原始材料和依據(jù)，跟隨大學生的一生。高校學生檔案同時還能推動高校發(fā)展，促進大學生的就業(yè)，對大學生適才上崗有著深遠的意義。

一、高校學生檔案工作存在的主要問題

（一）對學生檔案缺乏重視，管理體制漏洞

近幾年，國家下發(fā)了不少學生管理相關文件，但是針對學生檔案的管理卻很少提及。缺少具有規(guī)范性的建檔標準，導致高校學生檔案管理體制不一。另外，由于學生檔案只能反映學生在校期間的一些情況，有很強的階段性和流動性，因此，不少高校對學生檔案管理的重視不夠，認為學生檔案只不過是在學校暫時存放一段時間，管理的好壞對學校本身也沒有太大的影響。同時，高校學生檔案管理部分歸口不一，教務處、學生處、招生就業(yè)處還有基層教學單位，各院系都存有部分檔案，也很少有溝通。各個部門的檔案都不齊全，有的重復采集，影響檔案管理的質(zhì)量和效率。甚至有的學校還沒有安排專門的編制人員負責管理，很多院校下設的檔案管理人員大多是兼職人員，由于教學檔案內(nèi)容雜、涉及范圍廣，所以導致他們工作量大，工作繁忙，同時又要兼收集、歸檔、立卷工作，更加重了他們的工作量，使他們當中部分人不愿意從事，甚至有的管理人員不能用很好的態(tài)度完成這項工作。此外，不少高校臨時聘用檔案管理人員，頻繁換人，導致管理人員對業(yè)務始終不熟練，這給教學檔案的收集和管理帶來了不利影響，也勢必造成學生檔案管理混亂無序。

（二）學生檔案內(nèi)容老套，信息過于簡單

由于目前高校師生檔案管理意識普遍比較薄弱，[1]很多材料還散存各處或者沒有及時收集整理，從而導致相關材料不齊全，不完整。其實很多活動在平時的教學過程中都開展了，其中有些還很不錯，只是由于活動開展時沒有及時以文字形式記錄下來，或者缺乏系統(tǒng)整理，最終則無證可查，影響了材料的真實性和完整性。而且，目前很多高校關于學生的信息記錄仍是采用傳統(tǒng)的模式，歸檔形式涉及的材料一般為以下內(nèi)容：政治表現(xiàn)（一般包括學生的獎懲情況、入團入黨相關政治材料等）；學習成績（包括在校期間各科成績冊、畢業(yè)成績單、）；學位授予情況（授予學位證書以及各種獎勵證明）；身體健康狀況（新生入學、畢業(yè)體檢表）；家庭政治及經(jīng)濟狀況的少量材料等。在市場經(jīng)濟高速發(fā)展，信息化逐步深入的21世紀，學生檔案材料中很多內(nèi)容已經(jīng)嚴重過時，根本無法滿足用人單位的需求。

（三）檔案管理技術落后，利用率低

近年來，隨著全國高校的擴招，學生數(shù)量迅速增加，學生檔案也隨之增加了幾倍。目前，雖然大部分高校的檔案管理部門都配備了計算機，但是真正能實現(xiàn)信息化檔案管理的卻不多。在信息化時代，專業(yè)的檔案管理人員應該是兼具較強的計算機運用能力和專業(yè)基礎知識的復合型人才，如外語系的檔案管理人員最好包括外語專業(yè)畢業(yè)或外語水平較高的人員。由于目前檔案管理人員的基本素質(zhì)普遍沒有達到這個要求，因此學生檔案的管理基本上還是運用傳統(tǒng)模式，計算機也僅僅是作為簡單的輔助工具，在管理方式上并沒有實現(xiàn)質(zhì)的突破。另外，由于學生檔案管理技術的落后，學生檔案的利用明顯不足。從新生入學開始，基本檔案就存放在學校的某個部門中，很少有老師會通過檔案查詢的方法來了解學生。在學生就業(yè)的過程中，學生檔案也沒有發(fā)揮其應有的作用，給用人單位作很好的參考。[1]其原因有多種，比如，學生檔案內(nèi)容死板，流于表面，學生檔案查詢不方便等。這些情況，某種程度上影響了大學生就業(yè)。

二、如何加強高校學生檔案管理

（一）健全學生檔案管理制度

高校領導應加強對學生檔案管理工作重要性的認識，轉變思想，加大教育力度，通過對學生檔案進行有效的宣傳來提高大家的檔案意識。高校還應努力建立和健全學生檔案管理規(guī)章制度，逐步完善學生檔案在收集、整理、歸檔、查詢等方面的流程管理制度，加強素質(zhì)教育與學生管理的聯(lián)系。首先，對學生進行檔案教育，了解檔案的重要性，從而提高他們自身的檔案意識，使學生在填寫檔案的時候能盡量做到準確完整。同時，號召廣大的教職工強化檔案管理意識，促使學生檔案的管理工作走向規(guī)范化和制度化的軌道，使學生檔案能真實全面地反映學生的綜合素質(zhì)。此外，落實檔案管理的組織機構和人員配置。不論學生檔案是放在招生就業(yè)處、學生工作處還是各院系，一定要按照學生的數(shù)量，配備相應編制的專業(yè)人員負責學生的檔案管理工作，并且在人力、物力、財力等方面都需加大支持力度。另外，加強對管理人員的培訓，積極引進既具備專業(yè)的檔案管理知識，又有不錯的計算機和相關專業(yè)技術的多面手，這樣才能很好地完成信息化時代下的學生檔案管理工作。[2]

（二）豐富和完善學生檔案內(nèi)容

在高度提倡素質(zhì)教育的信息化時代下，檔案的主要作用就是能全面反映學校的素質(zhì)教育，為用人單位提供一個平臺來全面了解畢業(yè)生在校期間的學習、工作和生活等各方面的綜合表現(xiàn)，這就要求我們在管理好學生學籍檔案的同時，必須得豐富學生檔案的內(nèi)容，這樣才能真正滿足用人單位的需求。具體來說，一般高校的學生檔案在以下幾個方面比較欠缺，應該著重增加：1、信用檔案。作為中華民族的傳統(tǒng)美德，誠實守信一直是我們評價一個人最重要的標準之一，也是人格中最重要的因素，歷來就備受用人單位的關注。因此，高校應該增加一些關于學生誠信的資料，這樣用人單位就可以通過檔案材料對學生的品德有所了解。2、學生能力。大多數(shù)的高校學生檔案材料中只是包含了學生在校期間各科成績和學位授予情況，對于學生在工作及其他技能方面的表現(xiàn)卻少涉及。此外，學生在社會實踐和各項競賽中的榮譽也可以成為優(yōu)秀學生上崗就業(yè)的法碼。3、建立心理檔案來反映學生的心理狀況。現(xiàn)代社會，在校大學生面臨著來自社會各方面的壓力，近些年在高校也出現(xiàn)了一些因心理問題而導致的刑事案件，給社會造成了不良影響。隨著高校對心理健康的逐步重視，很多關于大學生心理素質(zhì)的材料也應該及時收集，為高校學生管理提供參考，同時也為用人單位提供有效的信息。[2]

（三）確保學生檔案安全

隨著信息化的逐步深入，計算機在各個行業(yè)已被廣泛運用，各高校的錄取、畢業(yè)登記等環(huán)節(jié)都已逐步實現(xiàn)信息化，促進了電子化學生檔案的形成和推廣。[2]因此，要定期對檔案管理人員進行計算機網(wǎng)絡及相關管理知識的培訓，幫助管理人員進行信息化管理。同時，檔案管理人員一定要確保學生檔案在轉遞過程中的安全。學生檔案轉遞的時間大多是在每年的六七月份，時間比較緊促，內(nèi)容較多且極其重要，因此，必須設置合理的、嚴格的轉遞方式以確保學生檔案的安全。[3]尤其是畢業(yè)生就業(yè)方案確定后，學校要仔細核對畢業(yè)生的畢業(yè)去向，確保每個學生的檔案都能準確地送到對應的用人單位，或者生源所在地人事或教育部門。

［1］張紹英.新形勢下加強高校學生檔案管理工作的思考［J］.才智，2008，（19）：115.

［2］姜海燕.新形勢下高校學生檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策思考［J］.時代人物，2008，（02）：22-23.

［3］羅春葉.高校學生檔案管理存在的問題及對策［J］.百色學院學報，2008，（8）：138-140.

（責任編輯 單麥琴）

G472.4

A

1673-2014（2012）04-0118-02

2011—05—23

努吉婭（1973— ），女，內(nèi)蒙古庫倫旗人，助理館員，主要從事檔案管理研究。