探析財務(wù)業(yè)務(wù)一體化會計信息系統(tǒng)中業(yè)務(wù)流程的構(gòu)建

陳婧梅芳

(集美大學(xué)誠毅學(xué)院，福建廈門361021)

進入21世紀，我國將有更多的企業(yè)參與國際競爭，商務(wù)活動也將更多地依賴于信息網(wǎng)絡(luò)。電子商務(wù)的發(fā)展讓企業(yè)的管理經(jīng)營面臨著更大的挑戰(zhàn)，要求企業(yè)對傳統(tǒng)的管理經(jīng)營理念、手段以及方法進行創(chuàng)新變革。通過構(gòu)建財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的會計信息系統(tǒng)可以讓財務(wù)信息和業(yè)務(wù)信息實現(xiàn)同步的處理和監(jiān)控，從而使企業(yè)內(nèi)部流程更加優(yōu)化，得到更好的控制，實現(xiàn)信息流、現(xiàn)金流以及物流的統(tǒng)一。

一、財務(wù)業(yè)務(wù)一體化運用的背景

(一)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的內(nèi)涵

財務(wù)業(yè)務(wù)一體化是先進的管理思想和現(xiàn)代化管理手段的完美集成和統(tǒng)一，在包括網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、管理軟件平臺等要素的IT環(huán)境下，將企業(yè)經(jīng)營中的業(yè)務(wù)流程、財務(wù)流程、管理流程有機融合，并將計算機的“事件驅(qū)動”概念引入流程設(shè)計中，建立基于業(yè)務(wù)事件驅(qū)動的財務(wù)一體化的信息處理流程，使財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)融為一體，系統(tǒng)地利用現(xiàn)代化的管理手段，及時、真實地反映企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的全貌，對經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的全過程進行全面的科學(xué)管理。

(二)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的應(yīng)用價值

企業(yè)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化使企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動有序地傳向財務(wù)系統(tǒng)。首先可以強化財務(wù)管理的職能，財務(wù)業(yè)務(wù)一體化加強了資金的管理和監(jiān)控，可以解決許多企業(yè)面臨的資金閑置或者資金短缺的問題，使資金能夠得到高效運作。第二，可以大大減少人為的干預(yù)，加強財務(wù)對業(yè)務(wù)流程的及時反映和控制，保證數(shù)據(jù)的真實性與準確性。第三，減少人員的重復(fù)勞動，把財務(wù)人員從大量繁雜的工作中解脫出來，有效地提高企業(yè)管理水平和工作效率。第四，完善企業(yè)的各項制度，劃清企業(yè)各種業(yè)務(wù)以及人員的權(quán)責(zé)，使得企業(yè)的管理由人治轉(zhuǎn)變成法制。第五，財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的情況下，數(shù)據(jù)的共享性使得財務(wù)系統(tǒng)反映財務(wù)數(shù)據(jù)的同時也能完整地反映和監(jiān)控企業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)營情況，而數(shù)據(jù)的及時性能夠保證企業(yè)管理者在決策和控制的過程中能夠得到真實確定的實時信息的支持，及時發(fā)現(xiàn)問題，做出反應(yīng)。

二、財務(wù)業(yè)務(wù)一體化下的會計信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的構(gòu)建要點

財務(wù)業(yè)務(wù)一體化會計信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程構(gòu)建體現(xiàn)了信息集成思想，將數(shù)據(jù)的人為加工減到最小，人力成本也得到大幅度的降低，企業(yè)內(nèi)部流程更優(yōu)化，運作的效率也得到提高，同時還保證了會計信息的真實性和相關(guān)性;另一方面，財務(wù)業(yè)務(wù)一體化能夠使得信息具有實時性，只有管理者能夠?qū)崟r獲取信息，企業(yè)風(fēng)險管理才能很好地實行，同時企業(yè)的經(jīng)營活動才能得到更好的控制。財務(wù)業(yè)務(wù)一體化下會計信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的構(gòu)建要點如下:

(一)確定業(yè)務(wù)流程構(gòu)建的內(nèi)容、范圍和目標

企業(yè)要明確財務(wù)業(yè)務(wù)會計信息系統(tǒng)最需要解決的問題，并針對這些問題結(jié)合企業(yè)的行業(yè)性質(zhì)制定側(cè)重點，真正做到有的放矢。對企業(yè)整個業(yè)務(wù)流程進行重組，要制定計劃，明確企業(yè)目前最需要解決的問題，如減輕財務(wù)人員的工作量、加強企業(yè)的內(nèi)部控制、加強財務(wù)對業(yè)務(wù)的監(jiān)控等，努力使改革方向明確、任務(wù)具體、目標和策略具有可行性。

(二)選擇合適的會計信息系統(tǒng)，制定統(tǒng)一規(guī)范的業(yè)務(wù)處理程序和規(guī)則

根據(jù)企業(yè)的實際情況，選擇合適的會計信息系統(tǒng)，然后建立企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，通過電子商務(wù)鏈接到互聯(lián)網(wǎng)。將計算機網(wǎng)絡(luò)中心與企業(yè)各部門連接起來。由于不同的部門業(yè)務(wù)處理的數(shù)據(jù)不同，因此要制定統(tǒng)一的規(guī)范業(yè)務(wù)處理程序和規(guī)則。

(三)整合業(yè)務(wù)流程，拓寬服務(wù)范圍，提高服務(wù)效率

進行財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的業(yè)務(wù)流程的重組時，對于傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程中的精華要繼承，對不符合目標，不適應(yīng)要求的流程要刪除或簡化。首先企業(yè)要引入源數(shù)據(jù)信息模塊，即在原始數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，通過信息系統(tǒng)的源數(shù)據(jù)信息模塊的加工使得來自不同部門輸入的業(yè)務(wù)信息和財務(wù)信息得以統(tǒng)一，成為與財務(wù)報告項目相一致的標準化、通用性的信息。這種經(jīng)過標準編碼的源數(shù)據(jù)信息，可以大大減輕財務(wù)人員的工作量，同時可以滿足企業(yè)內(nèi)外部所有的信息使用者需要，使數(shù)據(jù)真正實現(xiàn)共享，減少由于信息不對稱造成的影響，最大化地拓寬服務(wù)范圍，提高服務(wù)質(zhì)量。

(四)實施“事件驅(qū)動”，滿足客戶需求

“數(shù)據(jù)模塊”和“加工模塊”之間應(yīng)當(dāng)加入一個“事件驅(qū)動”模塊?！笆录?qū)動”是指當(dāng)某一特定事件要求代碼進入工作時程序指令開始執(zhí)行，平時可不對源數(shù)據(jù)信息進行順序性加工處理，只是在客戶需要某項專用信息時，可以自行驅(qū)動相關(guān)專用信息代碼處理。因此，在這種模式下，可將客戶所需要的信息分為若干類事件。根據(jù)每類事件的不同，設(shè)計相對應(yīng)的“加工程序”模型。例如財務(wù)報告模型、財務(wù)分析模型等，利用“事件驅(qū)動”的原理，當(dāng)客戶需要某種信息時，有源數(shù)據(jù)模塊輸出信息，經(jīng)由“事件驅(qū)動”模型中各大類事件的篩選后，進入加工程序，最后在瀏覽器輸出相關(guān)的信息，以便客戶自由選擇和調(diào)用源數(shù)據(jù)信息。最后還需建立一個加工模型庫，存放這些“加工程序”模型。

(五)做好系統(tǒng)應(yīng)用平臺的維護與控制

做好系統(tǒng)風(fēng)險防范是系統(tǒng)效益充分發(fā)揮的基礎(chǔ)，這是一項長期的工作。具體措施包括制定和完善計算機會計信息系統(tǒng)相應(yīng)的組織與管理控制，做好合理劃分崗位職責(zé)，加強組織控制;建立科學(xué)長效的會計信息系統(tǒng)風(fēng)險控制機制，強化風(fēng)險意識。建立相應(yīng)的風(fēng)險防范系統(tǒng)和風(fēng)險控制機制，做到有備無患。

(六)實施數(shù)據(jù)資源控制

數(shù)據(jù)資源是企業(yè)的一項重要資源，一般是以記錄的形式儲存在信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中。因此數(shù)據(jù)庫的管理最為關(guān)鍵。首先是外部人員的訪問控制?？梢酝ㄟ^密碼以及系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置控制數(shù)據(jù)庫訪問人員。其次要對數(shù)據(jù)進行及時備份。數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)應(yīng)定期或不定期地按需要備份，并及時做好備份日志。

三、財務(wù)業(yè)務(wù)一體化下會計信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程構(gòu)建的一般處理流程

通過建立財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的會計信息系統(tǒng)將財務(wù)會計流程與經(jīng)濟業(yè)務(wù)流程有機融合，當(dāng)每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時由相關(guān)人員登錄業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)并錄入業(yè)務(wù)信息，信息會自動儲存在指定的數(shù)據(jù)庫中，與此同時該信息經(jīng)過財務(wù)信息系統(tǒng)也會生成實時憑證，經(jīng)會計人員確認后，自動生成各種相關(guān)報表和賬簿，無需再次錄入。財務(wù)業(yè)務(wù)一體化下會計信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程構(gòu)建后的基本處理流程如下:第一步，業(yè)務(wù)相關(guān)負責(zé)人在業(yè)務(wù)發(fā)生后及時在子系統(tǒng)中錄入原始數(shù)據(jù)，并將其存儲到指定的數(shù)據(jù)庫中;第二步，通過系統(tǒng)的自動檢測，所有與財務(wù)相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)將會傳輸?shù)截攧?wù)子系統(tǒng)，由指定的人員進入會計信息系統(tǒng)，并對該業(yè)務(wù)中以貨幣計量的信息進行審核，并編制記賬憑證，再將其存入到數(shù)據(jù)庫中;第三步，根據(jù)規(guī)則在源數(shù)據(jù)模塊中，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)將自動進行編碼并存儲到數(shù)據(jù)庫中;第四步，當(dāng)信息使用者需要某項信息時，便可以通過瀏覽器向會計信息系統(tǒng)輸入信息的代碼，系統(tǒng)便會自動從數(shù)據(jù)庫中提取信息使用者所需的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，并根據(jù)需要對數(shù)據(jù)進行處理;第五步，經(jīng)財務(wù)人員確定后，系統(tǒng)生成各種賬簿和各種財務(wù)報表，以便相關(guān)信息使用者使用。

四、財務(wù)業(yè)務(wù)一體化下的會計信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程構(gòu)建的效果評價

財務(wù)與業(yè)務(wù)一體化會計信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程構(gòu)建合理配置了企業(yè)的各項資源，完善了企業(yè)內(nèi)部流程，保證企業(yè)經(jīng)營質(zhì)量，使企業(yè)的綜合競爭力得到提升。具體表現(xiàn)在:首先，實現(xiàn)了以物流為基礎(chǔ)，以資金流、信息流為核心，以商流為主體的全新運營方式。打破了“信息孤島”。將供應(yīng)商、經(jīng)銷商、企業(yè)等結(jié)合在一起，縮短了價值鏈，極大地提高了企業(yè)的效率、應(yīng)變能力和競爭力。其次，加強了企業(yè)的內(nèi)部控制，系統(tǒng)規(guī)范了企業(yè)內(nèi)部的管理流程，使得管理過程透明化。第三，加快了數(shù)據(jù)處理的速度，提高了會計信息的質(zhì)量。將傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)中以“會計憑證”為數(shù)據(jù)起點轉(zhuǎn)換成以業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)作為起點，使得反饋的信息及時準確并且有效，為企業(yè)管理決策提供了強有力的依據(jù)。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)的有機結(jié)合，提高了信息系統(tǒng)的集成性和數(shù)據(jù)處理的一致性。財務(wù)人員可以及時把握業(yè)務(wù)信息，流程的加速客觀上也提高了客戶的滿意度。實現(xiàn)一筆錄入，多次使用。第四，財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的會計信息系統(tǒng)易變通，對企業(yè)的各種經(jīng)營模式都有很強的適應(yīng)能力。財務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)在初始設(shè)計時已經(jīng)對供應(yīng)鏈管理(SCM)、客戶關(guān)系管理(CRM)等新的經(jīng)營方式和管理方法在相應(yīng)的業(yè)務(wù)子系統(tǒng)中進行了集成，成為財務(wù)業(yè)務(wù)一體化會計信息系統(tǒng)的一部分。在一體化系統(tǒng)內(nèi)，信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)按照標準化和規(guī)范化的規(guī)則格式進行編碼后，以獨立的文件形式存放，使得財務(wù)信息系統(tǒng)在未來發(fā)展空間和對外界的適應(yīng)能力大為提高。

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