地方高校教學(xué)檔案信息化管理中存在的問題與對策

梅 瓊

地方高校教學(xué)檔案信息化管理中存在的問題與對策

梅 瓊

高校教學(xué)檔案是重要的信息資源，高校教學(xué)檔案的管理是高校檔案工作的重要內(nèi)容之一，隨著高校檔案管理工作信息化的進(jìn)程，教學(xué)檔案的信息化管理是必然趨勢。當(dāng)務(wù)之急是就當(dāng)前地方高校教學(xué)檔案信息化管理存在的問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的解決對策。

地方高校；教學(xué)檔案管理；信息化

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，我們所生活的環(huán)境都發(fā)生了巨大的改變，信息技術(shù)對人們的生活的影響也越來越深。檔案管理要創(chuàng)新，要跟上時代發(fā)展的步伐，就必須要積極地采用各種先進(jìn)的技術(shù)，推進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程，讓檔案事業(yè)保持可持續(xù)發(fā)展的勢頭。那么當(dāng)下的地方高校教學(xué)檔案信息化管理存在什么問題，又該如何進(jìn)行解決呢？以下是筆者對這些問題的一些粗淺意見。

一、當(dāng)前地方高校教學(xué)檔案信息化管理存在的問題

（一）缺少信息化的教學(xué)檔案管理方法、手段

網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)已經(jīng)在如今科技發(fā)展的時代中廣泛地應(yīng)用于檔案管理當(dāng)中，而傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)逐漸退出了歷史舞臺。但是不少地方高校的教學(xué)檔案的管理部門因為缺少計算機(jī)、掃描設(shè)備等現(xiàn)代化的管理用具，相應(yīng)的管理軟件沒能夠得到普及，再加之對于教學(xué)檔案的查詢、收集、管理仍然沒有建立起網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)，導(dǎo)致目前地方高校的數(shù)字信息化的教學(xué)檔案管理水平偏低，使得檔案信息的開發(fā)也得不到深入。

（二）教學(xué)檔案管理人員不穩(wěn)定，沒有足夠的專業(yè)知識

受到許多因素的影響，部分地方高校的教學(xué)檔案管理的人員并非經(jīng)過嚴(yán)格招聘而來，大多數(shù)都沒能接受檔案管理的正規(guī)教育，不具備相應(yīng)的檔案管理理論與實際操作技能。部分高校的二級學(xué)院也沒能配備具有專業(yè)素質(zhì)的教學(xué)檔案管理人員，基本上都是由教務(wù)、教學(xué)管理人員兼任教學(xué)檔案管理一職，且變動非常頻繁。正是因為身兼數(shù)職，才給教學(xué)檔案管理帶來了更多不利局面。

（三）缺少資金投入，各種硬件設(shè)施不足

檔案信息化需要大量的資金來購入各種先進(jìn)的設(shè)備，例如各種安全系數(shù)較高、性能比較穩(wěn)定的大容量存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、軟件平臺等。這些先進(jìn)的設(shè)備都需要很多的資金。然而很多高校的檔案管理的資金主要依靠財政預(yù)算撥款，那有限的資金很難滿足檔案管理信息化的要求。硬件設(shè)施跟不上地方高校檔案信息化管理的要求，使得地方高校教學(xué)檔案信息化管理受到了嚴(yán)重的影響。

（四）教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的局部規(guī)范化與整體的散亂狀況并存,信息資源的共享性較差

地方高校內(nèi)部檔案管理存在局部規(guī)范化與全國整體的散亂、標(biāo)準(zhǔn)不一的局面。這反映到高校檔案管理信息化建設(shè)上，就是在信息資源建設(shè)、應(yīng)用軟件開發(fā)、信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)等方面各自為政、自成體系，至今也沒有建立一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)。檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，無法適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

（五）地方高校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的價值逐步得到顯現(xiàn),但是其網(wǎng)絡(luò)信息安全的問題卻日益突出

教學(xué)檔案的生命力在于它的實用性。建立完整規(guī)范的信息管理系統(tǒng)后,檔案信息技術(shù)給傳統(tǒng)的檔案文獻(xiàn)服務(wù)帶來了生機(jī)和活力。然而,隨著檔案管理信息化建設(shè)的深入,檔案信息網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展所帶來的安全威脅也不斷增多。目前,許多高校教學(xué)檔案管理部門還采用過去單一的安全管理模式,忽視了網(wǎng)絡(luò)安全部署。另外,地方高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)還面臨著一些不容忽視的問題，如工作人員操作失誤、設(shè)備故障、計算機(jī)病毒、黑客攻擊等一系列安全隱患問題。

（六）靠政策、少創(chuàng)新、重管理、輕服務(wù)等落后觀念頑固存在,轉(zhuǎn)變觀念仍是信息化建設(shè)工作中的重點之一

許多地方高校對教學(xué)管理信息化的內(nèi)涵和重要性認(rèn)識不足,更多的是強調(diào)運用現(xiàn)代信息技術(shù)的教學(xué)過程改革而忽視了教學(xué)管理的現(xiàn)代化、高效化和智能化,在教學(xué)檔案信息化建設(shè)上著眼局部,缺乏整體的規(guī)劃,工作的積極性和創(chuàng)新性發(fā)揮不夠,在管理觀念上依然習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理觀念、理論和方法,等、靠思想也十分嚴(yán)重。這些認(rèn)識上的不足,導(dǎo)致教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)處于相對被動、滯后的狀態(tài)。同時,重管理、輕服務(wù)的工作思想根深蒂固。

二、改善地方高校檔案信息化管理的對策

（一）創(chuàng)新管理理念，樹立全員檔案意識，打破傳統(tǒng)思想觀念

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員之所以缺乏足夠的檔案現(xiàn)代化管理意識，是因為他們沒能明確檔案信息化的最終目的。進(jìn)行高校檔案信息化，其最終目的是為了能夠?qū)崿F(xiàn)“信息服務(wù)學(xué)校、服務(wù)社會”的目標(biāo)。檔案信息化的推進(jìn)是為了能夠?qū)Υ罅康臄?shù)據(jù)檔案實現(xiàn)有效的存儲與快捷的使用，并且能夠方便的提供查詢與統(tǒng)計分析。同時還必須要打破傳統(tǒng)的觀念，清晰的認(rèn)識到高校檔案信息化對檔案事業(yè)發(fā)展的重要性。檔案信息化并不能夠僅僅從經(jīng)濟(jì)利益角度出發(fā)進(jìn)行衡量，而是應(yīng)該從多個方面出發(fā)進(jìn)行衡量。

（二）盡量拓展資金來源

各種財政預(yù)算可以作為檔案信息化建設(shè)的主要資金來源，但卻不應(yīng)該成為唯一來源，檔案部門應(yīng)該要盡量的拓展資金的來源，積極的為檔案管理配置各種能夠適應(yīng)時代發(fā)展的軟、硬件設(shè)施，加快檔案信息化進(jìn)程，促進(jìn)地方高校檔案信息化管理。檔案部門應(yīng)該積極的將檔案信息化工作納入到地方信息化或電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃中，以便于能獲得更多的資金撥款，為信息化提供保障。同時還可以積極的提供資金的利用效率。例如與當(dāng)?shù)氐碾娦挪块T合作，獲得相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)惠支持等，與當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)的IT企業(yè)合作，減少軟件平臺開發(fā)資金。

（三）創(chuàng)新信息化管理制度，完善教學(xué)檔案管理規(guī)范化

隨著教學(xué)工作的多樣性，教學(xué)檔案也日益復(fù)雜，因此，必須使管理制度創(chuàng)新走在實際工作的前面，來指導(dǎo)和約束管理行為。地方高校要依據(jù)國家頒發(fā)的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》和《高等學(xué)校檔案實體分類法》要求，制定合理、完善、適合本校特點的教學(xué)檔案管理規(guī)章制度。將全校教學(xué)檔案分為學(xué)校、教務(wù)處、二級學(xué)院，并規(guī)定相應(yīng)的管理范圍。做到分工明確，克服和防止工作的隨意性和盲目性，形成一套職責(zé)明確、程序嚴(yán)謹(jǐn)、落實有力、運轉(zhuǎn)靈活的工作機(jī)制，使教學(xué)檔案管理做到“三納入”、“四同步”。要制定明確的教學(xué)檔案目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)，積極開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強二級學(xué)院的教學(xué)檔案建設(shè)，不斷總結(jié)經(jīng)驗，加大規(guī)范化建設(shè)力度，實現(xiàn)教學(xué)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化，只有這樣才能使檔案管理工作步入規(guī)范化的軌道。

（四）創(chuàng)新信息化管理手段，實現(xiàn)教學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理

隨著時代的發(fā)展，紙質(zhì)教學(xué)檔案逐漸數(shù)字化，而互聯(lián)網(wǎng)的普及使得教學(xué)檔案開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)已成為可能。地方高校應(yīng)加大教學(xué)檔案現(xiàn)代化設(shè)備的投入，將計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于教學(xué)檔案的管理，建立教學(xué)檔案管理信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，通過信息網(wǎng)絡(luò)手段實現(xiàn)對教學(xué)檔案管理服務(wù)升級，充分利用校園網(wǎng)這個平臺，積極推進(jìn)教學(xué)檔案信息資源共享。

（五）創(chuàng)新信息化檔案管理人才培養(yǎng)，提高檔案服務(wù)意識

管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量，因此，要加強對檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育，拓展檔案人員的思維、知識面，在深入了解教學(xué)管理工作的基礎(chǔ)上，不斷提高檔案業(yè)務(wù)管理水平。此外，還要認(rèn)真做好檔案工作人員計算機(jī)應(yīng)用的理論和技能培訓(xùn)，使他們具有對數(shù)字化檔案資料進(jìn)行計算機(jī)處理的能力，成為既具備教學(xué)檔案管理能力，又能熟練使用現(xiàn)代化技術(shù)的復(fù)合型人才，使檔案服務(wù)做到以人為本，由被動變主動，為廣大師生提供不同形式、不同內(nèi)容的服務(wù)，更好地滿足師生員工對教學(xué)檔案的使用需求。

總而言之，地方高校檔案信息化管理是一項長期而又重要的任務(wù)，其中會有許多的問題需要我們?nèi)ミM(jìn)行解決。我們所能做的就是做好各種預(yù)防措施，遇到問題時，積極的思考問題并進(jìn)行解決，同時還要加大人才的培養(yǎng)力度，最終實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

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責(zé)任編輯：郭一鶴

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1671-6531（2012）04-0129-02

梅瓊/湖北醫(yī)藥學(xué)院館員（湖北十堰 442000）。