淺談高校實驗室信息化管理

陳祖新，孫 躍，余曉偉

（溫州大學(xué)，浙江 溫州 325035）

淺談高校實驗室信息化管理

陳祖新，孫 躍，余曉偉

（溫州大學(xué)，浙江 溫州 325035）

實驗室信息化是教育信息化的重要組成部分.通過闡述高校實驗室的現(xiàn)狀，剖析我國高校實驗室存在的管理弊端，同時強調(diào)了高校實驗室信息化建設(shè)的重要性.引發(fā)思考如何建立高效高質(zhì)量的實驗室管理數(shù)字信息化，加快實驗室走向管理模式現(xiàn)代化的進(jìn)程，促使實驗室的美一項任務(wù)有效地順利地完成.

實驗室管理；信息化管理；管理；信息化

1 引言

高校是以培養(yǎng)高質(zhì)高效應(yīng)用型人才為目標(biāo)的，而高校實驗室是培養(yǎng)應(yīng)用型人才實踐環(huán)節(jié)的重要手段，是完成教學(xué)實驗與教師科研的主要場地，是高校實踐教學(xué)資源的主要集聚地.實驗室管理水平的高低對實驗教學(xué)以及科研工作質(zhì)量影響很大，起著決定性的作用[1].高校實驗室管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，只有建立高效的實驗室信息化管理模式，才能使實驗室的作用得到充分地發(fā)揮.

1.1 研究背景

溫州大學(xué)城市學(xué)院是經(jīng)國家教育部批準(zhǔn)設(shè)立的獨立學(xué)院，目前有全日制在校學(xué)生7345人，現(xiàn)有教師總數(shù)403人.城市學(xué)院實驗實訓(xùn)中心設(shè)有經(jīng)濟(jì)管理總實驗室、信息工程實驗室、現(xiàn)代教育技術(shù)科以及中心辦公室等4個科室.2011年經(jīng)濟(jì)管理綜合實驗室成功申報溫州市市級示范實驗教學(xué)中心建設(shè)單位.當(dāng)前我院的實驗室建設(shè)步入了一個快速的建設(shè)階段，隨著實驗室建設(shè)速度的加快和物力財力的投入力度加大，購置科研教學(xué)儀器設(shè)備的款現(xiàn)逐漸增加，如何使儀器設(shè)備充分發(fā)揮使用效率和經(jīng)濟(jì)效益，運用現(xiàn)代化、數(shù)字化的計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對實驗室有效的進(jìn)行科學(xué)的信息化管理、提高管理水平和工作效率，已經(jīng)成為實驗室管理工作亟待解決的課題之一[2].

1.2 研究現(xiàn)狀和發(fā)展動態(tài)

信息化建設(shè)隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及而興起.在此之前，我國實驗室大多數(shù)沿用的是傳統(tǒng)的管理模式，即紙質(zhì)的信息流傳輸.這種傳統(tǒng)的管理模式，存在著原始數(shù)據(jù)的多次重復(fù)轉(zhuǎn)錄、工作效率低下、信息無法共享、報告存儲局限等諸多弊端.雖然采取了一系列改進(jìn)措施，但由于缺乏相關(guān)信息化管理系統(tǒng)支撐，始終無法實現(xiàn)實驗室信息化管理.對實驗室的運行狀態(tài)、年終實驗統(tǒng)計等事務(wù)缺乏科學(xué)、有效的管理方式，各種統(tǒng)計表格琳瑯滿目且采集的數(shù)據(jù)不全面也不夠準(zhǔn)確，這與構(gòu)建現(xiàn)代化數(shù)字化校園相違背.

近十幾年來，圍繞著如何培養(yǎng)具有動手實踐能力、開拓創(chuàng)新思維和能力的高素質(zhì)人才，我國各大高校以創(chuàng)建國家名牌課程、實驗教學(xué)示范教學(xué)中心等項目為依托，全面進(jìn)行了實踐課程體系、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)模式、教學(xué)方法等多方面的改革，在教學(xué)中產(chǎn)生了新的教學(xué)理念，教學(xué)內(nèi)容等其他教學(xué)成果.學(xué)校實驗教學(xué)硬件設(shè)備、實驗室條件也發(fā)生了大幅度的改變，從過去的教學(xué)弱點成為了教學(xué)改革中的亮點.如何優(yōu)化現(xiàn)有資源、實現(xiàn)信息共享、提高工作效率，把實驗室工作者從繁雜的常態(tài)化手工勞動中解放出來，成為我們高校工作者必須要關(guān)注的重要課題.

1.3 研究目的及意義

中國的實驗室要走向世界,實驗室渴望被規(guī)范，許多實驗室已經(jīng)通過或正在申請國家實驗室認(rèn)可,實驗室的數(shù)字信息化建設(shè)也逐步加強,數(shù)字信息化實驗室的要求已經(jīng)不僅僅局限于儀器設(shè)備的智能化、自動化了,人們希望有一種智能化的管理工具,來幫助實驗室輕松地按照實驗規(guī)范的管理章程操作,渴望擁有一種美好的工具來幫助實驗室處理大量的數(shù)據(jù)信息[3].

因此擁有一個高效的實驗室綜合管理信息化平臺已勢在必行，在實現(xiàn)實驗資源共享的同時，能夠?qū)崿F(xiàn)實驗室管理和教學(xué)過程的信息化管理，以提高工作效率及實踐性教學(xué)質(zhì)量、管理水平和服務(wù)水平，為整個實踐教學(xué)體系和實驗室管理提供原始資料和詳實數(shù)據(jù)，為學(xué)校宏觀管理和科學(xué)決策提供依據(jù).對促進(jìn)學(xué)校的跨越式發(fā)展具有重要的意義.

2 我國高校實驗室現(xiàn)狀

2.1 實驗室場所分布廣，缺少聯(lián)系

隨著辦學(xué)規(guī)模逐年擴(kuò)大，新校區(qū)的不斷增加建設(shè)，每一個學(xué)校實驗室的分布已經(jīng)越來越廣.如我院實驗室分布在3幢樓宇，樓宇樓之間間隔較遠(yuǎn).

2.2 沒有合適實驗室信息管理系統(tǒng)來輔助管理實驗室的日常工作

目前實驗室管理數(shù)字信息化管理模式相對落后，從簡單的實驗課排課到實驗室設(shè)備和采購決策等信息的管理，都需要人工操作.能配合教學(xué)科研部以及各學(xué)辦完成實驗教學(xué)任務(wù)，手工安排實驗課表，但未能更優(yōu)化安排課程，經(jīng)常出現(xiàn)實驗室課程沖突.

任何一個實驗室時刻都在產(chǎn)生不同的信息，包括對實驗需求的數(shù)據(jù)信息，有維持實驗運作的管理、實驗過程得出和待分析的數(shù)據(jù)等.日積月累積少成多，這些數(shù)據(jù)不僅變得復(fù)雜而且量又大，而且對這些數(shù)據(jù)的維護(hù)投入的人力資源和物力資金越來越高.人工操作這些數(shù)據(jù)，工作效率十分低下，常有出錯現(xiàn)象，更說不上快速對其進(jìn)行科學(xué)分析.

高校的發(fā)展和學(xué)科之間的滲透，若難以對實驗室信息進(jìn)行有效管理，致使數(shù)據(jù)信息滯后、失真，從而不能及時有效地了解實驗室現(xiàn)狀，影響了主管部門做出的科學(xué)決策.管理部門只能從實驗室管理維護(hù)人員那邊定期的統(tǒng)計、上報、匯總的報表來掌握實驗室相關(guān)信息，然而實驗室的數(shù)據(jù)信息是一個動態(tài)變化的過程，因此通過這種方法得到的數(shù)據(jù)信息總是不能及時的反應(yīng)一個實驗室的情況，另外實驗室管理人員頻于統(tǒng)計，忙于應(yīng)付上報，嚴(yán)重擾亂了實驗室管理人員的本職工作[4].

2.3 儀器設(shè)備數(shù)量和種類多，設(shè)備閑置閉塞、利用率低

在建設(shè)研究型、綜合性大學(xué)的背景下，其學(xué)科和專業(yè)的數(shù)量也在不斷增加，從而實驗室儀器設(shè)備的數(shù)量和種類也相應(yīng)增多[5].然而實驗室管理人員名下所擁有的設(shè)備信息，相對比較獨立，不能流通，致使一些儀器閑置，而又有一些儀器急需使用的現(xiàn)象，儀器設(shè)備就不能充分發(fā)揮應(yīng)有的使用效益[6].傳統(tǒng)實驗室管理方式存在許多約束，學(xué)生與實驗室管理人員之間缺乏有效的交流，造成部分實驗室滿足不了實驗教學(xué)計劃之外的要求，不僅降低了實驗設(shè)備的使用效率，也不利于提高學(xué)生綜合素質(zhì).

2.4 認(rèn)識不到位，實驗室?guī)熧Y建設(shè)得不到保障

實驗室建設(shè)普遍存在的問題：長期以來受傳統(tǒng)教育思想的影響,重視理論,忽視實踐.對實驗教學(xué)的認(rèn)識不夠深入,認(rèn)為是理論教學(xué)的補充,實驗室工作人員一直被看作是教輔人員，服務(wù)于教學(xué)的二線人員,實驗室建設(shè)僅是為了完成教學(xué)的一個任務(wù)[7].因此實驗室建設(shè)管理也存在許多不足之處.目前我國實驗系列的教師普遍年齡結(jié)構(gòu)老化，職稱和學(xué)歷結(jié)構(gòu)都不盡合理[8].高素質(zhì)人才留不住，部分人員在達(dá)到一定層次就轉(zhuǎn)崗或調(diào)動，工作交接存在漏洞，文檔材料隨人員變動丟失，人員編制上有缺口，人員補充不能及時到位.

從以上實驗室日常管理中存在的這些問題中可以得知，要使實驗室管理科學(xué)化、規(guī)范化，提高實驗室管理水平，必須要實現(xiàn)數(shù)字信息化[5].堅持以數(shù)字信息化帶動實驗室管理智能化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，最終實現(xiàn)現(xiàn)代化實驗室管理.

3 實驗室信息化管理是實驗室管理的必由之路

實驗室是高等學(xué)校進(jìn)行實踐教學(xué)和從事科學(xué)研究的重要場所，在培養(yǎng)創(chuàng)新型人才和發(fā)展科學(xué)技術(shù)中具有重要的地位和作用[9].在實驗室管理過程中會產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)信息和文件，在傳統(tǒng)的實驗管理方法中，我們需要耗費許多的精力和時間來收集、整理，完成各類信息審查報表.這使我們疲于應(yīng)付，手工處理這些數(shù)據(jù)，效率十分低下，常常容易出錯，而且由于信息的不完整，不單單影響數(shù)據(jù)報表質(zhì)量，也無法提供可靠依據(jù)，從而影響主管部門的決策，更無法滿足當(dāng)前高教事業(yè)日益發(fā)展和變化的需要.所以，建設(shè)一套實驗室信息化管理系統(tǒng)，來提高實驗室的管理水平、促進(jìn)實驗室管理現(xiàn)代化，是社會對人才培養(yǎng)模式改革的客觀要求，也是高校實驗室管理工作水平評價體系的一個重要觀測點.因此，建立實驗室信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)實驗室管理的辦公智能化和信息化，充分利用實驗室收集的數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)化為對教學(xué)、科研工作具有指導(dǎo)意義的信息資源，為高校實驗教學(xué)、科研工作提供更好的管理手段，提升實驗室管理的工作效率和質(zhì)量，輔助決策，達(dá)到學(xué)校教學(xué)、科研發(fā)展的既定目標(biāo)是高校實驗室管理的必由之路.

3.1 什么是實驗室信息化

信息化管理是為了達(dá)到其經(jīng)營目標(biāo)、以適量投入獲取最佳效益、借助一些重要的工具和手段而有效利用人力、物力和財力等資源的過程[10].

實驗室的信息化主要是體現(xiàn)在實驗室記錄系統(tǒng)，它主要是使得實驗原始記錄進(jìn)行電子化生成、保存、檢索和共享，并且保證實驗記錄數(shù)據(jù)真實、及時、規(guī)范.

3.2 實驗室信息化管理的構(gòu)成要素

3.2.1 信息

信息是構(gòu)成信息化管理的第一要素.高校的任何一個實驗室都會時刻產(chǎn)生不同的信息，包括實驗得出的測量數(shù)據(jù)、待分析的數(shù)據(jù)、對實驗需求的數(shù)據(jù)、維持實驗運行的管理數(shù)據(jù)等.經(jīng)科學(xué)篩選和分析后上報給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者作為制定決策的參考依據(jù).一條正確的信息可以讓主管部門及時有效地了解實驗室現(xiàn)狀，做出科學(xué)的決策，一條錯誤的信息也能導(dǎo)致判斷錯誤，造成教學(xué)事故.

一些高校實驗室信息采集渠道單一，信息資源基礎(chǔ)不統(tǒng)一，使得信息資源可靠性差,信息來源不夠全面，信息來源不規(guī)范，傳輸渠道的不暢通，難以對所得到的信息加工處理,使得實驗資源潛力無法充分發(fā)揮.

3.2.2 信息管理系統(tǒng)

信息管理系統(tǒng)是構(gòu)成信息化管理的另一個要素，它包括信息管理機構(gòu)、信息管理人員和信息軟件.其中信息管理人員是指專門負(fù)責(zé)信息整理收集、分析上報、反饋，以及信息管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)等工作的人員，即實驗室維護(hù)管理人員.信息管理軟件是針對實驗室信息的管理而設(shè)計的管理軟件的統(tǒng)稱，主要功能是對實驗室基本信息、設(shè)備資產(chǎn)信息、實驗課程信息等的管理和保護(hù)，是實驗室信息管理系統(tǒng)化、自動化的有效工具.

3.3 規(guī)范化是實驗室管理信息化的前提

實驗室管理規(guī)范化是實驗室管理信息化建設(shè)的前提，規(guī)范化就是要求實驗室管理工作具有一定標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)格，各方面的工作都要合乎規(guī)范.這是辦好學(xué)校、搞好實驗室管理工作的可靠基礎(chǔ).

3.4 實驗室信息化管理的優(yōu)越性

實驗室管理是細(xì)致、系統(tǒng)的工作，走信息化道路可把整個管理過程透明化，為管理者提供決策支撐.

3.4.1 改變了實驗室傳統(tǒng)的繁雜的管理方法,引入了現(xiàn)代化的管理手段,使實驗室達(dá)到了無紙化辦公和信息化管理的目的,對實驗室提高工作效率,降低運作成本起到了重要的作用.

3.4.2 建成實驗項目庫之后,可為師生教與學(xué)提供了便利,實現(xiàn)了實驗室資源的共享.

3.4.3 統(tǒng)一管理實驗室的資源,包括設(shè)備、人力和時間,提高了效率和效益.

3.4.4 高校實驗室管理信息化思考與建議

高校實驗室是完成教學(xué)實驗與教師科研的主要場所.所以高水平的實驗室管理對實驗教學(xué)以及科研工作質(zhì)量影響很大，起著決定性的作用.實現(xiàn)實驗室管理信息化，應(yīng)主要采取以下幾方面的措施.

4.1 提高信息化管理水平提高認(rèn)識,領(lǐng)導(dǎo)重視

在信息化實踐過程中，改變?nèi)藗冾^腦中固有的舊思想、舊觀念以傳統(tǒng)思維方式，提高信息化的認(rèn)識水平.主管領(lǐng)導(dǎo)的主持和參與是實驗室信息化項目的建設(shè)工作是其取得成敗的首要條件,是信息化起步和成功的關(guān)鍵，要在財力、人力、物力上給予大力支持,積極引導(dǎo).實驗工作人員認(rèn)真做好實驗室信息數(shù)據(jù)資源的基礎(chǔ)管理工作，實事求是地提供真實可靠的統(tǒng)計源數(shù)據(jù)，是實驗室信息化實施的基礎(chǔ)支持,實驗室應(yīng)加強基礎(chǔ)管理工作,如實驗項目、實驗課程等信息,做到數(shù)據(jù)精確、完整、客觀、及時.

4.2 要精選細(xì)挑軟件開發(fā)商

在實施實驗室信息系統(tǒng)時要注意:1）要做好周密細(xì)致的前期需求分析,找到實驗室信息化的關(guān)鍵因素,弄清楚組織管理的結(jié)構(gòu)和對應(yīng)的隸屬關(guān)系;2）信息系統(tǒng)要以“適用性”和“先進(jìn)性”原則,針對實驗教學(xué)中心自身的需求,制定確實可行的解決方案;3）在選擇供應(yīng)開發(fā)商時,要選擇具有專業(yè)技術(shù)實力有潛質(zhì)的軟件研發(fā)單位,同時要有開發(fā)實驗室信息系統(tǒng)相關(guān)軟件的案例,必須選擇成熟、成功、成型的商品化軟件.

4.3 要肯定實驗室在學(xué)校發(fā)展中的地位，加強人才隊伍的培養(yǎng),確保正常運行

沒有高素質(zhì)的實驗室隊伍，就不可能有高水平的實驗室.尊重信息化人才成長規(guī)律，以信息化項目為依托，培養(yǎng)高級人才、創(chuàng)新型人才和復(fù)合型人才[11].在實驗室信息化建設(shè)過程中,要注重培養(yǎng)人才、重視和留住人才,建立一系列的培訓(xùn)機制,通過開展相互學(xué)習(xí)培訓(xùn),培養(yǎng)一批優(yōu)秀的實驗管理人員,讓他們既懂得實驗業(yè)務(wù),又懂得軟件使用和維護(hù)的“復(fù)合型”實驗室人才,才能確保信息系統(tǒng)正常運行.

5 結(jié)束語

隨著信息時代的到來,面對情況復(fù)雜的高校實驗室來說,進(jìn)行信息化管理是實現(xiàn)實驗室管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化,高效性、方便性、準(zhǔn)確性、安全性的最有效途徑[12].通過推進(jìn)實驗室信息化建設(shè)步法，建立一套完善的信息化管理系統(tǒng)，利用現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來輔助輔助管理，讓實驗管理者從繁雜的常態(tài)化的手工操作中解脫出來.建立和使用信息化管理系統(tǒng),充分發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)勢,通過完成對數(shù)據(jù)的收集、整理、分類、處理,為主管者決策提供及時、可靠的依據(jù)，推進(jìn)實驗室管理走向現(xiàn)代化、走向世界，促使實驗室各項任務(wù)順利開展，并高效地完成.

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1673-260X（2012）04-0219-03

本文為2011年溫州市市級示范實驗教學(xué)中心建設(shè)項目