規(guī)范全宗卷管見

王 蕾

（赤峰學(xué)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

規(guī)范全宗卷管見

王 蕾

（赤峰學(xué)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

全宗卷是一個檔案全宗的檔案.是檔案史管理利用檔案全宗的檢索工具，是信息開發(fā)，情報交流的重要渠道.實際工作中，全宗卷涉及諸多問題.規(guī)范全宗卷要堅持全宗卷編制原則，注重卷內(nèi)文件材料的形成與積累.整理要規(guī)范化，并加強全宗卷的保管和利用.

檔案;全宗卷；規(guī)范

全宗卷是檔案室在管理全宗過程中逐步形成的、能夠說明該全宗歷史情況的各種文件材料所組成的專門案卷.全宗卷是一個檔案全宗的檔案，是不可缺少的管理、利用工具之一.一個高質(zhì)量的全宗卷有助于全宗檔案的連續(xù)管理，有利于全宗檔案的綜合利用.

1 全宗卷的作用

全宗卷對于保管利用全宗檔案起著舉足輕重的作用.全宗卷是檔案全宗的檢索工具，是檔案室提高科學(xué)管理水平的必要條件，是信息開發(fā)、情報交流的重要渠道.

全宗卷是檔案全宗的檢索工具.檔案室在收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、檢索、編研、開發(fā)利用全宗檔案過程中，產(chǎn)生了一系列的文件材料，記錄了全宗檔案的主要內(nèi)容和形式特征，集中地存貯了全宗檔案的信息，是全宗的歷史記錄、原始憑證.具備了檢索工具的功能.全宗檔案數(shù)量龐大、內(nèi)容繁雜，利用者可借助全宗卷，迅速了解全宗歷史、立檔單位及全宗檔案的情況，以此獲得可靠的信息和依據(jù).

全宗卷是提高檔案室科學(xué)管理水平的必要條件.全宗卷的質(zhì)量和水平，在某種程度上代表了檔案科學(xué)管理的水平.第一，通過全宗卷，可以檢查檔案的收集、鑒定、整理、統(tǒng)計等各項業(yè)務(wù)工作中的問題與不足，能夠及時采取措施，加以改進(jìn).同時可澄清事實、明確責(zé)任，促進(jìn)管理水平、人員素質(zhì)的提高.第二，利用全宗卷，可實行檔案管理的連續(xù)性.我們開展的各項業(yè)務(wù)工作，一般都不是一次性完成，一勞永逸的，由于全宗歷史的延伸而延續(xù).運用反映全宗歷史情況的全宗卷，實現(xiàn)對全宗管理的連續(xù)性.第三，由于檔案管理人員的變動，利用全宗卷，可縮短熟悉檔案工作的時間，提高工作效率，利于管理工作的銜接.

全宗卷是檔案信息開發(fā)、情報交流的重要渠道.一個高質(zhì)量的全宗卷，從全宗檔案的收集工作開始，到利用效益典型事例的記載，濃縮了全宗檔案的全部信息.利用全宗卷，開發(fā)、傳遞、介紹室藏檔案全宗的內(nèi)容和科學(xué)價值，為利用者提供利用檔案的線索.同時，利用全宗卷，擴(kuò)大情報交流，實現(xiàn)資源共享.從中擴(kuò)大視野，掌握情報信息，優(yōu)化檔案利用服務(wù)工作的質(zhì)量和水平.

2 全宗卷問題掃描

在實際工作中，由于對全宗卷的建立重視不夠，以致出現(xiàn)諸多問題.如全宗卷的編制臨時突擊，全宗卷內(nèi)文件材料不齊全，全宗卷的整理不符要求，全宗卷的管理不規(guī)范，以致全宗卷的利用不盡人意，沒發(fā)揮其應(yīng)有的作用.

全宗卷的編制臨時突擊.有的檔案室，平時工作中沒有注重全宗卷的建立和各種文件材料的積累，在開展檔案工作目標(biāo)管理考評、檔案利用服務(wù)晉級時，“現(xiàn)上轎現(xiàn)扎耳朵眼兒”，突擊、回憶編制全宗卷，例如對立檔單位大事記、分類方案、安全檢查記錄等進(jìn)行事后補寫.不能準(zhǔn)確地反映全宗的歷史情況，也不能為管理、利用全宗檔案提供真實的經(jīng)驗和可靠的信息，違背了建立全宗卷的初衷.

全宗卷內(nèi)文件材料不齊全.由于平時沒有注意對全宗卷內(nèi)文件材料的收集積累，其材料缺東少西.例如早年接收移交的檔案沒有交接文據(jù).征集的珍貴檔案沒有征集記錄.經(jīng)過鑒定、整理的檔案沒有整理記錄、總結(jié)，不知何年所為.有銷毀檔案的審批材料，缺少銷毀清冊.檔案利用產(chǎn)生典型的社會效益或經(jīng)濟(jì)效益事例，在全宗卷中也全然沒有反映出來.有的檔案室在編纂全宗指南時，才發(fā)現(xiàn)沒認(rèn)真檢查文件材料的完整程度，缺少查遺補漏工作.

全宗卷的整理不符要求.《全宗卷規(guī)范》，為全宗卷的整理提供了依據(jù).但立檔單位沒按其標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行.例如全宗卷內(nèi)文件材料沒進(jìn)行系統(tǒng)排列及編卷內(nèi)目錄.卷內(nèi)文件材料沒逐件加封面、封底.封面著錄錯誤.沒及時將收集的材料鑒定整理、裝訂歸卷等等，影響了檢索利用.

全宗卷的管理不規(guī)范.近年來，全宗卷的管理工作不斷加強，取得了明顯成效.但立檔單位管理制度不完善，沒將這項工作提到議事日程上來，材料的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計等工作不銜接，出現(xiàn)紕漏.全宗檔案向檔案館或有關(guān)單位移交時，全宗卷沒有隨同移交或只部分移交等等.總之，全宗卷的管理亟待提高和規(guī)范.

全宗卷的利用不盡人意.以上問題產(chǎn)生的連鎖反映，影響到全宗卷的提供利用.隨著檔案信息化建設(shè)的全面推進(jìn)，數(shù)字化檔案室已從理念走向現(xiàn)實，電子文件的歸檔，電子檔案的管理，磁性載體檔案的保護(hù)，檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)傳輸……更需要規(guī)范全宗卷.

3 規(guī)范全宗卷的方法

全宗卷規(guī)范，包括全宗卷編制原則，全宗卷的主要內(nèi)容，全宗卷的整理，全宗卷的管理等等.

堅持全宗卷的編制原則.建立全宗卷是按照全宗原則管理檔案的必然.組成全宗卷的文件材料，是對全宗內(nèi)檔案進(jìn)行實踐管理過程中直接形成的歷史記錄和原始憑證，它真實地反映全宗內(nèi)檔案及其發(fā)展變化情況.一個全宗的檔案，無論是收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用都不只是一次，全宗卷的建立，是在全宗管理中逐步形成、存儲，由少到多、由簡到繁、不斷積累、逐步完善的漸進(jìn)過程.反過來，對全宗管理的連續(xù)性，必須借助于反映全宗綜合歷史情況的全宗卷.堅持全宗卷內(nèi)各種文件材料的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，按照其固有的特點，保持文件材料間的有機(jī)聯(lián)系，以真實地反映全宗的歷史面貌.檔案工作者是歷史真實面貌的維護(hù)者，要堅持全宗卷的編制原則，把建立全宗卷納入全宗管理工作程序，納入檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，納入檔案管理工作制度，納入檔案人員責(zé)任目標(biāo).

注重全宗卷內(nèi)文件材料的形成、積累.全宗卷內(nèi)文件材料隨全宗管理的延續(xù)而逐漸增加.在進(jìn)行的檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)活動中，注意形成文字記錄，及時收集積累.一個內(nèi)容齊全的全宗卷，從文件歸檔、檔案接收開始，每項業(yè)務(wù)工作都留有文字記錄，并記載立檔單位與全宗歷史考證及整理編纂、研究檔案的成果.全宗卷的內(nèi)容大體由兩部分組成，一部分是在檔案管理、利用過程中產(chǎn)生的具有記錄和憑證作用的材料；另一部分是對立檔單位及檔案內(nèi)容進(jìn)行研究、編纂的材料.可分為以下七方面：第一，檔案收集方面，包括檔案接收文字憑據(jù)、移交目錄、征集記錄、檔案來源和價值說明等.第二，檔案整理方面，包括分類方案，案卷目錄說明，整理方案、小結(jié)等.第三，檔案鑒定方面，包括檔案鑒定組織情況，檔案保管期限表，檔案鑒定報告與銷毀檔案審批手續(xù)、銷毀清冊等.第四，檔案保管方面，包括檔案安全檢查記錄、分析報告，重點檔案采取特殊保護(hù)措施，檔案搶救與修復(fù)情況報告等.第五，檔案統(tǒng)計方面，包括檔案收進(jìn)移出登記，案卷基本情況統(tǒng)計和重要利用統(tǒng)計表等.第六，檔案利用方面，包括全宗指南，立檔單位大事記，開放利用，檔案匯編和公布出版情況，檔案產(chǎn)生的社會或經(jīng)濟(jì)效益典型事例等.第七，檔案信息化建設(shè)，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)、管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、電子文件歸檔與管理、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與安全保障措施建設(shè)等文字說明材料.

全宗卷的整理要規(guī)范化.全宗卷的整理要遵循便于保管和利用的原則，及它所具有的靈活性和不定型性的特點.文件材料達(dá)到一定數(shù)量時，及時進(jìn)行整理組卷，數(shù)量較多的可設(shè)若干分卷.卷內(nèi)文件材料按“問題──時間”系統(tǒng)排列，一般順序為：全宗指南、立檔單位大事記、檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用、信息化建設(shè)等方面的文件材料.卷內(nèi)文件材料逐件加封面、封底、編件號、裝訂，并編制卷內(nèi)目錄.全宗卷采用盒裝.按照《全宗卷規(guī)范》規(guī)定的尺寸制做封面、封底及卷盒，并進(jìn)行規(guī)范著錄.

加強全宗卷的保管和利用.檔案室形成的全宗卷，置于全宗檔案排列的卷首.全宗卷隨全宗的轉(zhuǎn)移而轉(zhuǎn)移，當(dāng)一個完整的全宗由檔案室向檔案館移交時，其相應(yīng)的全宗卷也必須隨同全宗移交.檔案人員不僅要重視全宗卷的建立，而且要充分發(fā)揮全宗卷的作用.當(dāng)用戶通過一般性檢索不能滿足需要或發(fā)生疑難時，當(dāng)需對檔案進(jìn)行綜合利用時，當(dāng)要了解全宗檔案的歷史情況時，當(dāng)在檔案管理中要澄清事實、明確責(zé)任時……可利用全宗卷，方便、快捷地達(dá)到目的.規(guī)范全宗卷意義深遠(yuǎn).

〔1〕全宗卷規(guī)范.中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn).DA/T 12—94 1995—6—12.中華人民共和國國家檔案局批準(zhǔn).

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