論高?；n案數(shù)字化的必要性和緊迫性

王 玲

（大連大學(xué)，遼寧 大連 116622）

論高校基建檔案數(shù)字化的必要性和緊迫性

王 玲

（大連大學(xué)，遼寧 大連 116622）

由于現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展，高校基建檔案也受到了廣泛的重視.電子郵件、電子文書及電子報(bào)表等大量電子文件的出現(xiàn)為實(shí)現(xiàn)基建檔案數(shù)字化提供了良好的基礎(chǔ).高?；n案數(shù)字化建設(shè)不但能夠提升基建檔案信息資源的共享程度，而且還有利于對(duì)檔案信息進(jìn)行快速檢索，從而提升辦公的效率.本文闡述了基建檔案數(shù)字化的基本涵義，分析了基建檔案數(shù)字化需要的條件，并提出了高?；n案數(shù)字化的必要性以及緊迫性.

高校；基建檔案；數(shù)字化；必要性；緊迫性

隨著近年來我國高等教育的不斷迅速發(fā)展，高等院校的規(guī)模也在持續(xù)擴(kuò)大，基礎(chǔ)設(shè)施自然也在增加，從而使高校基建檔案的重要性更加凸顯出來，實(shí)施科學(xué)管理已經(jīng)勢(shì)在必行.然而，當(dāng)前大量高校的基建檔案管理尚處于傳統(tǒng)的管理模式之下，在查找與利用時(shí)存在著一些不便之處.怎樣在數(shù)字化時(shí)代讓高校的基建檔案能夠不斷發(fā)展？這就需要應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)來加快基建檔案數(shù)字化的步伐，從而推進(jìn)高校基建檔案的數(shù)字化進(jìn)程，這是高等院校檔案人員應(yīng)盡的工作責(zé)任.

1 基建檔案數(shù)字化的基本涵義

所謂基建檔案數(shù)字化，主要是指運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、攝影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)等諸多高新技術(shù)，將各類載體的基建檔案轉(zhuǎn)化成為一種數(shù)字化形態(tài)的檔案信息，并運(yùn)用數(shù)字化形式來存儲(chǔ)、利用，并通過計(jì)算機(jī)實(shí)施科學(xué)化管理，建立起更加有序的檔案信息庫，從而及時(shí)提供給利用者，以提供資源的共享.當(dāng)前，大量高校所保存的基建檔案依然是以紙質(zhì)或者照片載體形式而存在著的，只能適應(yīng)于傳統(tǒng)意義上的管理以及傳播形式，因而難以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化.基建檔案信息的資源價(jià)值不但無法充分地體現(xiàn)出來，而且還無法適應(yīng)數(shù)字檔案館如今的發(fā)展形勢(shì).因此，基建檔案數(shù)字化的內(nèi)容可表現(xiàn)為：基建檔案數(shù)字化設(shè)施建設(shè)、檔案目錄信息數(shù)字化建設(shè)，檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、載體檔案數(shù)字化建設(shè)、檔案影像數(shù)據(jù)庫或者多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)、高?；n案數(shù)字化鑒定建設(shè)等等.

2 基建檔案數(shù)字化需要的條件

2.1 電子文件能夠提供數(shù)據(jù)方面的支持

鑒于信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公的自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化以及網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)逐漸趨向于健全完善，由此，電子郵件、電子文書、電子報(bào)表、電子圖紙等大量的電子文件開始產(chǎn)生.電子文件的數(shù)據(jù)支持不會(huì)受到時(shí)間與空間等方面的影響，能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享，從而為實(shí)現(xiàn)基建檔案數(shù)字化提供了良好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ).

2.2 數(shù)字化技術(shù)的支持已經(jīng)趨向于成熟

現(xiàn)代多媒體技術(shù)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、檔案專業(yè)管理軟件的廣泛運(yùn)用，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了高等院?；n案工作從收文、發(fā)文、歸檔、電子存儲(chǔ)等許多環(huán)節(jié)的基建檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換.通過運(yùn)用于基建檔案工作的計(jì)算機(jī)軟件與硬件系統(tǒng)的大力技術(shù)支持，能夠?yàn)榛n案數(shù)字化建設(shè)提供更好的基礎(chǔ)運(yùn)行環(huán)境.

2.3 網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基建檔案數(shù)字化提供了基礎(chǔ)性條件

中國的網(wǎng)絡(luò)構(gòu)架已完全形成，并且具備了網(wǎng)絡(luò)條件.可以說，通信網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為電子檔案的集中管理奠定了較好的基礎(chǔ)條件.高等院校的校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已經(jīng)為電子檔案的集中管理提供了良好的技術(shù)支持，并在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下提升信息資源的共享程度，而民眾信息意識(shí)的提升也為電子檔案的集中化管理創(chuàng)設(shè)出了較好的社會(huì)環(huán)境氛圍.

3 高?；n案數(shù)字化的必要性

3.1 適應(yīng)基建檔案利用方式多元化的需要

高?；n案是在高校規(guī)劃、建設(shè)與管理過程中所直接形成的一種真實(shí)記錄，儲(chǔ)藏著豐富的信息資源.積極開發(fā)基建檔案信息是更好地發(fā)揮出基建檔案作用與價(jià)值的有效方式.作為基建檔案的一種重要存儲(chǔ)介質(zhì)，當(dāng)前我國高校的基建檔案載體主要是紙質(zhì)檔案.這類傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)空間相當(dāng)大、維護(hù)的成本偏高、查閱不夠便利，而且多數(shù)是由利用者到高校檔案室加以查閱.查閱者首先應(yīng)當(dāng)說明所要利用的基建檔案的內(nèi)容，填寫查檔申請(qǐng)表格，再由檔案員通過檢索的方式來查找出所需要的檔案原件，從而供利用者進(jìn)行查閱或者復(fù)印.這一利用方式具有大量問題，尤其是頻繁使用檔案原件，容易造成破損.所以，傳統(tǒng)意義上的檔案利用手段無法滿足目前的現(xiàn)實(shí)需要.也難以適應(yīng)當(dāng)前數(shù)字化時(shí)代高?；n案的不斷發(fā)展.實(shí)施檔案數(shù)字化，不但能改進(jìn)高?；n案的利用形式，而且同一份基建檔案能夠同時(shí)提供給全體需要它的查閱者共享，而不會(huì)再受到時(shí)間、空間等方面的限制.

3.2 適應(yīng)基建檔案數(shù)量急劇增加的需要

由于我國高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校基建檔案的數(shù)量在快速增加，如果還是依賴于傳統(tǒng)意義上手工管理根本無法滿足檔案現(xiàn)代化管理的要求，尤其是鑒于高等學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以及數(shù)字化信息平臺(tái)的投入使用，這就為高?；n案的數(shù)字化建設(shè)提供了良好的平臺(tái).高等院校數(shù)字化校園建設(shè)對(duì)基建檔案數(shù)字化以及信息化提出了新的更為迫切的需求.

3.3 適應(yīng)高校數(shù)字檔案館建設(shè)的需要

高校基建檔案的數(shù)字化在實(shí)質(zhì)上是實(shí)現(xiàn)高校綜合檔案館的檔案管理從傳統(tǒng)管理方式走向現(xiàn)代管理方式的重要手段.基建檔案是高校檔案體系中十分重要的組成部分，也是高校數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié).如今，各所高校均在全力推動(dòng)數(shù)字化檔案館建設(shè).假如基建檔案未能實(shí)施有效的數(shù)字化整理與加工，那么建設(shè)高校數(shù)字檔案館的目標(biāo)自然也就無法實(shí)現(xiàn).

4 高?；n案數(shù)字化的緊迫性

4.1 基建檔案數(shù)字化是高校檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)

鑒于高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、檔案專業(yè)管理軟件的逐步運(yùn)用，高校檔案的形成方式也出現(xiàn)了相當(dāng)大的變化.比如，各類文件的起草、簽發(fā)、催辦以及歸檔等發(fā)文的全過程均在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行，這一變化就顯示出高校基建檔案工作更多的是要建立機(jī)讀式檔案.

4.2 基建檔案數(shù)字化是高校檔案一體化管理的迫切要求

實(shí)現(xiàn)高校檔案的一體化管理能夠便于保持基建檔案間的相互聯(lián)系，從而發(fā)揮出整體上的優(yōu)勢(shì)，有利于高校基建檔案的保管及利用.高校以前關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案以及基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等傳統(tǒng)意義上的分類方法將被打破，取而代之的則是要在信息集成系統(tǒng)當(dāng)中對(duì)各管理模塊以及流程加以設(shè)計(jì).高?；n案數(shù)字化能夠極大地促進(jìn)高校基建檔案的一體化管理程度，從而實(shí)現(xiàn)信息的共享，并能提升基建檔案的利用率.使用計(jì)算機(jī)來管理檔案，能夠?qū)嵭谢n案的自動(dòng)編目、檢索與統(tǒng)計(jì)，并且依據(jù)不同的要求編制出全宗目錄、分類目錄以及目錄索引等內(nèi)容，以實(shí)現(xiàn)基建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理.

4.3 基建檔案數(shù)字化是當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的必然產(chǎn)物

計(jì)算機(jī)技術(shù)可謂是如今新技術(shù)革命中的一項(xiàng)先導(dǎo)技術(shù).在文件管理中，應(yīng)當(dāng)充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)來實(shí)施文件接收、查找、借閱、鑒定應(yīng)當(dāng)銷毀的文件等檔案利用管理工作.在高?；n案的管理進(jìn)程中，應(yīng)當(dāng)利用計(jì)算機(jī)來開展檔案收集、整理、編制檢索等，而且還可用在庫房管理之中.在基建檔案的鑒定管理上，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用計(jì)算機(jī)的各項(xiàng)功能.另外，計(jì)算機(jī)運(yùn)用也將更加廣泛地運(yùn)用基建項(xiàng)目檔案，比如可以編制出大型的索引，以為檔案編研人員提供服務(wù)，并且進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì).

5 結(jié)束語

總的來說，高?；n案數(shù)字化已經(jīng)成為計(jì)算機(jī)信息技術(shù)以及高校數(shù)字檔案館建設(shè)的重要產(chǎn)品，也是各種新型數(shù)字化文件、檔案信息化建設(shè)的重要結(jié)果.為了切實(shí)推進(jìn)基建檔案數(shù)字化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變基建檔案現(xiàn)工行作機(jī)制，從而讓基建檔案能夠煥發(fā)出生機(jī)與活力，促進(jìn)社會(huì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展.高校基建檔案數(shù)字化建設(shè)有利于大學(xué)檔案信息資源的深度開發(fā)與利用，從而提升大學(xué)檔案信息資源的共享化程度，并且促進(jìn)基建檔案信息的遠(yuǎn)距離傳輸，以求提升高等院?；üぷ鞯霓k公效率，進(jìn)而促進(jìn)大學(xué)基建檔案工作的跨越式發(fā)展.

〔1〕柴煥芳.加強(qiáng)高?；n案管理的幾點(diǎn)思考[J].蘭臺(tái)世界，2007（11）.

〔2〕弋曉寧.數(shù)字化檔案館及其建設(shè)初探[J].忻州師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2008（6）.

〔3〕劉珊.高校基建檔案管理淺談[J].黑龍江檔案，2009（1）.

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