電子文件與紙質(zhì)檔案在保護技術(shù)上的差異

曹文波

（內(nèi)蒙古醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 人事部，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010000）

電子文件具有其特殊性，那就是以載體和載體與信息結(jié)合方式儲存信息.所以，傳統(tǒng)的檔案保護理論在現(xiàn)今的電子檔案的沖擊下，怎樣保存電子文件成為檔案管理者的當(dāng)務(wù)之急.傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子文件在保護技術(shù)上有很大的差別，這些差別將一個新的領(lǐng)域擺在檔案管理者面前，成就了檔案保護技術(shù)的新的課題.

相對而言，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文本較為安全穩(wěn)定，而電子檔案文檔載體的穩(wěn)定性就較差差，非常容易損毀或缺失.因此，選擇歸檔方式是至關(guān)重要的.經(jīng)多年實踐檢驗證明，脫機采集數(shù)據(jù)或利用磁盤等介質(zhì)移交轉(zhuǎn)移電子文件的方式容易造成數(shù)據(jù)的丟失.特別是如過遇到質(zhì)量比較差的磁盤，就會造成文件的可讀性受到影響.因此，為了防止電子文件數(shù)據(jù)的的缺失，只能以制作多分電子文件備份保存，在本是利用簡便的電子文檔的時代，卻增加了檔案工作中的工作量，磁盤的儲存數(shù)量也隨之增加了.為了解決這個問題，繼而產(chǎn)生了用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔的方法儲存，合并光盤存貯.

1 網(wǎng)絡(luò)移交的途徑

1.1 借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線

隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng).這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點.對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文悠揚，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng).將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門.檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強的軟件，如：.D B F、.D O C、.T X T、.E X E等文件.

1.2 選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責(zé)歸檔

為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng).計算機與信息管理部門負責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的匯集點，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件.由他們負責(zé)將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一.清華大學(xué)計算機與信息管理中心計劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊中心、財務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng).注冊中心負責(zé)學(xué)生注冊、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負責(zé)學(xué)生交費信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸.計算機與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享.隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔.

2 電子文檔與紙質(zhì)文檔載體保存時間的差異

纖維素的性質(zhì)直接決定了紙張保存的耐久性，在一定的條件下，纖維素盡管在高濕、高溫、霉變、酸、氧化劑等諸多因素下，可發(fā)生化學(xué)反應(yīng)而產(chǎn)生變質(zhì)，但是，只要我們排除了水解和氧化反應(yīng)這兩關(guān)，杜絕了紙張文檔發(fā)生變化的條件，紙質(zhì)檔案的保存時間就可以延長到百年千年.

磁性物質(zhì)和光盤是電子文件的載體材料.磁盤和磁帶的支持體是聚酯底基.靜電是吸引塵埃的主要因素，而聚酯底基極易產(chǎn)生靜電，因而吸引塵埃后就會導(dǎo)致磁帶卷曲，造成與磁粉脫離，當(dāng)伸長后就不易恢復(fù)原狀，這是磁帶的最大缺點.另外，連接底基和磁粉的粘和劑具有容易易磨損、脫落、粘連、熱脹冷縮、甚至生霉等缺點，當(dāng)有信息再現(xiàn)需求時就不易完整清晰再現(xiàn).記錄和再現(xiàn)信息的決定因素是磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強度，外界磁場的影響會使磁帶消磁或退磁等等.而光盤死是利用激光技術(shù)來存儲的，其由圓盤狀的盤基、記錄介質(zhì)和保護層等組成的.目前光盤的常用記錄介質(zhì)主要是能在激光熱效應(yīng)作用下能產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料，如碲、硒、碳鋁化合物、碲合金等.這些材料也不是很穩(wěn)定，容易氧化，且易遇堿溶液會發(fā)生化學(xué)反應(yīng).因此，光盤與紙質(zhì)檔案載體相比而言，電子文檔載體材料的保存時間要短得多，一般僅保存5-15年.

3 環(huán)境條件對電子文檔與紙質(zhì)文檔載體的影響差異

3.1 溫度和濕度的影響

不論是磁性載體、光盤或紙張，在不適宜的溫度和濕度條件下，均有影響.紙張保存過程中，高溫高濕條件下，可引起紙張發(fā)生水解——氧化反應(yīng)現(xiàn)象，使紙張內(nèi)部的不利化學(xué)成分加速了紙張的化學(xué)變化，材料中的字跡會發(fā)生洇化、擴散現(xiàn)象.而電子文件載體也會受溫濕的影響，但方式是不同的.聚酯底基會在溫度過高或過低的環(huán)境下收縮變形或膨脹，制作光盤所使用的載體材料主要是塑料、鋁和多碳，也會隨著溫度變化而彎曲變形，從而影響數(shù)據(jù)的讀寫和激光束精確定位.通過實踐發(fā)現(xiàn)，紙質(zhì)檔案的保存溫度標(biāo)準(zhǔn)為14℃—24℃，相對濕度是45%—60%，而電子文件的保存理想溫度是16℃—20℃，相對濕度是40%±5%，由此可見，溫濕度對紙質(zhì)檔案和電子文件的影響程度是不一樣的.

3.2 灰塵對紙張和電子文件的影響.

灰塵對紙質(zhì)檔案的危害主要表現(xiàn)在機械磨損上，灰塵會使紙張發(fā)生霉變或粘結(jié)等，由此會形成“磚塊紙”.電子文件載體被灰塵的損壞主要有物理性損壞，化學(xué)性損壞及生物性損壞.物理性損壞是指劃傷磁盤、磁盤污染、磁帶污染、光盤表面污染等.由此可以造成記錄信息損毀；化學(xué)性損壞是空氣灰塵中含有的化學(xué)成分對磁帶、磁盤、光盤等進行腐蝕或降解，直接是這些載體發(fā)生化學(xué)反應(yīng)而損壞.因此記錄信息消失就是難免的了；生物性損壞是指霉菌孢子被灰塵顆粒到處傳播，使長期不動的檔案載體成為了霉菌的培養(yǎng)基和繁殖場所，霉菌的分泌物會損壞磁帶盒光盤，使之丟失數(shù)據(jù).

由此可見，灰塵損傷電子文檔的載體是不可逆的，一旦損壞就無法修復(fù).但是對紙質(zhì)載體而言，及時灰塵對檔案載體產(chǎn)生了一定的損壞，比如磨損、霉斑、色斑等等……，仍然可以通過修復(fù)恢復(fù)紙質(zhì)載體上的信息.但是，電子文件載體一旦遭到回春的危害，就將損失局部或全部信息，無論采取什么樣的手段也沒用辦法在計算機上讀出原始信息資料.這樣，電子文件載體就失去了保存價值.因此，無論電子文檔載體的使用還是電子文檔載體的保存都要嚴(yán)格防塵措施.

3.3 機械振動和外來磁場對檔案載體的影響

眾所周知，機械振動和磁場對紙質(zhì)檔案載體不會產(chǎn)生任何損害，而對電子文檔載體來講，危害卻不可忽視.磁性載體在外來磁場的作用下，使之發(fā)生消磁或磁化，直接造成信息失落，破壞載體信息，很大程度上影響了讀出效果.另，機械振動會使磁性載體材料中的磁分子排列次序發(fā)生變化，造成剩磁的衰減，從而破壞記錄的信息資料.因此，磁性檔案載體的保存一定要遠離磁場，并將磁性載體保存在具有抗磁化的金屬容器當(dāng)中，也要避免強烈的機械振動.

3.4 有害氣體和光源對檔案載體的影響

有害氣體對紙張的影響主要表現(xiàn)在紙張發(fā)生氧化反應(yīng)和水解反應(yīng)，致使紙張的強度韌度降低.光線影響，特別是紫外線光波，使電子文檔收到的損害更多.對檔案載體保存有害的氣體主要是硫化氫、二氧化碳、氯氣和二氧化硫等等，都具有酸性，起氧化反應(yīng).可腐蝕破壞光盤和氣體磁性載體，使光盤的盤基、磁帶的帶基老化和磁粉脫落，使電子文檔的信息丟失.光線、特別是紫外線也能使電子文件載體發(fā)生光氧化反應(yīng)，致使帶基、盤基老化而強度下降.除此以外，紫外線的能量也足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號衰減，直接使磁性載體中的記錄信息的丟失而影響讀寫效果.

4 技術(shù)因素對電子文檔載體和紙質(zhì)載體壽命的影響

紙質(zhì)文件的形成有一定的穩(wěn)定性，其形成的材料——紙張的特點是：紙質(zhì)、字跡材料和字跡三者永遠地結(jié)合成一體，其壽命與環(huán)境條件以及其內(nèi)部因素緊密相關(guān).而電子文件載體的壽命與其內(nèi)部諸因素相關(guān)外，還和保存環(huán)境條件相關(guān)，更與電子信息技術(shù)革新密切相關(guān).電子文件的形成是要通過計算機來完成的，通過電子計算機程序?qū)⑿畔⑴c載體相結(jié)合在了一起，因此，要識別電子載體的信息必須要通過計算機才能識讀.但是，計算機技術(shù)是日益更新的技術(shù)，一旦保存技術(shù)過時，載體上的信息也相當(dāng)于保存過時了，信息就無法讀出.電子信息技術(shù)過時表現(xiàn)在每天都有的技術(shù)革新；另一方面是技術(shù)的革新，舊的儲存技術(shù)無法在更新的計算機中長久保存，還有商業(yè)性的因素，每個電子產(chǎn)品或電子文件設(shè)備的生產(chǎn)都是由沒有同意標(biāo)準(zhǔn)的很難有配套的，單個廠家一旦破產(chǎn)或轉(zhuǎn)型，那么識讀這種電子載體的可能性就極小了.就一般情況，絕大多數(shù)的電子文件載體的預(yù)期保存壽命都超過了能識讀它的硬件和軟件的技術(shù)期限.因此，極易出現(xiàn)的技術(shù)過時對電子文件安全性的影響是非常大的.所以說，電子文件載體的信息如果要長期保存而言，技術(shù)過時比環(huán)境造成的載體損壞的影響更為嚴(yán)重.就技術(shù)過時問題，歐美國家只在理論上提出了幾種辦法來解決：（1）將閱讀電子文件的設(shè)備與軟件保存到某種技術(shù)博物館中；（2）在紙與縮微膠片上制作拷貝；（3）將電子文件轉(zhuǎn)換為盡可能中性格式的文檔.這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時性辦法，因為隨著需要保存的電子文件數(shù)量的增大，這三種方法都將花費大量的人力物力.最近，信息專家提出了用標(biāo)準(zhǔn)化的方法，即用國際標(biāo)準(zhǔn)化組織用于連接開放系統(tǒng)的互連標(biāo)準(zhǔn)，使不同系統(tǒng)和不同軟件的數(shù)據(jù)可以進行互換.這種方法不失為解決技術(shù)過時的新途徑.

5 紙質(zhì)載體和電子信息載體保護的差異

紙質(zhì)檔案保護工作的目標(biāo)是使檔案的載體——紙張，以文字記錄的信息就得以保存.對電子文件而言，信息與載體是可分離的，使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險.此外，電腦病毒通過修改其它程序，并把自身的拷貝嵌入而實現(xiàn)對其它程序的傳染.因此，如何保護信息不受損害是電子文件保護的重要課題.

目前，保護電子文件信息不被修改、盜竊、刪除的技術(shù)途徑主要有防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時間印章法等.其中，數(shù)據(jù)加密法是指按確定的加密變換方法對未經(jīng)加密的數(shù)據(jù)作處理，使其成為難于識讀的數(shù)據(jù)；數(shù)字水印法是利用某種技術(shù)方法把作者的標(biāo)志，如印簽、花紋等隱藏于電子文件中，這些標(biāo)志是不會被拷貝的.這些保證了電子文件信息的唯一屬性.數(shù)字時間印章法用來確保電子文件信息的真實性和原始性不受損害，電子文件的加密和解密技術(shù)都在不斷地發(fā)展.