大型復雜項目管理

吉林省通化市人民檢察院 李 強

吉林省通化市農(nóng)機工程研究設計院 羅 平

項目整體管理是指在項目的整個生命周期內(nèi)，匯集了項目管理的知識領域，對所有項目計劃，進行整合執(zhí)行及控制，以保證項目各要素相互協(xié)調(diào)的全部工作和活動過程。具有綜合性，全局性和系統(tǒng)性的特點。項目的整體管理是項目取得全面成功的一個至關重要的前提和基礎。通過項目整體管理，可以確保項目所有的組成要素在適當?shù)臅r間有機地結合在一起，以順利、成功地完成項目。工作中，我把整體管理工作的重點放在了溝通管理和變更管理控制上，目的是保證實現(xiàn)計劃的功能并按時投入運行。并且在實際工作中，我根據(jù)實際情況，采用靈活的工作方法，取得了較好的效果。

一、力求三大目標的統(tǒng)一

項目的成功離不開明確的目標，信息工程項目的目標主要包括進度、投資、質量三大目標。它們之間有著相互依賴和相互制約的關系。所以我作為項目經(jīng)理根據(jù)用戶的委托，在對信息項目進行規(guī)劃時，統(tǒng)籌兼顧科學合理地確定目標。力求做到三大目標的統(tǒng)一。

1.根據(jù)項目的工作內(nèi)容，合理確定項目的工期

使團隊成員的工作量既不會太松散，負荷太小，使項目無限期拖延，也不能不顧人員能力經(jīng)驗水平等方面不同，工期太短，使隊員對完成項目缺乏信心，身心疲憊也無法完成工作。要制定一個最佳完成周期，并注意適當留一些冗余。

2.項目周期和質量也有密不可分的關系

如果追求較短時間完成項目，那么錯誤率變比較高，質量必然下降，一個比較合適的進度完成，錯誤率就較低。時間再拖延下去，就會由于團隊工作壓力不夠，拖拖拉拉，或是多次返工造成錯誤率上升。

3.項目進度與項目成本也密切相關

只有合適的進度，才能保證項目的成本不是很高又可能盡早交付使用，而這個進度就是我所追求的理想時間。盡管這個理想工期不好把握。但我運用我所學的知識，和這些年的工作經(jīng)驗，合理安排人員、資源，反復協(xié)調(diào)三者之間的關系，還是制定了較為合理的工期。

這三個要素互相制約，找準一個平衡點，才能讓三者平衡。很多時候，由于外在和內(nèi)在的壓力，取舍是免不了的。要做好取舍分析，我作為項目經(jīng)理要懂得六件事：第一，要很清楚地了解項目沖突的基本原因；第二，重新確認項目的目的；第三，了解項目現(xiàn)處的環(huán)境及目前狀況；第四，尋求可行的其它方法；第五，選擇最佳的其他方法；第六，重新策劃項目計劃。

例如，在概要設計和詳細設計時，由于項目組人員被臨時抽調(diào)到其它部門，使工作延期半個月，為了保證進度，我要求集成平臺設計人員在進行數(shù)據(jù)交換平臺設計工作進行時協(xié)助進行一部分接口設計工作，不到造成資源閑置和浪費，在追求進度的同時，我也非常注重項目的質量，我深知質量是項目的核心。沒有質量的進度是毫無意義的虛假進度。不但工程要如期還要保質。

經(jīng)過一系列努力，力求做到需求和目標的統(tǒng)一，三大目標的統(tǒng)一。最終使項目如期保質的完成。

二、加強溝通管理

一個項目的成功，離不開通暢的信息渠道。項目干系人之間的溝通貫穿項目整個生命周期。很多專家認為信息系統(tǒng)項目失敗的重要原因是溝通失敗。在項目中，我注重溝通管理，建立有效的溝通機制。采取了三個辦法。

1.提高大家對溝通的認識

通過會議、培訓等灌輸相關溝通的重要性，認識到這是一個利人利已的重要事情。只有溝通渠道暢通，工作才能順利進行，人的心情也會愉悅，使他人了解自己，自己也了解他人的想法。

2.溝通的內(nèi)外有別

項目組內(nèi)部溝通，要進行適當?shù)目刂?，避免形式主義。在保證效果的前提下節(jié)省時間，提高工作效率。規(guī)定項目組成員在每天工作過程遇到問題，將其記錄下來，然后在以郵件方式發(fā)送給需要溝通或者詢問者。對于一些較重要的，人數(shù)較多需要眾人一起討論的問題，則放到每周會議上討論，較緊急的問題召開臨時性會議。通過以上方法，基本上實現(xiàn)了有關各方及項目組內(nèi)部的有效溝通，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，避免了因各方立場不一致造成嚴重對立而影響項目進度，避免了因交流不暢形成重大質量問題。

當項目組對外時，是同一種聲音，使大家看到的是一個團結向上的團隊。

項目組外部的溝通。堅持從實際出發(fā)，采用多種溝通的方式。一方面，把必要的、重要的溝通需要以聯(lián)席會議、工作計劃、總結報告的形式制度化。另一方面，在適用的前提下，采用靈活、經(jīng)濟的溝通方式，比如：對一般的小問題或者是簡單問題進行電話交流，復雜一點的問題開碰頭會，需要后續(xù)解決的、比較重要的及涉及面較大的問題要形成書面的會議記要，有必要的情況下要由相關單位加蓋公章確認。因用戶是機關單位，有些決定是由主要領導拍板。所以就要加強和領導的溝通，有的問題可以請求公司老總出面協(xié)調(diào)。達到溝通的效果。

三、項目的變更控制

由于項目的復雜程度高、涉及面較廣、實施周期長，及各種不確定因素的出現(xiàn)，導致了項目的進展未必像計劃中的那樣順利。當這種不確定性與當初的預測不一致時，就會導致項目出現(xiàn)變更。綜合變更控制是指在項目生命周期內(nèi)對項目變更進行識別、評價和管理的工作，這也是項目經(jīng)理及其項目團隊的一項重要工作。由于客戶屬于機關單位，客戶會不斷提出一些變更，項目組就要處理變更需求。疲于應付，增加了項目組的工作量，對工期和質量造成影響。客戶的工作效率低，節(jié)奏慢，很小的內(nèi)部分歧也需要開會討論。在項目實施過程中，嚴重單方面拖延實施進度，使項目不能按計劃結項，造成項目延期。對合同規(guī)定的階段驗收不予回應，針對這種情況，作為項目經(jīng)理，我都會召集項目團隊相關人員，進行協(xié)商討論和工作安排。

1.與客戶達成共識。理想完善的系統(tǒng)是不存在的。只有在應用過程中，系統(tǒng)才能得以完善，工作人員的認識和水平才有所提高，進而提出更切合實際的要求。而不是施展長官意識隨意提出系統(tǒng)更改要求。

2.對變更因素加以影響。通過在范圍、時間、成本和質量等關鍵項目尺度的權衡，對促使變更形成的因素進行分析和采取對策，確保變更對項目有利。

3.嚴格執(zhí)行變更程序。首先變更要先提出變更申請，然后進行變更影響分析，進行變更評審，然后發(fā)變更通知，實施變更，最后進行變更驗證。為了盡量減少變更的數(shù)量，我采用的是需求變更申請表的形式，讓用戶方填寫需求變更申請表并簽名?？刂屏诵枨笞兏碾S意性，也明確了各方的責任。也為開方人員提供了方便。

4.對客戶需求采用的兩種處理方法。一是接受變更，立即執(zhí)行。二是接受變更，后期項目統(tǒng)一執(zhí)行。既保持客戶的良好關系，又避免了當期目標的拖延實施，造成項目延誤。

該項目順利成功地實施完畢已經(jīng)半年多了。從該項目的管理中我學到了不少東西。既有經(jīng)驗，值得繼續(xù)發(fā)揚的地方，也有一些不足，應該在以后的工作中改進。項目成功之處在于我們項目進行初期階段就引入了項目整體管理理念和方法，對項目進行了科學、規(guī)范的整體管理。通過項目整體管理，使項目所有的組成要素在適當?shù)臅r間充分地、有機地結合在一起，極大地提高了項目的實施效率。不足之處是由于子系統(tǒng)眾多，服務管理流程不夠規(guī)范，這些都將在以后的工作中補充完善。