建立高?？?jī)效考核檔案工作初探

衛(wèi) 勝

（安徽科技學(xué)院，安徽 鳳陽(yáng) 233100）

一、開展建立高?？?jī)效考核檔案工作研究的意義

（一）績(jī)效考核是高校實(shí)施績(jī)效工資制度的難點(diǎn)之一。

根據(jù)國(guó)務(wù)院和國(guó)家人社部的安排，事業(yè)單位實(shí)施績(jī)效工資分三步展開。第一步從2009年1月1日起先在義務(wù)教育學(xué)校實(shí)施；第二步配合醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革，從2009年10月1日起在基層醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)單位實(shí)施；第三步從2010年1月1日起，包括高等院校在內(nèi)的其他事業(yè)單位實(shí)施績(jī)效工資。當(dāng)前，績(jī)效工資改革的第一步和第二步已基本完成，全國(guó)各地正在落實(shí)績(jī)效工資的第三步工作，其中高等院校是最主要的部分［1］。但是，第三步的推進(jìn)速度并不令人滿意，高校普遍表現(xiàn)出積極性不高、推進(jìn)遲緩的現(xiàn)象。截止到2012年8月底，除海南及西部由中央財(cái)政轉(zhuǎn)移支付的省份完成了績(jī)效工資工作以外，全國(guó)半數(shù)以上的省份此項(xiàng)工作尚未完成。究其原因，除了高?？?jī)效工資總量與水平難以平衡外，另一個(gè)重要原因就是績(jī)效考核難度大、矛盾多，觸及的范圍廣，不同利益群體的利益訴求難以均衡。

事實(shí)上，就某一所高校而言，能否成功實(shí)施績(jī)效工資制度，一要看績(jī)效工資的實(shí)施方案是否做到了程序規(guī)范、內(nèi)容設(shè)計(jì)科學(xué)合理；二要看績(jī)效考核工作能否做到客觀、公正。由此可見，績(jī)效考核對(duì)于高校平穩(wěn)實(shí)施績(jī)效工資制度意義重大。

（二）績(jī)效考核檔案的建立是高校績(jī)效考核的重要環(huán)節(jié)。

績(jī)效考核一般分為年度考核和聘期考核。年度考核的時(shí)間跨度為1年，聘期考核的時(shí)間跨度一般是3至5年。從績(jī)效考核的規(guī)范性、科學(xué)性出發(fā)，績(jī)效考核不僅要注重結(jié)果考核，更要注重過程考核。為了保證考核記錄的完整性、原始性，考核結(jié)果的公平、公正性，必須按照文書檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)績(jī)效考核中形成的原始記錄進(jìn)行收集、整理、核對(duì)、保管并提供利用——即建立績(jī)效考核檔案。由于績(jī)效工資制度對(duì)于多數(shù)高校而言是新生事物，相關(guān)工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)積累不多，對(duì)績(jī)效考核檔案方面的研究更不多見，因此，開展高?？?jī)效考核檔案的研究探索，對(duì)相關(guān)工作的實(shí)踐指導(dǎo)與推動(dòng)的作用是不言而喻的。

二、高?？?jī)效考核檔案建設(shè)工作的基本思路

（一）加強(qiáng)相關(guān)制度建設(shè)。

制度建設(shè)對(duì)于工作開展具有根本性的作用，高校應(yīng)及時(shí)出臺(tái)相關(guān)制度，以保障績(jī)效考核檔案建設(shè)工作的健康、持續(xù)開展。相關(guān)制度應(yīng)明確績(jī)效考核檔案建設(shè)的意義以及績(jī)效考核檔案建設(shè)的責(zé)任主體、歸檔范圍、分類辦法、檢查核對(duì)機(jī)構(gòu)等內(nèi)容。

（二）明確責(zé)任主體。

可以依托高?，F(xiàn)行人事檔案的管理主體 （各高校根據(jù)校情，不盡相同，可以是人事處、組織部、檔案館，也可以是校辦綜合檔案室），這樣可以充分發(fā)揮現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍專業(yè)化水平較高、對(duì)檔案管理更加專業(yè)的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)也挖掘了現(xiàn)有人力資源的潛力，避免“重起爐灶”造成人力資源方面的浪費(fèi)。當(dāng)然，在績(jī)效考核檔案的建設(shè)方面，主導(dǎo)考核的人員，應(yīng)更多地參與其中。從已經(jīng)實(shí)施了績(jī)效工資制度的部分高校實(shí)踐來(lái)看，從事績(jī)效考核的牽頭部門可以是人事部門，也可以另外組建隸屬校長(zhǎng)直管的獨(dú)立機(jī)構(gòu)。為了保證績(jī)效考核檔案的針對(duì)性和實(shí)效性，承擔(dān)績(jī)效考核的工作人員應(yīng)當(dāng)自動(dòng)納入到高?？?jī)效考核檔案建設(shè)的責(zé)任主體之中，從而保證績(jī)效考核檔案及時(shí)歸檔，為績(jī)效考核結(jié)果確定及績(jī)效工資的發(fā)放提供依據(jù)。

（三）明確歸檔范圍。

高?？?jī)效工資實(shí)施方案中涉及的有關(guān)考勤、教學(xué)科研業(yè)績(jī)成果、社會(huì)服務(wù)業(yè)績(jī)、文化傳承工作成果、學(xué)校階段性工作完成情況、保障教學(xué)科研情況等方面考核全過程中所形成的原始記錄，都應(yīng)歸入績(jī)效考核檔案之中。

（四）合理進(jìn)行分類。

根據(jù)事業(yè)單位崗位設(shè)置管理的有關(guān)規(guī)定，高校工作人員的崗位可分為專業(yè)技術(shù)、管理和工勤技能等三類崗位，專業(yè)技術(shù)崗位可細(xì)分為教學(xué)、科研、教學(xué)輔助崗位等三類。由于不同崗位的崗位職責(zé)不同，所以績(jī)效考核的內(nèi)容也不相同。針對(duì)不同的崗位，對(duì)照高校內(nèi)部現(xiàn)行績(jī)效工資實(shí)施細(xì)則中規(guī)定的考核要素，將績(jī)效考核檔案進(jìn)行相應(yīng)分類。比如對(duì)于教學(xué)人員的考核檔案可分為四類。一是教學(xué)類：教學(xué)學(xué)時(shí)數(shù)、教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)等次、參加教研活動(dòng)考勤記錄、獲得的教學(xué)研究成果等；二是科研類:主持或參加科研課題情況、公開發(fā)表學(xué)術(shù)論文情況、科研獲獎(jiǎng)情況、舉辦學(xué)術(shù)報(bào)告情況、主編教材或出版專著情況等；三是社會(huì)服務(wù)類：參與產(chǎn)學(xué)研項(xiàng)目情況、從事技術(shù)服務(wù)與推廣情況等；四是文化傳承與創(chuàng)新類：參與文化傳播與文化創(chuàng)新等方面的工作業(yè)績(jī)等。其他崗位可根據(jù)工作性質(zhì)和考核要素，作相應(yīng)的分類。因各校有關(guān)績(jī)效工資實(shí)施方案結(jié)合了各自校情，校際之間會(huì)存在一定差異，在制定具體分類標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，可視需要進(jìn)行調(diào)整。

高校在制定分類方案時(shí)，考慮到聘期的時(shí)間跨度和保管期限，可以使用“年度—崗位（問題）—保管期限”分類法，對(duì)績(jī)效考核檔案進(jìn)行分類整理?？?jī)效考核檔案的 “保管期限”問題，后文將作專門探討。

（五）明確檢查核對(duì)機(jī)構(gòu)。

績(jī)效考核檔案材料的來(lái)源主要包括三個(gè)方面：一是考核組織者在實(shí)施績(jī)效考核工作中產(chǎn)生的，如對(duì)各單位人員到崗情況的抽查，形成的考勤記錄；二是被考核者依據(jù)考核組織的要求，提供的個(gè)人業(yè)績(jī)材料，如獲獎(jiǎng)證書、發(fā)表的學(xué)術(shù)論文原件等；三是校外知情的單位或個(gè)人提供的被考核對(duì)象的業(yè)績(jī)及現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)材料，如企業(yè)提供的有關(guān)教師參與產(chǎn)學(xué)研工作的鑒定材料，掛職單位提供的掛職者掛職期間的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)鑒定結(jié)論等。管檔機(jī)構(gòu)收到的各類考核材料必須經(jīng)過有關(guān)部門檢查核對(duì)驗(yàn)證后方可作為確定考核結(jié)果的依據(jù)，即作為檔案進(jìn)行保管并提供利用。根據(jù)材料性質(zhì)，按照部門工作分工，由不同的職能部門予以檢查驗(yàn)證：科研業(yè)績(jī)材料由科研管理部門驗(yàn)證；教學(xué)類的材料由教學(xué)管理部門審核驗(yàn)證；各二級(jí)單位自行開展考核所形成的考核材料，由考核的組織單位進(jìn)行驗(yàn)證。

（六）明確查（借）閱辦法。

建立高?？?jī)效考核檔案的根本目的是為了提供利用。高?？?jī)效考核檔案利用的主體主要包含三個(gè)層面：首先，績(jī)效考核的組織實(shí)施者，要調(diào)閱被考核對(duì)象的績(jī)效考核檔案材料，用于績(jī)效考核結(jié)果的確定及績(jī)效工資的兌現(xiàn)；其次，被考核對(duì)象，根據(jù)需要，可申請(qǐng)使用本人的績(jī)效考核檔案；再次，作為對(duì)績(jī)效考核工作行使監(jiān)督權(quán)的單位或個(gè)人，可依據(jù)一定的程序，查閱相關(guān)績(jī)效考核檔案。各高?？芍贫?jī)效檔案查（借）閱的具體辦法，明確績(jī)效檔案查（借）閱審批程序及相關(guān)紀(jì)律要求。

（七）明確保管期限。

1.聘期內(nèi)分年度形成的過程性材料。兼顧檔案庫(kù)房容量及聘期的規(guī)定，聘期內(nèi)形成的過程性材料（如個(gè)人年度考勤資料等）以聘期作為保管期限。例如，某高校規(guī)定各類崗位人員的一個(gè)聘期為3年，則其保管期限就定為3年。

2.聘期屆滿形成的結(jié)論性材料。對(duì)于被考核對(duì)象聘期考核結(jié)果等檔案材料，參照國(guó)家檔案局2006年公布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》中關(guān)于《文書檔案保管期限表》的規(guī)定，“人事考核、職稱評(píng)審工作文件”的保管期限可定為“永久”。

（八）加強(qiáng)信息化建設(shè)。

由于高校在實(shí)施績(jī)效考核過程中形成的所有原始記錄，都要?dú)w入到績(jī)效考核檔案之中，其信息量之龐大是不言而喻的。及時(shí)開發(fā)績(jī)效考核檔案管理軟件，積極建立績(jī)效考核檔案數(shù)據(jù)庫(kù)以及電子檔案目錄等就顯得尤為重要。這樣，檔案管理人員就可充分借助績(jī)效考核數(shù)據(jù)庫(kù)和軟件系統(tǒng)，按要求對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行橫向或縱向的比較與統(tǒng)計(jì)，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層決策和承擔(dān)績(jī)效考核的單位公正、公平地發(fā)放績(jī)效工資提供重要依據(jù)［2］。

（九）建立保密制度。

績(jī)效考核檔案材料中也會(huì)有涉及個(gè)人隱私及參與企業(yè)帶有商業(yè)秘密性質(zhì)的技術(shù)研發(fā)等方面的信息，需要加以保護(hù)。各高校有必要根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》，出臺(tái)有關(guān)績(jī)效考核檔案方面的保密細(xì)則。

三、對(duì)高?？?jī)效考核檔案建設(shè)工作的展望

（一）研究與推廣。

鑒于績(jī)效考核檔案建設(shè)工作對(duì)高校實(shí)施績(jī)效工資制度的重要作用，現(xiàn)有相關(guān)理論較少，對(duì)實(shí)踐的指導(dǎo)作用有限。所以，無(wú)論是作為實(shí)踐主體的高校還是政府檔案管理部門都要重視對(duì)此項(xiàng)實(shí)踐的立項(xiàng)研究，總結(jié)提煉出帶有規(guī)律性的成果，用于指導(dǎo)相關(guān)實(shí)踐。同時(shí)，省級(jí)主管部門應(yīng)將各高校有關(guān)績(jī)效考核檔案建設(shè)工作的成功范例進(jìn)行推廣。

（二）規(guī)范與管理。

高?？?jī)效考核是一個(gè)新生事物，績(jī)效考核檔案建設(shè)同樣也是一項(xiàng)全新的工作，作為實(shí)踐主體的各有關(guān)高校，要提高認(rèn)識(shí)，規(guī)范管理。要把績(jī)效考核檔案建設(shè)作為學(xué)校檔案事業(yè)的一部分，不斷總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，完善充實(shí)制度建設(shè)。行業(yè)主管部門（教育廳）、省級(jí)檔案主管部門（省檔案局）要加強(qiáng)指導(dǎo)和調(diào)研工作，逐步將高?？?jī)效考核檔案建設(shè)工作納入監(jiān)管范圍，以促進(jìn)相關(guān)實(shí)踐朝著健康的方向發(fā)展。

［1］ 林舜旺，等.河北省高校教師績(jī)效工資制度的完善對(duì)策研究［J］.勞動(dòng)保障世界，2011（6）：21.

［2］ 林春萬(wàn).教師績(jī)效檔案工作初探［J］.黑龍江檔案，2010（5）：39.