淺談基層醫(yī)療機構(gòu)檔案管理中“前端控制”的問題

張先才

“前端控制”是現(xiàn)代文件管理理論的重要內(nèi)容。在“文檔一體化”管理理念被廣泛接受的現(xiàn)代，“前端控制”被越來越多地應(yīng)用到檔案管理理論中去。本文試就基層醫(yī)療機構(gòu)檔案管理“前端控制”問題談?wù)剮c看法。

1 前端控制概念

所謂“前端控制”，是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到保存或銷毀的不同階段看作一個完整的過程。在這一過程中，文件的形成為前端，永久保存或銷毀是后端，其他處理、鑒定等環(huán)節(jié)則是中端。文件是檔案的來源，前期控制好文件的質(zhì)量，就可以從源頭保證檔案的質(zhì)量。本文討論的“前端控制”，就是把在文件形成階段可能實現(xiàn)的或部分實現(xiàn)的管理功能盡量在這階段實現(xiàn)，并將文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等階段實行全程管理與監(jiān)控，將過去分為環(huán)節(jié)的階段性管理調(diào)整為協(xié)同管理，確保了歸檔文件的真實可靠、完整安全。

“前端控制”不僅提高了醫(yī)療機構(gòu)及工作人員的檔案意識，使其注意到業(yè)務(wù)文件的記錄性屬性，同時還避免了文件要素不全，過程性文件收集保管不利等情況，使在現(xiàn)行業(yè)務(wù)工作過程中形成、積累的文件從產(chǎn)生伊始就符合檔案工作的要求。在業(yè)務(wù)項目的進(jìn)程中注入檔案工作機制，加強前端控制，強化業(yè)務(wù)文件的記錄性，可以使形成的文件既滿足現(xiàn)行任務(wù)的需要，又符合檔案工作的要求，從而形成高質(zhì)量的業(yè)務(wù)檔案，同時也保證了工作本身質(zhì)量的提高。

2 前端控制引入基層檔案工作的前提

基層檔案工作前端控制的成敗關(guān)鍵，是從制度上將“前端控制”納入文書處理和檔案工作全過程。具體內(nèi)容就是，相關(guān)科室在制定任務(wù)工作計劃時，把業(yè)務(wù)文件的形成、積累、整理工作列為各科室工作的組成部分，把文件的形成、積累和整理歸檔納入醫(yī)療機構(gòu)文書處理的工作計劃和工作人員的日常職責(zé)范圍之中，并配備專門或兼職的業(yè)務(wù)文件材料收集管理人員，在第一線把業(yè)務(wù)文件的質(zhì)量抓好。在項目結(jié)束進(jìn)行驗收時，要把所產(chǎn)生業(yè)務(wù)文件及時歸檔。并要求檔案人員對業(yè)務(wù)文件材料的形成、積累工作進(jìn)行幫助與指導(dǎo)，使其明確自身的具體責(zé)任，把歸檔文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和規(guī)范作為項目完成的重要標(biāo)志。

3 檔案前端控制管理的具體辦法

3.1 切實執(zhí)行質(zhì)量管理體系中的相關(guān)制度 文件資料的前端是做好文件資料歸檔管理的重要前提，嚴(yán)格執(zhí)行歸檔責(zé)任制，確定項目負(fù)責(zé)人，把來務(wù)文件材料的形成、積累和歸檔工作，作為任務(wù)完成的一個標(biāo)志。在工作中做到“三納入”，即建檔工作要“納入工作人員職責(zé)范圍”、“納入計劃管理”、“納入制度管理”。工作結(jié)束后沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的歸檔材料，不算完成任務(wù)。

3.2 依照規(guī)定做好文件材料規(guī)范工作 文件材料的形成過程中，必須注意規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高業(yè)務(wù)檔案質(zhì)量，為檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化打下牢固基礎(chǔ)。業(yè)務(wù)工作人員在日常的工作中，產(chǎn)生大量的原始工作情況記錄。業(yè)務(wù)工作人員既是業(yè)務(wù)檔案的主要形成者，又是業(yè)務(wù)檔案的主要利用者。檔案整理質(zhì)量的好壞直接涉及到日常的利用，進(jìn)而影響到其業(yè)務(wù)工作的質(zhì)量。由業(yè)務(wù)工作人員負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)文件材料的規(guī)范整理，要求業(yè)務(wù)工作人員負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)規(guī)范，注重業(yè)務(wù)記錄資料的完整與真實，將工作記錄整理齊全。

3.3 檔案室協(xié)同做好業(yè)務(wù)檔案工作 檔案室對工作的進(jìn)展都有著比較全面詳細(xì)的了解，在工作過程中要發(fā)揮管理與監(jiān)督的作用，要對業(yè)務(wù)文件材料的產(chǎn)生情況與質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，同時還要協(xié)助相關(guān)業(yè)務(wù)部門做好檔案的鑒別和歸檔工作，在文件產(chǎn)生的前端就保證好業(yè)務(wù)檔案的質(zhì)量。相關(guān)科室檔案管理員定期將相關(guān)需存檔的資料按規(guī)定時間交資料室存檔，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作，在查驗人員體檢資料時，要查驗檢測醫(yī)院名稱、檢測項目是否完整、時間是否符合規(guī)定、醫(yī)生簽名及醫(yī)院簽章是否清晰等等，符合要求才予以登記，為歸檔做準(zhǔn)備。

3.4 檔案室專職人員要發(fā)揮現(xiàn)場指導(dǎo)作用 檔案人員應(yīng)深入工作的現(xiàn)場，掌握業(yè)務(wù)工作每一環(huán)節(jié)的實際情況，處理好與業(yè)務(wù)部門的關(guān)系，為業(yè)務(wù)文件形成、積累、整理提供最直接的幫助與指導(dǎo)，保證業(yè)務(wù)檔案的質(zhì)量。真正實現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案的前端管理，檔案室工作人員自身的工作素質(zhì)過硬是前提。要積極發(fā)揮檔案室工作人員的主觀能動性，對應(yīng)歸檔的業(yè)務(wù)文件材料的把關(guān)驗收，收集齊全。

實施業(yè)務(wù)檔案的前端管理，目的是為了進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)檔案工作的質(zhì)量，進(jìn)而提高檔案工作的整體水平。只有將規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案工作機制注入工作制度并嚴(yán)格執(zhí)行，真正做好檔案的前端控制，業(yè)務(wù)檔案的質(zhì)量才能得到保證，才能更好地為衛(wèi)生工作服務(wù)。