淺論禮貌原則在商務(wù)英文函電中的運用

新余學(xué)院外語系 廖麗蓉 晏莉 陳怡

在全球經(jīng)濟一體化的大背景下，國際貿(mào)易正以前所未有的速度快速發(fā)展。我國加入世界貿(mào)易組織以來，對外貿(mào)易不斷取得進展，同時，更大范圍的國際商務(wù)活動也日益頻繁，伴隨著這些貿(mào)易發(fā)展，起著重要的橋梁與紐帶作用的商務(wù)英語在國際商務(wù)與對外貿(mào)易中的作用也得到了凸顯。尤其是在商務(wù)競爭異常激烈的今天，在國際商務(wù)中不斷推出產(chǎn)品擴大市場，贏得利潤，是每個開展對外貿(mào)易國家或跨國企業(yè)的理想，那么依托商務(wù)英語有效地、得體地溝通就顯得尤其重要。而商務(wù)函電是這類商務(wù)活動中重要的內(nèi)容之一，相關(guān)的貿(mào)易專家有的專門致力于商務(wù)函電寫作的研究。因為禮貌得體的函電、周密的商務(wù)合同、以及準確的對外貿(mào)易的法律文書是國際商務(wù)與貿(mào)易活動成功的一半，也是順利合作的保障。而在以商務(wù)英語為工具的商務(wù)函電的寫作中，禮貌原則是基礎(chǔ)與原則，任何商務(wù)交流中都離不開這一原則與基礎(chǔ)。同時，它也是未來保障商務(wù)活動有效、合法、順利進行及開展的有力保障。何謂禮貌的商務(wù)英語函電呢？它要求所寫的信函尊重與理解對方的權(quán)利和愿望，在措辭與語氣語調(diào)方面要得體、高雅；在函電中要體現(xiàn)出對貿(mào)易對象的彬彬有禮，談吐得體脫俗，重視對方的觀點，滿足對方的心理，最好能讓對方產(chǎn)生希望合作愉快的感覺，以禮貌的原則起草函電，能在商務(wù)對象的頭腦中，樹立起一種信任感，帶給對方良好的交流體驗，讓對方感受到我方的修養(yǎng)與職業(yè)準則，從而為我們贏得更多的商務(wù)機會，竭力促成國際貿(mào)易成果。

1 禮貌及禮貌原則

在可參考的權(quán)威英漢詞典中，禮貌的英文是courtesy，對其的翻譯為：good manners; a polite of kind action or expression；gracious politeness; a polite, helpful ,or considerate act or remark; an act or usage intended to manor of compliment courteous remark or act，意為良好的舉止，彬彬有禮的表達與行為方式。因此在英文函電的行文中，如果想做到“courtesy”就需要從彬彬有禮的表達入手，用一種有建設(shè)性的，幫助性的語言風(fēng)格進行函電的寫作，才能更易為對方接受。Geoffrey Leech是英國的語言學(xué)家，他提出了一些關(guān)于禮貌原則的理論(politeness principle)，至今仍得到應(yīng)用。他認為：在人們語言交際中，說者與聽者，或交流的雙方應(yīng)盡可能地以禮貌的方式來表達(maximize the expression of polite beliefs)，而盡量避免不禮貌的表達方式(minimize the expression of impolite beliefs)，這一原則至今被認為是非常實用的原則，對于商務(wù)函電的行文具有非常重要的意義。

早在Leech之前，美國語言哲學(xué)家格賴斯(H.P. Grice)(1975)就提出了“會話含義”(conversational implicative)和“合作原則”(the Cooperative Principle)，他在其中的合作原則中提出了具體實現(xiàn)合作的四條禮貌準則：一是數(shù)量準則(maxim of quantity)，要求盡量詳盡地表達自己想說的內(nèi)容。二是質(zhì)量準則(maxim of quality)，就是不要表達自己認為不真實的內(nèi)容，不要說自己沒有充分證據(jù)的話。三是關(guān)聯(lián)準則(maxim of relation)，要求表達要合乎條理，具有邏輯性。四是方式準則(maxim of manner),要求表達時應(yīng)注重方式方法，不要采用會產(chǎn)生歧義的表達，盡量簡潔地表述。

1983年Leech在不斷實踐與研究中，在Grice研究成果的基礎(chǔ)上，提出了系統(tǒng)化的六大禮貌原則，就是要求在語言交際活動中，雙方應(yīng)為實現(xiàn)特定的目標，自覺地遵守合作原則。語言的合作原則和禮貌原則，被認為是實現(xiàn)成功交流的非常實用的原則。它同樣非常適用于商務(wù)交際與談判。

六大準則具體來講一是策略準則( Tact Maxim)，即盡量使他人受益最大，受損最??；二是慷慨準則(Generosity Maxim)，即讓自己受益最小，使自己受損最大；三是贊揚準則(Approbation Maxim)，即多贊揚他們，少貶低他人。四是謙虛準則(Modesty Maxim)，即盡可能少贊揚自己，盡可能夸大對自己的不足；五是一致準則(Agreement Maxim)，即盡可能少地與他人產(chǎn)生分歧，多與他人保持一致；六是同情準則( Sympathy Maxim)，即盡量減少對他人的反感與不滿，而盡可能增加對別人的同情與好感。我們可以看到在Leech的禮貌原則里，主體是針對“自己”和“他人”展開的，而重心是“他人”，多為“他人”著想，把自己的利益和感情放在第二位，其益處在于能更好地獲得他人的尊重與好感，增加合作與進一步交流的機會。

2 禮貌原則在商務(wù)函電中的靈活運用

2.1 策略原則

策略原則，就是為了達到言語或書信想要達到的目的，在說話與行為上講究方式與方法的原則。從另一個角度講，也就是說，如果希望達到己方的目的，就要多從對方的角度考慮問題，讓對方感覺到在交流過程中受到尊重；同時，盡量少地表達自己的觀點或意圖，不要給對方造成先入為主的印象。在行為方式與函電表達中，多減小己方受益的表達，盡可能地加大己方受損情況的表達，這樣更容易在商務(wù)交易與合作中取得共識與成功。可以說，策略原則運用得當(dāng)，將會讓對方更加相信己方的專業(yè)性，同時，也會讓對方自覺考慮己方的利益。

2.2 慷慨原則

“慷慨”指的是從說話人的角度，讓己方少獲利益、少爭利益；而擴大自己受損利益的一種表達。結(jié)合國際商務(wù)及對外貿(mào)易的實踐，就是要求在函電或談判中盡可能多地考慮對方態(tài)度“other attitude”，而盡可能少的顧忌己方態(tài)度“self attitude”或感受。在函電來往中，這一點非常重要，尤其是針對西方人非常重視寫信態(tài)度這一語言習(xí)慣與特點，我國在對外貿(mào)易的函電表達中，更要注重多把收函人的目標、態(tài)度、利益、情感放在首位，把對方的背景、困難放在心上考慮，放在信中表達出來。盡量加大對方受益的語氣與文字，多從對方的立場考慮交易將帶給他們的利潤與益處，回避或減小對己方獲益的表述。雖然有些句子意思一樣，但通過慷慨原則的表達后，效果就會截然不同，這種表達，由于更多地考慮了對方受益的情況，因此，通常情況下，雙方都可能在交易中退讓、妥協(xié)以達到共識，實現(xiàn)交易的目標。這就是慷慨原則在函電體現(xiàn)后帶給對外商務(wù)活動的益處。

2.3 贊揚原則

驅(qū)動國際商務(wù)或?qū)ν赓Q(mào)易進行的，說到底就是利益。在國際貿(mào)易中，買方與賣方都有一個基本的、共同的意愿——達成協(xié)議、實現(xiàn)交易。雙方非常重視建立互信的、和諧的商務(wù)關(guān)系。雙方的溝通也是平行的、橫向的，因此，在商務(wù)函電中充分運用“贊揚原則”能夠有效地提高溝通的進度，即使在交易過程中，出現(xiàn)了不愉快的方面，也要盡量本著少說不贊賞對方的語言，保持求同存異的良好的交流氛圍。

對于一方不能履行合約，對另一方造成損失的情況，應(yīng)積極地協(xié)商，找到最好的解決辦法。在商務(wù)函電中不要出現(xiàn)指責(zé)或責(zé)難的語句，如果必須需要表示拒絕或失望的時候，也要盡量采用虛擬語氣委婉表達自己的意見。以贊揚原則往來函電證明是比較有效推進商務(wù)合作的途徑。

2.4 謙虛原則

在國際商務(wù)函電中，比較重要的禮貌原則就是謙虛準則，即在函電中少提到對自己的夸贊，而更多地應(yīng)該夸大自己的不足，增加對自己的貶損，有時甚至站在客觀的角度上，主動擺出己方的失誤。“謙虛”的態(tài)度能讓對方更加放松地交流，而且會給對方留下比較認真可靠的印象，對于保持合作、推進貿(mào)易非常有益。

2.5 一致原則

在國際商務(wù)活動或?qū)ν赓Q(mào)易活動中，經(jīng)常會遇到對方的意見、想法與我們相左的時候，那么，我們要在交流的語言或函電行文中體現(xiàn)一致原則，常用的開頭句式是“I’m sorry…”或“I’m afraid…”來緩和意見相左帶給彼此的緊張氣氛。例如我們作為買方收到了對方的報價，但需要賣方給予價格上的折扣。顯然，在價格上雙方存在異議。在買方的回復(fù)函電中，就要采取一致原則，首先提及并認可對方的看法，肯定賣方的產(chǎn)品質(zhì)量高，然后再提出對價格折讓的看法，這樣對方更樂于接受己方的觀點，提高了繼續(xù)交易的可能性，讓整個交易向著更加積極的方向發(fā)展。

2.6 同情原則

所謂的同情原則，就是凡事多從對方的立場去考量。如果需要發(fā)一份催貨的函電，那么在函電表達的語氣中要注意緩和，不要有責(zé)備的口氣體現(xiàn)出來，要盡量考慮對方的難處。主動為對方著想，為對方找理由，表現(xiàn)出友好大度的態(tài)度。用委婉的方式請求對方及時或快速發(fā)貨，讓對方易于接受。因此，同情原則就是把對方的處境或利益放在第一位去考慮行文，讓對方以積極的態(tài)度看待彼此的合作，最終達到我方的目的。

3 結(jié)語

我們知道，在日常生活與人際交往的過程中，禮貌地待人接物是十分重要的。那么在國際商務(wù)活動中，在英文函電中更要注意禮貌原則的把握與應(yīng)用。如在函電中注意不要把己方觀點強加于對方；同時給貿(mào)易對象留有余地，這樣更有利于長久地合作。另外，要利用禮貌原則與對方增進工作之外的友情，以便使我們的貿(mào)易訴求更容易為對方所接受。

任何一項國際商務(wù)活動都少不了“禮貌原則”，它幾乎對所有的貿(mào)易活動都具有重要的意義。雖然不同的語言體現(xiàn)禮貌原則的形式有所不同，但未來，將會有越來越多的人意識到禮貌原則在商務(wù)函電寫作中的不可替代的作用。在不久的將來，會有越來越多的國際商務(wù)活動更加重視禮貌原則在商務(wù)英語中的靈活運用。同時，還要把握函電上對文化、習(xí)俗等方方面面的處理，尤其是了解禮貌原則與函電寫作之間的關(guān)系。盡量在不同文化之間達成文化理解的平衡，這樣才能以靈活、高效的方式實現(xiàn)國際商務(wù)交流，與用戶建立與維護良好的往來關(guān)系，更好地為促進貿(mào)易國際商務(wù)而努力。

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