痕跡管理在班組建設(shè)中的創(chuàng)新和嘗試

河南濟源供電公司 李元義 齊文炎

1 痕跡管理的內(nèi)涵

雁過留聲，人過留名。痕跡是事物的產(chǎn)生、發(fā)展和消亡過程中所留下的印跡。管理痕跡則是在管理過程中所產(chǎn)生的各類記錄、臺賬、計劃、總結(jié)、報告、圖片、聲音、模板等一切能影響到我們、能讓我們感受到的印跡。

痕跡管理不是實施情感、經(jīng)濟、制度管理過程中的藝術(shù)，也不是實施各種管理的管理過程，而是使各種管理方法，管理藝術(shù)、管理過程留下痕跡并發(fā)揮痕跡對管理的推動作用的一種理念和方法。

2 痕跡的來源和特性

管理痕跡作為一種印痕和足跡，浸透著管理者管理行為和員工思想智慧的烙印和特性。班組建設(shè)的痕跡作為管理痕跡的一種，有著管理痕跡所具有的一切特性。

2.1 痕跡的兩個來源

管理印跡的產(chǎn)生不僅有自然的，而且有人為的力量予以強化的。前者是按照事務(wù)發(fā)展屬性自然而然記錄下來所產(chǎn)生的，如車行路上的車轍；而后者則為經(jīng)過人為加工提練升華、融入當事人思想和思考的，如路況記錄、路線的勾畫、方向的描繪等。又如組織一次活動，活動過程中產(chǎn)生的圖片、簽到表、活動日常記錄則都是活動自身產(chǎn)生的痕跡，而活動開始前擬定的活動方案、計劃、標準和活動結(jié)束后的效果評估、得失總結(jié)以及完善后以供下次活動借鑒的模板則都是經(jīng)過升華的痕跡。

2.2 痕跡的兩個形態(tài)

班組管理活動開始后，按照既定要求自然而然產(chǎn)生的痕跡或記錄，往往是直觀的顯性的，如文字、圖片、檔案、電子軟件流程記錄等；而管理者或?qū)嵤┱叩母鞣N收獲和功效，則是隱性的，如心得體會、思想感悟、情感意識、素質(zhì)能力的形成等等。顯形的往往作為檔案記錄并存在于軟件程序或紙張之上，隱形的則存在于人的思想理念能力和素質(zhì)之中。如參加一場培訓(xùn)，顯形的痕跡是所做的讀書筆記，而隱形痕跡則是通過培訓(xùn)對員工素質(zhì)和能力的影響。隱形的痕跡只有通過人的思維才能在下一階段的工作中顯現(xiàn)出來。

2.3 痕跡的兩個層次

管理活動的痕跡有班組層面按照班組標準化建設(shè)或規(guī)則運行要求做出的管理痕跡，如班組日志、會議記要、安全活動記錄、設(shè)備巡查記錄；也有員工層面根據(jù)自身感受在參加企業(yè)活動中留下的工作痕跡，如合理化建議、心得體會、工作得失日記。前者大多是機械的、顯形的，又大多自然而然地產(chǎn)生于活動過程之中，對前者的管理將保證班組生產(chǎn)的流程、秩序；而后者則幾乎都是有思想的、隱性的，大多產(chǎn)生于員工的活動過程中的思考，對后者的管理將增強和調(diào)動員工的積極性、創(chuàng)造性。

2.4 痕跡的三種類型

各項管理活動無論規(guī)模大小和時間長短，都有三個階段，并產(chǎn)生不同類型的痕跡。事前有活動需要遵守的制度標準、有安排活動的方案計劃，這是未雨綢繆、有備無患的痕跡，為活動有序開展提供依據(jù)；事中有每一個環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的記錄、數(shù)據(jù)，有每一個步驟所要求的文字圖片、錄音、錄像，這是瓜熟蒂落、自然而然的痕跡，為過程控制提供依據(jù)；事后有對活動效果的評估，有對組織得失的評估，有對方案的補充完善，這是亡羊補牢、總結(jié)回饋的痕跡，為指導(dǎo)今后或他人類似活動提供依據(jù)。

2.5 痕跡的三種作用

其一是預(yù)見性的指導(dǎo)作用，有了制度和流程，就有了標準和約束，就減少了隨意，有利于規(guī)范管理；有了方案和計劃，就有了任務(wù)和承諾，減少了盲目，有利于增強執(zhí)行。其二是過程性的控制作用，有了文字和圖片，就有了追溯，減少了模糊，有利于監(jiān)督考核；有了記錄，就有了對照和扶正，減少偏差，有利于過程控制；有了思索和思想，就有了主動，減少了被動，有利于能動性的發(fā)揮。其三是借鑒性的提升作用，有了總結(jié)和評估，就有了完善，減少了下次的缺憾，有利于提高效能；有了參考和參照，就有了模版，減少了無措，有利于提高工作效率。

3 痕跡管理在班組建設(shè)中的嘗試

綜合分析管理痕跡的特性，我們在痕跡管理過程中，需要做到“三好”(留好、存好、用好)，避免“兩誤”(過度化、形式化)，即最大限度地留下、保存好痕跡，并最大限度地利用好痕跡；避免大事小事、事無巨細一味強調(diào)記錄的誤區(qū)，避免做表面文章、工作痕跡“兩張皮”的誤區(qū)。

3.1 要留好痕跡

各類生產(chǎn)現(xiàn)場活動要留下管理痕跡，就必須抓好事、人、機(設(shè)備及軟件程序)三個載體，做到事依標準、人有習(xí)慣、機有系統(tǒng)。對于班組要強化標準化，使大事小情都有標準，都按作業(yè)指導(dǎo)書標準化操作，明確各個節(jié)點流程，使各個需要總結(jié)的、防范的、注意的、銜接的各關(guān)鍵點在工作實踐中通過痕跡予以留存。對于班組成員要養(yǎng)成“勤思”、“勤寫”的習(xí)慣，要勤于用書面溝通、勤于制定工作預(yù)案、勤于細化工作計劃，要勤于分析、勤于總結(jié)，要勤記載、勤思考、勤收集、勤整理、勤展示，通過文字增強承諾、增強引領(lǐng)，留下痕跡。而對于人與事的結(jié)合要抓好設(shè)備及軟件程序的應(yīng)用，通過軟件程序強制性地要求員工在安裝檢修、巡查巡視、班組活動等的過程中留下印痕，一方面規(guī)范員工操作行為，一方面記錄下應(yīng)有的痕跡。

3.2 存好痕跡

班組留下的各類原始痕跡要想日后更好地利用，需做到“兩方著手、三步著力”，進行進一步的深加工，即班組長要從班組層面的痕跡資料著手；員工要從自己日常工作中積累的材料著手，走好三大步——第一步，再回首，要齊全。活動結(jié)束后，班組和個人都要回頭看，缺的資料趁還來得及要及時補上，做到痕跡資料應(yīng)有盡有不缺項；第二步，重評估，要完善。對已有原始資料要分析評估，補充得失，完善提升，形成有借鑒回饋利用價值的模板；第三步，細梳理，要復(fù)制。工作中可能經(jīng)常使用而又需要上交檔案室或是員工個人的工作資料，要復(fù)制多份予以保存，讓大家共享；第四步，建平臺，要載體。一方面要有班組和個人保存各類資料的標準和制度，定期核對；另一方面，要借助軟件程序或網(wǎng)頁予以發(fā)布，既便于更新、復(fù)制，又便于查閱和共享。

3.3 用好痕跡

班組的各類記錄對單位不同的人有著不同的作用。對機關(guān)部室，要把痕跡當作一種依據(jù)，通過檢查考核體系，分析班組工作、進行績效管理。對班組，則要把痕跡當作一種過程控制的工具，借助日常記錄，查找得失，矯正偏差，可以減少主觀，增強規(guī)范。對員工個人，既要把痕跡當作一種無形的壓力，強化責(zé)任，著力落實；又要作為一種有效的財富，建立各類模板，分析完善，提升工作效率。對于他人，則要作為一種捷徑，把別人先前的經(jīng)驗和教訓(xùn)作為參照或模板，借梯上樹，借船出海，在借鑒、模仿中趨利避害，提高升華。

3.4 避免形式化的誤區(qū)

痕跡化管理不能跟風(fēng)，搞表面文章和形式主義。班組實實在在的具體工作，本來就任務(wù)重、工作量大，如將痕跡管理作為一種形象工程來做，越是搞得轟轟烈烈，其與工作實際距離也就越遠，耗費員工精力也就越多?，F(xiàn)場的形式主義多了，就分散了精力，對工作效率和安全造成危害，并將引起員工的逆反和不滿。我們痕跡管理不只是為了讓上級看，更重要的是在我們今后的工作中要用。要避免形式主義，就不能單純站在管理者的角度，而應(yīng)站在員工的角度，多引導(dǎo)其用心工作，將隱性痕跡寫成文字，與大家共享；要多留存事前方案、事后評估、過程改善的痕跡，多指導(dǎo)今后工作，使痕跡與管理有效結(jié)合、相互促進、良性互動。

4 避免痕跡過度化的誤區(qū)

如果在推行痕跡管理的過程中，“眉毛胡子一把抓”，事事時時要痕跡，每一件事都有記錄，都有據(jù)可查，開會要有開會記錄，學(xué)習(xí)要有學(xué)習(xí)記錄，談心要有談心記錄，客服要有客服記錄，在既定的工作時間，無限地增強工作“備份”和記錄，勢必增加員工工作量，降低工作效率。對此我們一方面要組織員工對班組各種痕跡留存的必要性進行評估，評估其作用及其成本，讓大家討論決定是否留存，以此避免痕跡泛濫，從根本上減少工作量；另一方面要對留存的各類痕跡進行分析，分析其重要程度，區(qū)分KPI(重要指標)和CPI(普通指標)，力度輕重不一，區(qū)別對待，以避免“一刀切”，減少工作強度。

“痕跡化”管理在班組建設(shè)中是一種創(chuàng)新和嘗試，我們唯有不斷地完善改進，不斷地挖掘其潛能，方能使之更好地服務(wù)于我們的班組建設(shè)。

[1]彭萬忠.怎樣做好現(xiàn)代班組建設(shè)與管理工作[M].中國言實出版社,2011.

[2]張知慧.論高校行政管理人員科學(xué)思維的培養(yǎng)[J].蘭州教育學(xué)院學(xué)報,2011(04).