“石油物資分類及編碼”的探索

□ 文/羅愛珍 江鵬

正確的物資分類和編碼在現(xiàn)代軟件管理物資過程中顯得格外重要。如果沒有物資分類和編碼，我們就不能用計算機對物資進行管理。物資分類和編碼如果不正確，我們在物資管理的過程中就會造成混亂：一是遺漏采購物資而缺貨，嚴重影響石油企業(yè)的生產(chǎn)和生活；二是會造成庫存積壓浪費大量資金。物資和編碼的關(guān)系是一一對應的。

物資分類和編碼

物資分類是將物資劃分為不同類別，對重要物資和非重要物資在整個物流過程中進行差異化管理。物資編碼是指在計算機軟件管理物資的過程中，給所有物資編制號碼，使物資有它自己的身份證編碼。編碼是將所有軟件模塊串在一起的主線，物資所有信息都是依附在編碼上才能在軟件中運行。軟件初始化最重要的工作是給物資編碼。軟件使用最大的優(yōu)點就是能將物資的各種信息永久保留，并能快捷地隨時查尋物資的歷史信息進行管理分析，此外，還可從軟件中導出各種報表為領(lǐng)導提供決策依據(jù)。

中國石油物資分類和編碼

自上世紀末，中國石油行業(yè)開始嘗試使用簡單的計算機軟件管理物資，當時匯集各油田物資方面的專家對整個石油系統(tǒng)物資進行分類和制定編碼：石油物資分為60個大類，每個大類又分為無數(shù)個中類，中類下面又分無數(shù)小類，小類下面是品名。其中大類是2位編碼、中類是2位編碼、小類是2位編碼、品名是2位編碼，到名稱已經(jīng)占據(jù)了8位編碼。后幾位編碼，不同的油田有不同的編法，有的是隨機的，有的是有嚴格的規(guī)定。編碼總位數(shù)是14位，最近有些油田因為位數(shù)不夠用而升級為18位，和中國居民身份證位數(shù)相同。

中國石油海外公司的物資分類和編碼

中國石油的大多數(shù)海外公司是和西方石油公司進行聯(lián)合作業(yè)的，這些海外公司已經(jīng)將中國石油的管理經(jīng)驗和西方石油公司的管理方法進行了有效的結(jié)合。在中國石油海外公司中，蘇丹1/2/4項目是8位編碼，委內(nèi)瑞拉是8位編碼，北部扎旗是8位編碼，而哈薩克斯坦PK項目是5位編碼。這幾個海外公司只按聯(lián)合公司的實際情況進行了簡單一級分類。而蘇丹六區(qū)、3/7區(qū)，蘇丹煉油廠，阿塞拜疆等海外石油公司則完全按照中國石油物資管理的要求進行分類和編碼，編碼是14位數(shù)。這些公司都能用計算機管理好物資的整個流程。

哈薩克斯坦PK公司正在使用SAP軟件管理物資，所有物資只簡單分成38個大類，編碼位數(shù)僅5位，到目前為止PK公司整個油田物資已達到66,332個編碼。所有的編碼都是隨機的，物資描述是兩種語言（英語和俄語），兩種語言的應用比全中文的國內(nèi)油田管理更為復雜。哈薩克斯坦PK公司軟件管理覆蓋物資流程的全過程。

建議對策

隨著計算機應用軟件的不斷升級和發(fā)展，中國石油的物資分類和編碼能否與時俱進，進行精簡化管理是值得思考和探討的。物資分類分到大類是合理的。中國石油集團公司目前物資分為60大類，前兩位編碼作為大類已經(jīng)足夠使用。中類、小類4位數(shù)的編碼可以取消，強化物資名稱描述。在軟件管理中，如果需要重要物資信息，只要按名稱查詢，這類物資所有品種、規(guī)格和型號的物資都會顯示在列表中?，F(xiàn)在的計算機軟件非常智能，名稱排列同樣會按相同的物資規(guī)格大小顯示在一起，也可導出相應的報表；如果需要類別方面的信息，到大類已經(jīng)足夠。國內(nèi)外多家公司的實踐證明：物資編碼的位數(shù)是8位至14位比較合理。

用一個復雜的物資分類和編碼，需要人員長期固定工作在一個崗位才能熟練地運用好。物資分類和編碼最常用的人員是日常操作計算機物資采辦管理的人員。這些人員的崗位屬于重要崗位，按照現(xiàn)代化企業(yè)管理要求必須執(zhí)行輪崗制。繼續(xù)按照現(xiàn)有的物資分類和編碼方法會大大降低工作能效。中國石油作為現(xiàn)代化的國際化企業(yè)，在管理中的一些小小改變最終可能大大提高效率，節(jié)約成本。