惠州市衛(wèi)生系統(tǒng)人事電子檔案使用情況調(diào)查

曾雪蘭 羅麗云 曾怡婷 吳海新 彭文強(qiáng)

廣東省惠州市中心人民醫(yī)院，廣東惠州 516001

惠州市衛(wèi)生系統(tǒng)人事電子檔案使用情況調(diào)查

曾雪蘭 羅麗云 曾怡婷 吳海新 彭文強(qiáng)

廣東省惠州市中心人民醫(yī)院，廣東惠州 516001

目的調(diào)查惠州市衛(wèi)生系統(tǒng)醫(yī)療單位人事檔案中電子檔案的使用情況，推進(jìn)惠州市衛(wèi)生系統(tǒng)人事電子檔案的使用。方法對惠州市衛(wèi)生系統(tǒng)醫(yī)療單位進(jìn)行調(diào)查摸底，查看人事電子檔案的使用情況。結(jié)果調(diào)查顯示惠州市衛(wèi)生系統(tǒng)醫(yī)療單位人事電子檔案的使用率為82.35%，大部分醫(yī)療單位都實(shí)行了人事電子檔案的管理，但使用情況不太理想。

人事檔案電子檔案衛(wèi)生系統(tǒng)

人才與人力資源的充分開發(fā)與利用是推動社會發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，而人事檔案作為人才信息的重要載體，毫無疑問地成為人力資源管理工作的重要組成部分。經(jīng)了解，目前我市衛(wèi)生系統(tǒng)醫(yī)療單位人事檔案仍以紙質(zhì)文件方式作為主要的保存方式，計(jì)算機(jī)僅僅作為輔助手段加以管理，遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于人力資源管理的需求。因此，在新形勢下，人事檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新管理模式以更好地服務(wù)并滿足與人力資源管理工作。筆者認(rèn)為，建立人員信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)就是人事檔案管理工作改革創(chuàng)新的突破口。那么，如何準(zhǔn)確地把握新時(shí)期管理現(xiàn)代化的新趨勢，如何科學(xué)地利用現(xiàn)代化手段，建立人事檔案信息化管理的新模式，就是我們需要面對和探討的問題。

本文通過調(diào)查惠州市衛(wèi)生系統(tǒng)醫(yī)療單位建立人事檔案的情況，調(diào)查在新形勢下人事檔案電子信息化的程度及安全保護(hù)措施的情況進(jìn)行總結(jié)。

1 方法

在惠州市衛(wèi)生系統(tǒng)醫(yī)療單位中調(diào)查人事檔案使用的情況，從中篩選出使用人事電子檔案的單位，考查電子信息化的使用及對電子信息檔案的安全保護(hù)情況。

2 結(jié)果

在調(diào)查的17家醫(yī)院當(dāng)中，有三級甲等醫(yī)院2家，二級甲等醫(yī)院4家，縣級醫(yī)院3家，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院3家，婦幼保健院5家。在17家醫(yī)院中只有3家未使用電子檔案，人事電子檔案使用率為82.35%。

在使用人事電子檔案的醫(yī)院中，大部分都是使用單機(jī)版，只有個(gè)別極少數(shù)使用了網(wǎng)絡(luò)版，配置的電腦設(shè)備也不是高穩(wěn)定性、高性能的計(jì)算機(jī)，出現(xiàn)這樣的原因是使用單位對人事檔案數(shù)據(jù)的安全性要求缺乏必要的認(rèn)識。

3 結(jié)論

在使用人事電子檔案的醫(yī)療單位中，存在的問題和使用的現(xiàn)狀基本與國內(nèi)大部分單位的人事檔案使用情況相近，基本情況如下。

3.1 人事檔案軟件無統(tǒng)一開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)，缺乏通用性

目前使用的人事檔案軟件多為運(yùn)行在PC機(jī)上的單機(jī)版，即使使用網(wǎng)絡(luò)版單位也沒有為其配置更專業(yè)的服務(wù)器。軟件更是各醫(yī)療單位自行購買，品牌眾多、所含功能差別較大，沒有統(tǒng)一規(guī)范，數(shù)據(jù)格式不一致，查閱人事檔案信息材料的手段缺乏通用性。

3.2 人事檔案信息管理功能單一，缺乏靈活性

目前各醫(yī)療衛(wèi)生單位使用的人事信息檔案系統(tǒng)，僅有存儲人事信息功能，沒有一個(gè)功能較為全面的、能夠涵蓋文件檢索、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、人事檔案信息管理等功能的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。由于信息處理功能的單一性，加上無法進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，各信息系統(tǒng)之間缺乏協(xié)同，不能完全利用電腦完成信息管理工作。目前人事檔案信息的查詢、檢索，統(tǒng)計(jì)分析并生成各式各類的報(bào)表等等，大量數(shù)據(jù)仍需要通過手工處理，缺乏靈活性，不便于人事檔案信息開發(fā)利用，也大大增加管理人員的工作難度和壓力。

3.3 信息化程度不高，缺乏信息資源共享的必要條件

隨著社會信息化的快速發(fā)展，從傳統(tǒng)的手工化、紙質(zhì)化操作向電子化、無紙化轉(zhuǎn)變已成為管理共識。但醫(yī)療單位的人事管理信息化程度相比其他專業(yè)科室水平低，人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)滯后，未建立一個(gè)縱橫交織、上下貫通的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，缺乏信息資源共享的必要條件。尤其各種軟件的編程語言不通，人事檔案著錄項(xiàng)目不一致等問題，不僅給機(jī)讀目錄的數(shù)據(jù)共享帶來較大困難[1]，且大大降低了人事檔案信息的利用時(shí)效性。

3.4 人事檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度有待提高

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，把人事信息管理作為日常管理中的應(yīng)用和普及管理才是現(xiàn)代化醫(yī)院管理的思路。但根據(jù)調(diào)查情況來看，普遍存在人事檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)較差，自動化管理工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，人事檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)也未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的特點(diǎn)和發(fā)展角度出發(fā)促進(jìn)人事檔案信息的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。因此，只有促進(jìn)人事檔案基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)人事管理與檔案信息存貯的同步完成，才能克服檔案材料滯后性帶來的時(shí)效性失真，確保人事檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。

3.5 人事檔案信息管理人員綜合素質(zhì)與檔案管理技術(shù)發(fā)展需要不相適應(yīng)

從目前調(diào)查情況看，大部分人事檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。實(shí)現(xiàn)人事檔案信息電子化，首先要有檔案管理人員素質(zhì)的現(xiàn)代化，而非一般的日常電腦操作人員。但現(xiàn)有的醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案管理普遍為其他專業(yè)工作人員兼任，談不上技術(shù)型人才，人事檔案、信息處理復(fù)合型人才更是奢談。如果引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，卻不能充分發(fā)揮其作用，就談不上人事檔案信息電子化了。

3.6 人事檔案信息數(shù)據(jù)保護(hù)的安全性能差

信息技術(shù)為人事檔案的管理利用提供了高效、快捷的手段，但也給檔案管理帶來了安全隱患。經(jīng)調(diào)查，目前基本沒有一家醫(yī)療單位的人事檔案信息系統(tǒng)實(shí)規(guī)雙機(jī)熱備，只是簡單的進(jìn)行文件的復(fù)制備份，這項(xiàng)工作也不是定期進(jìn)行。另外，系統(tǒng)操作員缺乏安全保密意識，系統(tǒng)登錄密碼設(shè)置過于簡單，甚至沒有設(shè)置密碼，使非操作人員可以隨意進(jìn)入。

基于以上的原因，人事檔案信息電子化在惠州市衛(wèi)生系統(tǒng)醫(yī)療單位的使用并不是很理想。功能簡單，應(yīng)用單一，有的僅僅用于人事檔案著錄或文件打字貯存，不適應(yīng)現(xiàn)有的人事檔案管理和利用需求，導(dǎo)致人事檔案管理和利用開發(fā)工作的低效能，增加人事工作者的管理壓力外，而且浪費(fèi)了現(xiàn)代化設(shè)備的基礎(chǔ)投入，不能做到物盡其用。在目前信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代如果我們不改變當(dāng)前的狀況，不提高人事檔案管理者、使用者的素質(zhì)，將無法適應(yīng)現(xiàn)代化的人事檔案管理工作。

[1]金子成.“不立卷”有利于計(jì)算機(jī)編目[J].北京檔案，2001,2:31.

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1672-5654（2012）05（c）-0179-01

2012-04-26)