強化檔案意識,加強基層公共衛(wèi)生檔案管理

丁莉

(南昌市疾病預防控制中心 南昌 330038)

1 何謂檔案、檔案意識、基層公共衛(wèi)生檔案

(1)檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、科學、經濟、醫(yī)療、文化等活動直接或間接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

(2)檔案意識是指按照我們現代檔案學理論,人們對檔案性質與價值的客觀認識,以及對檔案工作性質、地位和作用的主觀理解和正確對待。增強社會組織成員和檔案管理人員的檔案意識可以充分發(fā)揮對檔案材料資源的積累和保護作用。

(3)基層公共衛(wèi)生檔案是記錄基層公共衛(wèi)生活動的重要信息,是日常開展公共衛(wèi)生工作的第一手寶貴資料。根據國家有關公共衛(wèi)生檔案整理規(guī)定和要求,按照“集中統一管理”的原則,全面完成檔案的收集、整理、保管、利用、統計、鑒定和銷毀等工作。

2 從3種角色4個方面強化檔案意識

2.1 第1種角色—執(zhí)行者的檔案意識

基層公共衛(wèi)生醫(yī)務人員就是檔案資料管理的具體執(zhí)行者。

(1)真實意識:每一份檔案材料最具價值的就是真實性。(2)具體意識:檔案材料體現具體工作的實踐的流程、步驟、時間、簽名、批號等,在形成檔案資料的過程中應規(guī)范書寫,準確記錄。(3)完整意識:將日常實踐的工作材料完整齊備,應及時進行整理立卷,以保證卷內材料的完整及時與系統。(4)歸檔意識:基層檔案資料室是檔案管理的專門機構,已經安排了存放庫房和專職人員,有足夠充分的櫥柜、環(huán)境、設備、保存好檔案。

2.2 第2種角色—檔案管理者的檔案意識[1]

(1)培訓教育意識。全體基層工作人員的檔案意識有益于其檔案管理人員的宣傳。只有通過教育培訓、講解聽課等模式才能讓基層公共衛(wèi)生醫(yī)務人員都了解檔案工作的重要性。(2)主動管理意識。檔案管理人員不僅要主動加強檔案室內外建設外,還應重視所屬部門的監(jiān)督與指導。(3)最終利用意識。檔案工作的最終目的是提供利用,不僅要熟悉本檔案室所藏檔案的內容、數量、成分、檔案材料的有機聯系,更要了解研究檔案以于提供利用工作。(4)科技現代意識:利用高科技手段管理檔案工作,使檔案工作與時代發(fā)展同步;加強檔案管理人員現代知識的提高。

2.3 第3種角色—單位領導的檔案意識

(1)要樹立全局長遠觀念。作為基層的單位領導要把公共衛(wèi)生檔案事業(yè)全面具體地落實到實際工作內容中,圍繞確保檔案安全與提高檔案管理水平,有計劃、有安排、有步驟、有效益地全面開展具體工作。(2)制定嚴格檔案管理制度進行標準化建設,配備專門檔案庫房,嚴格專人負責管理,嚴格程序收集移交,嚴格歸檔具體時限,嚴格檔案交接簽名,納入年終績效考核執(zhí)行。(3)培養(yǎng)并鍛煉專職檔案管理人員。(4)加強上級主管部門對基層檔案行政指導工作。

3 4步驟4級別加強檔案管理

3.1 分類建檔,逐級健全

基層公共衛(wèi)生檔案應按照總體性、綜合性、分析性和學術性進行劃分和歸檔[2]?；鶎尤粘９ぷ靼?計免方案、效果觀察、事故調查、檢測報表、衛(wèi)生監(jiān)督、監(jiān)測分析;重大事故、疫情爆發(fā)、食物污染、中毒調查、防治處置方案;法定傳染病和慢性病的流行病調查、防治計劃、疫情動態(tài)分析、疫情流行趨勢預測;各項業(yè)務工作的計劃、總結、月報、旬報、年報、調查表。

3.2 核實規(guī)范,集中保管

檔案室專人負責管理人員在建檔管理過程中要做到實事求是,核查更新,補充完善,進行統一集中保管。在大量細致工作的積累中規(guī)范檔案資料,準確、及時、完整地整理歸檔,進行進一步地信息資源開發(fā)[3];大量的監(jiān)督監(jiān)測材料可以做為數據整理,形成可行性報告;對一部分不再具有保留價值的檔案進行注銷并替代更新。

3.3 溝通利用,信息共享

加強提高全體醫(yī)務人員的檔案意識,是便于將來有效溝通和檔案利用的基礎和前提。應有針對性應用網絡信息平臺對檔案資料進行加工整理,以便為基層的科研防病工作服務,更大范圍進行信息交流與共享[4]。

3.4 遵章執(zhí)行、全面發(fā)展

嚴格遵照執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《南昌市疾病預防控制中心檔案考核辦法》,參照比對制定一套基層檔案考核制度,達到基層公共衛(wèi)生管理效能高效化和管理行為法制化。根據基層公共衛(wèi)生的工作特點和需求,建立切實可行的檔案管理;既滿足業(yè)務工作的日常需要,更是科學發(fā)展的要求和體現。

4 結語

綜上所述,檔案意識在基層公共衛(wèi)生檔案管理中發(fā)揮著重要作用。只要基層公共衛(wèi)生醫(yī)務人員做到理論結合實際,與時俱進落實到位,全面發(fā)展和深入研究,基層公共衛(wèi)生檔案管理工作必將實現科學化管理和現代化建設。

[1] 王雙剛.強化檔案意識,發(fā)揮檔案功能[J].陽教育學院學報,2002(8):3.

[2] 李福偉.基層疾控防疫機構業(yè)務建檔及管理模式探討[J].亞太傳統醫(yī)藥,2008(9).

[3] 盧世艷.加強業(yè)務檔案管理,為疾控工作服務[J].醫(yī)學動物防治,2011(1):27.

[4] 項龍麟.淺談縣級疾病預防控制中心信息系統的管理[J].江蘇預防醫(yī)學,2005,16(3).