醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

付善鋒

現(xiàn)代信息技術(shù)快捷、高效、準(zhǔn)確、便利的優(yōu)勢，深刻地影響著新時期檔案管理工作，它不僅給檔案管理工作帶來了機遇，也使傳統(tǒng)的檔案工作面臨著前所未有的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。因此，必須加快醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，使醫(yī)院檔案信息資源發(fā)揮最大的效益。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，對于規(guī)范和健全檔案管理工作具有重要的歷史意義和現(xiàn)實意義。

1 醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容

醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研管理標(biāo)準(zhǔn)化的有機組成部分，是整個檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的一個子系統(tǒng)。它應(yīng)包括檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)兩部分。

管理標(biāo)準(zhǔn)是指以特定的程序和形式頒布的統(tǒng)一規(guī)定和規(guī)范。包括各類文件材料的歸檔范圍、歸檔要求及保管期限、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)、檔案復(fù)制件縮微品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、計算機輔助管理標(biāo)準(zhǔn)等[1]。因此，標(biāo)準(zhǔn)在一定條件下和一定時期內(nèi)保持了相對的統(tǒng)一和穩(wěn)定。

工作標(biāo)準(zhǔn)主要包括醫(yī)院檔案室以及各職能部門和各類工作人員的標(biāo)準(zhǔn)，同時，還應(yīng)包括各部門工作標(biāo)準(zhǔn)中的檔案內(nèi)容要求、檔案工作程序標(biāo)準(zhǔn)、檔案工作網(wǎng)絡(luò)建設(shè)要求等[2]。

隨著醫(yī)院檔案工作的發(fā)展，經(jīng)驗的積累，標(biāo)準(zhǔn)也在不斷地修改、完善和提高，這就是檔案工作的發(fā)展趨勢。實踐證明，檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理才能使檔案工作步入了一個標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的軌道，將檔案事業(yè)引入了社會進(jìn)步和發(fā)展的軌道，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院檔案的科學(xué)管理。

2 醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中存在的問題

醫(yī)院在發(fā)展，醫(yī)院管理已基本實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，這就要求有高效、及時、方便的現(xiàn)代化檔案管理與之適應(yīng)，作為醫(yī)院，應(yīng)更新觀念，加大人力、物力、財力的投入，將檔案的現(xiàn)代化管理納入醫(yī)院的發(fā)展戰(zhàn)略。目前醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中存在的問題如下。

2.1 標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平偏低，數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后 由于我國醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)起步較晚，技術(shù)水平偏低，制度建設(shè)不夠完善，人們的思想觀念滯后，目前，研制出的不少檔案系統(tǒng)應(yīng)用軟件功能單一，標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，共享性差。盡管近些年一些醫(yī)院檔案室大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫，但缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫大都自建自用，規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，社會服務(wù)水平較差。而且大多是條目數(shù)據(jù)庫，缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，無法滿足用戶的多種需求。許多醫(yī)院檔案室雖然聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問其主頁，無法實現(xiàn)實質(zhì)性的資源共享。這就需要管理部門和檔案工作者齊心協(xié)力，共同研究，盡快制定出統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，使各館(室)的發(fā)展有一個統(tǒng)一的方向，減少發(fā)展的盲目性。

2.2 缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu) 目前，由于受醫(yī)院管理體制和運行機制的影響，各醫(yī)院檔案管理工作形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政的局面。盡管許多醫(yī)院檔案部門已意識到資源共享的重要性與必要性，但還是比較缺乏館際之間合作的具體行動。國家還沒有一個統(tǒng)一的組織機構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)，使各醫(yī)院檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作達(dá)成合作，進(jìn)而達(dá)到互助、互利、互惠、資源共享。

2.3 經(jīng)費投入不足 由于對檔案管理施行標(biāo)準(zhǔn)化的認(rèn)識不足等原因，目前投入經(jīng)費不足是制約我國醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的一大障礙。在檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過程中，需要大量的資金，配備所需設(shè)備及設(shè)備維護(hù)，沒有充足的資金投入是無法實現(xiàn)的。

2.4 檔案管理隊伍人員素質(zhì)較低，結(jié)構(gòu)不合理 在檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中，必須有既懂計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型高水平的專業(yè)人才。目前，醫(yī)院檔案人員隊伍整體素質(zhì)仍普遍較低，又缺乏學(xué)術(shù)研究、史料研究的能力，不適應(yīng)高速發(fā)展的計算機工作環(huán)境，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

3 加快醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的幾點建議

3.1 面向未來，更新觀念，抓好檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的技術(shù)保障和重要前提，但要實現(xiàn)它也不是一蹴而就的，因此，要樹立標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的觀念和信心，把眼光瞄向未來，充分認(rèn)識到?jīng)]有標(biāo)準(zhǔn)化，就沒有現(xiàn)代化。在當(dāng)前和今后一段時期，加強標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，這是一項十分艱巨和細(xì)致的工作。

3.2 加快檔案信息化建設(shè) 隨著醫(yī)院的快速發(fā)展和醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大，醫(yī)教研工作管理中形成的歸檔材料愈加豐富，檔案管理模式正轉(zhuǎn)向以檔案實體數(shù)字化信息的形式向社會提供服務(wù)為中心，目標(biāo)在于實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化以及檔案信息高度共享[3]。而數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，是實現(xiàn)這一目標(biāo)的關(guān)鍵。醫(yī)院檔案工作應(yīng)抓住歷史機遇，加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，使之更好地為醫(yī)院改革和可持續(xù)發(fā)展提供服務(wù)。

3.3 促進(jìn)檔案信息利用的社會化 醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)當(dāng)在保證整體利益不受損害的前提下，更大范圍地向社會各方面提供檔案信息服務(wù)。廣大醫(yī)院檔案工作者既要強化服務(wù)意識，打破只為醫(yī)院內(nèi)部黨政管理、醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)的思維定式，還要注意提高服務(wù)水平和服務(wù)效果。

3.4 加強檔案管理現(xiàn)代化軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施 目前，醫(yī)院自身對檔案管理部門的有限投入已成為醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的瓶頸。建設(shè)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是醫(yī)院檔案現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)。因此，加大經(jīng)濟投入，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是保證醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)得以進(jìn)行的先決條件。在硬件方面，醫(yī)院應(yīng)給予財力上的支持；在網(wǎng)絡(luò)和軟件方面，醫(yī)院檔案部門應(yīng)發(fā)揮檔案網(wǎng)、醫(yī)院網(wǎng)的平臺作用，吸引和運用院內(nèi)計算機、信息等學(xué)科的技術(shù)、人才力量，以高性能軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施為檔案管理系統(tǒng)提供保障。

3.5 優(yōu)化醫(yī)院檔案管理隊伍 檔案工作人員整體素質(zhì)如何關(guān)系到醫(yī)院檔案信息的整理、利用和開發(fā)，關(guān)系到醫(yī)院檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的進(jìn)程。要優(yōu)化檔案管理隊伍，一方面充分發(fā)揮醫(yī)院設(shè)施齊全、科研水平高等優(yōu)勢，培養(yǎng)高層次檔案信息化管理人才。另一方面通過繼續(xù)教育的形式，普及信息化管理知識。通過專題培訓(xùn)和實際操作，提高現(xiàn)有檔案管理工作者的工作水平。要不斷補充青年檔案管理人員來充實隊伍，從而使檔案管理隊伍的年齡結(jié)構(gòu)優(yōu)化。

總之，在我國醫(yī)院規(guī)模日益強大的今天，加強醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化建設(shè)，是檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然選擇，也是提高檔案信息開發(fā)與服務(wù)水平的必由之路。因此，各醫(yī)院要積極創(chuàng)造條件，加快標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)步伐，另外，除了醫(yī)院自身的重視和努力外，還需要國家檔案主管部門的宏觀調(diào)控和大力支持，使醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)盡快上一個新臺階，以適應(yīng)現(xiàn)代化前進(jìn)的步伐。

[1]烏慶正.搞好檔案資源建設(shè)之淺見[J].山東檔案，2010，13(3)：22.

[2]谷風(fēng)靜.要關(guān)注檔案信息化建設(shè)[J].蘭臺世界，2009，15(11)：26.

[3]王慶麗.數(shù)字化檔案管理之我見[J].中國教育，2010，28(3)：48.