中職學(xué)校學(xué)生檔案管理數(shù)字化初探

王揚森

（山西省呂梁市衛(wèi)生學(xué)校，山西 呂梁 033000）

1 學(xué)生檔案數(shù)字化產(chǎn)生的背景

國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，就是我們所說的檔案。它是有史以來最早產(chǎn)生的文獻之一，也是現(xiàn)代社會信息的重要門類。

學(xué)生檔案是指學(xué)生本人在學(xué)歷教育階段的各個時期所產(chǎn)生的文字資料，是一個人成長的最原始記錄，它能真實反映學(xué)生在校的各種表現(xiàn)。它是用人單位錄用畢業(yè)生時必不可少的參考依據(jù)，是考核干部的最真實、最可靠的參考資料。學(xué)生檔案管理的基本工作包括以下內(nèi)容：學(xué)生檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索等。

學(xué)生檔案對于學(xué)校的管理者來說至關(guān)重要，學(xué)生信息是高等學(xué)校非常重要的數(shù)據(jù)資源，是教育單位不可或缺的一部分。近年來，隨著國家教育政策的調(diào)整，高等院校大規(guī)模的擴招，給其教學(xué)管理、學(xué)生管理、后勤管理等方面都帶來不少的沖擊，其包含的數(shù)據(jù)量巨大，涉及的人員面廣，而且需要及時更新，所以工作內(nèi)容特別煩瑣，僅依靠傳統(tǒng)的人工管理方式既不易于規(guī)范化，管理效率也較低。

目前，在我國各類高等院校中，有相當(dāng)一部分學(xué)生檔案管理，還停留在紙介質(zhì)基礎(chǔ)上，而中、小學(xué)對學(xué)生檔案的管理更是落后。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展、計算機技術(shù)日臻成熟且講究效率的社會，人工管理文件檔案的方式就顯得效率低、保密性差，再加上時間一長，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難，這些遠遠不能滿足學(xué)校、學(xué)生、社會、用人單位的各種需求。所以傳統(tǒng)的手工管理模式必然會被以計算機為物質(zhì)基礎(chǔ)的信息管理方法所取代。

使用計算機對學(xué)生檔案信息進行管理，有手工管理所無法比擬的優(yōu)點，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來，信息技術(shù)的集成化和網(wǎng)絡(luò)化的不斷發(fā)展使中職學(xué)校面臨著知識化、數(shù)字化、虛擬化、網(wǎng)絡(luò)化、敏捷化等的變革。學(xué)生檔案管理工作作為中職學(xué)校教育的核心工作，其信息化的發(fā)展也是高職院校學(xué)生工作發(fā)展的必然趨勢?；诰W(wǎng)絡(luò)建立應(yīng)用學(xué)生檔案工作信息化管理平臺，為管理者提高工作效率，為學(xué)生的素質(zhì)教育和個性發(fā)展創(chuàng)造良好的成長環(huán)境，最終實現(xiàn)中職學(xué)校檔案資源信息化共享。

2 學(xué)生檔案數(shù)字化管理的必要性

2.1 適應(yīng)中職學(xué)校擴招新形勢

隨著高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展，中職學(xué)校學(xué)生檔案的內(nèi)容和形式呈多樣化發(fā)展。雖然中職學(xué)校學(xué)生檔案直接服務(wù)于中職學(xué)校學(xué)生個人，但又與中職學(xué)校教學(xué)和學(xué)生管理密切相關(guān)。隨著中職學(xué)校辦學(xué)層次的拓展，教育活動領(lǐng)域的延伸，社會需求專業(yè)的增多，學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的擴大，教學(xué)改革的深入，畢業(yè)生檔案的利用率呈現(xiàn)逐年遞增的趨勢，因此只有建立數(shù)字化學(xué)生檔案才能適應(yīng)時代的需要。

2.2 社會發(fā)展要求學(xué)生檔案數(shù)字化

傳統(tǒng)的中職學(xué)校學(xué)生檔案，是以紙質(zhì)檔案的形式保管的，并且大量是通過手寫去完成的。紙質(zhì)檔案是學(xué)生檔案的根本依據(jù)，但也給檔案管理工作帶來了很大的局限性，如歸檔的質(zhì)量不高、體積大、紙張容易發(fā)黃及被蟲蛀、不易攜帶、不便查找、信息傳遞慢、無法檢索等。這就使得檔案數(shù)量不斷增多與檔案利用率較低的矛盾日益凸顯，造成無法共享檔案資源，無法有效利用技術(shù)積累的成果，所以說傳統(tǒng)的中職學(xué)校學(xué)生檔案模式早已不適應(yīng)現(xiàn)代信息社會的發(fā)展要求。

2.3 就業(yè)方式的轉(zhuǎn)變需要其檔案數(shù)字化

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制改革的不斷深入和發(fā)展，人才市場、就業(yè)指導(dǎo)中心等薦人單位相應(yīng)地建立起來，中職學(xué)校畢業(yè)生由原來的統(tǒng)一分配變成了雙向選擇，人事代理制度由此廣泛實施。由于虛假學(xué)歷的泛濫，用人單位越來越重視中職學(xué)校學(xué)生檔案的真實性，加強中職學(xué)校畢業(yè)生檔案管理工作尤顯重要。中職學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)政策規(guī)定，中職學(xué)校畢業(yè)生在學(xué)校集中辦理就業(yè)手續(xù)時仍未落實就業(yè)單位的，其檔案由中職學(xué)校轉(zhuǎn)至畢業(yè)生生源地就業(yè)指導(dǎo)中心代管。落實工作單位后，用人單位或本人憑相關(guān)手續(xù)到指導(dǎo)中心提取檔案。在頻繁的轉(zhuǎn)遞過程中，畢業(yè)生個人檔案材料的丟失、損壞、涂改等現(xiàn)象不可避免。只有實現(xiàn)學(xué)生檔案數(shù)字化，才能從根本上保證學(xué)生檔案資料的完整、齊全和安全。

2.4 充分利用學(xué)生檔案

中職學(xué)校與各國之間交流合作日益頻繁，就我校而言，檔案部門每年接待因出國留學(xué)、申請移民、研究生入學(xué)考試辦理成績及相關(guān)證明材料的各屆學(xué)生愈來愈多，中職學(xué)校學(xué)生檔案的利用工作越來越重要。因此，建立學(xué)生檔案數(shù)字化，加強檔案服務(wù)意識，做好學(xué)生檔案利用工作，才能樹立中職學(xué)校檔案部門良好的對外服務(wù)形象。

3 學(xué)生檔案數(shù)字化管理的要求

3.1 開發(fā)適用性強的網(wǎng)絡(luò)軟件

根據(jù)學(xué)生檔案的收集、管理、轉(zhuǎn)遞的流程，開發(fā)優(yōu)秀的適用于學(xué)生檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)使用的軟件。學(xué)生管理信息網(wǎng)絡(luò)使用軟件應(yīng)該具備以下條件：用戶登陸、新生登記、學(xué)生信息查詢修改、分數(shù)查詢修改、處分獎勵查詢修改、學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計、系統(tǒng)管理頁面、畢業(yè)登記等八項基本功能。但是目前中職學(xué)校對于文書、教學(xué)綜合及人事檔案等基本都已有比較成熟的軟件系統(tǒng)和規(guī)章制度，唯獨學(xué)生檔案因其傳遞速度快、滯留時間短等原因，而受不到領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者的重視，因此學(xué)生檔案信息系統(tǒng)起步晚。要想在短時期內(nèi)完成學(xué)生檔案信息資源的建設(shè)，需要借助校園網(wǎng)成熟的軟硬件環(huán)境，實現(xiàn)學(xué)生檔案系統(tǒng)與校園網(wǎng)的無縫接軌，并利用校園網(wǎng)與社會檔案管理網(wǎng)絡(luò)的對接，使今后的學(xué)生檔案管理不再是孤立的個體，充分利用網(wǎng)絡(luò)調(diào)用學(xué)生檔案，利用網(wǎng)絡(luò)的實時性，方便學(xué)生、企事業(yè)單位和查詢者查詢、檢索學(xué)生檔案，最終實現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理。

3.2 檔案電子化管理注意事項

檔案電子化管理的威脅來自黑客、病毒以及系統(tǒng)本身的故障，對于網(wǎng)絡(luò)的運行安全，必須制定嚴(yán)密的措施，如在前期嚴(yán)格控制上網(wǎng)信息范圍，避免成為黑客攻擊的目標(biāo)，并做好信息的備份工作，有充分的認識和相應(yīng)的防范措施，確保在緊急情況下能迅速恢復(fù)系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)和信息的完整。

3.3 檔案管理系統(tǒng)開放與保密二者兼顧

學(xué)生檔案屬于人事檔案，按中組部對干部職工個人檔案管理的相關(guān)規(guī)定，同時按照保密法的相關(guān)規(guī)定，職工檔案屬于保密檔案，必須嚴(yán)格按照相關(guān)的保密規(guī)定執(zhí)行。因此完善的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)必須開放與保密兼顧，實施多級管理權(quán)限分級化，采用加密技術(shù)對重要信息進行加密處理。如設(shè)立管理員、學(xué)生、一般用戶三級權(quán)限為數(shù)字化檔案的安全性提供基本的保證。

3.4 穩(wěn)定檔案管理人員隊伍，提高檔案管理人員素質(zhì)

要保證學(xué)生檔案數(shù)字化管理工作有序、正常、持續(xù)地發(fā)展，必須注重檔案管理人才的培養(yǎng)。目前，學(xué)生檔案管理領(lǐng)域缺乏既懂軟件開發(fā)又精通檔案管理的復(fù)合型人才，因此穩(wěn)定檔案管理人員隊伍，提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，是做好學(xué)生檔案管理工作的前提條件。要有針對性地進行崗位學(xué)習(xí)培訓(xùn)，更新專業(yè)知識，才能與時俱進，適應(yīng)新形勢的要求。要建立競爭機制，克服檔案管理人員長期以來養(yǎng)成的惰性，發(fā)揮主觀能動性，建立激勵機制，才能把中職學(xué)校學(xué)生的檔案數(shù)字化管理工作做好。

3.5 加強宣傳，重視檔案管理工作

檔案制度的建立健全、人員的安排調(diào)配、資源的配置、部門之間的協(xié)調(diào)等都需要領(lǐng)導(dǎo)的重視和大力支持。目前各中職學(xué)校的學(xué)生檔案數(shù)字化管理都處于起步階段，它的完善與發(fā)展需要強有力的人才與物力支持，因此，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，并把檔案信息化資源建設(shè)納入到議事日程，安排專人負責(zé)，中職學(xué)校檔案管理數(shù)字化才能真正實現(xiàn)。

4 結(jié)束語

2012年11月8日，中國共產(chǎn)黨第十八次代表大會召開，所確立的主題是：高舉中國特色社會主義偉大旗幟，以鄧小平理論、“三個代表”重要思想、科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，解放思想，改革開放，凝聚力量，攻堅克難，堅定不移沿著中國特色社會主義道路前進，為全面建成小康社會而奮斗。作為一個檔案工作者，我認為只有不斷地改進和加強學(xué)生檔案管理工作，學(xué)生檔案管理的社會化，體現(xiàn)服務(wù)形式的人性化，提高管理手段的信息化，擴大開放式管理和交流，才能有利于促進和諧社會的進一步建設(shè)和發(fā)展。