科技文件材料的積累

陳麗娟

青海省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院，青海西寧 810001

科技文件材料的積累

陳麗娟

青海省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院，青海西寧 810001

科技文件材料的形成和積累，直接關(guān)系到科技檔案的質(zhì)量和科學(xué)技術(shù)的積累。做好科技文件材料的形成和積累工作，對(duì)建立完善、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技檔案和雄厚的技術(shù)儲(chǔ)備是非常必要和重要的。形成和積累工作做的越好，科技檔案來(lái)源就可能越豐富，質(zhì)量就越高，為提供利用服務(wù)就有可靠的基礎(chǔ)，科技檔案就能發(fā)揮更大的作用。

科技文件；材料；積累

作為一個(gè)勘測(cè)設(shè)計(jì)單位，日常工作接觸最多的就是各類(lèi)圖紙及其相關(guān)的文字材料。這部分圖紙和文字材料是在勘測(cè)設(shè)計(jì)活動(dòng)中所形成的，如：設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)、可行性研究報(bào)告、水資源利用及各河流域規(guī)劃報(bào)告和工程設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)等，統(tǒng)稱(chēng)為科技文件材料。

科技文件材料的形成和積累。直接關(guān)系到科技檔案的質(zhì)量和科學(xué)技術(shù)的積累。因?yàn)榭萍嘉募牧鲜强萍紮n案的前身；科學(xué)技術(shù)的積累又是通過(guò)以科學(xué)文件材料為主要內(nèi)容形成的檔案。因此，做好科技文件材料的形成和積累工作，對(duì)建立完善、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技檔案和雄厚的技術(shù)儲(chǔ)備是非常必要和重要的。

1 為什么要積累

積累工作是一項(xiàng)貫穿在科技活動(dòng)始終的經(jīng)常性工作，我們之所以要做好這項(xiàng)工作，主要是因?yàn)椋?/p>

1 ）可防止科技文件材料的散失、損壞，是確?？萍嘉募牧淆R全完整和準(zhǔn)確有力的措施；2）即便自己工作中經(jīng)常查閱，又便于在技術(shù)協(xié)調(diào)中廣泛使用；3）積累工作是培養(yǎng)科技人員具有良好的工作作風(fēng)，促進(jìn)出成果、出人才必不可少的步驟；4）為形成完整、齊全的科技檔案做好前期工作。

2 積累內(nèi)容和范圍

科技文件材料是否完整齊全、系統(tǒng)、真實(shí)、準(zhǔn)確，除了靠平時(shí)積累外，還得有嚴(yán)格的規(guī)章的制度和科學(xué)的態(tài)度，就是說(shuō)，首先要制定“科學(xué)文件材料積累工作細(xì)則”，對(duì)積累的內(nèi)容、范圍、方法、程序和措施應(yīng)該有明確的規(guī)定和要求，并要把科技文件材料的積累列入科技人員責(zé)任制之中加以考核。

3 積累的方法和措施

確定科技文件材料的積累方法，要根據(jù)各種科技文件材料產(chǎn)生的不同專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)和具體情況而定。根據(jù)筆者幾年的工作實(shí)踐，認(rèn)為下列方法對(duì)設(shè)計(jì)研究院比較適合：

3.1建立科學(xué)文件材料的積累袋

積累袋是科學(xué)管理技術(shù)文件材料的好方法。它既可以把科技文件材料無(wú)遺漏的積累起來(lái)，便于工作，又能避免因人員調(diào)動(dòng)或任務(wù)變更造成文件、材料失散，影響歸檔。積累袋的大小，以50*30*10（CM）為宜。袋面應(yīng)印有：代號(hào)、名稱(chēng)、單位、時(shí)間、姓名和目錄等項(xiàng)目。使用方法是：

1 ）分戶(hù)積累—凡是承擔(dān)項(xiàng)目的科技人員，在每個(gè)項(xiàng)目的開(kāi)始，就將各種標(biāo)準(zhǔn)的歸檔用紙，連同積累袋領(lǐng)回，填寫(xiě)好袋面所有項(xiàng)目，并把個(gè)人未成文的手稿、草本、草圖和筆記等放入袋內(nèi)；2）項(xiàng)目積累袋—凡已經(jīng)完成簽署手續(xù)的成文科技文件材料，以項(xiàng)目組集中存在一個(gè)或若干個(gè)積累袋中，為使用方便需填寫(xiě)袋面目錄，如袋內(nèi)文件份數(shù)較多，還可填寫(xiě)袋內(nèi)積累目錄表，作為袋內(nèi)賬單。

3.2 建立賬目，分頭保管

1 ）分戶(hù)積累袋由個(gè)人保管，目錄就是帳，便于工作；2）項(xiàng)目積累袋由項(xiàng)目經(jīng)理裝袋，填寫(xiě)袋面代號(hào)、名稱(chēng)和目錄等，交給專(zhuān)業(yè)組保管；3）專(zhuān)業(yè)組項(xiàng)目積累袋按項(xiàng)目編號(hào)、登帳，集中統(tǒng)一保管；4）專(zhuān)業(yè)組設(shè)兼職檔案員，負(fù)責(zé)全項(xiàng)目組科技文件材料的積累、保管和監(jiān)督檢查。

3.3 建立科技文件材料供閱室

一切尚未完成現(xiàn)行效能的曬蘭復(fù)制科技文件材料，可以存放在檔案部門(mén)的供閱室，供閱室只編制臨時(shí)登記帳，當(dāng)任務(wù)結(jié)束或告一段落時(shí)，有科技人員抽出整理歸檔。這樣既便于科技文件材料的周轉(zhuǎn)，有利于科技文件材料的成套。

3.4 建立積累責(zé)任制

1 ）要在《細(xì)則》中明確規(guī)定，檢查科技文件材料的形成是否齊全、準(zhǔn)確和符合要求，是校對(duì)人員、項(xiàng)目組長(zhǎng)和室主任的職責(zé)，是技術(shù)質(zhì)量處業(yè)務(wù)會(huì)和總工辦公室業(yè)務(wù)會(huì)的內(nèi)容之一；

2 ）嚴(yán)格把關(guān)。對(duì)有問(wèn)題的文件和缺少的科技文件材料，做到個(gè)人不出手，小組不出組，設(shè)計(jì)室不出室；

3 ）計(jì)劃部門(mén)要把科技文件材料的積累列入計(jì)劃，檔案部門(mén)要經(jīng)常督促檢查各單位科技文件資料的積累情況，并給與業(yè)務(wù)指導(dǎo)和必要的卷夾圖袋保管物品。做好宣傳教育工作。是大家認(rèn)識(shí)到；一份科技文件材料總結(jié)出來(lái)，個(gè)人確實(shí)花費(fèi)了很大的精力，但這也是廣大員工、干部、技術(shù)人員智慧的結(jié)晶，是國(guó)家的寶貴財(cái)富，集中統(tǒng)一管理起來(lái)，使它在今后的工作中發(fā)輝更大的作用。

總之，科技文件材料與科技檔案的關(guān)系極為密切?？萍嘉募牧系男纬珊头e累的狀況，直接決定科技檔案的質(zhì)量。我們要使科技檔案齊全完整、系統(tǒng)與準(zhǔn)確，就要盡可能的做好科技文件材料的積累工作。

就應(yīng)該從科技檔案的前身—科技文件的形成和積累工作入手做起。形成和積累工作做的越好，科技檔案來(lái)源就可能越豐富，質(zhì)量就越高。為提供利用服務(wù)就有可靠的基礎(chǔ)，科技檔案就能發(fā)揮更大的作用。

[1]曹喜琛，劉耿生.檔案文獻(xiàn)編撰學(xué).檔案出版社.

[2]宋維明.科技文件材料形成積累探討.航空工業(yè)部檔案館.

[3]王傳宇.科學(xué)技術(shù)檔案管理學(xué)教程.檔案出版社.

G27

A

1674-6708（2012）69-0006-01