行業(yè)創(chuàng)新項目中信息化支持與項目管理

秦 宇

杭州市煙草專賣局（公司）信息中心，浙江杭州 310006

1 概述

近年，網上訂貨方式在煙草行業(yè)中的快速發(fā)展與普及，如何有效推進網上訂貨的監(jiān)管工作，強化卷煙規(guī)范經營，成為煙草專賣監(jiān)管管理面臨的又一難點問題。為積極尋求煙草專賣管理工作跟進的有效途徑與方法，杭州煙草專賣管理處提出通過創(chuàng)新項目形式力求穩(wěn)步推進網上訂貨的監(jiān)管工作。為順利實現(xiàn)研究目標，專賣管理處聯(lián)合信息中心成立項目組，開展為期近一年半的項目實施與研究工作。在項目開展、實施過程中，總結如下四個方面的項目建設和管理的做法與經驗，確保項目順利進行。

2 精細化需求，確保項目可行性

對于信息化項目而言，風險往往來自于不明確的需求、不清晰的目標。因此，清晰完整的項目目標與精確細化的項目需求是項目成功的關鍵。

2.1 明確項目信息化建設的必要性

項目組人員首先針對全地區(qū)網上訂貨的現(xiàn)狀進行深入分析，梳理目前存在問題。同時，廣泛借鑒行業(yè)內外相關領域研究成果，如對較早實行網上訂貨監(jiān)管工作的蘇州煙草進行學習借鑒，并根據(jù)杭州地區(qū)情況對杭州專賣、營銷、物流各層級部門、進行廣泛調研，剖析專賣內管工作要求。考慮到網上訂貨是基于信息平臺的客戶自主訂貨模式，且客戶終端分布在全地區(qū)各零售客戶商店或家中，有效利用信息化手段進行梳理及管理將十分有助于提高項目實行的可行性和操作的便利性。

2.2 論證項目信息化建設的可行性

為進一步論證項目的可行性，項目組查閱相關技術資料與案例，多次組織召開會議，分析其他地區(qū)如蘇州等地采取的IP地址綁定方式的利弊。并與多家IT技術企業(yè)專家團隊進行技術可行性分析，結合實際工作需求，從技術的可行性、便捷性、成效性等多方面出發(fā)，選取“IP地址綁定監(jiān)控”、“現(xiàn)場監(jiān)控”、“Mac地址綁定監(jiān)控”等多種方法進行方案比對，經過多次篩選與優(yōu)化，最終認為基于Mac地址綁定為基礎的綜合監(jiān)管方法，在現(xiàn)階段無論從技術角度還是從應用推廣上都是最為可行的。

2.3 分析項目信息化建設的需求性

明確信息化建設必要性與可行性后，如何把握業(yè)務部門需求，如何把需求轉化為具體的設計技術方案，如何進行軟件開發(fā)，是下一步主要任務。

相關項目組成員對專賣、營銷、基層所隊、市場部等業(yè)務部門相關人員的發(fā)散性需求進行廣泛收集、梳理與分析，根據(jù)內部監(jiān)管及網上訂貨工作的實際情況及要求，反復商討，不斷完善。確定設計模塊應主要包括查詢分析、客戶預警、訂單預警、內部預警、白名單管理五個模塊，每個模塊又細分為多個二級模塊，不僅實現(xiàn)了零售客戶Mac地址、訂單的關聯(lián)信息查詢，還以“白名單”管理模式為支撐，實現(xiàn)客戶、訂單、Mac地址多角度的異常預警，最終形成了通過對卷煙零售戶網上訂貨的計算機Mac地址實時獲取與分析比對進行預警監(jiān)管的技術解決方案。

3 目標化管理，確保項目進度控制

合理的目標計劃、嚴格的進度控制是信息化項目成功的重要保障。為此，著重在下面四個方面下功夫是做好控制以確保項目高質量的完成保障。

3.1 明確的職責分工

分工明確，職責清晰，是做好一個項目的首要工作。因此，項目實施組從項目的啟動實施到項目結題驗收逐一排定，明確每個步驟的工作內容、完成時間、責任部門、責任人及審核人，并將任務落實到紙面，逐一簽訂“責任狀”。落實專人負責做好項目運行情況的跟蹤測試與反饋，確保每一項工作都落實到位。

3.2 合理嚴謹?shù)倪M度安排

合理嚴謹?shù)挠媱澃才攀琼椖磕苡袟l不紊的實施，不可缺少的支撐。在項目的初始階段，項目組人員就聯(lián)合各相關部門共同商討制定了該項目推進計劃，明確了每個階段的完成目標。做好每階段的啟動與總結工作，階段與階段的銜接安排。

3.3 著重效果控制

有了明確的分工，合理的安排，怎樣衡量工作完成的優(yōu)劣？如何進行過程控制以達到預期效果便成了整個項目實施成敗的關鍵。項目組與專賣、營銷等相關部門協(xié)同，在項目實施上線初期，建立客戶信息反饋日報制，從不同渠道收集、匯總各個相關部門及零售客戶的使用情況，以掌握第一手資料，及時根據(jù)情況進行事件跟進、處理。

3.4 嚴格上線測試

在項目完成程序開發(fā)后，及時在模擬系統(tǒng)中搭建測試模塊，項目組信息中心和專賣管理處聯(lián)合發(fā)動了全市各單位專賣人員利用模擬系統(tǒng)對各模塊功能進行充分測試。專賣人員一方面完成測試任務，另一方面學習掌握軟件操作，確保模塊上線的穩(wěn)定性與有效性。

4 協(xié)同化運作，確保項目穩(wěn)步推進

4.1 與營銷部門配合做好網上訂貨客戶工作。

因該項目實施涉及面廣，牽涉影響到全地區(qū)“網上訂貨”零售客戶及銷售工作。項目組積極配合與營銷中心、專賣管理處召開“全地區(qū)網上監(jiān)管工作布置會”，對該項目情況與實施計劃步驟進行詳細講解，并對下一階段的工作做好詳細布置。要求全地區(qū)客戶經理結合平時走訪工作，對網上訂貨客戶耐心進行“網上訂貨監(jiān)管”情況講解，并協(xié)助客戶做好網站設置工作，及時收集客戶相關意見與建議。

4.2 根據(jù)分工與責任不同分梯次、分重點的對不同人員進行培訓

首先，利用信息化例會對全地區(qū)系統(tǒng)管理員進行系統(tǒng)功能性設置培訓，以便管理員熟練掌握系統(tǒng)模塊功能使用。其次，對全地區(qū)客戶經理做好培訓工作，以客戶經理為橋梁，在網上訂貨客戶中作好該項目推廣、宣傳，指導工作。再則，組織多次專賣內管人員的分操作流程的模塊功能培訓，使得專賣日常操作人員熟悉自己的操作分工及系統(tǒng)使用。

5 持續(xù)化改進，確保項目的適用性與成效性

項目取得階段性成果后，項目的持續(xù)改進，確保項目的適用性與成效性又是必要的又一環(huán)節(jié)。

5.1 從管理的安全性考慮

在運用中發(fā)現(xiàn)，早先截取的Mac地址為Windows系統(tǒng)存放在注冊表中的Mac地址信息，易被篡改。項目組會同系統(tǒng)開發(fā)單位改進獲取方式，繞過注冊表中的Mac地址信息直接從底層獲取計算機Mac地址。

5.2 從內部監(jiān)管工作實際要求考慮

對系統(tǒng)各類參數(shù)及功能進行一系列改進與優(yōu)化。從網上訂貨實際考慮，新增關聯(lián)戶備案、維護功能；從系統(tǒng)應用便捷與準確性考慮，將多個預警明細合并在一個異常登記中處理；從強化分析功能考慮，新增頻繁預警處理功能，將多次預警內容合并處理。

6 結論

通過項目研究，杭州煙草在全省煙草行業(yè)較先采用了計算機Mac地址綁定技術進行信息化監(jiān)管，實現(xiàn)事前預防與過程監(jiān)控相結合，為網上訂貨及內部監(jiān)管工作的推進提供了重要的信息化與技術化支撐。項目運行至今，已通過實時預警發(fā)現(xiàn)并查實多起事件，較好地實現(xiàn)了預期目標與效益。