ERP項(xiàng)目建設(shè)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

湯曉君

安徽南瑞繼遠(yuǎn)公司，安徽合肥 230000

ERP是一種可以提供跨地區(qū)、跨部門整合實(shí)時(shí)信息的企業(yè)管理信息系統(tǒng)，是融合了現(xiàn)代企業(yè)管理思想、先進(jìn)管理方法和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的企業(yè)級(jí)一體化管理系統(tǒng)。實(shí)時(shí)ERP建設(shè)是企業(yè)全面接受現(xiàn)代先進(jìn)管理思想和理念，把先進(jìn)的管理思想和理念融入企業(yè)管理整個(gè)過程，是對(duì)企業(yè)管理進(jìn)行一次系統(tǒng)全面的梳理，是對(duì)企業(yè)理念、管理模式、管理方法、管理制度的一次深入變革和持續(xù)改進(jìn)，ERP推行的不僅是技術(shù)，更是先進(jìn)的管理理念和管理藝術(shù)。本文就筆者數(shù)年在國(guó)內(nèi)某大型集團(tuán)實(shí)施ERP項(xiàng)目的建設(shè)經(jīng)歷，將在實(shí)踐中積累的經(jīng)驗(yàn)予以總結(jié)闡述。

1 前期準(zhǔn)備工作

一是成立組織，明確職責(zé)。為了保障ERP項(xiàng)目的成公司實(shí)施，建議成立由公司總經(jīng)理擔(dān)任組長(zhǎng)，各分管副總?cè)胃苯M長(zhǎng)的項(xiàng)目建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組。同時(shí)設(shè)立ERP項(xiàng)目辦，掛靠公司ERP項(xiàng)目牽頭部門，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和推進(jìn)。下設(shè)各個(gè)專業(yè)組、一個(gè)轉(zhuǎn)變管理組和一個(gè)技術(shù)配合組；

二是明晰工作思路，積極高效的推進(jìn)工作。加強(qiáng)ERP宣傳理念，營(yíng)造全員參與的氛圍；大力開展培訓(xùn)工作，增進(jìn)員工對(duì)ERP的了解；

三是積極完善網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)狀。加大信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)備投入，優(yōu)化資源配置，以適應(yīng)ERP穩(wěn)定運(yùn)行需要。

2 具體實(shí)施方法

1）以培訓(xùn)為重點(diǎn)大力開展轉(zhuǎn)變管理

一是開展“本土化”的ERP理念和知識(shí)培訓(xùn)。建設(shè)初期，為了讓員工更快的了解ERP，需要結(jié)合公司已經(jīng)開展過的信息化工作進(jìn)行比較，從內(nèi)涵、設(shè)計(jì)思想、架構(gòu)、建設(shè)目標(biāo)等方面向員工分析他們的異同點(diǎn)，深入淺出，讓員工明白ERP實(shí)際上就在大家身邊，讓員工更容易走進(jìn)ERP；

二是利用一切載體進(jìn)行宣傳，讓員工時(shí)刻感受ERP。在ERP建設(shè)過程中，可以利用網(wǎng)站，板報(bào)和LED大屏等載體進(jìn)行ERP理念宣傳、知識(shí)培訓(xùn)、新聞報(bào)道，讓員工隨處可以感受ERP，接受ERP的熏陶；

三是分階段、分層次全方位開展轉(zhuǎn)變管理，讓全員參與ERP。可以根據(jù)ERP不同階段的不同要求，對(duì)不同人群從不同角度進(jìn)行轉(zhuǎn)變管理，讓公司領(lǐng)導(dǎo)、關(guān)鍵用戶、一般人員等不同層面的人了解與己相關(guān)的ERP知識(shí)，了解ERP將給自己帶來哪些的變革以及怎樣去掌握這些變革。

2）以流程為主線全面開展差異化分析

公司要以流程學(xué)習(xí)為抓手，促進(jìn)員工對(duì)ERP的了解。流程學(xué)習(xí)非常重要，建議由公司領(lǐng)導(dǎo)親自參與所分管的專業(yè)組，采取“分散學(xué)—集中學(xué)—加強(qiáng)學(xué)—流程抽講”的順序，步步推進(jìn)，保證學(xué)習(xí)的效果。一是分散學(xué)。由公司內(nèi)負(fù)責(zé)人自行組織員工進(jìn)行學(xué)習(xí)，重點(diǎn)對(duì)涉及各自專業(yè)模塊的流程進(jìn)行討論，提出差異和疑問。二是集中學(xué)。由ERP各專業(yè)組組長(zhǎng)組織，公司分管領(lǐng)導(dǎo)、本組成員及相關(guān)負(fù)責(zé)人參加，對(duì)重要部門關(guān)鍵崗位人員進(jìn)一步組織集中學(xué)習(xí)，要求相關(guān)人員了解、理解、并能熟練的講解流程。四是開展流程抽講。由該公司領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目辦對(duì)重要部門關(guān)鍵崗位進(jìn)行抽查，講解與本崗位相關(guān)的流程。如果可以，將結(jié)果記入考核情況表，以促進(jìn)員工對(duì)本模塊流程的掌握。

通過這種層層遞進(jìn)的方式，促進(jìn)了相關(guān)人員學(xué)習(xí)流程的積極性，保證了學(xué)習(xí)效果，不僅學(xué)習(xí)了流程本身，同時(shí)也為后來的流程崗位匹配、制度修訂以及系統(tǒng)培訓(xùn)打下了基礎(chǔ)。

3）以數(shù)據(jù)清理與收集作為核心抓好建設(shè)工作質(zhì)量

一是建立了權(quán)責(zé)分明、機(jī)制完善的數(shù)據(jù)收集工作模式。數(shù)據(jù)的真實(shí)，唯一性是保證系統(tǒng)順利上線的前提。在靜態(tài)數(shù)據(jù)收集階段，需要建立了數(shù)據(jù)收集責(zé)任追究機(jī)制，以專業(yè)組為主體，根據(jù)收據(jù)收集的責(zé)任分解，按照專業(yè)組為主體，根據(jù)數(shù)據(jù)收集的責(zé)任分解，按照各專業(yè)模板分類，形成了“一線收集、二次核查、三重審核”的數(shù)據(jù)收集工作機(jī)制。為了保證數(shù)據(jù)收集的準(zhǔn)確、真實(shí)，數(shù)據(jù)收集前，在上級(jí)公司開展數(shù)據(jù)收集培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，各下屬公司需結(jié)合實(shí)情，自主組織專業(yè)組內(nèi)的數(shù)據(jù)收集研討和培訓(xùn)，使每位數(shù)據(jù)收集參與人員全面掌握收集原則、標(biāo)準(zhǔn)和模板的填制要求；

二是制定詳細(xì)方案，明確清理內(nèi)容和步驟。方案需由分管副總主持召開清理啟動(dòng)會(huì)，強(qiáng)調(diào)各專業(yè)組的職責(zé)、分工以及清理計(jì)劃等，確定試點(diǎn)進(jìn)行數(shù)據(jù)清理和收集，按照“先培訓(xùn)試點(diǎn)單位，確定試點(diǎn)進(jìn)行數(shù)據(jù)收集，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，再全面培訓(xùn)，全面推進(jìn)”的原則開展全公司的數(shù)據(jù)清理工作；

三是分專業(yè)開展專門培訓(xùn)，確保數(shù)據(jù)清理工作質(zhì)量。培訓(xùn)中對(duì)有疑惑的地方進(jìn)行討論，要求參與清理收集的人員遇到問題及時(shí)提出，并填寫《清理日志》，便于與專業(yè)組溝通、解決；

四是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)，強(qiáng)化清理結(jié)果的審核。各專業(yè)嚴(yán)格按照周計(jì)劃進(jìn)行數(shù)據(jù)收集；

五是建立動(dòng)態(tài)維護(hù)機(jī)制，及時(shí)更新維護(hù)數(shù)據(jù)。

4）修訂制度順應(yīng)ERP建設(shè)需要

制度修訂是ERP變革管理的保障，如果說ERP是成熟的套裝軟件，是一個(gè)“軟體組織”的話，那么制度就是保障“軟體組織”正?；顒?dòng)的“鎧甲”。所以為了避免現(xiàn)行管理與ERP上線后的流程規(guī)定相悖，在學(xué)流程階段，就該提出“學(xué)流程、找差異、定措施”。在此基礎(chǔ)上，按照集團(tuán)總部的統(tǒng)一部署，制定了下屬公司的制度修訂需求清單及計(jì)劃安排。

5）以崗定人匹配用戶權(quán)限責(zé)任到位

ERP流程崗位匹配及用戶權(quán)限收集工作關(guān)系到系統(tǒng)上線后能否正常運(yùn)轉(zhuǎn)，為了盡可能全面的收集數(shù)據(jù)，項(xiàng)目辦需首先組織各專業(yè)組及相關(guān)部門學(xué)習(xí)，討論流程崗位匹配表及用戶權(quán)限收表，明確流程名稱、作業(yè)簡(jiǎn)述，當(dāng)前版角色以及實(shí)際崗位名的對(duì)應(yīng)關(guān)系，對(duì)不明白的地方及時(shí)與專業(yè)組進(jìn)行溝通；然后按照實(shí)際崗位分工，分部門進(jìn)行用戶權(quán)限收集，上報(bào)至專業(yè)組長(zhǎng)；再由各專業(yè)組長(zhǎng)對(duì)本組用戶權(quán)限進(jìn)行匯總、初審；最后公司領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目辦及專業(yè)組長(zhǎng)開會(huì)對(duì)用戶權(quán)限進(jìn)行再次審核，以保證權(quán)限分配合理。

6）把SAP系統(tǒng)操作培訓(xùn)當(dāng)做上線前的重要準(zhǔn)備落實(shí)。加強(qiáng)對(duì)上線前培訓(xùn)的管理，以確保上線培訓(xùn)取得預(yù)期效果。

3 結(jié)論

回顧ERP建設(shè)歷程，成功的ERP建立離不開以下幾點(diǎn)：

1）公司領(lǐng)導(dǎo)的重視與支撐是整個(gè)項(xiàng)目推進(jìn)執(zhí)行力的第一保證。各項(xiàng)工作任務(wù)繁重，時(shí)間緊迫，缺乏執(zhí)行力就會(huì)事倍功半，甚至舉步維艱，一切工作計(jì)劃都將無法順利實(shí)施；

2）全員參與是整個(gè)項(xiàng)目推進(jìn)的人力保證。ERP的實(shí)施是一個(gè)綜合的系統(tǒng)工程，無論是縱向深度還是橫向跨度，涉及到的范圍相當(dāng)大。全員參與不僅是建設(shè)氛圍的需要，各項(xiàng)數(shù)據(jù)清理收集、部門之間的協(xié)調(diào)運(yùn)作等都需要大量的人力支持才能完成，否則建設(shè)ERP只能紙上談兵，無法完成上級(jí)部署的建設(shè)任務(wù)；

3）必須把培訓(xùn)工作貫穿建設(shè)過程始終。ERP是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工程，每個(gè)階段都有其重點(diǎn)和具體要求，必須針對(duì)每個(gè)階段的特點(diǎn)，組織員工，特別是參加建設(shè)工作的群體大力開展培訓(xùn)工作，教會(huì)員工做什么、怎么做、做到什么程度，積極儲(chǔ)備專業(yè)人力資源。這不僅是實(shí)施ERP建設(shè)的需要，對(duì)ERP今后的上線運(yùn)行也將有著深遠(yuǎn)的影響；

4）必須把數(shù)據(jù)收集工作當(dāng)做建設(shè)的核心任務(wù)來完成。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集清理是整個(gè)系統(tǒng)平穩(wěn)運(yùn)行的關(guān)鍵，數(shù)據(jù)的清理不僅要完備齊全，還要按照標(biāo)準(zhǔn)的模板錄入，并根據(jù)變化情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，保持?jǐn)?shù)據(jù)真實(shí)性。只有數(shù)據(jù)收集完整、有效，ERP才是真實(shí)的、有意義的。

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