物資MIS管理系統(tǒng)的主要功能

魏進(jìn)杰

內(nèi)蒙古國(guó)電興安熱電有限責(zé)任公司，內(nèi)蒙古烏蘭浩特 137400

發(fā)電廠管理信息系統(tǒng)MIS（Management Information System）大而全，覆蓋電廠管理的方方面面，基本上電廠所有部門(mén)都將參與到MIS系統(tǒng)建設(shè)中。以全面實(shí)現(xiàn)成本控制，提高經(jīng)濟(jì)效益。其中物資MIS管理系統(tǒng)具有以下幾個(gè)主要功能。

1 庫(kù)存管理

由于發(fā)電企業(yè)的連續(xù)生產(chǎn)的特殊性，庫(kù)存物資分為兩大類(lèi)，一類(lèi)是具有儲(chǔ)備定額的備品配件，一類(lèi)是以消耗為主的物資。為了有效的降低庫(kù)存，需要更科學(xué)準(zhǔn)確的備品配件儲(chǔ)備定額和準(zhǔn)確的采購(gòu)計(jì)劃。物資管理系統(tǒng)對(duì)具有儲(chǔ)備定額的備品配件庫(kù)存低于下限時(shí)產(chǎn)生自動(dòng)補(bǔ)庫(kù)采購(gòu)計(jì)劃，而對(duì)非儲(chǔ)備定額管理的物資根據(jù)需用計(jì)劃平衡庫(kù)存生成準(zhǔn)確的計(jì)劃采購(gòu)數(shù)量，幫助物資部門(mén)有效的降低庫(kù)存。

實(shí)行儲(chǔ)備定額管理的備品配件根據(jù)設(shè)備運(yùn)行過(guò)程中的備品配件動(dòng)態(tài)消耗來(lái)統(tǒng)計(jì)分析，逐步精確儲(chǔ)備定額。

2 物資臺(tái)帳

統(tǒng)一管理企業(yè)所有庫(kù)存物資，對(duì)物資進(jìn)行分類(lèi)管理，形成物資編碼及存放位置編碼，建立物資樹(shù)，顯示物資的詳細(xì)信息和當(dāng)前庫(kù)存以及儲(chǔ)備上下限和物資的出入庫(kù)記錄。

3 領(lǐng)用申請(qǐng)

用戶需要領(lǐng)取物資時(shí)，首先填寫(xiě)領(lǐng)用申請(qǐng)，如果所需物資可用庫(kù)存能夠滿足需要，經(jīng)相關(guān)人員審批后預(yù)借物資，等待領(lǐng)料人領(lǐng)取物資。如果可用庫(kù)存不能滿足需要，系統(tǒng)提示用戶生成采購(gòu)申請(qǐng)。系統(tǒng)根據(jù)工作流的配置，判斷不同類(lèi)別的物資按照不同的工作流程進(jìn)行領(lǐng)取。

4 采購(gòu)申請(qǐng)

對(duì)于未納入儲(chǔ)備定額管理的物資，當(dāng)前可用庫(kù)存無(wú)法滿足需要時(shí)應(yīng)填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)，在物資臺(tái)帳中選擇物資及需用數(shù)量。提交采購(gòu)申請(qǐng)給相關(guān)人員審批，根據(jù)工作流的配置，按照不同的工作流程進(jìn)行審批，發(fā)送任務(wù)消息給相關(guān)角色的人員，相關(guān)授權(quán)角色批準(zhǔn)后由物資部門(mén)核對(duì)接收，最終形成采購(gòu)計(jì)劃。

已納入儲(chǔ)備定額管理的物資，物資當(dāng)前庫(kù)存低于儲(chǔ)備下限時(shí)，自動(dòng)產(chǎn)生補(bǔ)庫(kù)計(jì)劃，由物資部門(mén)核對(duì)接收，最終形成采購(gòu)計(jì)劃，無(wú)需人員填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)。

5 采購(gòu)計(jì)劃管理

根據(jù)物資需用計(jì)劃，通過(guò)以下公式平衡庫(kù)存：

推薦本次采購(gòu)數(shù)量=本次需用數(shù)量-（在途物資采購(gòu)總量-在途物資需用數(shù)量）-（庫(kù)存數(shù)量-領(lǐng)料預(yù)借數(shù)量）。采購(gòu)計(jì)劃員根據(jù)實(shí)際情況制定本次采購(gòu)數(shù)量形成采購(gòu)計(jì)劃，并指定采購(gòu)員執(zhí)行采購(gòu)。

自動(dòng)補(bǔ)庫(kù)采購(gòu)計(jì)劃自動(dòng)生成，采購(gòu)數(shù)量缺省為滿足儲(chǔ)備下限，采購(gòu)計(jì)劃員根據(jù)實(shí)際情況制定不高于儲(chǔ)備上限的本次計(jì)劃采購(gòu)數(shù)量，形成采購(gòu)單執(zhí)行采購(gòu)。

6 采購(gòu)訂單管理

采購(gòu)員接收到采購(gòu)計(jì)劃分配的采購(gòu)任務(wù)后，對(duì)分配給自己的采購(gòu)物資，按照一張采購(gòu)單對(duì)應(yīng)同一供應(yīng)商的原則，編制采購(gòu)訂單，選擇接受報(bào)價(jià)的供應(yīng)商，系統(tǒng)將與此供應(yīng)商詢價(jià)并接受報(bào)價(jià)的物資列出供采購(gòu)員選擇添加到采購(gòu)單中。

7 接收入庫(kù)管理

采購(gòu)物資到貨后，發(fā)送等待驗(yàn)收任務(wù)消息，組織相關(guān)角色進(jìn)行驗(yàn)收，根據(jù)驗(yàn)收情況填寫(xiě)入庫(kù)數(shù)量、退換貨數(shù)量、存放位置、批次等信息。支持多次到貨多次入庫(kù)操作，確保庫(kù)存數(shù)量真實(shí)準(zhǔn)確。填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)的用戶可以在采購(gòu)申請(qǐng)中查看到自己所申請(qǐng)的物資是否已經(jīng)到貨，是否可以填寫(xiě)領(lǐng)料申請(qǐng)進(jìn)行領(lǐng)料。

8 庫(kù)存調(diào)撥管理

針對(duì)多倉(cāng)庫(kù)情況，物資可在倉(cāng)庫(kù)間進(jìn)行調(diào)撥處理，通過(guò)庫(kù)存調(diào)撥使庫(kù)存物資能夠達(dá)到最有效的利用率。

9 供應(yīng)商管理

記錄本企業(yè)的供應(yīng)商信息，以及評(píng)價(jià)供應(yīng)商的資質(zhì)和等級(jí)。用戶根據(jù)需要調(diào)整供應(yīng)商的資質(zhì)等級(jí)，以及修改供應(yīng)商的相關(guān)信息。用戶可以查詢統(tǒng)計(jì)與某一供應(yīng)商的所有交易信息以及產(chǎn)品目錄。

10 物資退庫(kù)管理

當(dāng)領(lǐng)出的物資未使用需要退回倉(cāng)庫(kù)時(shí)，用戶需要選擇此物資對(duì)應(yīng)的領(lǐng)料申請(qǐng)，填寫(xiě)退庫(kù)數(shù)量，按照工作流的配置，提交給下一環(huán)節(jié)確認(rèn)，退庫(kù)操作完成后，庫(kù)存數(shù)量變化同時(shí)原領(lǐng)用申請(qǐng)的物資領(lǐng)用數(shù)量減少相應(yīng)的退庫(kù)數(shù)量。

11 物資退貨管理

當(dāng)領(lǐng)出的物資無(wú)法使用需要退貨時(shí)，用戶首先需要將此物資退庫(kù)，退庫(kù)完成后由相關(guān)人員組織退貨。在物資臺(tái)帳上選擇要退貨的物資，系統(tǒng)自動(dòng)列出此物資的入庫(kù)記錄，填寫(xiě)退貨數(shù)量，按照工作流的配置，提交給下一環(huán)節(jié)確認(rèn)，退貨操作完成后，庫(kù)存數(shù)量變化同時(shí)原入庫(kù)單的物資入庫(kù)數(shù)量減少相應(yīng)的退貨數(shù)量。

12 物資報(bào)廢管理

當(dāng)物資失效或在倉(cāng)庫(kù)中損壞需要報(bào)廢處理，用戶可以新建報(bào)廢單，在物資臺(tái)帳中選擇要報(bào)廢的物資，選擇報(bào)廢物資的入庫(kù)批次，填寫(xiě)報(bào)廢數(shù)量，按照工作流的配置，提交給下一環(huán)節(jié)確認(rèn)。報(bào)廢操作完成后，選中批次的庫(kù)存數(shù)量減少變化。

13 物資盤(pán)點(diǎn)管理

用戶根據(jù)需要對(duì)倉(cāng)庫(kù)物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，新建盤(pán)點(diǎn)表，選擇要盤(pán)點(diǎn)的物資分類(lèi)，系統(tǒng)自動(dòng)列出此分類(lèi)下所有物資的庫(kù)存信息，用戶根據(jù)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果錄入真實(shí)的盤(pán)點(diǎn)數(shù)量，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算盤(pán)盈盤(pán)虧，同時(shí)修改庫(kù)存數(shù)量為盤(pán)點(diǎn)后庫(kù)存數(shù)量。

綜上所述，在企業(yè)物資管理中運(yùn)用MIS系統(tǒng)，提高了計(jì)劃的先進(jìn)性、合理性、可操作性和嚴(yán)肅性，壓縮了庫(kù)存，減少了物資資金的占用，加速了物資資金的周轉(zhuǎn)，減少了產(chǎn)品質(zhì)量事故，極大地提高了企業(yè)的物資管理水平。

[1]劉林.管理信息系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)[M].大連：東北財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社，2011，4.

[2]樸順玉，陳禹.管理信息系統(tǒng)[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，1995.

[3]內(nèi)蒙古國(guó)電興安熱電有限責(zé)任公司.MIS管理系統(tǒng)之物資MIS管理系統(tǒng)功能.