淺談企業(yè)物資采購風(fēng)險(xiǎn)的防范與控制

趙 婕

（西安市地下鐵道有限責(zé)任公司運(yùn)營分公司 陜西 西安 710024）

1 企業(yè)物資采購風(fēng)險(xiǎn)分析

物資采購是企業(yè)經(jīng)營的一個(gè)核心環(huán)節(jié)，是企業(yè)獲取利潤的重要來源，是降低成本,提高效益的重要途徑。企業(yè)物資采購風(fēng)險(xiǎn)通常是指采購過程可能出現(xiàn)的一些意外情況，包括人為風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)和自然風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)物資采購?fù)瞧髽I(yè)經(jīng)營管理中薄弱的一環(huán)，容易滋生“暗箱操作”、以權(quán)謀私、弄虛作假、舍近求遠(yuǎn)、以次充好、收受回扣等等，也最容易造成積壓浪費(fèi)。

企業(yè)物資采購中主要存的風(fēng)險(xiǎn)：

1.1 采購計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)

因市場需求發(fā)生變動(dòng)，影響到采購計(jì)劃的準(zhǔn)確性；采購計(jì)劃編制不適當(dāng)或不科學(xué)，與目標(biāo)發(fā)生較大偏離，導(dǎo)致采購中計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)。

1.2 采購合同風(fēng)險(xiǎn)

一是，合同條款模糊不清，盲目簽約；違約責(zé)任約束簡化，口頭協(xié)議，君子協(xié)定；鑒證、公證合同比例過低等等；二是，合同行為不正當(dāng)。賣方為了改變在市場競爭中的不利地位，往往采取一系列不正當(dāng)手段，如對采購人員行賄，套取企業(yè)采購標(biāo)底；給予虛假優(yōu)惠，以某以些好處為誘餌公開兜售假冒偽劣產(chǎn)品。而有些采購人員則貪求蠅頭小利，犧牲企業(yè)利益，不能嚴(yán)格按規(guī)定簽約；三是，合同欺詐。供應(yīng)商盜用、冒用他人名義以虛假的合同主體身份與企業(yè)訂立合同，或以偽造、假冒、作廢的票據(jù)或其他虛假的產(chǎn)權(quán)證明作為合同擔(dān)保；接受合同當(dāng)事人給付的貨款、預(yù)付款，擔(dān)保財(cái)產(chǎn)后逃之夭夭；供貨方簽訂空頭合同；惡意變更合同主體；供應(yīng)商在合同條款上任意設(shè)置障礙，如無故中止合同、更改合同條款、涂改合同條款等；四是合同日常管理混亂。

1.3 采購價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)

一是，由于供應(yīng)商操縱投標(biāo)環(huán)境，在投標(biāo)前相互串通,有意抬高價(jià)格；二是，由于供應(yīng)商與相關(guān)業(yè)務(wù)人員在投標(biāo)前相互串通，透露標(biāo)底，使企業(yè)采購蒙受損失；三是當(dāng)采購人員對價(jià)格預(yù)測失誤而進(jìn)行批量采購后，該種物資可能出現(xiàn)跌價(jià)而引起采購風(fēng)險(xiǎn)。

1.4 采購質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)

一是，由于供應(yīng)商提供的物資質(zhì)量不符合要求，而導(dǎo)致企業(yè)不能正常生產(chǎn)，給用戶造成經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、人身安全、企業(yè)聲譽(yù)等方面的損害；二是，供應(yīng)商提供的物資以次充好，直接影響到企業(yè)的生存與發(fā)展。

1.5 供應(yīng)商延遲交貨的風(fēng)險(xiǎn)

由于供應(yīng)商在生產(chǎn)要素的組織管理等方面存在不足或決策失誤，推遲交貨日期，從而使采購部門不能及時(shí)采購到企業(yè)所需的貨物，給采購工作帶來延期交貨的風(fēng)險(xiǎn)。

1.6 采購意外風(fēng)險(xiǎn)

物資采購過程中由于自然、經(jīng)濟(jì)政策、價(jià)格變動(dòng)等因素所造成的意外風(fēng)險(xiǎn)，如意外交通事故等不能正常供貨、遭受缺貨等風(fēng)險(xiǎn)損失。

1.7 驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)

在數(shù)量上缺斤少兩；在質(zhì)量上魚目混珠，以次充好；在品種規(guī)格上貨不對路，不合規(guī)定要求等等。

1.8 存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)

一是，采購量不能及時(shí)滿足生產(chǎn)之需要，生產(chǎn)中斷造成損失而引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)；二是，盲目進(jìn)貨，造成積壓，大量資金沉淀于庫存中，降低了資金周轉(zhuǎn)率，形成存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)。

2 企業(yè)防范物資采購風(fēng)險(xiǎn)的主要對策

2.1 建立與完善責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)控制

首先，應(yīng)建立與完善內(nèi)部控制制度與程序，加強(qiáng)對職工尤其是采購業(yè)務(wù)人員的教育，不斷增強(qiáng)法律觀念，重視職業(yè)道德建設(shè)，做到依法辦事，培養(yǎng)企業(yè)團(tuán)隊(duì)精神，增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的風(fēng)險(xiǎn)防范能力。其次，加強(qiáng)對采購人員的管理和培訓(xùn)工作。隨著企業(yè)采購模式的不斷進(jìn)步，物資部門需要大量的既懂招投標(biāo)、合同、法律、市場調(diào)查，又懂材料、設(shè)備等行業(yè)知識的復(fù)合型人才，只有不斷加強(qiáng)對物資采購人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，明確采購目的，對所要采購物資的質(zhì)量和效用進(jìn)行通盤考慮，在為企業(yè)節(jié)約采購資金的同時(shí)，保證采購質(zhì)量，才能根本上避免人為因素造成的采購風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 強(qiáng)化對供應(yīng)商的選擇和管理

在訂立采購合同之前，須對參加投標(biāo)的所有供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，以便在采購活動(dòng)的初期把由供應(yīng)商方面的不確定性所帶來的采購風(fēng)險(xiǎn)控制在最低限度。一是，選擇好供應(yīng)商。首先要看供應(yīng)商是否正規(guī)、企業(yè)質(zhì)量管理體系是否健全以及產(chǎn)能狀況是否能夠滿足采購單位的生產(chǎn)需求。一種物資應(yīng)該由2～3家供應(yīng)商同時(shí)供貨，并要分為主供應(yīng)商和次供應(yīng)商。這樣既能夠保證物資供應(yīng)的穩(wěn)定性，又能保證物資供應(yīng)的連續(xù)性。二是，了解市場。物資采購人員應(yīng)對所采購的物資進(jìn)行市場調(diào)查，了解發(fā)展趨勢和當(dāng)前的供需狀況及價(jià)格水平，并根據(jù)調(diào)查情況談判。三是，建立供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，在企業(yè)內(nèi)部建立一套嚴(yán)密、完善的采購管理體系。做好對供應(yīng)商的評價(jià)，要求供應(yīng)商具有有效的質(zhì)量保證體系，并在實(shí)際操作中嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。四是，努力與供應(yīng)商建立一種互信互助、共同繁榮的戰(zhàn)略合作關(guān)系。對于需求量很大、依賴性強(qiáng)的物資，可以采用參股或收購、兼并等措施與供應(yīng)商建立合作關(guān)系,讓供應(yīng)商能滿足企業(yè)長期的物資供應(yīng)需求。

2.3 強(qiáng)對物資采購全過程、全方位的監(jiān)督

全過程的是指從計(jì)劃、審批、詢價(jià)、招標(biāo)、簽約、驗(yàn)收、核算、付款和領(lǐng)用等所有環(huán)節(jié)的監(jiān)督。重點(diǎn)是對計(jì)劃制定、簽訂合同，質(zhì)量驗(yàn)收三個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)的監(jiān)督，以保證不弄虛作假。內(nèi)部監(jiān)督、財(cái)務(wù)審計(jì)、制度考核三管齊下?？茖W(xué)規(guī)范的采購機(jī)制，不僅可以降低企業(yè)的物資采購價(jià)格，提高物資采購質(zhì)量，還可以保護(hù)采購人員和避免外部干擾。

這里我們要做好以下幾個(gè)方面的工作：

1）為了避免因物資采購計(jì)劃編制不科學(xué)，規(guī)格、型號、數(shù)量不準(zhǔn)確，造成物資采購積壓，應(yīng)該按照內(nèi)控制度要求建立物資采購計(jì)劃分級審核體系，審查物資采購計(jì)劃的編制依據(jù)是否科學(xué)，調(diào)查預(yù)測是否存在偏離實(shí)際的情況，計(jì)劃目標(biāo)與實(shí)際目標(biāo)是否一致，采購數(shù)量、采購目標(biāo)、采購時(shí)間、運(yùn)輸計(jì)劃、使用計(jì)劃、質(zhì)量計(jì)劃是否有保證措施等等。

2）企業(yè)要降低質(zhì)量、交期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面的采購風(fēng)險(xiǎn)，最關(guān)鍵的是建立起供應(yīng)商管理體系。首先，應(yīng)對供應(yīng)商的品牌、資質(zhì)、銷售業(yè)績、倉儲(chǔ)能力等進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查，成立一個(gè)由采購、企管、技術(shù)部門組成的供應(yīng)商評選小組，對供應(yīng)商的質(zhì)量水平、交貨能力、價(jià)格水平、技術(shù)能力、售后服務(wù)等進(jìn)行評選；其次，對供應(yīng)商的產(chǎn)品進(jìn)行小批量的試用，根據(jù)合作情況，逐步加大采購的力度；第三，每年對供應(yīng)商進(jìn)行一次復(fù)審評定，所有供應(yīng)商都必須滿足ISO9000標(biāo)準(zhǔn)的要求?？荚u指標(biāo)包括供貨質(zhì)量、履行合同次數(shù)、準(zhǔn)時(shí)交貨率、來料批次合格率、價(jià)格水平、合作態(tài)度、售后服務(wù)等。其次，要對合同中規(guī)定的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、交貨時(shí)間、賬號、地址、運(yùn)輸、結(jié)算方式等各項(xiàng)內(nèi)容，按照合法性、可行性、合理性和規(guī)范性四個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，逐一審核。對合作很好的供應(yīng)商，與其建立長期戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。

3）做好合同鑒定管理。一是，審查簽訂經(jīng)濟(jì)合同當(dāng)事人是否具有主體資格，是否具有民事權(quán)利能力和行為能力；二是，審查經(jīng)濟(jì)合同當(dāng)事人意思表示是否真實(shí)；三是，審查經(jīng)濟(jì)合同主要條款是否符合國家的法律和行政法規(guī)的要求；四是，審查經(jīng)濟(jì)合同主要條款是否完備，文字表述是否準(zhǔn)確，合同簽訂是否符合法定程序?？梢约皶r(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正在合同訂立過程中出現(xiàn)的不合理、不合法現(xiàn)象；提請當(dāng)事人對缺少的必備條款予以補(bǔ)充；對顯失公平的內(nèi)容予以修改；對利用經(jīng)濟(jì)合同的違法活動(dòng)予以制止，從而減少和避免經(jīng)濟(jì)合同糾紛的發(fā)生。

4）做好對合同臺帳的管理。當(dāng)前，合同糾紛日益增多，如果合同丟失，那么在處理時(shí)會(huì)失去有利的地位而遭受風(fēng)險(xiǎn)。因此，設(shè)立專人建立合同臺帳、做好合同登記，運(yùn)用科學(xué)管理手段，隨時(shí)掌握合同履行的進(jìn)展情況，也是加強(qiáng)合同管理，控制合同風(fēng)險(xiǎn)的一個(gè)重要方面。一是，對于已簽訂的合同要整理成冊、妥善保管；建立合同臺賬、合同匯總以便及時(shí)查找合同履行情況。二是，合同管理部門應(yīng)對交付合同進(jìn)行分類編號，并建立合同臺賬。合同統(tǒng)一編號，每一份合同包括正本、副本及附件。三是，合同履行完畢要及時(shí)建立合同檔案。

5）對物資采購合同執(zhí)行中的監(jiān)督管理。一是，審查合同的內(nèi)容和交貨期執(zhí)行情況，做好物資到貨驗(yàn)收工作和原始記錄，嚴(yán)格按合同規(guī)定付款。如有與合同不符的情況，要及時(shí)與供方協(xié)商處理，對不符合合同部分的貨款拒付。對有關(guān)合同執(zhí)行中的來往函電、文件都要妥善保存，以備查詢。二是，審查物資驗(yàn)收工作執(zhí)行情況，對物資進(jìn)貨、入庫、發(fā)放過程進(jìn)行驗(yàn)收控制。三是，對不合格品控制執(zhí)行情況進(jìn)行管理，審查物資管理部門是否及時(shí)記錄發(fā)現(xiàn)的不合格品。四是，重視對合同違約糾紛處理的管理。五是，采取“零庫存”策略,并保持一定的產(chǎn)成品存貨以規(guī)避缺貨損失、滿足需求增長引起的生產(chǎn)需要；建立牢固的外部契約關(guān)系，保證供貨渠道穩(wěn)定，降低風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)避成本。

6）建立物資采購過程績效考核制度。許多風(fēng)險(xiǎn)歸根到底是人為風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)物資采購各個(gè)不同過程，建立各個(gè)環(huán)節(jié)的續(xù)效考核制度，把采購任務(wù)和各項(xiàng)相關(guān)指標(biāo)和責(zé)任轉(zhuǎn)化分解，明確規(guī)定出庫存指標(biāo)和工作標(biāo)準(zhǔn)，分解，落實(shí)到各有關(guān)部門和個(gè)人，結(jié)合經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行考核，層層把關(guān)，調(diào)動(dòng)積極性。以盡量避免采購風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

內(nèi)部控制不僅體現(xiàn)在制度和程序上，關(guān)鍵是如何控制物資采購各個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，只有不斷加強(qiáng)對物資采購各環(huán)節(jié)人員的管理，建立部門之間相互制衡的機(jī)制、關(guān)鍵崗位輪崗和定期檢查制度，才能使制度發(fā)揮其應(yīng)有的控制作用，把企業(yè)物資采購風(fēng)險(xiǎn)降到最低，提高企業(yè)的物資采購效益，保證生產(chǎn)的順利進(jìn)行。

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［3］趙艷俐.采購與供應(yīng)管理實(shí)務(wù)[M].人民交通出版社，2009，2.