淺析高職院校行政秘書工作現(xiàn)狀和存在的問題

許建功

（廣東科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院黨辦 廣東 珠海 519090）

高職院校是注重培養(yǎng)實(shí)用型、技術(shù)性和技能型人才的地方，高職院校行政秘書是從事辦公室程序性工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)以及日常事務(wù)， 并為決策以及實(shí)施提高服務(wù)的人員，因而工作多而廣，雜而鎖。

1 行政秘書的工作職責(zé)

1.1 日常行政工作

做好與學(xué)校各部門的日常聯(lián)系；負(fù)責(zé)傳文、印文、發(fā)文、信件和報(bào)刊雜志等工作；負(fù)責(zé)辦公用品、儀器設(shè)備等購(gòu)置、保管和發(fā)放。

1.2 公文辦理工作

起草學(xué)校對(duì)內(nèi)、對(duì)外文稿（如各種通知、請(qǐng)示、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、信函等）；及時(shí)處理上級(jí)文件的簽收、傳遞、催辦、督辦；做好文件的回收、清退、銷毀工作；做好文秘檔案收集管理及保密工作。

1.3 會(huì)務(wù)工作

協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好會(huì)議安排的編制工作， 包括準(zhǔn)備相關(guān)材料、發(fā)通知、會(huì)場(chǎng)會(huì)務(wù)等；做好公務(wù)接待、來人來訪、綜合協(xié)調(diào)等工作，包括食宿、交通等具體安排。

1.4 財(cái)務(wù)報(bào)賬工作

承擔(dān)本部門各項(xiàng)辦公用品、教師培訓(xùn)、會(huì)務(wù)接待、集體活動(dòng)等費(fèi)用的支出報(bào)賬工作。

1.5 人力資源工作

負(fù)責(zé)各類津貼、 工會(huì)福利等待遇的登記造冊(cè)、 報(bào)批、領(lǐng)取、分發(fā)等手續(xù)；制假期值班安排、考勤考核、加班統(tǒng)計(jì)工作、職稱評(píng)定等；協(xié)助編制行政組織架構(gòu)，如崗位設(shè)置、人才招聘、員工培訓(xùn)等。

2 行政秘書在行政管理中的作用

2.1 協(xié)調(diào)作用

行政秘書的協(xié)調(diào)是領(lǐng)導(dǎo)工作的補(bǔ)充和延伸，是輔助領(lǐng)導(dǎo)化解矛盾、理順關(guān)系、提高工作效率、保持最優(yōu)化的過程。 高職院校行政秘書處在校級(jí)行政管理部門、二級(jí)院系、教師、學(xué)生的信息交匯點(diǎn)，也是各種行政矛盾最集中的地方，所以行政秘書必須具備八面玲瓏的協(xié)調(diào)能力，善于分析和處理各種錯(cuò)綜復(fù)雜的關(guān)系，形成和諧有序的工作氛圍。

2.2 參謀作用

行政秘書是連接學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各部門的橋梁，他們熟悉與教師教學(xué)、學(xué)生管理、科研工作相關(guān)的各項(xiàng)政策和要求，熟悉教學(xué)資源的實(shí)際配置情況，熟悉教學(xué)行政人員的秉性和各行政管理部門的工作環(huán)節(jié)，要積極收集整理教學(xué)管理工作中出現(xiàn)的問題，為領(lǐng)導(dǎo)修改和重新決策提供依據(jù)。

2.3 橋梁和紐帶作用

行政秘書是高職院校行政管理的中心和樞紐，是學(xué)校承上啟下、溝通上下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的橋梁和紐帶，也是各部門的信息的集聚地，成為下情上傳和上情下達(dá)的信息中心。 這就要求高職院校行政秘書要善于人際溝通，協(xié)調(diào)好各方面的工作關(guān)系。

3 行政秘書工作存在的問題

3.1 行政秘書工作得不到重視，收入待遇低

在高職院校，行政秘書是為教學(xué)科研服務(wù)。 很多領(lǐng)導(dǎo)和教師都認(rèn)為，行政工作沒什么難的，不過是跑跑腿，倒倒水，任何人都可以干，不重視甚至看不起行政秘書。近幾年來。高校分配制度的改革向教學(xué)大量?jī)A斜, 在福利和補(bǔ)貼方面對(duì)教師有一個(gè)很大比例的傾斜, 而行政秘書的收入?yún)s無明顯改善,遠(yuǎn)低于教師的平均水平， 使行政秘書內(nèi)心的平衡感被打破,并產(chǎn)生失落和迷茫, 以致產(chǎn)生對(duì)工作的厭煩的情緒, 從而影響高校內(nèi)部管理的效率和質(zhì)量。

3.2 行政秘書職稱評(píng)定難，外出培訓(xùn)機(jī)會(huì)少

在專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)聘上，高職院校行政秘書難于進(jìn)行職稱評(píng)定，而且評(píng)聘的比例極低。 行政秘書平時(shí)大都忙于具體事務(wù), 個(gè)人學(xué)習(xí)進(jìn)修的時(shí)間少, 也少有機(jī)會(huì)外出參觀考察、學(xué)習(xí)和工作研討, 缺少接受系統(tǒng)性、 專業(yè)性再教育和職業(yè)再培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。

3.3 行政秘書職業(yè)前景渺茫

行政秘書的培養(yǎng)工作往往不受重視或缺少關(guān)愛，缺乏專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)和交流，缺乏工作的職業(yè)規(guī)劃和指導(dǎo)，對(duì)于未來不知何去何從，前景渺茫！ 導(dǎo)致行政秘書大多思想不穩(wěn)定，態(tài)度不積極。 造成整個(gè)行政秘書隊(duì)伍不穩(wěn)定，流動(dòng)性大。

3.4 累積性職業(yè)傷害帶來的健康問題

現(xiàn)代辦公設(shè)備的應(yīng)用, 一方面提高了行政效率, 另一方面也給行政秘書帶來了累積性職業(yè)傷害。 行政秘書長(zhǎng)時(shí)間保持坐姿、雙手頻繁敲打鍵盤,使他們的運(yùn)動(dòng)量減少, 改變姿勢(shì)、緩解疲勞的機(jī)會(huì)減少, 增加了他們患腰椎疾病和腕管綜合癥等累積性傷害造成的疾病的幾率。

4 高職院校行政秘書工作的建議

4.1 高職院校領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變思想觀念，給行政秘書更多理解與關(guān)愛

高職院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)樹立“管理也是學(xué)問，優(yōu)秀的行政秘書也是人才”的觀念，認(rèn)識(shí)到行政秘書對(duì)提升高職院校行政管理的重要性，重視和評(píng)價(jià)行政秘書的工作業(yè)績(jī)，建立合理的評(píng)價(jià)機(jī)制。 重視行政秘書隊(duì)伍建設(shè)，并為行政秘書提供培訓(xùn)與繼續(xù)教育的機(jī)會(huì)，提高個(gè)人業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)、完善專業(yè)知識(shí)、發(fā)揮協(xié)調(diào)能力、強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，使行政秘書在高職院校能發(fā)揮出積極的作用。

4.2 適當(dāng)提升行政秘書的職業(yè)地位和待遇

目前，高職院校許多的改革措施都是向教師和科研人員傾斜， 進(jìn)一步拉大了與行政人員在收入與待遇方面的差距，在極大程度上影響了行政秘書對(duì)秘書工作的熱愛, 動(dòng)搖了他們長(zhǎng)期從事秘書工作的決心和信心, 誘發(fā)了他們對(duì)工作的倦怠情緒。 因此，高職院校應(yīng)對(duì)現(xiàn)行的分配制度進(jìn)行適度調(diào)整，建立完善合理的薪酬體系與激勵(lì)機(jī)制，將收入與獎(jiǎng)勵(lì)向教學(xué)第一線傾斜的程度控制在合理、適當(dāng)?shù)姆秶鷥?nèi)，逐步縮小教學(xué)人員與行政秘書收入的差距，適當(dāng)提高行政秘書的待遇水平，對(duì)優(yōu)秀行政秘書進(jìn)行物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。

4.3 行政秘書人力資源規(guī)劃問題

高職院校在對(duì)行政秘書實(shí)施人力資源規(guī)劃時(shí)，要與自身的發(fā)展目標(biāo)相適應(yīng)。 制定完善的行政秘書教育培訓(xùn)計(jì)劃，確定培訓(xùn)流程，明確培訓(xùn)方式和內(nèi)容，將行政秘書職業(yè)發(fā)展納入到高職院校人力資源規(guī)劃之中，讓符合高職院校價(jià)值理念的行政秘書得到長(zhǎng)足發(fā)展，為行政秘書營(yíng)造良好的職業(yè)發(fā)展環(huán)境和多元化的職業(yè)發(fā)展路徑，建立高職院校和行政秘書相互促進(jìn)、相互發(fā)展的互動(dòng)機(jī)制和伙伴關(guān)系。 將行政秘書群體作為一個(gè)整體來考慮, 將行政秘書隊(duì)伍建設(shè)納入學(xué)校管理隊(duì)伍建設(shè), 構(gòu)建科學(xué)合理的行政秘書隊(duì)伍, 加強(qiáng)對(duì)他們的管理,并適當(dāng)進(jìn)行崗位輪換,以提高行政秘書對(duì)工作的積極性。

4.4 提升行政秘書的服務(wù)意識(shí)

高職院校行政秘書必須樹立科學(xué)發(fā)展觀， 解放思想，刻苦學(xué)習(xí)，勤奮敬業(yè)，認(rèn)真履行高職院校行政秘書的工作職責(zé)，把握好自己的角色定位，不斷錘煉業(yè)務(wù)素質(zhì)，切實(shí)提高工作質(zhì)量和工作效率，積極適應(yīng)高職院校發(fā)展的需要，更好地服務(wù)院系行政管理層與廣大師生員工。

高職院校行政管理工作是高職院校各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的保證，行政秘書應(yīng)該以服務(wù)為宗旨，努力辦事、辦好事，同時(shí)學(xué)校也應(yīng)該給予相應(yīng)的支持和激勵(lì)，充分調(diào)動(dòng)高職院校行政秘書的工作積極性。

［1］余明江.高校行政秘書倦怠情緒探析[J].四川民族學(xué)院學(xué)報(bào)，2010年第5 期.

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［3］浦琳.試論高校行政人力資源管理與開發(fā)[J].中國(guó)科教創(chuàng)新導(dǎo)刊,2011.