辦公自動化的文書檔案歸檔

丁 輝

（長春市康寧醫(yī)院 吉林 長春 130200）

21世紀(jì)是一個信息化的時代，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為社會的全面發(fā)展帶來了生機和活力。隨著辦公自動化尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，從根本上改變了我們傳統(tǒng)的辦公模式，公文的起草、審核、簽發(fā)乃至其中每一個環(huán)節(jié)的傳遞過程，甚至包括接收、查詢等，都可通過計算機及其網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)，從而最終實現(xiàn)無紙化辦公。在辦公自動化的實際應(yīng)用中，檔案管理系統(tǒng)作為其重要的組成部分，對現(xiàn)行檔案管理體制的影響是深遠的，尤其是對文書檔案歸檔工作，其中許多問題值得深入研究與探討。

1 立卷方式

利用計算機管理檔案，在文件的傳遞、排序、編號檢索以及存儲上具有明顯的優(yōu)勢，但并不是所有檔案工作都可以由計算機來替代：比如文件的鑒定、分類、組卷等。由于這些工作主要依靠人的經(jīng)驗來判斷，沒有一個固定的量化標(biāo)準(zhǔn)，用計算機實現(xiàn)自動判別很困難。因此，在需求分析階段就應(yīng)考慮如何利用計算機的優(yōu)勢，充分發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的效能。檔案管理系統(tǒng)不是手工管理模式的翻版，在需求論證時，必須對手工管理的每一個環(huán)節(jié)進行詳細的分析，分清哪些環(huán)節(jié)宜于計算機管理，哪些環(huán)節(jié)必須人為干預(yù)，哪些環(huán)節(jié)可以通過改變管理模式而達到能夠適應(yīng)計算機管理。經(jīng)過這樣的分析過程，我們會發(fā)現(xiàn)，檔案管理系統(tǒng)的難點，關(guān)鍵在于文件轉(zhuǎn)化成檔案的這一過程，即文件的立卷過程。按照傳統(tǒng)的檔案管理模式，這一過程我們需要經(jīng)過文件的鑒定，包括歸檔鑒定（即鑒定文件是否需要歸檔）和期限鑒定（即鑒定文件的保管期限），文件的分類，文件的組卷，并且要擬寫案卷標(biāo)題，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，排列案卷順序，編寫案巻號等程序。這其中文件的鑒定，文件的分類，文件的組卷，擬寫案卷標(biāo)題等都需要人為去判斷，這無疑使檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計變得復(fù)雜而繁瑣，無法充分發(fā)揮計算機的優(yōu)勢，制約了檔案管理現(xiàn)代化前進的步伐。因此簡化歸檔程序，改變立卷方式，采用單份文件歸檔將是我們改革所向、大勢所趨。

單份文件歸檔，文件不必進行分類、組卷，省去擬寫案卷標(biāo)題等一系列程序，可以很好地解決計算機歸檔難的問題，但要注意，即使改變了立卷方式，文件的鑒定工作還是需要人為去判別，并且不能省賂。因此，在文件歸檔環(huán)節(jié)中，檔案部門的主要職責(zé)就是進行文件的鑒定工作。由于文件無需分類、組卷，文件經(jīng)鑒定后可以直接進行排序編號，迅速轉(zhuǎn)化成檔案。使歸檔工作變得方便而快捷，這將會極大地縮短每年的文書歸檔時間。采用傳統(tǒng)的立卷方式，一些單位的文書立卷工作往往要在下半年才能結(jié)束，而采用計算機輔助單份文件歸檔，在實際應(yīng)用中，一人一個月即可完成30個部門6000多份文件的歸檔工作，大大提高了歸檔工作效率。

2 利用方式

以手工為主的檔案管理不僅消耗著大量人力、物力，而且檔案信息含量與檔案實體量的比值處于較低水平，管理手段的落后導(dǎo)致了檔案利用工作方面的許多問題：檔案利用率不高（包括人次和卷次），查找效率低下、查準(zhǔn)率較差，嚴(yán)重制約了檔案信息資源的有效利用。這種狀況已不能適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。因此，實現(xiàn)檔案管理手段和利用方式的轉(zhuǎn)變，即實現(xiàn)檔案信息資源的計算機現(xiàn)代化管理，是今后檔案工作的基本發(fā)展方向。

運用計算機對檔案進行管理，將擺脫以往相當(dāng)長時期內(nèi)的一種經(jīng)驗式的模糊管理狀態(tài)，實現(xiàn)檔案管理由案卷級深入到文件級，由單一途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理過渡到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理的轉(zhuǎn)變，為高效率的檔案利用工作奠定堅實基礎(chǔ)。

同時基于計算機的高效處理能力和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，將提供給以往無法實現(xiàn)的管理途徑和方法：可實現(xiàn)檔案信息與載體的分離利用，可在權(quán)限控制的基礎(chǔ)上實現(xiàn)用戶的自動檢索、全文檢索和網(wǎng)上檢索等利用方式;可與其他信息子系統(tǒng)建立關(guān)聯(lián)，提供經(jīng)營管理信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量、精度和效率，實現(xiàn)檔案工作服務(wù)水平質(zhì)的飛躍。

計算機提供利用的方式與手工方式相比具有極大的優(yōu)勢和靈活性，在檔案現(xiàn)行利用中可要求系統(tǒng)作出實時響應(yīng)（以秒來計算）和脫機批處理方式，可保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制，并實現(xiàn)文件、圖像、聲音的多媒體處理、綜合利用和異地查詢等，從而有利于促進各項業(yè)務(wù)工作的發(fā)展。

3 對電子檔案管理的幾點看法

1）對檔案管理人員的要求

電子檔案的管理工作從形式上看，工作人員只需按動鍵盤就可以完成各項管理工作，很輕松，很方便，而實際上要求每個檔案工作人員要有很高的文化素質(zhì)。在對電子檔案管理的過程中，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、形象技術(shù)、數(shù)據(jù)庫存儲技術(shù)和人工智能技術(shù)的廣泛應(yīng)用，要求檔案管理人員不僅要掌握扎實的專業(yè)知識，同時又要有比較廣泛的現(xiàn)代科學(xué)知識，以適應(yīng)社會對檔案工作的要求。為信息社會的發(fā)展、為人類的進步服務(wù)。

2）保證原始性是管理電子檔案的關(guān)鍵

盡管電子文件的原始認(rèn)定遇到了認(rèn)識上和技術(shù)上的障礙，但我們不能否認(rèn)它的原始性存在，關(guān)鍵在于我們?nèi)绾伪ＷC這種原始性。我想可以通過法律手段、行政手段和技術(shù)措施來解決。首先，依靠法律行政手段規(guī)范人的行為，保證電子文件的原始性，在電子文件的形成、歸檔、管理、利用等環(huán)節(jié)責(zé)任到人，對有關(guān)人員建立連鎖責(zé)任制，以法律行政手段予以控制。其次，要高度重視技術(shù)措施，這是保證電子檔案資料安全可靠的最重要前提。

3）探索保護電子檔案的有利措施

要有一個嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，包括環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)、載體質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，管理部門應(yīng)加強技術(shù)研究，檔案工作者據(jù)以采取相應(yīng)的措施，以延長電子檔案資料的保存期限。還應(yīng)加大資金投入，改善技術(shù)裝備，根據(jù)電子文檔的特點配備相應(yīng)的設(shè)施。