對電子文件歸檔工作的思考

郝 國

（黑龍江省冰上訓(xùn)練中心 黑龍江 哈爾濱 150000）

一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

電子文件的載體材料主要是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲，易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等缺點。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5-15年。這就說明紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差、易損壞。因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實踐檢驗，利用磁盤、脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔。這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：（一）借助計算機(jī)信息管理網(wǎng)。開通電子文件歸擋專遞網(wǎng)線。（二）選擇電子文件信息的匯集點，由計算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。

二、建立電子文件歸檔制度

紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實踐，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負(fù)責(zé)督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍承擔(dān)此項工作。電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入人員、信息管理與計算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件歸集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。與紙質(zhì)文件優(yōu)點相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。

三、“兩套制”歸檔的必要性與簡化合一的可能性

紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的目標(biāo)是使檔案的載體——紙張“延年益壽”，因為載體和記錄的信息是結(jié)為一體的，保住了紙質(zhì)文件的形體，以文字記錄的信息就得以保存。對電子文件而言，信息與載體是可分離的。電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊甚至被銷毀的危險。此外，電子文件信息保護(hù)方面還面臨一個不可忽視的隱形殺手——電腦病毒。電腦病毒是一種程序，它通過修改其他程序，并把自身的拷貝嵌入而實現(xiàn)對其他程序的傳染。因此，如何保護(hù)信息不受損害是電子文件保護(hù)的重要課題。

目前，保護(hù)電子文件信息不被修改、盜竊、刪除的技術(shù)途徑主要有防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)宇時間印章法等。其中，數(shù)據(jù)加密法是指按確定的加密變換方法對未經(jīng)加密的散據(jù)作處理，使其成為難于識讀的數(shù)據(jù)；數(shù)字水印法是利用某種技術(shù)方法把作者的標(biāo)志：如印簽、花紋等，隱藏于電子文件中，電子文件如被拷貝時，這些標(biāo)志是不會被拷貝，這保證了電子文件信息的唯一屬性；數(shù)字時間印章法用來確保電子文件信息的真實性和原始性不受損害，若歸檔的電子文件被修改、刪除，該文件生成時在網(wǎng)上登記的時間是無法改變的。然而，保護(hù)電子文件信息的技術(shù)只能是相對的。因為電子文件的加密和解密技術(shù)都在不斷地發(fā)展。由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)代技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件形成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”。歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址。同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時參照互補(bǔ)。

在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問題尚未解決之前，它與紙質(zhì)檔案將并存很長時間。但從長遠(yuǎn)看，在電子檔案存儲介質(zhì)的技術(shù)條件進(jìn)一步改進(jìn)之后，可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)歸檔為輔的做法。而對那些憑證價值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。兩種介質(zhì)歸檔的簡化合一，要經(jīng)過審慎論證，在萬無一失的情況下實行，最好以簡報、情況報道類，以及信息的實質(zhì)內(nèi)容已被其他檔案所包含的文件作為簡化合一的首選目標(biāo)。