淺談基層檔案管理現(xiàn)代化和專業(yè)技術(shù)人員素質(zhì)的提高

潘倩文

（五邑大學(xué) 廣東 江門 529020）

一、檔案工作管理現(xiàn)代化的重要性

檔案是人們社會實踐活動的真實歷史記錄，是國家寶貴的歷史文化財富，是國家機關(guān)、社會組織及個人在社會活動中直接形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲象等不同形成的記錄。長期以來，人們在各項活動中積累了各類檔案，隨著社會的發(fā)展和科技技術(shù)的進步，檔案的數(shù)量日益增多，利用率要求日益提高，管理水平有待不斷的提高，這些問題都對基層檔案管理現(xiàn)代化提出了改革的新要求。

現(xiàn)代化檔案工作管理其特有形式是以檔案信息資源為基礎(chǔ)，依靠先進的技術(shù)手段收集、整理、庫存。檔案工作管理現(xiàn)代化的實質(zhì)是要建立一個現(xiàn)代化的檔案文獻信息和建立現(xiàn)代化管理的環(huán)境，檔案管理的現(xiàn)代化主要內(nèi)容和核心就是計算機技術(shù)的應(yīng)用，管理工作信息化和最優(yōu)化，用科學(xué)思想、組織、方法和手段，對檔案工作進行有效的管理，使之獲得最佳的工作效率和社會效益。

二、基層檔案管理存在問題

（一）存在問題

基層檔案管理部門普遍存在設(shè)備落后，檔案管理人員技術(shù)水平偏低。庫房的設(shè)備落后，保管條件，防治檔案所受到蟲、毒的危害，減緩材料的老化，字跡的褪變手段等技術(shù)設(shè)備陳舊；檔案文件的整理還存在著傳統(tǒng)的手工操作。管理方法都不可避免面臨保管龐雜，查找困難，提供遲緩等等問題。

（二）計算機的電子文件歸檔

在我國政府機構(gòu)和一些企業(yè)、事業(yè)單位辦公自動化網(wǎng)絡(luò)發(fā)展很快，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中運行的電子文件的作用，開始從輔助文件轉(zhuǎn)向正式文件，甚至已經(jīng)是無紙辦公的工作方式，由此產(chǎn)生的電子文件要歸檔成為電子檔案。因此，在檔案管理領(lǐng)域中，就存在電子文件收集歸檔和電子檔案的長期保存問題。一般說來，電子文件歸檔的程序是：1.確定電子文件是經(jīng)過審批的最終“版本”；2.積累和整理；3.編制目錄；4.整理、鑒定、檢測歸檔的電子文件；5.編制歸檔說明；6.存入磁光記錄介質(zhì)、復(fù)制備份；7.確定載體標(biāo)識。因此，在檔案管理領(lǐng)域中，就存在電子文件收集、歸檔和長期保存等系統(tǒng)化管理問題。

三、改進措施

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，計算機在檔案工作中的應(yīng)用已是必不可少。而且某些資源可以共享，通過計算機網(wǎng)絡(luò)，用戶可以查閱或調(diào)用異地的檔案文件，共享同一數(shù)據(jù)庫中的檔案數(shù)據(jù)，節(jié)省了大量的人力物力。

檔案管理運用電子計算機可以說是一次重大的技術(shù)革命，可將館藏資源數(shù)字化、存儲海量化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、信息資源共享化，服務(wù)對象及需求擴大化等等，所以計算機技術(shù)在基層檔案管理現(xiàn)代化中具有十分廣泛的用途和誘人的前景。具體有以下幾點：

（一）自動編目和自動檢索

為利用者提供實時性的聯(lián)機目錄檢索服務(wù)，利用者可以快速找到所需的檢索。

（二）檔案自動全文（原文）存儲與檢索

經(jīng)過掃描器掃描后可按兩種方式存儲：一種是掃描直接獲得檔案的圖形信息，適于手跡和圖表的處理；一種是繼續(xù)經(jīng)過文字識別獲得檔案的文字信息，可針對檔案內(nèi)容中的字、詞進行自動檢索。

（三）檔案業(yè)務(wù)工作輔助管理

是指計算機對檔案的收集、整理、利用、鑒別、銷毀、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)的管理應(yīng)用，其中應(yīng)用較廣泛的是檔案自動借閱管理和統(tǒng)計，對利用工作中涉及的登記、審批、檢索、調(diào)卷、歸還、利用情況統(tǒng)計等進行自動管理，提高工作效率。

（四）可用計算機輔助立卷、標(biāo)引

計算機輔助立卷是根據(jù)文件的歸檔立卷參數(shù)自動進行立卷處理，其應(yīng)具備的功能有：邏輯組卷、邏輯案卷調(diào)整、卷內(nèi)目錄編印、卷皮打印、檢索工具編列、檔案題名、字詞切分、內(nèi)容特征的分析。在立卷和標(biāo)引方面可大部分代替手工操作。加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

（五）檔案保管環(huán)節(jié)的自動控制

利用計算機自動控制可對檔案的保管環(huán)境的溫度、防火、防盜等進行自動監(jiān)控。

（六）在恢復(fù)性處理中的應(yīng)用

利用計算機的檔案信息拾取，像速信息的運算加工，信息增強處理，恢復(fù)后的圖形信息輸出等信息處理技術(shù)實現(xiàn)對字跡的褪色、擴散、污染覆蓋等情況進行處理。

（七）微縮技術(shù)的運用

在檔案管理工作中，運用微縮技術(shù)主要是解決檔案的存儲問題，隨著這項技術(shù)的發(fā)展，存儲規(guī)格統(tǒng)一，密度越來越大，能準(zhǔn)確地記錄原文，方便檢索。

（八）靜電復(fù)印技術(shù)的運用

靜電復(fù)印技術(shù)是電攝影方法的一種，即將感光版表面形成電荷潛影，再經(jīng)過顯影定影取得復(fù)印副本。其特點是操作簡便，應(yīng)用范圍廣泛，圖像耐久性強。

四、基層檔案工作部門的觀念更新

檔案工作本質(zhì)上是一項管理工作，管理者只有運用科學(xué)的思維和方法，以法律、法令、計劃、條例、會議為依據(jù)，才能實現(xiàn)檔案的科學(xué)管理。在基層檔案管理現(xiàn)代化中，人是決定因素，應(yīng)調(diào)動檔案管理人員的能動性，打破多年來根深蒂固的陳舊觀念，特別是要適應(yīng)當(dāng)今計算機檔案管理模式。

檔案工作負(fù)責(zé)人和工作人員應(yīng)有各種不同類型技能的人才。要掌握檔案管理的基本知識，了解檔案學(xué)在國內(nèi)外最新理論動態(tài)；要掌握計算機應(yīng)用及自然科學(xué)基礎(chǔ)知識，具體包括：微電子技術(shù)、電子計算機技術(shù)、電子計算機軟件技術(shù)、現(xiàn)代通訊及電子計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、設(shè)備維護和標(biāo)準(zhǔn)化知識；最好具有較好的外語水平，以滿足進行對外交流和合作，引入國外先進的管理技術(shù)和設(shè)備；有快速敏捷的應(yīng)變能力；既有創(chuàng)造性又有團隊合作精神。

五、應(yīng)培養(yǎng)一支高水平檔案工作的專業(yè)技術(shù)人才隊伍

就整體而言，我們要真正實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，還缺乏兼?zhèn)涔芾砗陀嬎銠C這兩方面專業(yè)知識的人才，改變這種局面，應(yīng)加強人才的培養(yǎng)力度，具體措施如下：

第一，各高等院校的檔案專業(yè)教育，應(yīng)該把檔案計算機管理，電子文件歸檔與電子檔案管理的知識和技能的教學(xué)問題放在一個重要的位置，根據(jù)最新的技術(shù)發(fā)展與檔案管理現(xiàn)代化實踐發(fā)展的需要，制定教學(xué)計劃和教學(xué)大綱，編寫最新、最實用的教材，對檔案專業(yè)的學(xué)生進行新知識與新技能的系統(tǒng)教育。

第二，加強檔案干部的再培養(yǎng)和繼續(xù)教育，把新知識、新技能培訓(xùn)放到第一位，以追求專業(yè)素質(zhì)與操作技能并舉的雙重效應(yīng)。

第三，走出去，通過各種途徑，向社會廣泛吸納、引進所需的專業(yè)人才，以壯大檔案工作隊伍，提高檔案人才隊伍的質(zhì)量。

六、檔案現(xiàn)代化管理應(yīng)重新界定檔案工作負(fù)責(zé)人的職責(zé)

（一）確定檔案工作定位，指明檔案工作前進的目標(biāo)

我國公共檔案工作已有了特色化的建設(shè)，許多地區(qū)的檔案館（室）都開展了大量的特色服務(wù)，能夠很好地吸引利用者，滿足他們的需要，這也是離不開檔案工作負(fù)責(zé)人的遠見卓識和創(chuàng)新才能。

（二）調(diào)動檔案工作人員的能動性，使檔案工作充滿創(chuàng)造力

在新型檔案管理工作中，負(fù)責(zé)人的主要工作就是在檔案工作內(nèi)部建立一種機制，打破陳舊觀念，激發(fā)檔案工作人員的能動性，允許有不同的意見和分歧，作出理性的選擇。

（三）培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案的工作倫理

現(xiàn)代檔案的工作倫理是一種依據(jù)現(xiàn)代檔案管理技術(shù)性和組織化條件形成的工作，其倫理的內(nèi)涵有：

1.高級的社會責(zé)任感，強烈的事業(yè)心；

2.謙虛誠懇的服務(wù)態(tài)度，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)；

3.顧全大局的整體理念，團結(jié)互助的協(xié)助精神；

4.敏銳的檔案歸屬權(quán)意識，從多方面促進檔案工作效益的提高，激發(fā)工作熱情，能吸引人，留住人，發(fā)揮人的潛能，有助于取得更好的成效。

總之，在人類的歷史長河中，檔案工作者的使命是永恒的，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)迅速的發(fā)展，應(yīng)逐步改變檔案工作人員的工作方法和內(nèi)容，促使檔案管理人員不斷創(chuàng)新，更新職業(yè)角色，才能適應(yīng)新的變化，經(jīng)受住這種新的挑戰(zhàn)。

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