如何提高人事檔案管理在人力資源管理中的地位

焦曉玲

（綏棱國有林場管理局 黑龍江 綏棱 152200）

人事檔案在人力資源管理中有著很重要的作用，了解和打破人事檔案在企業(yè)人力資源管理中的現(xiàn)狀和困境，采取相應(yīng)的策略在企業(yè)的人力資源檔案中發(fā)揮更大的作用，提高人事檔案在人力資源管理中的地位。

一、人力資源管理中利用人事檔案的現(xiàn)狀和困境

盡管人事檔案在人力資源管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用，然而在現(xiàn)代人力資源管理中的應(yīng)用情況卻并不盡如人意。主要表現(xiàn)為人事檔案在逐漸被淡化，企業(yè)在選才、用才、育才、激才、留才等方面不再看重人事檔案，究其原因可歸納為以下幾點：

（一）人事檔案內(nèi)容不全面

終身雇傭制的打破，使人員流動成為可能，也使用工時限短期化，人事檔案的內(nèi)容不全面，反映一個人的工作能力、工作業(yè)績、培訓(xùn)、考核、學(xué)歷等方面的材料不全面，給企業(yè)選才、識才帶來了不便。

（二）人事檔案缺少時效性

人事檔案中的材料過于陳舊，都是對當(dāng)事人歷史的記錄，每一個的檔案象一份流水帳，我國的人事檔案大約是在五年之內(nèi)才整理一次，已經(jīng)放入人事檔案的材料不會再審核鑒定，新放進(jìn)去的材料也無非是些考核登記表、工資表等程式化的東西，而真正反映當(dāng)事人近期動態(tài)情況的材料卻少之又少，人力資源管理部門無法從這些人事檔案中獲取到有價值的信息和材料。

（三）人事檔案內(nèi)容缺少真實性

近年來，個人信息內(nèi)容失真現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，涂改年齡的、涂改工齡、假學(xué)歷之風(fēng)愈演愈烈，面對真假難辨的信息，人事檔案管理人員往往沒有渠道來進(jìn)行有效的鑒定和識別工作，只能被動接收信息和材料。把不應(yīng)歸檔、手續(xù)不完備和有問題的材料歸入了干部檔案中，損害了檔案的真實性，使人事部門無法正確提供給領(lǐng)導(dǎo)班子每一個職工的信息材料。

（四）人事檔案管理技術(shù)落后

傳統(tǒng)的人事檔案大都以紙質(zhì)檔案管理為主，隨著人員的流動性的加強(qiáng)，會出現(xiàn)當(dāng)事人去了另一個單位或城市，但他的檔案卻還在原單位或原城市，人力資源管理部門要想查閱這個人的檔案就要去別的單位或另一個城市去查閱，給人力資源管理部門帶來很大不便，造成大量時間和人力和費用的浪費，降低了工作效率。

（五）當(dāng)前社會價值取向較以往發(fā)生重大變化

從事檔案管理的人員既不能獲得社會所推崇的高薪、高位，又不能得到應(yīng)有的價值肯定也沒有得到高級管理層的重視。在企業(yè)中，機(jī)構(gòu)撤并、人員裁減等工作中首當(dāng)其沖的就是檔案部門和檔案管理人員。長期下來，檔案人員對工作的熱情逐漸減少，業(yè)務(wù)水平不斷提高，管理工作水平日益下降，整體管理工作逐步弱化甚至惡化。

二、人事檔案在人力資源管理中的作用

（一）提供真實可靠的信息

企業(yè)要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個員工的潛力，發(fā)揮他們在各個崗位上的最大效力，就必須首先掌握有關(guān)每個員工的一些最真實最全面的個人信息，如員工的工作經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)水平、個人技能、個人素質(zhì)等。通過查閱員工檔案了解每個員工的全部歷史和全部工作經(jīng)歷，從而為企業(yè)的選人、用人提供有價值的參考信息。

（二）提供重要的依據(jù)

人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。像績效考核，又稱人事考核、績效評估、員工考核等等，關(guān)系著員工的晉升和獎懲，決定著企業(yè)對不同員工該采取什么樣的培訓(xùn)方法，給予多少的薪金等決策。而績效考核需要有大量的考核記錄作為依據(jù)，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析，做出相應(yīng)的決策，從而保證企業(yè)決策的科學(xué)化、合理化。

（三）人事檔案可以優(yōu)化人力資源的合理配置

人力資源配置是實現(xiàn)人與物相結(jié)合，提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑。人力資源并不是靜止的，它隨著時間的推移，內(nèi)外環(huán)境的變化，會出現(xiàn)人員流動、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況，人事檔案可以實現(xiàn)人力資源信息的共享，科學(xué)預(yù)測人力資源的需求，促進(jìn)人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動，使人力資源得到最佳的配置。

三、提高人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略

隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，市場競爭的日益激烈，企業(yè)人事檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變觀念，轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，提高業(yè)務(wù)水平，將檔案管理從書紙化轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?，把檔案工作延伸到經(jīng)濟(jì)建設(shè)的最前沿。

（一）增強(qiáng)人事檔案的真實性

真實性是人事檔案最基本的特性。人事檔案管理工作應(yīng)在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行清查、核對人員信息，剔除無效、虛假信息，擴(kuò)展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲備，建立企業(yè)人才數(shù)據(jù)庫。這些數(shù)據(jù)庫由專人動態(tài)管理，及時更新個人信息。對于企業(yè)較為重要的人員(如高管、專業(yè)技術(shù)人員)應(yīng)更為詳盡地收集其個人信息。傳統(tǒng)的個人信息均為書面文字形式，信息內(nèi)容較少，現(xiàn)代的人事檔案管理工作可以充分借用現(xiàn)代化多媒體手段，以音像資料記錄個人信息，這樣，可以擴(kuò)展信息量，形成完備的信息管理體系和處理系統(tǒng)，提高整體使用水平。

（二）充實人事檔案內(nèi)容

在傳統(tǒng)人事檔案的基礎(chǔ)上應(yīng)增加一些能夠反映個人綜合能力、素質(zhì)和由權(quán)威部門認(rèn)定的業(yè)績考核資料以及能夠反映個人性格特征、專業(yè)能力、興趣愛好等個性化的材料。

（三）加強(qiáng)人事檔案的時效性

人事檔案應(yīng)根據(jù)時代的變化及現(xiàn)實情況的需要，不斷把新產(chǎn)生的有關(guān)個人經(jīng)歷的材料有選擇地及時地補(bǔ)充到人事檔案中去，增強(qiáng)人事檔案信息的時效性。加強(qiáng)人事檔案的動態(tài)性管理，定期對原有的人事檔案進(jìn)行審核鑒定，剔除無保存價值的內(nèi)容，補(bǔ)充新的內(nèi)容，使人事檔案的信息得到及時更新，方便人力資源管理部門了解和認(rèn)識一個人的全部實際情況，包括歷史的和現(xiàn)在的。

（四）加強(qiáng)人事檔案的現(xiàn)代化管理

人事檔案工作應(yīng)擺脫舊有模式，改變手工操作對策，大力引入現(xiàn)代科技手段，實現(xiàn)自動化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化，變被動接收檔案資料為開發(fā)檔案的潛在價值，主動提供服務(wù)。傳統(tǒng)檔案以紙張為介質(zhì)，占用空間較大，保管環(huán)境要求較高;隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，應(yīng)充分利用這一平臺，改變原有工作對策。企業(yè)可以將個人的檔案資料輸入計算機(jī)，形成數(shù)據(jù)化的檔案資料，并在企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)上建立平臺,形成資源共享。

（五）提高檔案人員素質(zhì)和全員檔案意識

企業(yè)檔案管理人員良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)是促進(jìn)企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理的首要環(huán)節(jié)和根本保證，切實抓好檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。一是各種有關(guān)檔案的法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范性文件的培訓(xùn)；二是檔案管理各環(huán)節(jié)的實際操作技能培訓(xùn)。同時，現(xiàn)有的檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識，以適應(yīng)新的、更高的檔案管理要求。

（六）重視檔案管理人員提高相應(yīng)的待遇

長期以來，由于人事檔案工作是一項內(nèi)部性、保密性很強(qiáng)的工作，是一項并不引人注目、默默無聞的工作，因此，有些領(lǐng)導(dǎo)階層對人事檔案工作不夠重視，存在著一些認(rèn)識誤區(qū)。要做好檔案工作就要抓好檔案管理人中的待遇。一方面重視檔案管理人員勞動保護(hù)工作，督促管檔單位落實有關(guān)經(jīng)濟(jì)待遇，另一方面，從政治上關(guān)心管檔干部的培養(yǎng)和成長。通過一系列措施，從整體上提高干部檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)，提高干部檔案的管理水平。

（七）實行現(xiàn)代化管理

充分利用計算機(jī)在干部檔案管理工作中的作用，建立和完善職工檔案數(shù)據(jù)庫，及時更新，動態(tài)化管理職工人事檔案信息，保證職工檔案信息的時效性、真實性和準(zhǔn)確性；實行開放式的管理。一方面建立職工工作業(yè)績檔案，及時將職工工資的工作情況、工作業(yè)績和在重大活動、重點事件中的表現(xiàn)記錄在案。另一方面建立職工能力檔案，重點收集個人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等能反映個人才能的資料，真實、準(zhǔn)確、完整、立體地反映職工的情況，提高決策工作的水平；實行服務(wù)式管理。在工作中注重實效，在嚴(yán)格執(zhí)行保密制度的前提下，堅持熱情服務(wù)，在職工的培訓(xùn)、出國、調(diào)動、任免、福利待遇、處理歷史遺留問題時，盡最大努力幫助用檔部門用足用好檔案資料，努力為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提高人事檔案的使用效率。

通過各種手段，如通過展覽，展現(xiàn)出檔案工作的各項職能；利用培訓(xùn)班、各種會議，以及各種公開場合，宣傳檔案工作的方針政策及其執(zhí)行情況等等。通過廣泛的宣傳，增強(qiáng)全社會的檔案法治意識，有利于為檔案工作的開展?fàn)I造一個寬松、和諧的社會環(huán)境，提高人事檔案管理在人力資源檔案管理中的地位。