怎樣搞好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作

劉儉云

（雞西市檔案局 黑龍江 雞西 158100）

檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作,是檔案工作不可缺少的重要部分。這是一項(xiàng)比較細(xì)致而有比較復(fù)雜的工作，業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的好壞，它關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量，速度及發(fā)展前途，它是檔案業(yè)務(wù)中一項(xiàng)非常關(guān)鍵的工作，也是新時期不可忽視的工作，在這項(xiàng)工作中，由于工作方法和對這項(xiàng)這項(xiàng)工作的認(rèn)識不同，取得的工作效果也有所不同，如何搞好檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，近從多年的工作實(shí)踐中淺談。

一、搞好調(diào)查研究，了解基本情況，有針對性地進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)

在進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中，很重要的一環(huán)就是要了解各單位的職能范圍，文書、專業(yè)檔案的基本情況，以及我們要通過業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作所要達(dá)到的目的等、解決的問題，我們做業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的同志應(yīng)心中有數(shù)，要想做到這些，首先就要進(jìn)行深入細(xì)致地調(diào)查研究工作，確實(shí)地掌握我們所要進(jìn)行的具體業(yè)務(wù)指導(dǎo)的單位，文書對檔案工作的熟練程度，哪些具體業(yè)務(wù)需要我們具體地幫助解決。這些問題通過什么方法能解決，什么時間才能完成等，這些問題我們都要周密細(xì)致的安排，才能達(dá)到我們進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)的預(yù)期目的。新文書剛接觸檔案工作，業(yè)務(wù)知識較淺，平時文件管理混亂，根本不符合檔案管理要求，文檔人員又不知從何下手，這樣就需業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員，邊講檔案業(yè)務(wù)知識、邊進(jìn)行示范，對存在的問題及時解決，即邊講、邊做、理論先行、實(shí)踐緊跟、對檔案員提出的疑難問題，及時給予解答，需領(lǐng)導(dǎo)解決的及時匯報，隨時檢查，這樣做就能達(dá)到預(yù)期的指導(dǎo)效果。

二、業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作要具體地指導(dǎo)，不只靠發(fā)幾個文件，開幾次會來解決問題

具體地指導(dǎo)，其實(shí)就是一個工作方法問題，有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡發(fā)發(fā)文件，開幾次會或者抓個典型開現(xiàn)場會，提提要求進(jìn)行原則性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，把親自下去指導(dǎo)。具體幫助操作看成是笨的工作，我并不否認(rèn)文件和會議的作用，但是把它看成是唯一正確的工作，方法就未必正確，上面講過要有“針對性”即不能千篇一律依靠開會、發(fā)文件，也不要光靠具體的面對面的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對那些兼職工作多、工作業(yè)務(wù)不熟，責(zé)任心又較差單位的檔案員，非采取這種面對面的業(yè)務(wù)指導(dǎo)辦法不可，否則將收不到預(yù)期效果。

在實(shí)踐工作中使我體會到，有些同志很善于應(yīng)付場面，當(dāng)你檢查他的工作時，他可能用非常恰當(dāng)?shù)睦碛蓙斫忉屛茨芡瓿晒ぷ鞯脑颍帜苡檬鼓阕钚欧恼Z句來下保證，但是你走以后，檔案照樣扔在一邊、年復(fù)一年，日積月累其結(jié)果造成多年文件成堆，對這類單位，唯一的辦法就是多做具體工作指導(dǎo)，與執(zhí)法檢查結(jié)合、限定時間，只有這樣，才能使這個單位文書多掌握一些業(yè)務(wù)基礎(chǔ)理論知識、解決一些具體問題，把長期積壓的工作理出頭緒，按標(biāo)準(zhǔn)管理檔案案卷，促使這些單位的文檔工作于其他先進(jìn)單位同步。

三、指導(dǎo)人員要熟悉檔案業(yè)務(wù)，掌握各種專業(yè)檔案整理方法

社會上各種事物是繁雜的，一個人的精力是有限的，要想達(dá)到行行都精通，那是不可想象的，要想真正達(dá)到業(yè)務(wù)指導(dǎo)的目的把各種專業(yè)檔案搞好，就必須掌握有關(guān)的業(yè)務(wù)知識，如會計(jì)檔案、基建、聲像檔案等，這些檔案業(yè)務(wù)知識都應(yīng)熟悉掌握，否則無法進(jìn)行工作，不能開展正確的指導(dǎo)。

我們的業(yè)務(wù)指導(dǎo)范圍，三縣六區(qū)及機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，即包括文書檔案又包括科技檔案還有污染源、低保、地名等專業(yè)檔案，由于業(yè)務(wù)門類繁多，要想在短期內(nèi)全面勝任這些業(yè)務(wù)，應(yīng)從以下幾方面入手：第一，要從學(xué)習(xí)入手，學(xué)而知之，不學(xué)而不知。首先要學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)，掌握專業(yè)檔案的整理方法，在每項(xiàng)專業(yè)檔案開始搜集整理之前，上級業(yè)務(wù)主管部門，都要把某專業(yè)檔案形成文件發(fā)到檔案部門，這些文件的具體內(nèi)容，就是我們搞好某項(xiàng)專業(yè)檔案的一把鑰匙，我們應(yīng)認(rèn)真加以研究和學(xué)習(xí)，吃透文件精神，在業(yè)務(wù)指導(dǎo)中才能運(yùn)用自如，就會熟練的用這把鑰匙開這把鎖，收到預(yù)期的效果。第二，充分調(diào)動各具體業(yè)務(wù)部門和各單位文檔人員的積極性，以這個職能部門的具體工作人員為主，我們讓她們邊干邊學(xué)的原則指導(dǎo)、監(jiān)督，檢查，在形式上形成一個我們配合他，而不是他配合我們，這樣案卷質(zhì)量能得到保障，同時又解決了我們對職能部門的業(yè)務(wù)不熟的問題。

四、創(chuàng)新服務(wù)基層檔案工作的方式方法，設(shè)立檔案工作QQ交流群

開通檔案工作QQ群，與基層單位檔案人員進(jìn)行實(shí)時交流，針對工作中遇到的具體問題，隨時開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)，設(shè)立QQ群下設(shè)3個分別是，機(jī)關(guān)部門檔案交流群、企業(yè)檔案交流群和行政村檔案工作QQ交流群。通過搭建檔案QQ交流平臺，豐富檔案業(yè)務(wù)交流的形式，創(chuàng)新了檔案工作服務(wù)舉措。傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式上門指導(dǎo)，但檔案部門的人力、物力有限，平時與基層基層檔案員接觸較少，推出檔案工作QQ交流群后，在時間與空間上拉近檔案局業(yè)務(wù)人員與檔案員之間的距離，交流與咨詢更加直接、主動，大大增加了檔案業(yè)務(wù)的咨詢量，各機(jī)關(guān)單位都參與到檔案工作QQ群當(dāng)中，檔案工作得以延伸到更廣泛的社會領(lǐng)域，幫助基層及時解決一些在檔案業(yè)務(wù)工作中遇到的實(shí)際問題。

總之，業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作是一項(xiàng)非常細(xì)致的工作，不但需要業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員熟悉檔案方針、政策及業(yè)務(wù)知識，還要有高度的責(zé)任心，及時總結(jié)各單位存在的問題，針對各單位的實(shí)際情況，采取不同的指導(dǎo)方法督促、檢查，才能保質(zhì)完成指導(dǎo)任務(wù)，工作效果才能顯著，為檔案進(jìn)館奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。