檔案管理工作現(xiàn)代化亟需加強(qiáng)

門陸斌

（黑龍江省重競技運(yùn)動管理中心 黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，特別是進(jìn)入20世紀(jì)90年代以來，檔案管理部門的計(jì)算機(jī)應(yīng)用由以往的使用單機(jī)向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)正在把不同行業(yè)、不同部門的檔案工作有機(jī)地聯(lián)系在一起。檔案工作現(xiàn)代化也是隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展逐漸形成和逐步實(shí)現(xiàn)的。

一、檔案工作現(xiàn)代化的兩個(gè)重要階段

第一階段，計(jì)算機(jī)輔助檔案管理階段。即對已歸檔的傳統(tǒng)檔案采用計(jì)算機(jī)模仿傳統(tǒng)的手工工作方式，建立“計(jì)算機(jī)輔助檔案管理系統(tǒng)”，目的是開發(fā)檔案信息資源，保護(hù)檔案原件。這一階段的特點(diǎn)是：檔案以資源形態(tài)進(jìn)入信息領(lǐng)域，通過信息技術(shù)，開發(fā)了檔案信息資源，通過對檔案的利用體現(xiàn)出檔案的價(jià)值。通過計(jì)算機(jī)輔助檔案管理系統(tǒng)；將紙質(zhì)檔案的模擬信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化或稱電子化。因此，把這一階段稱為“傳統(tǒng)檔案的電子化階段”。

第二階段，電子檔案工程階段。電子文件的誕生，標(biāo)志檔案工作開始進(jìn)入新的時(shí)期，并在新的理論方法指導(dǎo)下完成電子文件的歸檔及電子檔案的管理。從工程學(xué)觀點(diǎn)看，電子文件的生產(chǎn)、形成、使用、積累、整理、歸檔和管理，是在一定的技術(shù)環(huán)境下(例如網(wǎng)上辦公、網(wǎng)絡(luò)CAD、電子商務(wù)、電子在線支付、銀行網(wǎng)絡(luò)等)進(jìn)行并完成的，電子文件的特征和屬性也是在它形成的工程環(huán)境中研究并得到認(rèn)識的。

二、檔案管理工作現(xiàn)代化的特點(diǎn)

（一）檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化是與傳統(tǒng)檔案工作相對而言的，它是檔案信息化、現(xiàn)代化的重要內(nèi)容之一。從概念上說，檔案數(shù)字化就是借助各種現(xiàn)代高新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)各種檔案資源數(shù)字化存儲、加工、流轉(zhuǎn)、利用與控制的過程。檔案數(shù)字化的核心是數(shù)字檔案館的建設(shè)。從業(yè)務(wù)內(nèi)容上看，檔案數(shù)字化建設(shè)包括三個(gè)主要方面：1.檔案資源數(shù)字化整理。即使用數(shù)字模擬整合技術(shù)將館藏各種檔案數(shù)字化。這是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)。2.建設(shè)檔案館數(shù)字化信息資源庫。包括數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、數(shù)字目錄中心管理系統(tǒng)、數(shù)字文檔管理系統(tǒng)、數(shù)字文件管理系統(tǒng)等。3.建設(shè)檔案數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò)。目的是把數(shù)字化的檔案信息在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布、傳遞。

（二）檔案網(wǎng)絡(luò)化

即將傳統(tǒng)的計(jì)算機(jī)輔助管理不斷擴(kuò)大和完善，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。計(jì)算機(jī)輔助檔案管理是在傳統(tǒng)檔案工作基礎(chǔ)上建立起來的，不是開放式的，信息的流動還屬單方向。在企業(yè)中，企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)(Intranet)將成為企業(yè)管理的支柱，而檔案信息是舉足輕重的，它是企業(yè)的科技和管理工作的精華，理應(yīng)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)管理。實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化，一項(xiàng)非常重要的工作就是擴(kuò)大其功能。例如，消除傳統(tǒng)的“檢”與“索”的概念，將查詢、瀏覽和獲取三合一，擴(kuò)大檔案檢索功能。

此外，還應(yīng)繼續(xù)采用新技術(shù)保護(hù)檔案原件，研究庫房模型、計(jì)算機(jī)縮微系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，不斷完善原件的保護(hù)措施。

三、推進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程的措施

針對現(xiàn)代檔案管理工作呈現(xiàn)的新特點(diǎn)，結(jié)合工作實(shí)際，應(yīng)做好以下幾項(xiàng)工作。

（一）分清主次，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個(gè)重要目的是要使檔案為社會所用，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的正是為了提高檔案的利用效率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各檔案的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放等情況，對所有檔案進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣，就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。

（二）分級次著錄

在著錄過程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄。即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄；對那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄；而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能更好地揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力，又提高了效率。

（三）分門別類，充分利用現(xiàn)有檔案資源

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等，則可利用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)，可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大提高著錄速度。

（四）用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，節(jié)省查找時(shí)間，提高效率