淺談機(jī)關(guān)檔案管理的思路與方法

陳 麗

（黑龍江省哈同高等級公路管理處佳木斯管理所 黑龍江 佳木斯 154007）

一、前言

檔案的產(chǎn)生和檔案工作的發(fā)展與人類社會的發(fā)展有著密切的聯(lián)系，隨著人類社會的發(fā)展，檔案工作在國家的政治活動和人們的社會活動中起著越來越重要的作用。在我國改革開放新的歷史時期，檔案工作出現(xiàn)了前所未有的新局面，促進(jìn)了國家各項(xiàng)事業(yè)的快速發(fā)展，發(fā)揮了不可取代的作用。機(jī)關(guān)檔案管理工作是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，與機(jī)關(guān)文書工作具有十分密切的聯(lián)系。機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)文書工作的后繼工作，對機(jī)關(guān)文書工作具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督作用；機(jī)關(guān)文書工作是機(jī)關(guān)檔案工作的前提條件和基礎(chǔ)，直接影響著機(jī)關(guān)檔案工作的質(zhì)量和作用的發(fā)揮。

二、機(jī)關(guān)檔案工作的管理性和專業(yè)性

在檔案管理工作中要切實(shí)按照“發(fā)展要有新思路，改革要有新突破，開放要有新局面，各項(xiàng)工作要有新舉措”的要求，把各項(xiàng)工作做深、做細(xì)、做扎實(shí)?，F(xiàn)就加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理工作談幾點(diǎn)體會。

（一）從宏觀的機(jī)關(guān)檔案工作來說，它是負(fù)責(zé)管理檔案材料的一項(xiàng)專門業(yè)務(wù)

各行各業(yè)各個單位都在日常工作中不斷地形成大量的檔案，機(jī)關(guān)單位內(nèi)的各個部門也要經(jīng)常利用本部門和機(jī)關(guān)內(nèi)有關(guān)部門的檔案。而業(yè)務(wù)部門和業(yè)務(wù)人員，如果采用都從檔案的形成、管理到利用，各成“一條龍”的辦法，則是相當(dāng)困難的。

（二）從特定的機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位工作來說，它是該機(jī)關(guān)單位工作管理的組成部分

黨政機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的檔案，是處理日常事務(wù)、行使機(jī)關(guān)職能的手段和方法。如審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案的管理工作、人民檢察院訴訟檔案的管理工作，分別屬于設(shè)計(jì)工作和檢察工作的組成部分。因此，各個機(jī)關(guān)的檔案管理，應(yīng)納入本機(jī)關(guān)的職能任務(wù)之中。在企業(yè)單位，科技檔案管理則是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理和科研管理的組成部分，應(yīng)納入企業(yè)的管理體制、活動程序和工作制度之中。

（三）機(jī)關(guān)檔案工作的專業(yè)性

表現(xiàn)在：不同行業(yè)不同機(jī)關(guān)單位的檔案工作，具有獨(dú)立的管理對象——本單位活動的歷史記載，以及特點(diǎn)的工作方法和專業(yè)知識。各個專業(yè)系統(tǒng)、各個機(jī)關(guān)單位，都以其反映機(jī)關(guān)職能的檔案為主要部分，按照不同檔案形成的規(guī)律進(jìn)行專門的和綜合的管理。

三、機(jī)關(guān)檔案管理的新方法

（一）爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，促進(jìn)檔案工作

檔案工作者除了要對檔案嚴(yán)格管理，積極開發(fā)檔案信息資源外，同時還要取得領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，加大對檔案管理的投資、改善檔案設(shè)施和設(shè)備，不斷提高檔案的科學(xué)化管理水平。一是經(jīng)常向主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況，及時反映存在的問題和困難，并提出自己的建議，以強(qiáng)烈的責(zé)任心和事業(yè)心感動領(lǐng)導(dǎo)；二是努力爭取上級業(yè)務(wù)部門對檔案工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)，使領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步了解檔案工作在機(jī)關(guān)工作中的重要地位和作用；三是積極向機(jī)關(guān)各部門及直屬各單位進(jìn)行宣傳，普及檔案法律、法規(guī)等知識，以爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作的順利發(fā)展。

（二）健全管理機(jī)構(gòu)，完善相關(guān)制度

一是將檔案工作列入機(jī)關(guān)重要議事日程，明確責(zé)任。將檔案工作納入目標(biāo)管理，加大對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)力度。二是建立健全檔案領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。成立機(jī)關(guān)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組及鑒定小組，建立專門檔案室，配備有一定檔案知識和管理才能的檔案專職人員，建立由各職能部門參與的全方位檔案管理網(wǎng)絡(luò)。三是建立和完善檔案管理制度。遵守檔案保管、利用、保密、借閱等制度，并將這些制度納入機(jī)關(guān)的管理系統(tǒng)，滲透到各部門和職工中去，使其了解檔案工作的重要性，提高遵守制度的自覺性，確保檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、制度化；四是提高監(jiān)督力度，定期或不定期檢查和抽查檔案工作，促進(jìn)檔案工作不斷上臺階。

（三）加大宣傳力度，增強(qiáng)檔案意識

要加大對《檔案法》的宣傳力度，增強(qiáng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，樹立檔案工作是為機(jī)關(guān)管理工作服務(wù)的思想，充分認(rèn)識到檔案不僅起憑證作用，而且是機(jī)關(guān)制定工作計(jì)劃與決策的依據(jù)，不斷更新觀念，依法管理機(jī)關(guān)檔案工作。機(jī)關(guān)檔案管理是一項(xiàng)既細(xì)致又繁瑣的工作，與外界聯(lián)系少，工作單調(diào)、枯燥，所以每位檔案工作者對本職工作要正確認(rèn)識和評價。由于種種原因，機(jī)關(guān)檔案管理發(fā)展緩慢，個別檔案管理人員對檔案工作的價值認(rèn)識不夠，不好好對待本職工作，得過且過，這樣既不利于檔案事業(yè)的發(fā)展，更不能有效地服務(wù)。要改變這一狀況，必須提高認(rèn)識，樹立正確的價值觀，堅(jiān)定“檔案工作默默無聞，但檔案工作卻不能默默無為”的信念，立足實(shí)際，找準(zhǔn)位置，認(rèn)清責(zé)任，不懈努力，使檔案工作逐步走向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

（四）加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)口

—是機(jī)關(guān)檔案，特別是業(yè)務(wù)檔案涉及的部門多、量大、面廣，收集工作比較繁瑣。二是工作要求高，這是由機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作性質(zhì)決定的，要求檔案人員要有高度的責(zé)任心，認(rèn)真、細(xì)致的工作。機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)檔案專業(yè)性強(qiáng)，僅僅靠機(jī)關(guān)檔案室人員是難以勝任包括收集、整理等項(xiàng)工作的。因此，必須在機(jī)關(guān)有關(guān)部門設(shè)專(兼)職檔案員，負(fù)責(zé)自身工作中形成的檔案的收集、整理、歸檔等工作。機(jī)關(guān)檔案人員要積極上門指導(dǎo)，把好業(yè)務(wù)檔案質(zhì)量關(guān)。

（五）更新思想觀念，增強(qiáng)管理意識

《檔案法》強(qiáng)調(diào)：“對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為已有?！蹦壳埃?guī)模較大的機(jī)關(guān)基本上都建立了綜合檔案室，對機(jī)關(guān)檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，有的機(jī)關(guān)雖沒設(shè)此機(jī)構(gòu)，但以管理文書檔案為主，業(yè)務(wù)檔案仍存放在各職能部門或個人手中。分析其原團(tuán)，大致有幾個方面：第一，是有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)或工作人員存在觀念問題，認(rèn)為小部門形成的檔案由部門管理，使用起來更方便；第二，是受條件的限制，檔案室面積相對較小，不能容納接收應(yīng)歸檔的檔案。這樣，既不符合“對一個單位所形成的全部檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理”的規(guī)定，更不適應(yīng)機(jī)關(guān)日益發(fā)展的需要，不利于機(jī)關(guān)對檔案材料的綜合利用，同時也為正確解決各項(xiàng)糾紛、分清具體責(zé)任埋下了隱患。要解決這一問題，采用的方法是：

1.加強(qiáng)各部門相關(guān)人員的檔案意識，強(qiáng)化檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化、集中統(tǒng)一管理的觀念

保證各類檔案材料的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)工作的順利進(jìn)行。特別要加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理，一是建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。在各部門指定一名檔案專(兼)職管理員，由機(jī)關(guān)專職檔案員對其進(jìn)行培訓(xùn)，明確其崗位職責(zé)；二是制定機(jī)關(guān)檔案分類方案。參照國家有關(guān)機(jī)關(guān)檔案管理的要求制定分類方案；三是收集、整理。由部門專(兼)職檔案管理員負(fù)責(zé)收集本部門日常需歸檔的文件材料，并檢查是否滿足規(guī)定要求，根據(jù)檔案材料的數(shù)量定期整理、裝訂成冊；第四是歸檔。部門專(兼)職檔案管理員在次年6月前向機(jī)關(guān)檔案室移交組好卷的業(yè)務(wù)檔案，由檔案室負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的日常保管，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱登記等制度。

2.檔案管理者要更新觀念，增強(qiáng)檔案管理意識

一是增強(qiáng)檔案信息資源意識。機(jī)關(guān)檔案作為一種重要資源，其價值越來越受到人們的重視。認(rèn)識到這一點(diǎn)，可以大大增強(qiáng)我們的事業(yè)心、責(zé)任心和管理檔案用好檔案的自覺性；二是增強(qiáng)主動服務(wù)意識。機(jī)關(guān)檔案為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)，不能坐等上門，要改變封閉式的管理，積極主動上門，為各部門提供利用，變被動服務(wù)為主動服務(wù)；三是增強(qiáng)現(xiàn)代化管理意識。隨著辦公自動化的進(jìn)一步發(fā)展和深化，檔案管理也由傳統(tǒng)手工管理逐步向計(jì)算機(jī)管理轉(zhuǎn)變，這就要求我們努力更新知識結(jié)構(gòu)，學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代化知識和技能，為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)工作人員利用檔案提供更便捷的服務(wù)。

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[2]馬曉真.談?wù)剻C(jī)關(guān)檔案管理定級升級工作的步驟與方法[J].北京檔案，1991（2）.

[3]田東.淺談如何做好基層單位檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2011（2）.