淺析高職院校人事檔案管理的創(chuàng)新思路

程 苑

（無(wú)錫市廣播電視大學(xué) 江蘇 無(wú)錫 214021）

高職院校人事檔案是在人事管理活動(dòng)中形成的，真實(shí)地記錄和反映教職員工個(gè)人經(jīng)歷、政治面貌、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的原始文件材料，具有重要憑證和參考的作用，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。高職院校人事檔案管理工作的好壞直接影響到人事工作的質(zhì)量，涉及到每個(gè)教職員工的切身利益。隨著高職院校人事制度改革的不斷深化以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，學(xué)校人事檔案管理的內(nèi)涵也發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式與高職教育的快速的發(fā)展已逐漸不相適應(yīng)。如何提高人事檔案管理水平，充分發(fā)揮其職能作用，使之更好地為學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展服務(wù)，已成為擺在高職院校人事檔案工作者面前的新課題。

一、當(dāng)前高職院校人事檔案管理中存在的問題

（一）對(duì)人事檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)

長(zhǎng)期以來(lái)，一些高職院校的領(lǐng)導(dǎo)和人事部門的同志對(duì)人事檔案管理工作缺乏足夠認(rèn)識(shí)，片面認(rèn)為人事檔案管理只要做好收發(fā)、抄寫、粘貼、裝訂、保管等工作，保證資料不失密，能應(yīng)付日常查檔、外調(diào)就行了，忽視了人事檔案管理的重要性，致使一些應(yīng)歸檔的材料不按規(guī)定要求整理歸檔，造成人事檔案材料缺漏和不規(guī)范，給人事管理工作帶來(lái)了極大的不便和麻煩。

（二）人事檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低

人事檔案管理具有較高的專業(yè)性，它要求檔案管理人員能熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理以及檔案的利用、保管保護(hù)等技能。目前大部分高職院校的人事檔案管理人員都是兼職管理，他們把主要的精力都放在其他工作上，造成人事檔案工作兼而不顧，常常出現(xiàn)整理歸檔不及時(shí)，檔案管理工作處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)。另外還有一些人事檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟，沒有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)人事檔案材料的收集、鑒別、分類、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)知識(shí)掌握不系統(tǒng)，不能熟練運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段來(lái)管理檔案，這在很大程度上影響了高職院校人事檔案管理水平。

（三）人事檔案管理方式落后，信息化程度不高

目前一些高職院校的人事檔案管理仍以手工管理和經(jīng)驗(yàn)管理為主，人事檔案的收集、整理、保存、檢索、利用仍沿用傳統(tǒng)的手工操作，致使人事檔案管理的效率低下，不能滿足現(xiàn)實(shí)工作的需要。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案信息管理系統(tǒng)雖已得到普遍采用，但一些學(xué)校只是將個(gè)人信息、檔案目錄輸入到計(jì)算機(jī)，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍用手工操作，還不能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，從而制約了人事檔案工作的發(fā)展和創(chuàng)新。

（四）人事檔案審查把關(guān)不嚴(yán)，內(nèi)容失真

真實(shí)性是人事檔案的生命，是人事檔案發(fā)揮作用的基礎(chǔ)，沒有真實(shí)性，人事檔案也失去了利用價(jià)值。然而一些學(xué)校在審查鑒定材料時(shí)，由于各種因素把關(guān)不嚴(yán)，使一些虛假材料進(jìn)入個(gè)人檔案。例如，少數(shù)教職工在填寫出生年月、參加工作時(shí)間、文化程度等方面信息時(shí)，內(nèi)容前后不一致，給人事部門計(jì)算工齡、核準(zhǔn)退休時(shí)間、晉升工資、評(píng)聘職稱等帶來(lái)很多問題。

（五）人檔分離的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生

隨著聘用制、人事代理等新的用人制度在高職院校的全面實(shí)施，人檔分離、棄檔不用的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。一些高職院校為了引進(jìn)高層次人才，可以不要人事檔案和組織關(guān)系，采取先進(jìn)人后重建檔案的做法。重建的檔案主要由本人回憶或參考一些證件填寫，缺乏原始材料和必要的監(jiān)督，使得這些重建檔案的真實(shí)性得不到保障。

二、高職院校人事檔案管理的創(chuàng)新思路

（一）增強(qiáng)檔案意識(shí)，提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

高職院校要利用各種渠道積極宣傳檔案工作，深化全校教職員工對(duì)人事檔案工作的認(rèn)知程度，進(jìn)一步增強(qiáng)教職員工的檔案意識(shí)，提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，使他們充分重視人事檔案管理工作，及時(shí)解決人事檔案工作中遇到的問題，在人力、財(cái)力上給予大力支持，從而保證人事檔案管理工作能夠順利開展。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高人事檔案管理人員素質(zhì)

人事檔案管理人員不僅要具備較高的政治素養(yǎng)、良好的工作作風(fēng)和服務(wù)意識(shí)，還要具備深厚的檔案專業(yè)知識(shí)，掌握現(xiàn)代化的管理方法和先進(jìn)的操作技術(shù)。學(xué)校應(yīng)定期組織檔案專、兼職人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，讓他們系統(tǒng)掌握人事檔案材料的收集、整理、歸檔規(guī)定和程序，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備的操作技能，不斷提高檔案管理水平。

（三）健全檔案管理制度，扎實(shí)做好人事檔案管理工作

建立健全檔案管理制度，使人事檔案管理有章可依，有規(guī)可循，避免了盲目性和隨意性。高職院校應(yīng)結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定人事檔案管理制度，在現(xiàn)有的《收集歸檔制度》、《借（查）閱制度》的基礎(chǔ)上，繼續(xù)制定完善《鑒別歸檔制度》、《轉(zhuǎn)遞制度》、《保管保密制度》、《檢查核對(duì)制度》等人事檔案管理制度，努力形成一個(gè)完整的規(guī)章制度體系，從根本上杜絕斷檔、棄檔等現(xiàn)象的發(fā)生。人事檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照各項(xiàng)規(guī)章制度對(duì)檔案進(jìn)行日常管理和提供利用，認(rèn)真細(xì)致地做好人事檔案的收集、鑒別、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等工作，重點(diǎn)做好“三齡一歷”人事檔案的審核工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)更正，嚴(yán)防出現(xiàn)內(nèi)容失真、涂改的人事檔案材料。

（四）創(chuàng)新人事檔案管理模式，提高信息化管理水平

隨著信息技術(shù)在高職院校的不斷應(yīng)用和發(fā)展，學(xué)校人事檔案管理的重點(diǎn)應(yīng)從實(shí)體管理向信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理方向轉(zhuǎn)變。為此檔案人員要?jiǎng)?chuàng)新工作思路，運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段來(lái)制定人事檔案管理工作發(fā)展規(guī)劃和管理模式，不斷改變陳舊落后的管理方式和手段。首先要?jiǎng)?chuàng)新管理方式，要選用適合本校人事檔案管理系統(tǒng)的軟件，建立人事檔案信息庫(kù)，按照人才隊(duì)伍建設(shè)的需要，錄入能反映教職員工歷史和現(xiàn)實(shí)狀況的信息，重點(diǎn)建好校系兩級(jí)后備干部、市級(jí)以上優(yōu)秀教師、學(xué)科帶頭人、骨干教師、高級(jí)職稱專業(yè)技術(shù)人員的個(gè)人科研課題、科研成果、優(yōu)秀教學(xué)成果等信息庫(kù)，定期跟蹤更新人事檔案信息，為學(xué)校培養(yǎng)、選拔人才提供準(zhǔn)確、可靠的信息。另外高職院校還要建立人事檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，把部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，通過(guò)計(jì)算機(jī)的管理，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類、提取，從而實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化閱檔，更加便利、快捷地提供利用。其次要?jiǎng)?chuàng)新管理手段，工作中要注重培養(yǎng)創(chuàng)新能力，改進(jìn)立卷、裝訂的工作方法，盡量簡(jiǎn)化一些繁瑣、呆板的操作步驟，盡可能縮短立卷歸檔周期，提高工作效率。

總之，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和高職院校教育事業(yè)的快速發(fā)展，人事檔案管理既要正確認(rèn)識(shí)目前面臨的新問題和新挑戰(zhàn)，也要更新觀念，創(chuàng)新工作方法，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的制度化、規(guī)范化和信息化，把高職院校人事檔案管理工作水平提高到一個(gè)新層次，更好地為教學(xué)、科研服務(wù)。

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