如何加強(qiáng)醫(yī)院科研檔案的管理

肖慧平

（牡丹江市婦女兒童醫(yī)院 黑龍江 牡丹江 157000）

科研檔案是科研活動的真實(shí)記錄，直接反映了科研的學(xué)術(shù)水平。做好科研檔案工作，對科研的可持續(xù)性發(fā)展起著重大作用。科研檔案作為科研工作的歷史記錄，具有較高的文獻(xiàn)分析研究價(jià)值。醫(yī)院的科研檔案記載了醫(yī)療和科研發(fā)展的歷史，反映了一個醫(yī)院整體醫(yī)療水平動態(tài)發(fā)展的情況，是醫(yī)院珍貴的信息資源?？蒲袡n案管理工作是醫(yī)院科研活動的基礎(chǔ)，直接反映著一個醫(yī)院的學(xué)術(shù)水平，對提高醫(yī)療、教學(xué)和學(xué)科發(fā)展水平具有相當(dāng)重要的作用。

一、醫(yī)院的科研檔案管理存在的問題

醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院科技人員在從事與醫(yī)學(xué)相關(guān)科學(xué)研究活動中，直接產(chǎn)生的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，最原始地記載了科學(xué)研究的詳細(xì)內(nèi)容和過程，是一種衛(wèi)生資源，對科研工作的先進(jìn)性、科學(xué)性及實(shí)用價(jià)值的鑒定起著重要的作用。一套完整規(guī)范的醫(yī)學(xué)科研檔案即可以隨時為研究者提供科研進(jìn)展?fàn)顩r，又是科研管理規(guī)范化、科學(xué)化、信息化的一個重要標(biāo)志?？蒲袡n案管理的目標(biāo)具有系統(tǒng)性、完整性、規(guī)范性、安全性、時效性和真實(shí)性。而科研文檔的系統(tǒng)、完整、規(guī)范則要建立在長期積累的基礎(chǔ)上。目前，醫(yī)院的科研檔案管理存在的問題主要有以下幾方面：

一是科研檔案資料在科研工作過程中收集不齊全、不完整、尤其是缺少反映科研過程的資料。這是由于醫(yī)學(xué)科研檔案的特殊性造成的，醫(yī)學(xué)科研檔案專題性強(qiáng)，跨度大，周期長，研究均以一個專題為研究對象，都是圍繞著某種疾病病因的探討、治療和預(yù)防，或某種化學(xué)物質(zhì)對人體的損傷等進(jìn)行專題研究，許多重大項(xiàng)目更是多專業(yè)、多學(xué)科綜合研究，共同攻關(guān)完成。因此，除了項(xiàng)目初始的技術(shù)制定完成后，研究課題就步入了主要階段，有的是每個病例信息歸檔后就納入分析系統(tǒng)，有的是等全部試驗(yàn)調(diào)查數(shù)據(jù)收集齊全后進(jìn)行系統(tǒng)化，最后通過比較、分析、總結(jié)，從而得出一種新的臨床治療方法或是對傳統(tǒng)技術(shù)的一種改進(jìn)方案，原始數(shù)據(jù)的收集只能在課題完成后，也因此導(dǎo)致科研材料收集、歸檔不齊。

二是科研成果復(fù)印件多，原件少。已完成的科研成果不能及時將科研全過程的技術(shù)文件、技術(shù)資料及時完整建檔；科研成果技術(shù)資料形成系統(tǒng)的比例太少，有連續(xù)性并且保存完整的少，原始技術(shù)、文件保存到項(xiàng)目完成時完整無缺歸檔的少。這主要是由于科研人員的檔案意識薄弱造成的。不少科研人員不懂得成果的知識產(chǎn)權(quán)歸屬問題，認(rèn)為自己的科研成果是用來評職稱的，是自己的心血，不愿意將原件歸檔。部分檔案工作人員自身科研意識不強(qiáng)，對《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》宣傳力度不夠，同時又缺少科研檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，不是主動地關(guān)心醫(yī)院科研工作的進(jìn)程及做好科研項(xiàng)目檔案的跟蹤管理，而是靠科研管理部門及其課題研究人員自愿上交。特別是對年份已遠(yuǎn)的證書、獎狀、獎?wù)碌瓤蒲谐晒捎诠芾淼牟簧疲斐少Y料的不全，給將來科研資料的使用帶來許多不便。

二、科研檔案的分類

科研檔案分為七個方面：課題管理、成果管理、學(xué)科管理、學(xué)術(shù)活動管理、學(xué)術(shù)刊物管理、學(xué)術(shù)語言管理和科研統(tǒng)計(jì)管理等。此外，還有外事工作和研究生工作檔案等等。

課題管理包括兩部分：院外和院內(nèi)，院內(nèi)分院級和所級管理，計(jì)劃內(nèi)和計(jì)劃外項(xiàng)目。按照課題管理的工作流程，一般分為三個階段：第一階段為課題立項(xiàng)階段，包括選題、申排除萬難、立項(xiàng)審批、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等；第二階段為課題進(jìn)展階段，包括中期檢查（階段成果、完成情況、經(jīng)費(fèi)使用管理、年度撥款情況、課題變更）等；第三階段為課題結(jié)項(xiàng)階段，包括結(jié)項(xiàng)、評估、鑒定等材料。

成果管理包括個人成果信息和集體成果信息、成果評估管理、成果出版管理（出版基金資助）、成果獎勵管理（申報(bào)、推薦、審批、獲獎）等。

學(xué)科管理包括各單位二、三級學(xué)科調(diào)整，重點(diǎn)學(xué)科和重點(diǎn)研究室的管理，重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)工程的管理，也包括新興邊緣學(xué)科、扶持學(xué)科等等。

三、科研檔案在醫(yī)院管理中的重要作用

科研檔案管理是現(xiàn)代化醫(yī)院管理工作的重要組成部分，科研檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化直接影響醫(yī)院科研工作效率的提高。在科研管理工作中，無論是項(xiàng)目管理、制度管理、還是流程管理、手段管理等，都與檔案管理緊密聯(lián)系。承受著醫(yī)院的不斷發(fā)展，科研檔案管理在醫(yī)院學(xué)科發(fā)展中起到的作用也日益增強(qiáng)。

（一）科研檔案對科研成果的形成和提高有指導(dǎo)價(jià)值

科研成果的申報(bào)從科研的先是立項(xiàng)、完成、結(jié)題到成果鑒定，一般小的課題需1-3年，較難的課題則需要5-7年，有的甚至更長時間，許多科研人員經(jīng)過努力得到的研究成果發(fā)表后就存放在檔案庫里，或是放在自己手中，成為個人技術(shù)，不作后續(xù)的研究，如不及時加以總結(jié)，積累和利用，就不能形成更新、更高水平的科研成果，造成智力資源和物質(zhì)資源的浪費(fèi)，做好科研檔案工作，可指導(dǎo)科研人員在科學(xué)研究工作中，避免不必要的人、財(cái)、物的浪費(fèi)，減少低水平的重復(fù)研究。

科研成果的申報(bào)必須有完整的科研檔案材料作為依據(jù)，它包括：1.科研課題立項(xiàng)申報(bào)書、計(jì)劃任務(wù)書、協(xié)議書、合同、立項(xiàng)審批文件；2.研究實(shí)驗(yàn)等階段的各種載體的重要原始記錄，實(shí)驗(yàn)報(bào)告，計(jì)算；3.結(jié)題階段的結(jié)題報(bào)告書、工作總結(jié)、發(fā)表的論文或?qū)Ｖ?、科研投資情況、經(jīng)費(fèi)決算等；4.成果申報(bào)的成果申報(bào)書、鑒定證書、推薦書、研究工作總結(jié)和技術(shù)總結(jié)、成果查新報(bào)告、論文被引證明、論文復(fù)印件等；5.推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的證明材料、合作單位同具的成果申報(bào)證明等。在成果申報(bào)時少本項(xiàng)資料，都會影響到科研成果的申報(bào)。除此之外，還要注意使申報(bào)的成果檔案結(jié)構(gòu)合理、排列有序，既使有缺漏之處也能及時發(fā)展、補(bǔ)救，保證檔案的完整性、系統(tǒng)性，避免因材料的不全而導(dǎo)致成果無法申報(bào)的現(xiàn)象。

（二）科研檔案在學(xué)科建設(shè)和發(fā)展中的作用

學(xué)科是醫(yī)院賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，學(xué)科建設(shè)是醫(yī)院建設(shè)的重要組成部分，學(xué)科建設(shè)上要包括臨床醫(yī)療技術(shù)、人才培養(yǎng)和科學(xué)研究3個方面，科研是學(xué)科建設(shè)依托的平臺，學(xué)科的水平、學(xué)科的知名度，是靠有先進(jìn)水平的科研課題及其成果來體現(xiàn)的，高水平的科研項(xiàng)目是學(xué)科建設(shè)的載體，也是學(xué)科發(fā)展的源泉。沒有高水平的科研課題作依托，沒有高質(zhì)量的課題研究工作，學(xué)科建設(shè)將無從談起。高水平的科研成果是學(xué)科建設(shè)成效的重要標(biāo)志，也是學(xué)科建設(shè)提升的重要條件。學(xué)科建設(shè)的質(zhì)量又從科研活動提高技術(shù)得到支撐和保障，學(xué)科水平的高低最終體現(xiàn)在科研水平上。學(xué)科建設(shè)質(zhì)量的提升又從科研活動的發(fā)展提供高層次人才和技術(shù)支撐。

（三）科研檔案在醫(yī)院管理中的長遠(yuǎn)效益

科研檔案是一個科研項(xiàng)目從立項(xiàng)到研究完成所形成的一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的資料，是重要的信息資源。這就是說，它不同于文書檔案，僅僅保管在醫(yī)院的檔案室內(nèi)，供本醫(yī)院使用是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，它應(yīng)該除了為本醫(yī)院提供進(jìn)行交流或成果轉(zhuǎn)讓外，更應(yīng)該大力弄好科研檔案信息資源，主動提供大量的、準(zhǔn)確的、規(guī)范的、系統(tǒng)的信息服務(wù)，面向社會發(fā)揮它的成果性和資料性作用。滿足社會各界對醫(yī)學(xué)科研檔案信息的需求，讓醫(yī)學(xué)科研檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

從靜態(tài)管理來看，科研文檔的儲存、積累、整理、查閱、審核，直至銷毀，都有其嚴(yán)格的管理制度，個人是無權(quán)變動的這就維護(hù)了檔案管理的規(guī)范性、穩(wěn)定性和延續(xù)性。從動態(tài)管理來看，科研文檔需要不斷得到補(bǔ)充，保持其系統(tǒng)完整性。文檔的存儲是項(xiàng)目、制度、流程、手段更新的重要依據(jù)，尤其是在網(wǎng)絡(luò)信息社會中，長期積累的科研文檔信息是重要的科研管理資源。文檔信息資源短缺，文檔管理工作薄弱，科研管理的歷史記錄殘缺不全，管理工作就會陷入困境；科研文檔管理信息充足，工作效率就會得到提高。

[1]王瓊.淺談科研檔案在我校科研成果管理中的作用.

[2]蘇艷梅.淺談檔案管理在醫(yī)院管理中的重要地位與作用.