檔案管理的基礎(chǔ)工作與現(xiàn)代化探析

吳亞娟

（伊春市計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站 黑龍江 伊春 153000）

一、檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的必要性

檔案管理現(xiàn)代化是檔案工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。傳統(tǒng)檔案管理工作，主要是利用人工對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行精細(xì)的收集、整理、保管、利用等，在科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)、社會(huì)發(fā)展日新月異的今天，電子政務(wù)、電子商務(wù)日益普及，政務(wù)公開全面推行，對(duì)檔案管理工作提出更新更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理方法弊端已凸顯。加快檔案管理現(xiàn)代化步伐，適應(yīng)時(shí)代需要，成為現(xiàn)代檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是檔案部門順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。

檔案管理現(xiàn)代化是社會(huì)主義和諧社會(huì)的要求。和諧社會(huì)建設(shè)要求檔案部門既要為政府各項(xiàng)工作提供基礎(chǔ)服務(wù)支撐，又要成為黨和政府連結(jié)廣大人民群眾的橋梁紐帶。要求檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，服務(wù)社會(huì)，在社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)、社會(huì)保障體系建設(shè)、和諧社區(qū)建設(shè)等各個(gè)方面，發(fā)揮服務(wù)效能。

檔案管理現(xiàn)代化是檔案事業(yè)自身發(fā)展的必然選擇。檔案事業(yè)在改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)中具有十分重要的地位和作用。在檔案工作的外部條件和內(nèi)部需求都在發(fā)生深刻變化的情況下，檔案管理現(xiàn)代化無(wú)疑是奠定檔案事業(yè)基礎(chǔ)性地位、實(shí)現(xiàn)自身發(fā)展的必然趨勢(shì)，可以促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，有利于新一代管理體制的建立和完善，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)、協(xié)調(diào)、有序發(fā)展。

近幾年，檔案管理工作開始逐步進(jìn)入規(guī)范化管理的軌道，從整體情況看，檔案工作本身還存在以下幾方面的問題：

（一）案卷標(biāo)題不規(guī)范

有的案卷有標(biāo)題，但不能反映主題內(nèi)容；有的案卷缺少基本要素，甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍；有的案卷檔號(hào)不規(guī)范，沒有目錄號(hào)，一卷多冊(cè)；部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用；許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼，如果在使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)。

（二）檔案利用主體受到限制

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案利用主要是為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策、為機(jī)關(guān)各部門工作參考服務(wù)，而為科研服務(wù)則相對(duì)較弱。由于受到某些陳舊的思想觀念和檔案制度的制約，一些檔案利用主體的正當(dāng)利用要求無(wú)法得到充分滿足，或者需要辦理大量復(fù)雜繁瑣的手續(xù)才能得以實(shí)現(xiàn)，從而大大影響了檔案的利用效率。

（三）館藏檔案門類不全，檔案利用效率受到限制

據(jù)調(diào)查，目前不少檔案館館藏門類不全，內(nèi)容單一，主要以黨政、科研、財(cái)會(huì)類檔案居多，其他檔案門類不全，數(shù)量有限。例如，照片檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等嚴(yán)重匱乏，特色檔案寥寥無(wú)幾，這就使檔案利用面變得非常狹窄，不能滿足各個(gè)層次檔案利用主體的需求，直接影響了檔案的利用效率。

（四）檔案開發(fā)利用受到限制

以往的檔案查閱主要是靠手工翻閱檔案目錄，檔案管理人員經(jīng)常會(huì)遇到查詢?nèi)藛T對(duì)檔案的形成時(shí)間、題目弄不清楚的情況，查閱起來(lái)特別困難，既耽誤時(shí)間，又浪費(fèi)人力。目前多數(shù)檔案利用方式基本上仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上，游離于先進(jìn)的信息技術(shù)之外，雖然檔案館已普遍配備了計(jì)算機(jī)，但使用范圍仍局限于文檔目錄的錄入，檔案利用的無(wú)紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高。這種檔案管理工作的滯后，嚴(yán)重影響了檔案的利用效率。

二、檔案管理基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

要想提高檔案管理的水平，就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行。

（一）全面普查案卷，去粗取精

實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步是普查案卷，去粗取精。因?yàn)?，一般的綜合性檔案館由于多年來(lái)未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)，不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件。所以，首先要剔除這些無(wú)用的文件，才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

（二）重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管，而且也可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

（三）結(jié)合實(shí)際，規(guī)范著錄工作

著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。檔案規(guī)范著錄應(yīng)該以《檔案著錄規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合著錄工作的著錄細(xì)則。

（四）統(tǒng)一分類號(hào)，保證檢索查全率

計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們檢索的需要。為了確保檢索的完整性，我們?cè)诜诸愡^程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類，再制定出一些具體細(xì)則。在分類的過程中加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤。應(yīng)盡量做到統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，前后標(biāo)引一致，從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

（五）規(guī)范題名，保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率，但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)。而題名準(zhǔn)確可以保證檢索的查準(zhǔn)率。因此，在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是：在填寫題名項(xiàng)過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱，盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。我們糾正計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種(必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間)等要素都填寫完整。如果題名要素不完整則要補(bǔ)齊，如果題名冗長(zhǎng)則刪除多余的賀詞。還要統(tǒng)—文種，題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請(qǐng)示”，凡不要求批復(fù)的文件則寫“報(bào)告”等，這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。

三、推進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化管理

面對(duì)當(dāng)今社會(huì)電子檔案文件數(shù)量急劇增加，網(wǎng)上利用檔案文件信息的要求越來(lái)越高。為適應(yīng)國(guó)家信息化建設(shè)檔案事業(yè)發(fā)展的需求，應(yīng)以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)。加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)、快速、健康發(fā)展，為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

（一）加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

推進(jìn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，提高檔案館(室)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，進(jìn)一步提高檔案信息化水平。檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用。而實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率，提高社會(huì)利用的效率。

要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，首先要用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對(duì)檔案館中存儲(chǔ)的檔案，紙制檔案，照片底片檔案，錄音、錄像（視頻）檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件行數(shù)字化處理和存儲(chǔ)，即進(jìn)行數(shù)字化檔案館館藏建設(shè)。其次要分級(jí)次著錄，既省時(shí)，省力，即在著錄過程中可以將案卷分為二個(gè)層次進(jìn)行。將那些反映問題單一或變化值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄，對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及相同內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄，對(duì)那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入，既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力，又提高了效率。

（二）加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

數(shù)字檔案館最核心的問題是信息資源庫(kù)的建設(shè)。資源庫(kù)應(yīng)成為檔案資料存儲(chǔ)中心和檔案資料處理中心。充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。各部門向檔案館移交檔案時(shí)，要盡量做到同時(shí)移交機(jī)讀目錄。

（三）積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

有條件的檔案館應(yīng)通過接收電子檔案，對(duì)各種類型檔案進(jìn)行數(shù)字化管理等方法，積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，盡快實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢、不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。

綜上所述，檔案管理工作是永無(wú)止境的，檔案的現(xiàn)代化管理建設(shè)也是一個(gè)循序漸進(jìn)和不斷探索的過程。只有不斷探索新路，做好檔案管理基礎(chǔ)工作，找準(zhǔn)檔案工作的切入點(diǎn)，適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需要，才能推進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化管理。

[1]趙麗波，孫志翔.檔案管理基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化 [J].黑龍江檔案，2007（2）.

[2]發(fā)展.2009年06期加入收藏獲取最新加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化趙菁菁.