檔案管理工作之我見

曹麗波

（賓縣旅游局 黑龍江 賓縣 150400）

檔案管理工作對(duì)我國現(xiàn)代事業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，檔案管理工作是單位管理工作的一部分，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。因此，做好檔案管理工作要從以下幾個(gè)方面談起。

一、檔案管理工作的目的

做好檔案管理工作的目的是立足于我國現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，指導(dǎo)我國的檔案管理工作，達(dá)到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員的工作熱情。

二、做好檔案管理工作的意義

做好檔案管理工作是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映單位整體發(fā)展?fàn)顩r。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化特點(diǎn)決定了檔案管理工作要不斷改革，因此，日新月異的形勢對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)單位管理水平的重要尺度。單位檔案記載著這個(gè)單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本單位的業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，一方面為單位高層管理人員及時(shí)了解單位整體狀況，適時(shí)調(diào)整策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會(huì)各方可以肯定成績，與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)也是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，制定發(fā)展方向的好素材。做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段。因此，做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升本行業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中的競爭力具有重要意義。

三、檔案管理目的在于檔案的有效利用

檔案的有效利用工作是檔案自身價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開發(fā)和利用是檔案管理自身價(jià)值的重要體現(xiàn)。要加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，就必須加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應(yīng)著重做好檔案的編目、檢索、編研等工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時(shí)、系統(tǒng)、完整地提供、滿足檔案有效利用工作的需要。重要珍貴的檔案要備有微縮或復(fù)制件，以代替檔案原件提供利用。綜上所述，科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個(gè)單位的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

四、提高檔案管理人員的自身素質(zhì)

作為一名檔案管理的工作人員，首先，要提高檔案工作的能力和水平，把檔案工作作為一項(xiàng)責(zé)任和義務(wù)，能夠讓領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解檔案的動(dòng)態(tài)信息，便于領(lǐng)導(dǎo)的工作安排與決策。其次，要注意管理人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)態(tài)度，檔案的管理工作比較復(fù)雜，管理人員要具備基本的操作技能和業(yè)務(wù)水平，并適應(yīng)檔案管理工作的需要，加強(qiáng)檔案檢索工作建設(shè)，建立檔案目錄中心，為利用者提供及時(shí)、高效、快速、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。同時(shí)，利用網(wǎng)絡(luò)化傳輸速度及時(shí)，內(nèi)容準(zhǔn)確等特點(diǎn)，開展檔案網(wǎng)格利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。并要把檔案法制化作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程來抓，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化、法制化，檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。然而，目前形勢的發(fā)展對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，要充分利用各地的立法權(quán)限，建立一整套有地方特色的檔案法律法規(guī)，使檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，有法可依。與此同時(shí)，各部門都要建立健全檔案管理規(guī)章制度，向制度要管理，向制度要效益，只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有序，才能達(dá)到發(fā)揮廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。

五、檔案管理工作存在的問題

目前，檔案管理工作仍存在逐多問題，一是在人員配備和案卷數(shù)量等方面都存在差距；二是在工作執(zhí)行過程中脫離了規(guī)范化的管理手段，一般檔案管理都是采取一臺(tái)微機(jī)一個(gè)軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要，檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極的后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求；三是檔案管理工作的重要性進(jìn)一步淡化，很多人對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作可有可無；四是一些檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又沒有積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，因而不能充分認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)在社會(huì)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義。工作中責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠。

六、做好檔案管理工作應(yīng)采取的措施

（一）強(qiáng)化檔案執(zhí)法力度，保證檔案工作的深入貫徹與實(shí)施

《檔案法》雖己頒布近二十周年，但檔案法律法規(guī)的權(quán)威沒有真正樹立起來，檔案執(zhí)法的剛性也不夠。一種違法行為的長期存在并呈普遍性，至少說明相關(guān)法律法規(guī)缺乏足夠的震撼力和威懾力。尤其是在開展檔案規(guī)范化過程中，對(duì)那些無視檔案法規(guī)，危急檔案安全或造成檔案損失的單位和個(gè)人，要依法追究當(dāng)事者的責(zé)任，以保證檔案規(guī)范化建設(shè)的順利開展。加強(qiáng)檔案立法、執(zhí)法力度。檔案法規(guī)是檔案工作的指南針，依法治檔，用強(qiáng)制力強(qiáng)化檔案意識(shí)的培養(yǎng)，營造以法促規(guī)范，以法促發(fā)展的良好的工作氛圍，加強(qiáng)動(dòng)態(tài)管理，完善執(zhí)法機(jī)制，強(qiáng)化檔案法制意識(shí)。

（二）建立健全切實(shí)可行的檔案管理工作制度

由于檔案工作復(fù)雜多樣，形式各異，因此，要實(shí)行規(guī)范化的管理，就必須建立切實(shí)可行的檔案管理工作制度，做到科學(xué)管理，檔案排列整齊有序，并有檢索工具，同時(shí)確保檔案室安全，確保各股室中具有保存價(jià)值和有利用價(jià)值的文件能夠及時(shí)立卷和歸檔。

（三）提高檔案立卷工作質(zhì)量

要使檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，必須提高檔案立卷工作質(zhì)量，解決好立卷方法問題，有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的分類與檢索。

（四）增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平

對(duì)檔案管理人員來說，應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，以自己的實(shí)際行動(dòng)去影響，去爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。就檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。首先要愛崗敬業(yè)、忠于職守；其次要積極宣傳，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。

（五）綜合利用各種資源，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

增強(qiáng)責(zé)任感，提高管理意識(shí)。檔案管理工作人員只有涉獵廣博的專業(yè)知識(shí)，開拓視野，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。

七、結(jié)語

科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)現(xiàn)代形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此，檔案管理工作在社會(huì)發(fā)展中具有越來越重要的作用，檔案工作紛繁復(fù)雜，為了使檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、細(xì)致化、規(guī)范化，必須建立健全切實(shí)可行的檔案管理制度，堅(jiān)持立卷歸檔原則，嚴(yán)格文件的收發(fā)與管理，提高紙質(zhì)檔案立卷的質(zhì)量，做好文件的存檔工作。展望未來，機(jī)遇與挑戰(zhàn)共存，只要我們搶抓機(jī)遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發(fā)揮我們特有的管理優(yōu)勢，堅(jiān)持走中國特色社會(huì)主義檔案管理的道路，一定會(huì)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化管理。