加拿大、美國檔案工作印象及啟示

江蘇省檔案局赴加拿大、美國考察團(tuán)

考察團(tuán)成員與美國國家檔案館負(fù)責(zé)接待的工作人員合影

7月4日至13日，以局紀(jì)檢組組長賁道紅為團(tuán)長的江蘇省檔案局赴加拿大、美國考察團(tuán)一行六人先后考察了加拿大安大略省檔案館和美國國家檔案館以及洛杉磯市文件檔案中心等檔案機構(gòu)（以下簡稱加拿大、美國兩國檔案機構(gòu)），學(xué)習(xí)和借鑒他們在檔案資源建設(shè)、開發(fā)利用等方面的先進(jìn)理念和方法。

根據(jù)預(yù)定的考察行程及相關(guān)要求，考察團(tuán)有計劃、有側(cè)重、有針對性地對加拿大、美國兩國檔案機構(gòu)進(jìn)行了較為深入的考察。

在加拿大安大略省檔案館，考察團(tuán)與該館負(fù)責(zé)檔案查閱利用、檔案陳列展覽、檔案收集保管、檔案管理指導(dǎo)等五個部門的負(fù)責(zé)人或高級主管進(jìn)行了友好交流，重點考察了該館服務(wù)社會公眾的主要對象和方式、舉辦檔案陳列展覽的主要形式和技術(shù)措施、檔案管理的主要法規(guī)依據(jù)和具體要求、館藏檔案的主要來源及構(gòu)成等情況，參觀了該館檔案查閱大廳、檔案縮微品閱讀室和陳列展覽室的檔案原件保護(hù)裝置等場所和設(shè)施。

在美國國家檔案館，考察團(tuán)聽取了該館負(fù)責(zé)活動和培訓(xùn)事務(wù)的高級主管對該館相關(guān)情況的介紹，重點考察了該館面向社會公眾開放，普及歷史文化知識的途徑和方法；加強外來人員安保檢查的手段和流程；為來館查閱利用檔案人員提供配套服務(wù)的設(shè)施和項目以及內(nèi)部員工業(yè)務(wù)培訓(xùn)的組織和內(nèi)容等情況。參觀了該館的查檔接待大廳、查詢檢索室、陳列展覽室、多功能影視廳、員工藝術(shù)園地以及內(nèi)設(shè)餐飲供應(yīng)、小商品服務(wù)等場所和設(shè)施。

在洛杉磯市文件檔案中心，考察團(tuán)聽取了該中心負(fù)責(zé)人、歷史檔案管理部門負(fù)責(zé)人的相關(guān)情況介紹，重點考察了該中心紙質(zhì)、錄音、照片和電子等各種載體歷史檔案資源構(gòu)成；歷史檔案整理、鑒定、保存等各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的處理及要求；政府部門、社會組織非現(xiàn)行文件代保管情況；該中心與政府部門、社會組織在現(xiàn)行文件管理方面的相互關(guān)系和處理方式等情況，參觀了該中心分別保存歷史檔案和非現(xiàn)行文件的庫房及相關(guān)輔助設(shè)施。

此外，考察團(tuán)還參觀了位于紐約的聯(lián)合國總部和位于費城的美國獨立紀(jì)念館，重點考察了這兩個機構(gòu)利用照片、音像資料、統(tǒng)計圖表、藝術(shù)作品等各種檔案史料，舉辦面向社會公眾的陳列展覽等情況。

通過這次考察活動，考察團(tuán)對加拿大、美國兩國檔案機構(gòu)及其工作留下了深刻印象。

一是持續(xù)較高的檔案查閱利用率。在檔案的查閱利用率方面，加拿大、美國兩國檔案機構(gòu)明顯高于我國的綜合檔案館。據(jù)安大略省檔案館接待人員介紹，該館去年接待查閱利用檔案的社會公眾22400多人次，為社會公眾發(fā)送查閱利用檔案的電子郵件近5700件（這組數(shù)據(jù)是根據(jù)安大略省檔案館提供的數(shù)據(jù)，以年度為單位換算得出）。目前，我國省級綜合檔案館的查閱利用率尚未達(dá)到這一水平，且有較大的差距。就江蘇省檔案館而言，查檔接待工作比較好，得到社會各界的普遍肯定和好評。去年接待來館查閱利用檔案的各類利用者共3244人次，僅為安大略省檔案館的14.5%，至于為利用者發(fā)送查閱利用檔案的電子郵件更是微乎其微。由此可見，加拿大、美國兩國檔案機構(gòu)的檔案查閱利用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于我國的綜合檔案館。

考察團(tuán)成員與加拿大安大略省檔案館工作人員在交流

二是擴大檔案陳列展覽影響力。加拿大、美國兩國檔案機構(gòu)注重發(fā)揮檔案陳列展覽對社會的影響，一般圍繞重大事件和重要活動，利用向社會公眾開放的館藏檔案，采用在館內(nèi)布置展廳、到外地巡回展出和在網(wǎng)上開設(shè)專欄等方式，舉辦面向社會公眾的檔案陳列展覽。安大略省檔案館安排我們參觀了該館正在展出的陳列展覽，該陳列展覽主要利用館藏藝術(shù)家協(xié)會檔案和藝術(shù)家們捐贈的作品等布置；并向我們介紹了該館網(wǎng)站上剛剛推出的紀(jì)念1812年戰(zhàn)爭200周年檔案陳列展覽。在美國國家檔案館，我們看到布置在該館大廳右側(cè)的涉及越南戰(zhàn)爭的檔案陳列展覽。通過舉辦檔案陳列展覽，既向社會公眾普及歷史文化知識，又增強社會公眾的檔案意識，使之加深對檔案館館藏檔案的了解。

考察團(tuán)團(tuán)長賁道紅向洛杉磯文件檔案中心負(fù)責(zé)人贈送禮品

三是重視民間私人檔案收集。加拿大、美國兩國檔案機構(gòu)推崇“大檔案”理念，這一理念涉及四項原則，其中一項原則就要求保管好包括民間和私人檔案在內(nèi)的記錄全社會歷史的所有檔案。因此，他們在對政府機構(gòu)檔案的形成、保管、移交、開放等實行嚴(yán)格審批和嚴(yán)密監(jiān)管的同時，也非常重視民間和私人檔案的收集和保存，豐富了館藏資源，優(yōu)化了館藏結(jié)構(gòu)。民間檔案主要包括社會組織、商業(yè)機構(gòu)的章程、會議記錄、制度、函件、規(guī)劃計劃、財務(wù)報表等。私人檔案主要有個人和家庭的信件、日記、照片、聲像資料、剪貼資料等。通常民間和私人檔案大多是通過捐贈的途徑獲得，也有一部分是通過購買的方式得到。安大略省檔案館館藏中民間和私人檔案全宗多達(dá)4000多個，與政府機構(gòu)檔案的全宗數(shù)量基本持平，而且文件數(shù)量也在館藏檔案占相當(dāng)?shù)谋戎亍?/p>

四是加強檔案的安全保護(hù)。加拿大、美國通過相關(guān)法案，加強對檔案的安全保護(hù)。加拿大、美國兩國檔案機構(gòu)都裝備了先進(jìn)完備的門禁、消防、溫濕度控制等系統(tǒng)，實行24小時實時監(jiān)控，確保檔案實體和信息安全。我們注意到加拿大、美國兩國檔案機構(gòu)尤其重視檔案原件的保護(hù)，原則上查閱利用檔案只提供縮微和數(shù)字化復(fù)制品，不提供原件。安大略省檔案館舉辦檔案陳列展覽，一般都使用高仿復(fù)制件，如果不得不使用原件，首先必須經(jīng)過修復(fù)等處理，同時限定檔案原件展出的時間為4至6個月，屆時進(jìn)行替換。展廳內(nèi)的燈光采用可調(diào)的L E D光源，通過玻璃幕墻反射到檔案原件上，且光源的亮度比其他展區(qū)低。配有雙保險防盜鎖的檔案原件展柜用硅膠密封，柜內(nèi)配有測試光線強度的試紙，工作人員根據(jù)試紙的顏色變化調(diào)整光源強度。

五是密切與社會組織的合作。加拿大、美國兩國檔案機構(gòu)注重發(fā)展公共關(guān)系，與政府機構(gòu)和社會組織保持密切的合作。安大略省檔案館經(jīng)常參與政府舉辦的展覽會、紀(jì)念活動和社會組織的專題會議等，與博物館等機構(gòu)合作舉辦陳列展覽。該館特別與全省中小學(xué)校建立了良好的合作關(guān)系，將涉及地方歷史文化的相關(guān)檔案知識列入12歲至17歲年齡段學(xué)生的課程教學(xué)計劃，為全省教師提供相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)和課堂教學(xué)需要的相關(guān)檔案。美國國家檔案館廣泛聯(lián)系各種社會組織，有計劃組織包括學(xué)齡兒童在內(nèi)的各類社會成員參加館內(nèi)活動，幫助社會公眾了解各種歷史文化知識。洛杉磯市文件檔案中心與大學(xué)、圖書館、歷史學(xué)會等密切合作，每年配合上述機構(gòu)接待多達(dá)2500多人。

加拿大、美國兩國檔案機構(gòu)的工作理念和方法給了考察團(tuán)很多的啟示，值得我們學(xué)習(xí)和借鑒。

一是深化利用服務(wù)。加拿大、美國兩國檔案機構(gòu)檔案查閱利用的對象、形式、手段、設(shè)施等與我國檔案館并無明顯區(qū)別，但其服務(wù)十分深入細(xì)致，包括開展利用者滿意度調(diào)查、舉辦推介館藏檔案資源專題講座、及時更新檔案網(wǎng)站開放檔案信息、向社會公眾無償提供檔案服務(wù)指南、為社會公眾提供查閱利用輔導(dǎo)、為來館利用者提供購物、用餐配套服務(wù)等，這是檔案機構(gòu)向社會公眾延伸服務(wù)，保持較高查閱利用率的重要方面。我們可以通過學(xué)習(xí)借鑒這些好做法，進(jìn)一步深化檔案查閱利用服務(wù)，有助于社會公眾查閱利用檔案。

二是優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。加拿大、美國兩國檔案機構(gòu)重視民間和私人檔案的收集和保管，其館藏檔案多元化，資源豐富，結(jié)構(gòu)優(yōu)化，這也是保持較高的查閱利用率的決定性因素。我們要學(xué)習(xí)借鑒這一好做法，順應(yīng)建立覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系，在指導(dǎo)和監(jiān)督各級機關(guān)、社會團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位建立和完善各類民生檔案的基礎(chǔ)上，加大民生檔案收集力度，盡可能接收進(jìn)館，豐富館藏資源，改善館藏結(jié)構(gòu)，為更好地滿足廣大人民群眾利用檔案奠定堅實的基礎(chǔ)。

三是講求工作成本。加拿大、美國兩國檔案機構(gòu)的工作人員比較精練，洛杉磯檔案文件中心5個人負(fù)責(zé)保管20余萬盒文件檔案（檔案盒約30×30×50cm，每盒容納幾件至幾十件數(shù)量不等的文件）。他們將重要檔案和一般檔案分開保存，按不同的標(biāo)準(zhǔn)控制庫房溫濕度。根據(jù)上網(wǎng)發(fā)布等實際利用需要，安排館藏照片檔案、錄像檔案等的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。就此而言，他們的日常運行開支和檔案數(shù)字化等投入都控制得較為精細(xì)，大大節(jié)省了成本。我國檔案館的管理相對比較粗放，有必要提倡集約節(jié)儉理念，進(jìn)一步降低工作成本。

四是加強對外合作。加拿大、美國兩國檔案機構(gòu)工作的對外開放度和依存度相對較高，以開放的思維，加強與各種社會組織的合作，借助外部力量，推動檔案工作開展，融入社會公眾生活，彰顯獨特作用，擴大社會影響。社會公眾到檔案館來，不僅查閱利用檔案，而且了解歷史文化知識，增強了檔案意識，得到更多的精神收獲。由此可見，江蘇省檔案局館探索創(chuàng)新與黨史、地方志、揚子晚報、江蘇經(jīng)濟報、江蘇網(wǎng)絡(luò)電視臺等單位以及與南京大學(xué)等單位合作的路子，摒棄了以往封閉式工作模式，符合檔案事業(yè)發(fā)展潮流，有利于科學(xué)發(fā)展、持續(xù)發(fā)展。

這次赴加拿大、美國兩國檔案機構(gòu)學(xué)習(xí)考察，開闊了視野，創(chuàng)新了理念，啟發(fā)了思路，感到收獲頗多。希望今后有更多的檔案部門領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)骨干走出國門，特別是到歐美發(fā)達(dá)國家考察，學(xué)習(xí)和借鑒國外檔案工作的先進(jìn)理念和方法，加快發(fā)展中國特色社會主義檔案事業(yè)，為江蘇“兩個率先”作出新的貢獻(xiàn)。

察團(tuán)成員參觀洛杉磯文件檔案中心檔案庫房