基于ERP系統(tǒng)促管理上新臺階

張銀華

ERP是EnterpriseResourcePlanning（企業(yè)資源計劃）的簡稱，以客戶的需求為導向，借助IT技術提供暢通的信息，通過系統(tǒng)、先進的管理思想，整合企業(yè)內(nèi)部一切可利用的資源并且進行優(yōu)化配置，有機結合“三流”（物流、信息流、資金流），對人、財、物、信息進行規(guī)劃以達到增強企業(yè)核心競爭力的目標。ERP管理系統(tǒng)融入了先進的管理思想，使管理人員從瑣碎的事務中解放而集中精力做自己該做的，提高管理效率，成為企業(yè)管理中不可或缺的一部分。但是成功實施并有效運用的企業(yè)卻很少，在運用過程中出現(xiàn)了許多問題，甚至出現(xiàn)了不得不廢止這個系統(tǒng)的情況。用好ERP系統(tǒng)，使其真正成為促使企業(yè)管理上新臺階的驅動力。

1.必須提高對ERP系統(tǒng)的認識，并且有明確的目標和實施重點

ERP系統(tǒng)不單是一套管理軟件，更是一種融入先進管理思想的系統(tǒng)。要想使ERP系統(tǒng)項目成功上馬并有效實施，必須提高企業(yè)全體員工尤其是管理者對這個系統(tǒng)的深刻認識，明確實施ERP系統(tǒng)要達到什么樣的目標，對企業(yè)中每個員工有什么樣的要求，讓全體員工真正全面參與，發(fā)揮每個人的智慧。根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營特點并借鑒其他成功企業(yè)的經(jīng)驗，選擇適合企業(yè)自身的ERP產(chǎn)品，根據(jù)ERP系統(tǒng)的要求對企業(yè)的業(yè)務流程進行全面的梳理與重組、重新設計與優(yōu)化，建立起科學化、規(guī)范化的業(yè)務流程，并隨之重組、完善企業(yè)的治理結構，提高企業(yè)對市場和客戶的快速反應能力，從而實現(xiàn)企業(yè)管理水平的大幅度提高。加強對企業(yè)員工的ERP系統(tǒng)的培訓也是至關重要的，ERP系統(tǒng)再先進，它也需要人去操作，所以員工駕馭ERP系統(tǒng)的能力是ERP系統(tǒng)能否成功上馬及有效實施的關鍵因素。

2.保證數(shù)據(jù)的準確性，以準確的數(shù)據(jù)為基礎，以專業(yè)的素養(yǎng)來對數(shù)據(jù)進行梳理、分析，切實提高企業(yè)的管理水平

初始化是ERP系統(tǒng)實施成功與否的關鍵。所以，在ERP系統(tǒng)初始化前，要對企業(yè)業(yè)務進行全面梳理，認真分析，注意遵循前瞻性和擴展性，緊抓生產(chǎn)經(jīng)營和財務管理控制的特點。運行過程中必須要求操作人員錄入的數(shù)據(jù)正確、真實與及時?！叭挚考夹g，七分靠管理，十二分靠數(shù)據(jù)”是數(shù)據(jù)重要性的真實寫照。如果系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)出現(xiàn)遺漏、誤差等問題，那么以此等數(shù)據(jù)為基礎所進行的分析必然帶來問題，有時可能會造成管理決策上的重大失誤。所以數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)乃至企業(yè)管理中起著決定性的作用。

3.結合ERP系統(tǒng)實施全面預算

全面預算是現(xiàn)代企業(yè)管理不可缺少的組成部分，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的起點，是處理業(yè)務的核心和導向，是對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動全過程進行計劃和控制的重要手段，有利于引導企業(yè)員工不斷糾正工作中的偏差而朝著既定的目標努力。全面預算所需的數(shù)據(jù)：無論是供、產(chǎn)、銷數(shù)據(jù)，還是財務報表數(shù)據(jù)均能很便利地從ERP系統(tǒng)取得，有些是自動獲得，有些進行稍許加工就可獲得。全面預算更加注重量化指標，特別是影響財務狀況的指標，ERP系統(tǒng)只要在初始化時就確定好這些指標，在運行過程中取得這些數(shù)據(jù)就非常方便、準確。而且ERP系統(tǒng)貫穿于企業(yè)的整個生產(chǎn)經(jīng)營活動，提高了預算的準確性和差異分析的可靠性，增強了全面預算的應變能力，有效地提高了企業(yè)管理水平。

4.結合ERP系統(tǒng)改變內(nèi)部審計的審查重點，有效發(fā)揮內(nèi)部審計的監(jiān)督作用

ERP系統(tǒng)的優(yōu)點是只要輸入的原始數(shù)據(jù)準確無誤，證賬表就不會有問題。所以內(nèi)部審計應該對ERP系統(tǒng)中的原始數(shù)據(jù)的準確性和完整性抽查。ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)源的同一性與共享性，使得內(nèi)部審計工作采取日常審計與重點審計相結合的方式成為可能。電子數(shù)據(jù)的修改不留下修改的痕跡，數(shù)據(jù)還有可能被截取或替換，因此應該加強對數(shù)據(jù)安全性的審查。內(nèi)部審計應該轉變觀念，改變審計模式和審計重點，重視業(yè)務流程的改進和風險的監(jiān)控。

5.結合ERP系統(tǒng)對業(yè)績進行評價

企業(yè)決策的水平取決于企業(yè)業(yè)績評價的質量。企業(yè)績效評價方法有很多種，目前常用的方法有：經(jīng)濟增加值法、平衡記分卡法、層次分析法、專家評價法等。這些評價方法都有自身特點，側重點也有不同。其中平衡記分卡法和經(jīng)濟增加值法是當前現(xiàn)代企業(yè)業(yè)績評價方法的發(fā)展趨勢。平衡記分卡從顧客、財務、內(nèi)部流程、學習與成長等四個方面考察企業(yè)績效，并且這四方面是互相聯(lián)系的、互相促進的。ERP系統(tǒng)在實施、運行過程中必須充分考慮企業(yè)的業(yè)務流程、企業(yè)的自身的生產(chǎn)經(jīng)營特點及客戶的關系。經(jīng)濟增加值法根據(jù)ERP系統(tǒng)特點和經(jīng)濟增加值法的要求，對經(jīng)濟增加值指標進行細化，基于經(jīng)濟增加值指標的業(yè)績考核流程，設計出合適的經(jīng)濟增加值統(tǒng)計模型，從ERP系統(tǒng)中收集所需數(shù)據(jù)，再對數(shù)據(jù)進行相應加工、分析，對企業(yè)業(yè)績進行評價。這些工作需要財務部門、投資部門、人力資源部門、信息管理部門和企業(yè)綜合管理部門的共同努力、相互配合。但是ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)的準確、及時、完整是基礎。

6.用好ERP系統(tǒng)，健全企業(yè)的內(nèi)部控制制度

ERP系統(tǒng)一旦實施并運行后，企業(yè)的內(nèi)部控制體系就必須以保障系統(tǒng)安全與信息安全相結合。ERP系統(tǒng)是全業(yè)務融合的系統(tǒng)，因此建立在ERP系統(tǒng)基礎上的內(nèi)部控制體系也是全業(yè)務的控制，對于符合條件的業(yè)務和操作步驟順利放行，而對于出現(xiàn)的異常情況則拒絕下一步操作，并把異常提交給監(jiān)控部門，監(jiān)控部門及時分析出現(xiàn)的異常，并提出處理意見。ERP系統(tǒng)為內(nèi)部控制控數(shù)據(jù)的提取、傳輸和校驗等工作提供了極大的方便，工作效率得到極大提高。但是計算機以及數(shù)據(jù)的安全更要引起企業(yè)管理層的重視，應該建立并健全ERP系統(tǒng)的相關安全保障制度，明確每個操作人員的權限和職責，做到ERP系統(tǒng)的流程控制與人員的權限控制相結合。

綜上所述，只有用好ERP系統(tǒng)，企業(yè)管理水平才能上新臺階，而企業(yè)管理水平提高了，ERP系統(tǒng)就能發(fā)揮出前所未有的管理效應。成功的企業(yè)都離不開一個成功的ERP系統(tǒng)，蘇寧電器、海爾集團、聯(lián)想集團等無不如此。

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