質(zhì)監(jiān)部門如何正確出具證明性文件

■文/李濠江

隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，各類社會主體參與的民商事活動日益增多，為了上市融資或者申辦馳名商標等目的，要求質(zhì)量技術監(jiān)督部門證明某個社會主體符合法律、法規(guī)的要求，沒有違法記錄的申請也不斷增加。而如何正確、規(guī)范地出具此類證明性文件則對質(zhì)量技術監(jiān)督部門依法行政的水平和能力提出了更高的要求。

證明性文件的法理分析

1.證明性文件的法律屬性

從行政法的角度分析，行政機關出具的“證明性文件”屬于行政證明的范疇，是行政確認行為之一。行政確認的主要形式包括確定、認可、證明、登記、批準、鑒證、行政鑒定等。按行為的動因不同可分為依申請的行政確認和依職權的行政確認。按是否依賴其他行政行為而獨立存在可以分為獨立的行政確認與附屬性的行政確認。按照行政確認的對象不同可分為對身份、能力(或資格)、事實、法律關系和權利歸屬的行政確認。因此，質(zhì)量技術監(jiān)督部門出具的“證明性文件”屬于依申請獨立性事實確認行為。可以定義為：行政主體應行政相對人的申請，在其職權范圍內(nèi)，依法對相對人提出的尚待確定真實性的事項進行甄別、認定并以書面方式進行，彰顯其正確性、真實性、進而排除未來爭議以維持社會秩序穩(wěn)定的一種行政活動。

2.證明性文件的法律效力

證明性文件具有很強的法律效力，主要基于以下原因。第一，行政行為的先定性。行政行為一經(jīng)作出，就事先假定其符合法律規(guī)定，在未被國家有權機關依法宣布為違法無效之前，對行政機關本身和行政相對方以及其他國家機關都具有普遍約束力，任何個人或團體都必須遵守和服從。甚至在行政復議和行政訴訟期間，如果沒有法律的特別規(guī)定，原則上具體行政不停止執(zhí)行。這種效力先定性源于行政行為行使的目的，是為了維護公共秩序和公共利益。第二，信賴保護原則。公民必須信任行政機關所作出的決定，以此安排自己的生活，否則社會秩序的穩(wěn)定性和社會生活的可預測性便會遭到破壞。當公民信賴行政行為，并且這種信賴值得保護時，為保護行政相對人的信賴利益，該行政行為受到存續(xù)保護而不得任意撤廢，如出于公共利益的緊急需要必須撤廢該行政行為時，也應給予相對人相應的補償。因此，證明性文件一經(jīng)做出，作為一種具體行政行為，即刻生效。如果沒有法定理由或出于公共利益的緊急需要一般不能撤銷。文件中證明的內(nèi)容被行政機關予以確認，同時附加以政府公信力作為背書，使其具有很強的確定性和有效性。

3.不當出具證明性文件的法律責任

由于證明性文件是行政機關對證明事項的肯定性評價，是一種明確的意思表示，因此，出具證明的機關必須對證明的內(nèi)容的真實性負責。如果由于工作的疏忽或者懈怠，造成出具的證明內(nèi)容失實，或者故意出具虛假的證明性文件，直接影響到當事人的權利義務的，當事人可以就出具證明性文件這一具體行政行為提起行政復議，要求撤銷、變更或者確認出具的證明性文件違法。當出具的證明性文件需要通過另外一種行政行為對當事人的權利義務產(chǎn)生實際影響，即間接影響時，這種出具證明性文件的行為屬于一種證據(jù)或者一種內(nèi)部行為，不具有可訴性。但當出具證明性文件行為對當事人的權利義務產(chǎn)生直接的實際影響時，當事人還可以就該證明行為提起行政訴訟，要求撤銷有關的證明性文件。另外，不當出具證明性文件的直接責任人及相關負責人還有可能因此而受到行政處分。

出具證明性文件的注意事項

質(zhì)量技術監(jiān)督部門出具的證明性文件由于其往往涉及到其他行政機關或者社會主體的行為，可能會產(chǎn)生一系列的連鎖反應，對申請人或者其他相關主體的利益造成深切的影響。因此，出具證明性文件時應當十分慎重，確保文件內(nèi)容客觀、公正、合法。

1.申請對象

依據(jù)證明性文件的行政確認屬性，出具此類文件僅限于本人（單位）申請，證明本人（單位）沒有違法行為記錄，符合法律、法規(guī)的規(guī)定。而申請證明他人是否有違法行為記錄，是否有違反法律、法規(guī)規(guī)定的行為則屬于《中華人民共和國政府信息公開條例》中依申請公開的內(nèi)容，不屬于本文討論的證明性文件的范疇。

2.時空范圍

出具證明性文件，必須明確證明內(nèi)容的時間、空間范圍。出具證明的機關只能對申請人就其管轄區(qū)域內(nèi)的特定時間段里的事實進行確認，切忌用語含糊有歧義。證明事項的時間范圍應當具體至年、月、日，空間范圍視情況具體到縣、區(qū)、市、省等地理概念。例如“某公司自成立以來沒有違法行為”，這一表述時間范圍不清，也沒有空間定義，極不嚴謹應予避免。

3.證明內(nèi)容

證明性文件中所表述內(nèi)容只能是出具機關法定職能范圍之內(nèi)的事項。即質(zhì)量技術監(jiān)督部門只能在“三定方案”確定的法定職能范圍內(nèi)，出具申請人是否符合質(zhì)量技術監(jiān)督法律法規(guī)的規(guī)定，是否有因構成質(zhì)量技術監(jiān)督行政違法行為而受行政處罰的證明。涉及到其他職能部門和非質(zhì)量技術監(jiān)督執(zhí)法領域的事項不能出具證明性文件。

4.表述方式

出具證明性文件時應當非常注意用詞用語，表述方式是否得當直接決定了所出具的證明性文件的嚴謹程度和合法性。證明某一事項時應當使用陳述句，避免使用易引起歧義的詞匯。應當直接使用“有”、“沒有”、“是”、“不是”等表明事物邏輯屬性的詞語。需要在一份證明性文件中表述多層含義的，應當分段、分句表述，盡量不要使用長句，不要使用“或者”、“以及”、“并且”等連詞。

實例分析

1.常見的不規(guī)范證明性文件書寫方式

在工作實踐中，經(jīng)常出現(xiàn)證明性文件中時間范圍不明確，證明范圍不清，超出質(zhì)量技術監(jiān)督的法定職能范圍或者未經(jīng)充分調(diào)查而證明不確切的事實的情況。例如：“某公司自成立以來，始終遵守法律法規(guī)要求，至今未受行政處罰”；“某企業(yè)三年以來產(chǎn)品質(zhì)量良好，沒有不合格現(xiàn)象”；“某公司生產(chǎn)的產(chǎn)品在2009年至2011年間無任何質(zhì)量問題”；“某公司三年內(nèi)沒有因質(zhì)量問題被投訴的情況”；“某公司自成立以來未受到質(zhì)監(jiān)局行政處罰”等等。

2.證明性文件書寫方式

以出具無違法記錄證明為例：