從事后監(jiān)督視角看基層人行會計檔案管理中存在的問題及建議

■郭京明

按照制度規(guī)定，基層人行事后監(jiān)督中心當年歸集的營業(yè)（網(wǎng)點）、國庫會計檔案，在保管一年后，移交本行綜合檔案室歸口集中管理。實踐表明，事后監(jiān)督中心在促進基層人行會計檔案管理規(guī)范化、科學化和標準化方面發(fā)揮了積極作用。但基層人行的會計檔案管理工作，在人員配備、制度規(guī)定和風險控制等方面還存在一些亟待解決的問題。

一、基層人行會計檔案管理存在的問題

（一）管理人員專業(yè)知識缺乏，影響會計檔案管理的規(guī)范性

基層人行每年新產(chǎn)生的會計檔案種類繁多、數(shù)量龐大，既包括會計憑證、會計報表、會計賬簿、系統(tǒng)日志等紙介質(zhì)檔案，又包括影像存儲信息、電子數(shù)據(jù)備份信息等非紙介質(zhì)檔案。會計檔案的管理面臨著“三難”：一是專職人員難配備。在事后監(jiān)督部門，少有專職人員管理，更別說有專業(yè)特長的檔案管理人員。長期以來由監(jiān)督人員兼會計檔案管理崗，其對會計檔案管理知識知之甚少，會計檔案的整理、分類、組卷、編號、排列等，主要依靠累積的經(jīng)驗和自身摸索。二是專業(yè)知識難更新。會計檔案管理人員知識更新途徑非常有限，一般是依靠上級行有關(guān)部門和地方檔案管理單位組織培訓，但培訓單位（部門）培訓的對象是綜合檔案管理人員，且培訓的重點是文書類檔案管理，會計檔案管理專項培訓基本未組織。此外，培訓的局限性，也造成了基層人行中從事綜合檔案管理的專兼職檔案管理人員沒有掌握基本的會計檔案管理知識，專業(yè)知識單一。三是歸口管理難執(zhí)行。事后監(jiān)督中心將會計檔案移交本行綜合檔案室歸口管理后，由于綜合檔案管理人員不熟悉會計檔案管理，涉及會計檔案保管、調(diào)閱、銷毀等事宜，仍需要事后監(jiān)督部門協(xié)助或提出處理意見。

（二）制度規(guī)定標準不一，影響會計檔案管理的科學性

性質(zhì)相同的會計檔案，不同部門管理期限要求不盡相同。一是根據(jù)《中國人民銀行會計檔案管理規(guī)定》，“對賬回單”保管期限為5年，“余額表”、“重要印章保管登記簿”保管期限為15年；而《中國人民銀行國庫會計檔案管理若干具體規(guī)定》規(guī)定“余額表”保管期限為5年，“國庫內(nèi)部往來對賬單及對賬回單”保管期限為15年，“國庫會計重要物品（含印章）保管登記簿”保管期限為永久。二是《中國人民銀行會計檔案管理規(guī)定》對“會計核算系統(tǒng)日志”及“會計核算監(jiān)督通知書”保管期限均未作出明確規(guī)定，而《中國人民銀行國庫會計檔案管理若干具體規(guī)定》規(guī)定“事后監(jiān)督通知書”保管期限為5年，“國庫會計業(yè)務系統(tǒng)日志”保管期限為15年。三是事后監(jiān)督作為人民銀行會計核算的延續(xù)，監(jiān)督中形成的會計核算監(jiān)督日志、會計資料交接清單、監(jiān)督情況報告表等，應按照會計資料加以管理，但《中國人民銀行會計檔案管理規(guī)定》對監(jiān)督資料無明確管理要求。

（三）電子化管理程度低，影響會計檔案管理的安全性

近年來，內(nèi)外部監(jiān)督檢查項目不斷增多，基層人行會計檔案電子化管理水平低，紙介質(zhì)檔案頻繁調(diào)閱，加大了會計檔案的管理風險。首先，難以防止丟失和泄密。《中國人民銀行會計檔案管理規(guī)定》規(guī)定：“查閱人應愛護檔案，用畢及時歸還，防止丟失和泄密。”當前各類檢查，往往是一次性開具調(diào)閱清單，將需要調(diào)閱的所有或絕大部分會計檔案一次性調(diào)出。調(diào)閱量大，閱檔時間長，管理移位，客觀上增加了會計檔案丟失及泄密風險。其次，紙介質(zhì)檔案容易受損。如：一些需要核實或復制的會計檔案往往被檢查人折疊，以及在原始憑證上做記錄等。

二、加強基層人行會計檔案管理的對策建議

（一）充實力量，加強培訓

根據(jù)業(yè)務發(fā)展和會計檔案管理的需要，一是上級行錄用新行員時，適當招錄或選用專業(yè)檔案管理人員，并出臺一定的從業(yè)補貼政策，提高會計檔案管理人員工作積極性。二是加強對基層人行會計檔案管理人員的專業(yè)知識與技能培訓，提高會計檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能。

（二）完善制度，統(tǒng)一標準

修訂完善《中國人民銀行會計檔案管理規(guī)定》，一是進一步對人民銀行會計檔案保管期限進行科學分類，并作為綱領(lǐng)性文件，引領(lǐng)系統(tǒng)內(nèi)其他會計核算部門嚴格執(zhí)行，以維護《中國人民銀行會計基本制度》的完整性、嚴肅性、權(quán)威性；二是將基層人行事后監(jiān)督部門監(jiān)督中形成的各類監(jiān)督資料統(tǒng)一納入人民銀行會計檔案管理范疇并明確管理標準；三是對調(diào)閱均量、歸檔時間、閱檔操守、責任認定等規(guī)定進一步細化，并規(guī)范基層人行會計檔案調(diào)閱環(huán)境標準。

（三）加大有效投入，提供科技支撐

依托中央銀行會計憑證影像事后監(jiān)督系統(tǒng)，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，開發(fā)集會計檔案數(shù)字化管理、影像調(diào)閱、網(wǎng)絡(luò)查詢等于一體的多功能 “人民銀行會計檔案信息管理系統(tǒng)”。通過合理設(shè)置用戶權(quán)限，嚴密審批程序，實現(xiàn)會計檔案資料的網(wǎng)上調(diào)閱、查詢與檢索，用科學的手段完善基層人行會計檔案信息化管理。